導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇高校檔案管理工作計劃，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

高校基本建設項目檔案是在基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等?；n案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高?；A設施建設的蓬勃發(fā)展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價值主要體現(xiàn)在學校基礎設施的新建、擴建;學?；ㄌ帉A設施的維護和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務公司對公房的出售，還有工程質量事故處理和經(jīng)濟糾紛的調解等方面。隨著學校建設規(guī)模的不斷擴大，產生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學校建設發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。

一、抓住高?；n案的特點

是提高其檔案信息化管理工作的核心

檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應跟上形勢，因為高校投資主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復雜化和社會化，對于高?；n案自身的質量、項目的齊全性、數(shù)據(jù)的準確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進行現(xiàn)代化方向的改進?；n案管理現(xiàn)代化，是應用現(xiàn)代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質量、高效率的檔案信息服務的一個綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關鍵所在①。構成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設工程的進展陸續(xù)產生的，其特點表現(xiàn)為:

1.基本建設項目檔案材料來源的廣泛性

基本建設項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設計部門的論證設計、施工單位建設、監(jiān)理單位監(jiān)理、質檢部門質量評定過程，以及材料、設備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。

2.基本建設項目全過程的完整性

基建檔案在基建項目建設過程中，包含了從提出項目建議書、進行可行性研究、編制初步設計、編制設計文件、進行地質勘察、設計招標、簽訂有關合同、工程施工、竣工驗收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來。

3.基本建設項目檔案數(shù)量的龐大性

基本建設項目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠比其他專業(yè)技術活動形成的檔案多。如我校新校園建設、體育館建設等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。

4.基本建設項目專業(yè)內容的復雜性

基建檔案涉及地質、氣象、環(huán)保、建筑、結構、給排水、供變電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多種專業(yè)內容，這些專業(yè)的有機融合形成了基建檔案專業(yè)內容的復雜性。

5.基本建設項目檔案形成相對于工程進度的滯后性

基建檔案是在基建活動中產生的，它真實地反映基建工程內容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設項目在竣工驗收時，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗收，當驗收工作完成后，經(jīng)過整改，還需按高校檔案管理細則對基建項目的歸檔要求進行進一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。

6.基本建設項目檔案的長久性和不可替代性

一份完整的基本建設工程(項目)檔案，是建設工程(項目)使用、維護、管理、改建、擴建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長一段時間內發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內部構造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題

真實地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性

長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴重影響基建檔案價值的發(fā)揮和對現(xiàn)實工作的支撐，而且嚴重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:

1.建檔質量不高

有些檔案管理人員對基本建設工程信息的來龍去脈認識不清，對收集到的資料不能及時進行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內在質量②。

2.紙質檔案利用存在弊端

檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內容編寫參考資料提供利用?；n案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。

三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新

是基建檔案信息化管理的運作方式

基建檔案信息化其實也是一項系統(tǒng)工程，其實施也將按照工程建設模式來進行，作為一項工程其各項建設內容有著內在的邏輯關系。因此，其運作方式應該分步進行:

1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實施方案。分期實施方案要充分考慮國家信息化戰(zhàn)略實施進程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費投入保障、技術支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。

2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務標準。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標準，確定搭建系統(tǒng)平臺的功能要求和技術規(guī)范，制定網(wǎng)絡及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設提供制度保障。例如制定電子案卷質量標準，使分類組卷達到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標準，以確保電子歸檔質量;制定計算機網(wǎng)絡整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。

3.基建檔案歸檔自動化、館藏數(shù)字化。即在自動化網(wǎng)絡辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對電子文件的歸檔管理必須實現(xiàn)自動化。在這方面，我校是運用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對學校的收發(fā)文進行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過網(wǎng)絡運行實現(xiàn)文檔一體化。

4.隊伍建設和業(yè)務培訓。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術應用和檔案信息的知識化、社會化開發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識，并能熟練操作和應用計算機，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識培訓、業(yè)務學習、研究專家寫的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開發(fā)者。

5.開放基建檔案共享信息和開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)?；n案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權管理，實現(xiàn)基建檔案的真正利用價值。

總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校的基本建設將會加速發(fā)展，所產生的基建檔案是學校的寶貴財富，是學校基本建設的歷史記錄，也將反映學校基礎設施的整體水平。基建檔案工作是一項管理性極強的工作，它的信息化管理水平高低，與學?，F(xiàn)代化程度休戚相關，所以我們應從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢來對待學?；n案管理的現(xiàn)代化問題，進一步做好學?；n案的信息化管理工作，適應形勢發(fā)展，滿足學校整體需要。

注 釋:

①杜映池，陳堅.淺談高?；n案的現(xiàn)代化管理.山西高等學校社會科學學報，2004.5(增):111—112.

②羅丙軍，易志堅.論高?；n案的建設與管理.重慶交通學院學報，2006，12，(4):143.

參考文獻

篇2

檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進先進的管理理念與技術迫在眉睫。精細化管理是一種先進的理念與技術，它運用嚴謹?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實際問題。對于這些有保存價值的檔案材料，如何能夠在有效保護的同時，更好地利用其價值成為各級各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉型階段，作為高校的檔案管理工作者，應從以下幾個方面進行改進。

一、完善檔案制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來支持。在精細化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責、各崗位職責、精細的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學院部和職能部門檔案人員的崗位職責也要明確、細化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對于二級學院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務還需要用明確的要求和制度來規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規(guī)范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規(guī)范來約束，細化的工作流程能明確工作中每一個細小的環(huán)節(jié)。

二、抓住機遇，優(yōu)化技術

數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數(shù)字化檔案館的建設，利用這一機遇更新管理手段和技術、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。

數(shù)字化檔案館的建設是一項復雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質量不穩(wěn)定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數(shù)字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠遠不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結合的互動方式。

三、更新管理人才

數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術人才。根據(jù)當前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來看，信息技術人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒有信息技術背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達到信息化建設需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設數(shù)字化檔案管理工作團隊時，筆者認為應以建設信息技術團隊為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗的人員，以業(yè)務需求為指引，在對現(xiàn)有人才進行新知識的培訓基礎上，引進高素質的跨學科人才，推動數(shù)字化檔案館的建設。

四、檔案管理人員應具有良好的職業(yè)道德

1.遵循保密原則?！安辉撜f的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問?！边@是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴格按照權限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經(jīng)歷等內容切不可違規(guī)公之于眾。

2.注重服務意識的培養(yǎng)。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務型的部門，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務工作的同時，好的服務態(tài)度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關系，而不是上下級關系；與來訪人員交流時，對其權限查詢范圍內的要求應盡力滿足；與學校其他部門的協(xié)同工作時，檔案管理工作者要認真履行本部門的責任與義務。

高校檔案精細化管理是一個系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學校有效統(tǒng)籌、各部門積極配合、檔案從業(yè)人員認真工作的共同結果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設已初步成形，但距離精細化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內容和功能進一步完善。

參考文獻：

[1]王玉玲.論高校教學檔案的精細化管理[J].蘭臺世界，2010，（12）.

[2]薛四新.IT集約化服務型數(shù)字檔案館運行模式研究[J].檔案學通訊，2007，（05）.

篇3

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01

隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發(fā)揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎性工作做起。

一、高校檔案管理基礎工作情況現(xiàn)狀

從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規(guī)范、沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象；二是案卷標題不規(guī)范。有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

高等學校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行。

一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現(xiàn)高校檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。

二要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

三要結合學校館藏實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》進行，同時，也要緊密結合所在學校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。

四要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優(yōu)勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。

五要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發(fā)生。實際著錄工作中，我們要結合計算機檢索需要將題名中責任者、事由、文種等相關信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

三、加快數(shù)據(jù)材料準備，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。

一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力，又提高了著錄效率。

篇4

隨著我國教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校不斷擴招，新時期高校的管理也需要不斷創(chuàng)新，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，需要高校對檔案進行科學化的管理，深化管理改革，促進高校檔案管理的規(guī)范化，為高校的發(fā)展提供合理而有效的保障。

一、高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作受重視程度較低

目前我國的大部分高校的教師對檔案的重視程度不夠，大部分認為檔案管理工作就是簡單地收集一些過去的資料，檔案管理工作看不到管理的成效。學校的領導對檔案的管理意識也比較淡薄，教師也不注意對活動資料的收集，導致重要檔案資料的丟失。相對于其他比較重要的部門，檔案管理工作得不到重視。

2.建設經(jīng)費投入不足，管理手段落后

現(xiàn)代化的檔案管理需要一定的經(jīng)費投入，尤其是檔案信息化建設，更是需要資金的投入和技術的支持。但是目前很多高校對檔案管理工作投入的經(jīng)費不足，也沒有準備專門的檔案室，管理手段落后，需要的相關硬件設施沒有配備，查閱檔案資料的時候還需要進行手工查找，嚴重影響了工作效率。

3.檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理的工作體系不夠健全，很多從事檔案管理工作的人員在對檔案進行收集、整理的時候，沒有歸檔意識，常常將檔案不按照規(guī)定的地方存放，導致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續(xù)交接也存在問題，導致檔案的數(shù)量和責任不明晰。

4.檔案專業(yè)人才缺乏，檔案得不到合理利用

在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的，他們不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學生，也沒有進行過檔案管理方面的專門培訓，職業(yè)素質相對來說并不高，而且高校對于檔案的利用方法也比較傳統(tǒng)，不能合理利用數(shù)字化信息檔案，這些都導致高校檔案管理工作難以快速向前發(fā)展。

二、高校檔案管理科學化的策略分析

1.重視檔案管理工作的質量，制定發(fā)展規(guī)劃

高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對檔案工作的宣傳力度，提高重視程度，在制訂學校的長期規(guī)劃時，認真將檔案工作納入到領導的工作計劃當中去，年初有計劃，年中有檢查，年末有總結，為了避免在具體的工作中出現(xiàn)草率行事的情況，一定要不斷健全和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，為檔案部門提供良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才能不斷促進高校檔案管理工作向科學化、標準化發(fā)展。

2.加大基礎建設的經(jīng)費投入力度， 推動高校的檔案信息化管理

積極提供檔案管理的硬件設施，安排專門對檔案進行保存、管理的檔案室，增加防火的必要措施，隨著我國檔案信息化的快速發(fā)展，檔案儲存方式從紙質發(fā)展轉變?yōu)閳D文影像儲存，所以高校也要積極配備相應的設備。運用和借鑒當今社會先進的科學技術、多媒體技術，完善高校的信息化管理。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

制定符合高校情況的檔案管理模式，由校領導帶頭組成工作小組，及時對應該歸檔的檔案進行整理，防止檔案的流失。創(chuàng)新檔案的管理制度，進一步規(guī)范化，進行檔案管理的激勵和競爭機制，優(yōu)勝劣汰，使得高校的科學化檔案管理工作能夠充滿新鮮的活力，開創(chuàng)新的局面。

4.加強檔案管理人才的培養(yǎng)和吸收

高校從事檔案管理工作的人員缺乏，應該積極吸收一些相關專業(yè)畢業(yè)的人才從事這一工作，同時對于已經(jīng)從事檔案管理工作的人員進行定期的培訓和學習，提高他們的業(yè)務工作素質和能力，加強他們對檔案管理工作的重視。

總之，新時期做好高校的檔案管理科學化工作十分重要，對于高校的長遠發(fā)展有著重要的意義，為學校提供寶貴的歷史經(jīng)驗，有利于學校工作質量的評估，對整個學校的教育水平的提高有很大的促進作用。所以一定要加強對檔案管理工作的重視力度，加大經(jīng)費的投入，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養(yǎng)，為我國高校檔案科學化管理工作做出貢獻。

參考文獻：

篇5

高校檔案是指高校在科研、管理、教學以及其他辦學活動過程中形成的、對學校和社會具有查考價值的各種圖表、文字、聲像等不同載體的歷史記錄。當前，隨著我國高等教育事業(yè)的普及與發(fā)展，辦學條件也日趨改善，對外交流頻率也越來越高，因而產生的檔案也隨之越來越多。我國各高校正發(fā)生著從規(guī)模到內涵的深刻變革，改革已成為高校檔案管理工作進一步發(fā)展的動力源泉。

一、當前高校檔案管理工作中面臨的主要問題

近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，檔案工作作為高校全局工作的一個重要組成部分，逐步受到重視和加強，取得了較好的發(fā)展，但同時也存在一些制約其發(fā)展的不利因素。

1.檔案管理意識薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，加之檔案本身具有一定的保密性，高校領導及檔案管理人員對檔案管理工作缺乏正確的認識。有些部門領導認為科研、教學是學校的重點工作，便忽視檔案的管理，認為檔案管理工作可有可無。還有部分檔案的主人或檔案的形成者，認為檔案管理工作是檔案管理人員的事，與自己無關，不注重檔案的保存及歸檔，沒有養(yǎng)成存檔的良好習慣，造成檔案的丟失，影響了檔案管理的進度。

2.學校領導缺乏重視

部分高校領導認為，檔案工作是一項非常簡單的常規(guī)性、基礎性工作，這類工作只是學校行政管理的小部分，學校的教學與科研才是重點，而且教學、科研能更好、更快地產生效果，對檔案工作的重要性認識不足，潛意識里認為檔案管理工作可有可無。檔案管理工作由于受傳統(tǒng)觀念、思維習慣、工作方法和性格閱歷等各方面因素的影響，在潛意識中存在重建設、輕檔案的思想，領導對檔案工作的不重視也間接地影響著普通職工對檔案工作的態(tài)度。同時，領導對檔案管理工作的忽視往往給檔案部門帶來經(jīng)費不足、人員缺少、設備陳舊的尷尬局面，在很大程度上制約了高校檔案工作的有效發(fā)展。

3.檔案信息資源開發(fā)利用水平低

檔案管理工作依然停留在存檔和建檔的水平上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用，導致許多珍貴而價值高的檔案材料不能發(fā)揮其作用。檔案工作人員忙于收集和整理等工作，而檔案管理的利用和開發(fā)工作仍停留在原來的水平上，只有一套案卷目錄僅供檢索，處于被動服務狀態(tài)。

4.高校檔案管理水平落后

一方面，高校檔案管理缺乏相應的檔案管理和更新設備，這嚴重阻礙了檔案管理工作的信息化；另一方面，高校檔案工作中信息技術的開發(fā)，與現(xiàn)代的高新技術存在很大差距，高校并沒有充分利用現(xiàn)代高效檢索技術等現(xiàn)代的網(wǎng)絡技術，檔案軟件的開發(fā)進度遠不如硬件的發(fā)展，很多高校檔案管理者還依賴于手工操作，這大大降低了檔案管理工作效率，阻礙了檔案管理工作的開展。

二、高校檔案管理工作的新思路

1.強化高校領導層的檔案意識

高校領導應當主動關心檔案工作開展和檔案部門的建設情況，積極為檔案工作發(fā)展和檔案人員的個人成長進步創(chuàng)造雙優(yōu)的環(huán)境。目前許多高校采取了有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調控的力度，將檔案工作納入學校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，使學校檔案工作步入有序發(fā)展的軌道。

2.提高檔案利用率

檔案管理是基礎，檔案利用是目的。多渠道開發(fā)利用檔案，為校內外師生員工服務是學校檔案工作的最終目的。高校檔案館要圍繞學校中心工作，開發(fā)檔案信息資源，提升檔案為學校中心工作服務的廣度和深度。我們可以盡量提供檔案陳列、展覽服務；提供檔案編研服務；提供檔案報道、檢索服務；提供檔案閱覽、咨詢、翻譯和復制服務。

3.加強高校檔案管理的現(xiàn)代化建設

高校必須充分認識到，完善高校檔案工作網(wǎng)絡體系，推動高校檔案管理信息化，是當前高校檔案管理工作改革和發(fā)展的必由之路。檔案管理的信息化更有利于檔案管理工作的規(guī)范化、程序化、標準化和制度化，高校應當快速而準確地引進先進技術，將學校檔案網(wǎng)絡與中國教育科研網(wǎng)絡相連接，形成教學管理與檔案管理的相關補充，建設檔案管理良性循環(huán)發(fā)展的局面。

4.加強高校檔案管理者的檔案意識

檔案管理是一門綜合性的社會科學，具有自身的發(fā)展規(guī)律。檔案管理者應充分認識到高校檔案管理工作在當今高校中的重要地位和巨大作用。檔案管理在職能上要從管理型向服務型轉變，從服務觀點出發(fā)，以服務促進管理，以管理提升服務。

總之，在信息化實踐中，高校及其檔案管理人員要積極探索新途徑，全方位、多層次地開發(fā)和管理檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開發(fā)利用力度。檔案工作者要不斷地擴充專業(yè)知識，提高服務本領，推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

篇6

中圖分類號：G642.8

文獻標識碼：A

教學評估是教育部對高校進行宏觀管理的一種手段，是對高校教學質量和水平進行監(jiān)督和考核的主要形式，在教學評估指標體系中，每個指標和觀測點都需要大量的佐證材料，教學檔案材料能夠直觀的反映出學校的辦學指導思想、師資隊伍建設、教學條件及利用，教學建設與改革、教風等，豐富完善的原始教學檔案成為專家評估時最具說服力的憑證和依據(jù)。而二級學院教學檔案是教學活動最直接的產物，這些原始教學檔案絕大多數(shù)來源于二級學院日常教學過程中，是反映教學管理、教學水平、教學改革與實踐的重要信息，作為評估指標的有力證據(jù)和支撐材料，因此，規(guī)范二級學院教學檔案是至關重要的。

1 二級學院教學檔案的內容范疇

二級學院教學檔案在各個教學環(huán)節(jié)的真實記錄、經(jīng)驗的總結、參考的依據(jù)，能夠完整、準確地反映教學管理的全過程。

1.1綜合教學文件

國家教育政策法規(guī)，上級主管部門下達的指導性教學文件，學校和學院各種教學管理規(guī)章制度、教學工作計劃、專業(yè)提升計劃、專業(yè)規(guī)劃和學科建設以及各種教學工作總結報告等。

1.2教務管理、教師業(yè)務

教學計劃的編制、教學任務的下達、教師課表安排、教學進程安排、教學日歷、教師調（代、停）課申請表、學生緩考、免修課程申請表；教材規(guī)劃建設、學生教材選用情況、試題庫建設、學生考試試卷、成績修改審批表、教師上課考勤記錄、考試考務安排。多媒體課件、優(yōu)秀教案、教改科研項目和成果、學術交流開展情況、工作量統(tǒng)計表、教學情況調查表、教師先進事跡材料等；領導、系主任以及教師聽課記錄、教師學期工作總結、教研活動記錄等。

1.3教學研究

教學研究與教學改革項目立項、人才培養(yǎng)方案和教學大綱的修訂；專業(yè)設置、重點學科、專業(yè)建設、精品課程建設、教學團隊建設、教改論文、教學成果及教學名師獎；教學研究活動計劃、各種學術報告以及科研項目等的申報材料、規(guī)劃、中期檢查以及結題報告等等。

1.4實踐教學環(huán)節(jié)

社會實習、生產實習、專業(yè)認識實習、教育實習、畢業(yè)實習等各種實習教學環(huán)節(jié)，實習教學大綱、實習工作計劃、實習指導書、實習檢查錄像、實習工作總結報告、學生實習日記、實習報告、實習經(jīng)費的使用情況；畢業(yè)設計（論文）教學大綱、工作計劃、選題表、任務書、開題報告、指導教師學歷、學位、職稱情況統(tǒng)計表、答辯安排、畢業(yè)設計（論文）成績匯總表、優(yōu)秀畢業(yè)設計（論文）和優(yōu)秀指導教師評選材料以及工作總結報告；實驗室及校內外實習和實訓基地建設規(guī)劃、課程設計、實驗報告等。

1.5學生學籍檔案

在校學生基本情況表、新生入學學籍注冊、學生各類申請、學籍變更材料、學生創(chuàng)新作品以及競賽材料、學生成績匯總表、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)時信息核對、畢業(yè)證和學位證的發(fā)放，學生考研材料等。

2 二級學院教學檔案的價值

教學檔案產生于教學實踐和教學管理活動中，它不僅僅是孤立的記錄，更是豐富的信息資源，一些教學工作、管理工作上的問題都會在相關的教學檔案中體現(xiàn)。因此，分析、研究、總結這些教學檔案，可以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進而推動教學質量和管理水平的提升。

2.1教學檔案是教學評估的基礎和依據(jù)

近年來，各種教學評估越來越多，有本科教學水平評估、專業(yè)認證評估以及教育部對高校進行的審核式評估等，各項評估指標的評分標準都以教學檔案作為評估憑證和依據(jù)，其內容都是教學檔案的具體體現(xiàn)。無論是何種教學評估形式，最終專家組都要對大量的教學檔案材料進行評閱，綜合分析，才能對某一高?；蚰骋粚I(yè)進行教學質量、管理水平和辦學條件等做出客觀、公正的評價。二級學院教學檔案是體現(xiàn)教學活動的最直接的產物，是反映教學規(guī)范化管理、教學水平、教學改革與實踐、教學成果的重要信息，它直接產生于日常教學活動。高校必須認識到：教學檔案是教學評估的基礎和依據(jù)，完整規(guī)范的教學檔案是高校順利通過各種教學評估的必要條件，它直接影響到評估的結果。因此，高校系統(tǒng)要完善地做好二級學院教學檔案的收集、整理和保管工作，發(fā)揮其重要的基礎和依據(jù)作用。

2.2教學檔案有利于制度建設

教學檔案真實記錄了各二級學院教學各環(huán)節(jié)的真實情況，各二級學院黨政領導在制定各種教學管理制度、實施教學計劃時，必須了解過去和現(xiàn)在教學過程中的基本信息，使教學改革在原有的基礎上進一步提高，促使教學質量穩(wěn)步提升。各二級學院可以通過對教學檔案中有關信息內容進行統(tǒng)計分析、總結，及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出改進意見。

2.3教學評估推動了教學檔案建設

自從有了教學評估，高校就感受到教學檔案對教學評估的重要性，許多高校通過各種形式的教學評估，看到了自身辦學和管理的不足，由此從規(guī)范教學檔案工作抓起，認真落實各項檔案工作，教學評估所用文件材料多數(shù)涉及到各個二級學院，要求全體師生員工重視平時的基礎檔案收集，教師必須準備教學計劃和教學大綱等教學文件材料，如考試試卷評閱、試卷分析和歸檔都要按評估要求完成，有些高校將對試卷評估、畢業(yè)設計（論文）、畢業(yè)實習評估以及專業(yè)評估等各種形式的校內評估作為日常教學工作來抓。因此，教學評估反過來又促進了教學檔案的收集工作，也豐富了教學檔案的來源，推動了教學檔案建設。

2.4教學檔案是考評教師和教學研究的重要依據(jù)

教學檔案是教學活動過程中的原始記錄，真實的反映了教師的教學水平、教學效果和創(chuàng)新能力等。教學檔案可作為考評教師的原始依據(jù)，并為教師的聘任、晉級、職稱評定、評優(yōu)等工作提供有利的證據(jù)。教師要提高業(yè)務能力和教學水平，就要進行教學研究，不斷地豐富自己、探索新的教學方法和教學手段，也要參考優(yōu)秀教案，教學指導書等資料；另外，應屆生在做畢業(yè)設計（論文）時，也需要參考前幾屆的優(yōu)秀畢業(yè)設計（論文）資料。

2.5教學檔案為申報新專業(yè)、碩士點、博士點、重點實驗室等提供支撐材料

高校為了進一步提高教學質量和辦學水平、改善辦學條件和實力，都要努力做好新專業(yè)、碩士點、博士點、重點實驗室的建設。在申報過程中，高校需要提供大量有關教學、科研、實驗室建設等材料，這些支撐材料絕大部分來源于二級學院教學檔案和科研檔案。

3 加強高校二級學院教學檔案管理

3.1強化意識，更新觀念

目前許多高校對二級學院的教學檔案管理工作不夠重視，大多沒有專門的教學檔案室和專職教學檔案管理人員，許多資料都無地方存放，師生員工檔案意識薄弱，一方面要在教職員工中開展檔案管理的教育工作，不斷強化師生和教學管理人員檔案意識，提高他們對教學檔案工作重要性的認識，在教學過程中及時主動的上交各項相關教學材料，嚴格按學校統(tǒng)一要求歸檔，如：試卷歸檔工作，教師要認真做好試卷分析、在平時的教學過程中對學生的考評要有原始記錄，要有嚴格的評分標準和標準答案，閱卷要規(guī)范、標準要一致，要公平、公正地做好試卷評閱工作。另一方面，從根本上提高教職員工歸檔的自覺性，確立教學檔案一體化管理的理念，更新觀念，建立二級學院教學檔案室，把各教學系、辦公室和個人手中分散的教學資料集中起來進行分類、整理歸檔。

3.2加強教學管理人員業(yè)務培訓、提高教學檔案管理質量

教學檔案管理工作本身是一項系統(tǒng)工程和一門學科，而目前二級學院大多沒有專職教學檔案管理人員，人員變化頻繁。要提高管理質量和水平，必須要加強教學管理人員素質建設，加強業(yè)務培訓和指導、增強責任心，認真做好文件的形成、積累、保管、整理、歸檔工作，提高教學檔案管理質量。

篇7

實行科研工作和建檔工作“四同步”管理。高職院?？蒲袡n案管理和開發(fā)利用是高職院校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。為學校及長遠其有參考價值和憑證作用。高職院?？梢詸n案中存在的問題，結合本校實際情況，探討科研檔案管理工作的問題與對策。

一、高職院校科研檔案管理工作存在的問題

1、科研檔案管理工作人員素質不高

科研檔案管理工作人員的責任心和高素質是高?？蒲袡n案管理人員實行檔案“科學化、標準化、規(guī)范化、法制化”的保證。目前高職院校一般都是幾所中專學校合并組建而成的，科研檔案管理人員都是兼職的最多，專職的科研檔案管理工作人員很少，文化和業(yè)務素質都比較低，沒有沒有科研檔案管理工作經(jīng)驗，缺乏現(xiàn)代科學管理手段。

科研檔案管理人員的素質制約了檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程，也給科研檔案管理工作實現(xiàn)“科學化、標準化、規(guī)范化、法制化”增添了很多難度。

2、科研檔案管理工作不規(guī)范、不健全、沒有納入科學管理軌道

目前，高職院校一般都是設立的科研處，沒有實行科研檔案管理工作和建檔工作“四同步”管理?？蒲袡n案管理成效差，沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化的先進的信息化管理，就難以開展整體科研信息資料的開發(fā)和利用。，更不能體現(xiàn)科研檔案的參考價值和使用價值。

3、科研檔案管理工作得不到應有的重視

領導不重視科研檔案管理工作的重要性，對科研檔案管理工作有誤區(qū)，只重視教學管理工作，認為學校就是以教學和學生管理為主，重視教學檔案管理工作，輕視科研檔案管理和開發(fā)利用價值，主要精力用去抓教學和學生管理工作，領導多科研檔案管理工作的不重視，導致了科研檔案管理工作的難度更大。

二、加強高職院?？蒲袡n案管理工作的對策

1、提高科研檔案管理人員的綜合素質

科研檔案管理工作人員的素質對科研檔案管理工作的成效起決定性作用，在提高科研檔案管理工作人員的政治素質的同時，還要加強加強科研檔案管理工作人員的業(yè)務素質培訓，有步驟地對科研檔案管理工作人員進行綜合業(yè)務素質培訓，科研檔案管理工作人員不僅要在政治上過硬，更要熟悉專業(yè)技術和應用新的技術技能，作為一個合格的科研檔案管理工作人員，要熱愛本質工作，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，埋頭學習檔案專業(yè)知識，只有不斷用知識充實自己，提高檔案管水平，提高綜合素質，才能適應高職院校檔案管理現(xiàn)代化教學教育的需要。

2、加強高職院校科研檔案的規(guī)范管理機制

高職院?？蒲袡n案管理工作，必須在工作方式上遵循科學規(guī)范的原則，建立健全科研檔案管理制度，完善機智，規(guī)范管理。分清責任，理順科研檔案管理工作人員和分管領導的職責，實行科研檔案工作和建檔工作“四同步”管理，即下達任務與提出歸檔要求；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收，鑒定科技成果與驗收，鑒定科研檔案材料同步；上報登記，評審科技成果與檔案部門出其科研課題歸檔的證明材料同步。

歸檔主要內容和重點包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣等方面。歸檔的科研文件材料，必須遵循自然形成的規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，照顧不同學科、專業(yè)的科研文件材料不同特點和成套。

學?？蒲泄芾聿块T和各課題組，按各自的職責范圍，分別形成積累和整體科研個階段的有關材料。檔案部門應深入課題組了解課題進展情況，督促、指導科技人員做好科技文件材料和積累工作，對破損的科研文件材料進行修補。課題組組織歸檔前的鑒定工作，提出每個案卷的保管期限和密級的具體意見，密級分為絕密、機密、秘密三種，按科學保密條例辦理?？蒲袡n案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全、便于；便于開發(fā)利用。

3、加強科研檔案管理的重要性

篇8

一、研究生檔案的內涵

研究生檔案分為研究生人事檔案和研究生工作檔案兩大類。研究生人事檔案包含研究生入學前檔案（從小學、初中、高中到大學）、入學檔案（報考研究生登記表、初試、復試成績等有關材料）以及研究生學習和生活的記錄材料，是重要的檔案資料。研究生工作檔案（含工作計劃）全部程序主要根據(jù)上級下達的通知精神或文件形成的有關文件和資料，主要包括招生、學籍、教學、培養(yǎng)、學位、導師、就業(yè)、學位申請等各項工作。

二、研究生檔案的特點

1.國家沒有明確的規(guī)定

迄今為止，無論研究生還是本科生針對學生檔案國家沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，歸檔范圍沒有統(tǒng)一的標準要求，各高校對于學生檔案的文件材料歸檔范圍也表現(xiàn)出區(qū)域性特點，研究生的檔案管理制度一般由學校自行制定。

2.學生的管理機構不同

由于學校的規(guī)模和研究生數(shù)量的差別，學校管理制度不同，學校對于研究生的管理也不盡一致，有些學校屬于一級管理，而有些學校屬于二級管理。

3.有部分往屆生的檔案

由于研究生的招考面向社會，那么會有一部分的社會生源，其檔案由于已經(jīng)由學籍檔案轉為人事檔案，學校在招收學生，需要調取其檔案并進行整理，以便在校的信息記錄。

4.高校研究生學位檔案管理

研究生學位檔案管理同其他檔案管理之所以不同，在于其形成過程的長期性、多樣性和階段性。一是形成時間長。二是經(jīng)手人數(shù)多且形式多樣。三是培養(yǎng)分段進行。研究生需要經(jīng)過由淺入深的學位課程集中學習、參加科研項目和科研能力由弱到強的培養(yǎng)、完成學位論文及論文答辯等不同的階段。每一階段都會產生與其他階段相互聯(lián)系的學位檔案材料。

三、研究生檔案管理存在的問題

1.檔案傳遞不規(guī)范

由于各個學校和省份之間對于檔案管理的規(guī)定不同，所以研究生入校檔案傳遞工作十分混亂，增加了檔案丟失、損壞的危險，并且不利于研究生就讀學校對于檔案的統(tǒng)一整理。

2.管理機構混亂

目前，全國高校人事檔案有三種管理模式：有的高校是由各院（系）管理；有的高校研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學生工作處管理；有的高校是統(tǒng)一由學校檔案機構管理。在實施過程中缺乏一套切實可行的大學生檔案管理制度實施細則。容易導致研究生檔案管理工作的混亂。

3.導師的考察沒有納入檔案

研究生在校期間，一個很重要的考察者就是導師，研究生檔案管理中沒有體現(xiàn)，導師對學生表現(xiàn)的定性評價。

4.檔案內容

（1）真實度不高

檔案內容受到人為因素的影響真實度不高，用人單位對檔案也持有懷疑態(tài)度。

（2）格式單一化

高校學生檔案無統(tǒng)一規(guī)定，所以各個學校就根據(jù)省內或本校的規(guī)定對檔案進行管理，只是有一些格式化的表格、資料，無法全面體現(xiàn)學生的特點。

5.無法為就業(yè)提供有力的支持

在中國有著人數(shù)眾多的畢業(yè)生背景下，學生的檔案成為用人單位進行篩選的一個重要的資料來源，而由于檔案管理存在諸多問題，檔案無法為學生的就業(yè)提供后備支持。

四、研究生檔案管理的建議

1.制定適合本校的研究生檔案管理規(guī)定

根據(jù)國家有關規(guī)定，結合學校自身的特點，制定出適合本校的管理規(guī)定，才能保證研究生檔案管理工作的順利進行。

2.使檔案的內容能夠全面反映學生情況

通過增加更多的人性化個性化的內容，體現(xiàn)學生的個人素養(yǎng)和學術水平，為就業(yè)進程中檔案審核做好充分的準備。

3.檔案管理中推出新的信息系統(tǒng)

在諸多關于高校學生檔案管理的文獻中都提到，要將先進的科技系統(tǒng)應用到學校的檔案管理工作中，檔案管理工作極其復雜，涉及的數(shù)量大、內容多，并且需要根據(jù)時間進行更新和改進，所以利用信息系統(tǒng)進行管理就可以省去很多工作。如研究生進行的科研項目就可以利用專門的系統(tǒng)進行統(tǒng)計和記錄，能夠全面反映其科研能力和工作能力。這樣的高科技可以使得檔案管理工作更加快捷有效。

參考文獻：

[1]金俊蘭.加強高校研究生檔案管理的探討.高教論壇

篇9

一、主要性表現(xiàn)的方面

1.有利于開展教學活動，提高教學質量

教學檔案是高校教學管理工作的真實記錄，能詳細、真實地展現(xiàn)教學工作的全貌，對促進和提高高校教學管理、教學質量有著重要的作用。校管理部門借助已分類的教學檔案，進行各種教學設計、教學質量檢查和畢業(yè)生狀況調查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。有了完整的教學檔案也就有了比較多的經(jīng)驗和成果，并加以完善和提高，為教學活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學質量。

2.能為開展教學評估、規(guī)范科學辦學提供重要材料

任何一所高校要接受本科教學工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數(shù)據(jù)結論，其支撐材料都離不開原始的教學檔案信息。教學檔案是高校辦學過程中積累起來的教學思想、教學實踐、教學改革和研究等諸多活動的真實記錄，是反映教學活動從制定計劃、組織實施、結果控制到信息反饋、修正、整改的全過程，是學校發(fā)展史的真實記錄和寫照。教學檔案是否完整和齊全,直接影響到教學評估的結果,其好壞直接準確地反映學校的教學管理水平,進而影響到本科教學評估的結論。

3.考核教師工作成績，進行教學管理的重要依據(jù)

作為督查教學活動、規(guī)范教學行為主載體的教學檔案，客觀地記錄了教師教學活動的歷史情況，反映了教師的執(zhí)教態(tài)度、行為和水平，因此高校檔案管理還有檢驗教師是在按照教學基本要求嚴謹治學、是否在自己的專業(yè)領域中不斷拓展與提高等重要作用。這些因素是考核教師知識水平和業(yè)務能力的根本條件。建立了教學檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據(jù)。

4.為制訂有關決策和教學計劃提供參考依據(jù)

因為教學檔案是隨著教學實踐活動中形成的真實的歷史記錄，是一切公開和不公開的教學信息材料的匯集，能夠準確、系統(tǒng)、全面地印證以往的教學活動和教學管理活動的情況。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教學會議、教材建設一體化方案等等，這些檔案可以為領導進行科學決策，開展各項工作提供參考依據(jù)和咨詢材料，可以幫助人們了解過去的歷史，認清現(xiàn)狀，開拓視野，預見未來，從中尋求學校發(fā)展的基本過程和規(guī)律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的發(fā)展。

二、高校教學檔案管理現(xiàn)狀

教學檔案管理在學校工作中的作用如此重要，但就目前狀況而言，我國的教學檔案管理還存在著不少問題，發(fā)展還不完善。主要問題表現(xiàn)如下：

1.對檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏教學檔案管理的意識

有的高校領導只重視教學工作和其他管理工作，而對發(fā)展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設計、機構和專兼職人員的配置，還是現(xiàn)代化檔案管理條件完善，人員的培訓，都較少列入領導的議事日程。還有些教學檔案管理人員在不同程度上存在教學檔案意識薄弱的現(xiàn)象，對教學檔案的重要性缺乏足夠的認識，致使教學檔案建設和管理與其他工作不同步。另外，許多教學科研人員對檔案管理工作認識不清，甚至對教學文件材料的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教學科研成果是自己在教學過程中產生的，應由自己保管；有的擔心歸檔后使用起來不方便，不如自己保管，有關教學活動沒有及時記錄，沒有形成文件材料歸檔或沒有注意收集保存。

2.歸檔體制不夠健全，檔案管理制度不夠完善

由于普通高校檔案管理工作起步較晚，所以教學檔案的管理制度存在一些缺陷：歸檔制度不健全、體制不完善，歸檔范圍制定不夠具體科學，只大致規(guī)定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施。這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執(zhí)行者的高度重視，有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、轉閱，從不登記，有的不妥善保管，不用時也不歸還，導致了相當一部分檔案散存于個人手中沒有及時收集、整理歸檔，使各職能部門和教學系部檔案不齊全、不完整。

3.缺乏專業(yè)隊伍

要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前許多高校院系教學檔案管理由教學秘書兼任，由于教學秘書日常事務繁雜，各項管理工作不斷增加，根本就沒有充足的時間來系統(tǒng)開展教學檔案的管理。有的高校雖然有專職管理人員，但由于缺乏專項培訓經(jīng)費，外出學習培訓少，不能很好的學習和掌握利用現(xiàn)代新技術管理手段。這些都會給教學檔案管理帶來很大不利。

4.教學檔案材料管理手段落后，數(shù)字信息化水平偏低

21世紀是一個網(wǎng)絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)?？墒嵌鄶?shù)高校教學檔案管理現(xiàn)代化手段還處于起步階段，目前計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。隨著高校規(guī)模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數(shù)量成倍增加，如果不利用信息化手段，就很難適應形勢發(fā)展的新要求。

三、對策和建議

教學檔案關系到能否為學校教學、科研、教學評估、教學的規(guī)范化管理等方面提供完整系統(tǒng)的檔案信息資源，滿足提高教學質量及社會各方面對教學檔案的特殊需要。針對高校教學檔案管理中存在的問題，高校應結合自身的實際情況以評估為契機，完善高校教學檔案建設、根據(jù)檔案管理在學校教學中的重要作用以及存在的一些問題，下面提出一些對策和建議：

1.引起領導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識

高校教學檔案工作的質量取決于領導對它的重視程度。作為院系領導，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學校教學工作計劃，列入主管領導議事日程，重視檔案人員的配備，保持管理隊伍的相對穩(wěn)定性。檔案工作管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識。學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，要在全校范圍內全面深入反復地進行教學檔案工作意識的教育，增強領導和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。

2.建立和完善高校教學檔案管理制度，提高管理質量

教學檔案管理是一項技術性、專業(yè)性很強的工作，應當有相應的技術規(guī)程。高校必須完善教學檔案管理的各項規(guī)章制度，進一步明確教學檔案工作者的職責，明確教學檔案歸檔范圍，形成規(guī)范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法，實現(xiàn)檔案工作標準化，確保檔案管理的科學性。另外，學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業(yè)務的培訓，定期開展對基礎檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、規(guī)范的管理制度，加強院系教學檔案工作的規(guī)范化建設。

3.穩(wěn)定教學檔案管理人員隊伍，提高業(yè)務素質

當前教學管理隊伍建設的一個重要的方面就是穩(wěn)定管理人員隊伍，建立“以人為本”的激勵機制，關心支持檔案管理人員的工作，把檔案建設情況納入考評項目，作為評優(yōu)的主要依據(jù)之一，保證教學檔案管理人員的相對穩(wěn)定。教學檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量。高校教學檔案管理人員要充分利用現(xiàn)代化管理技術，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。這就需要檔案人員進行系統(tǒng)的專業(yè)知識、現(xiàn)代化技術設備知識和先進管理軟件知識學習培訓，熟練掌握適應檔案工作需要的計算機、掃描儀、打印機、刻錄機等硬件設備的操作技術，以保證檔案信息化建設的實施，提高檔案信息服務的質量。

4.加強教學檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設，不斷提高服務質量

目前計算機的廣泛應用和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統(tǒng)天下的局面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項重大措施。

總之，高校教學檔案工作的質量與水平是衡量學校教學管理和教育質量的重要標志之一。是開展教學改革、評估教學管理工作的重要依據(jù)。加強教學檔案管理工作對于加強教學管理、提高教學質量和開展教學研究有著非常重要的意義。只有通過全體工作人員的共同努力，才能收到良好的效果。

參考文獻：

[1]張海慶.高校二級學院教學檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].中小企業(yè)科技與管理,2009/05.

[2]劉小海.淺談高校教學檔案管理[J].中國科教創(chuàng)新導刊,2011/02.

[3]鄧利華.高校系部教學檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].文教資料,2008/35.

[4]劉洋.試析高校教學檔案管理的現(xiàn)狀[J].世紀橋,2008/08.

[5]凌虹.高校教學檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].北京林業(yè)大學學報,2007/04.

[6]任靜.高校教學檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2007/27.

[7]陳曉偉.淺談高校教學檔案管理與本科教學水平評估的關系[J].佳木斯大學社會科學學報,2008/04.

[8]賈淑云.加強高校教學檔案管理的措施[J].蘭臺世界,2007/03.

篇10

1.檔案意識淡薄，歸檔不齊全。高校科研檔案收集的準確性與完整性的統(tǒng)一是保證存檔材料質量的前提，然而由于高?？蒲腥藛T對檔案知識和管理法規(guī)知之甚少，普遍存在檔案意識淡薄的傾向，出于對技術成果保密原因，科研人員往往將科研活動中形成的重要記錄、原始數(shù)據(jù)與關鍵材料等過程性文件料私自留存，如有的科研課題有開題報告，缺論證意見，或者只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、技術報告、實驗記錄、成果鑒定及推廣等方面的資料。還有科研人員不了解歸檔范圍，只知紙質材料需歸檔，不知其他載體如光盤、照片、錄像帶等材料也要歸檔。也有些科研人員擔心獲獎證書、專利證書、鑒定結果等原件上交了自己用起來不方便，所以自留原件，只交復印件，導致科研檔案材料復印件過多。諸如此類現(xiàn)象勢必影響科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和利用價值。

2.制度不到位，職責不明確。目前，大多數(shù)高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規(guī)章制度和對課題組進行檢查的約束機制，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，管理部門的人員只能是要求課題負責人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上作一些說明、解釋而不能強求，監(jiān)管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時常處于半失控狀態(tài)之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴重脫節(jié)，“四同步”管理原則無法從根本上得到貫徹落實。

3.科研檔案的過程管理未受重視。高?？蒲泄芾聿块T是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來源性文件和成果性文件的匯集點，在科研檔案建設中本應發(fā)揮主導作用。但是在高?？蒲泄芾砉ぷ髟u估中往往把科研課題級別、經(jīng)費、成果鑒定或獲獎成果、成果轉化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標志和考核高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾笜耍虼诉@些立項、經(jīng)費及成果管理等受到高?？蒲泄芾聿块T的高度重視，成為高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹攸c和核心，而科研檔案的過程管理往往由于其長期性、事務性、瑣碎性的特點而不受重視，從而造成科研管理過程中科研檔案建設力度不夠。

二、加強高校科研檔案管理工作的對策

1.加強宣傳，提高各級人員檔案意識。要使科研檔案工作順利開展，必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規(guī)宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責。

2.加強學習，提高科研檔案管理人員綜合素質。提高科研檔案管理人員整體素質是做好科研檔案管理工作的前提。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態(tài)度，高度的責任感，還要能不厭其煩、主動加強與課題負責人的聯(lián)系，認真檢查、指導和督促課題負責人收集、整理各類科研材料并及時歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質、科研管理素質和豐富的檔案管理知識。為此，檔案管理部門應注重加強科研檔案管理人員的檔案法規(guī)學習，并定期組織其參加業(yè)務知識和計算機網(wǎng)絡化培訓，幫助科研檔案管理人員及時掌握新形勢下科研檔案管理規(guī)范程序。

3.強化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規(guī)范化的關鍵。高?？蒲泄芾聿块T和檔案管理部門應明確職責，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應新形勢下的科研檔案管理制度，對科研檔案的歸檔時間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規(guī)定等要做出明確規(guī)定。在制度中真正落實“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍；同時做到“四同步”，即下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結題的項目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結題鑒定會，評優(yōu)的項目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評優(yōu)。此外，還要制定科研檔案保密及知識產權保護的相關規(guī)定，強調須嚴格遵守保密法規(guī)，在利用時限定使用范圍，對于一些有產權的，要保護其產權不受侵犯，還要保證他們隨時都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時，在制度中還要制定一些制約措施，如把個人科研檔案的歸檔情況與年終工作實績考核掛鉤。