導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇文件檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

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2文件檔案的實踐經(jīng)驗

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實踐經(jīng)驗，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)。科學安排大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟效益和社會效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

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21世紀是我國隧道及地下工程大發(fā)展的世紀,據(jù)有關(guān)專家預測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設(shè),平均每年約300km。到2010年,國內(nèi)各種地下工程建設(shè)約需巖石掘進機、盾構(gòu)機約180臺(不包括微型機),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構(gòu)總數(shù)約有200多臺次。

集.1城市地鐵快速發(fā)展,對盾構(gòu)需求最多。我國城市地鐵正處在高速發(fā)展期,地鐵和軌道交通規(guī)劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數(shù)量僅占規(guī)劃數(shù)量的10%左右,未來城市地鐵建設(shè)仍將快速發(fā)展。

1.2越江隧道建設(shè)方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構(gòu)的需求將有快速增長。至今有10個城市已建或在建20多座盾構(gòu)法越江隧道。計劃中的越江盾構(gòu)隧道更多。

1.3城市各種地下管線隧道有待發(fā)展,對盾構(gòu)的潛在需求大。有關(guān)專家預測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構(gòu)、微型盾構(gòu)或掘進機的需求量也相當大。

1.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進機需求增加。

2盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決

一是涉及行業(yè)和城市多,要求規(guī)定不一致。行業(yè)涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個。

二是采用的規(guī)范不準確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規(guī)范,再結(jié)合市政規(guī)范來實施,給施工文件與城建檔案規(guī)范化管理增加了難度。

三是新參與的施工、監(jiān)理隊伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點不一,條件各不相同。目前參與盾構(gòu)施工的單位超過40家,分布于多個地區(qū)、多個行業(yè),并且還在增加。

四是更新型的盾構(gòu)機數(shù)量大、類型全、技術(shù)含量更高,至今我國使用的盾構(gòu)機數(shù)量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。

五是檔案意識淡薄。施工企業(yè)重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,如,工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項目中,平時不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理,一旦得知業(yè)主或上級檢查,就搞突擊,臨時補資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動局面。對于工程項目部來講,一般都未配專職人員,而是由項目經(jīng)理臨時指派缺少盾構(gòu)施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中,很容易丟失或損毀。

檔案質(zhì)量欠佳,目前大多數(shù)盾構(gòu)施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時、不連續(xù);檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)等等情況,由于盾構(gòu)施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達到工程竣工檔案向當?shù)爻墙n案館移交的要求。

3盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑

盾構(gòu)施工的工程檔案是工程項目實施中階段形成的有保存價值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目確保工程質(zhì)量的一個重要組成部分,更是城建檔案的一個重要組成部分。同時,盾構(gòu)施工是高度機械化的一種施工,每日產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如何對這些海量數(shù)據(jù)進行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。

針對盾構(gòu)施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規(guī)范化管理的解決途徑。

一是明確規(guī)范,嚴格實施。

2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局聯(lián)合了《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》,該《規(guī)范》于2008年9月1日實施。因此,盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴格按此《規(guī)范》實施。其次,要主動參照市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件主要項目的統(tǒng)一規(guī)定,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》,制定盾構(gòu)法隧道施工與驗收技術(shù)文件主要項目的統(tǒng)一規(guī)定及表格表式目錄。例如:在《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》中,選定盾構(gòu)法隧道施工工序質(zhì)量評定項目一覽表,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》的要求和盾構(gòu)法施工的特點,制定每一項目的《工序質(zhì)量評定表》。

二是用準規(guī)范,嚴格管理。

按該《規(guī)范》1總則1.0.6條,“盾構(gòu)法隧道工程的施工與質(zhì)量驗收除應(yīng)執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國家現(xiàn)行相關(guān)標準的規(guī)定”的要求,針對盾構(gòu)法隧道施工一般只實施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設(shè)部《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》建城(2002)221號文件的規(guī)定要求進行管理。同時,建議中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部盡快起草、制定和實施《盾構(gòu)法隧道施工技術(shù)文件管理規(guī)定》,統(tǒng)一施工文件表格,以規(guī)范盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。

三是提高認識,加強領(lǐng)導

第一是要充分認識盾構(gòu)施工工程檔案的作用。是要強化設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、質(zhì)監(jiān)、安全等單位的領(lǐng)導和專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識,使他們認識到工程檔案是建設(shè)經(jīng)驗的積累和寶貴的技術(shù)儲備,充分開發(fā)、利用工程檔案這個寶貴的信息資源,可以為促進社會的技術(shù)進步和創(chuàng)造巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學收集、分級管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進行。根據(jù)檔案管理的檢查內(nèi)容和考核評分標準,采取定期考核制度,形成職責明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制,加強檔案職能部門對檔案工作的指導與監(jiān)督,把工程檔案管理工作提高到一個新的水平。

四是科學收集,嚴格要求。

其一,科學收集施工資料。盾構(gòu)施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經(jīng)驗對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構(gòu)施工會發(fā)生一些沒有預計的情況。因此,各地工程質(zhì)監(jiān)站、城建檔案館必須加強施工文件與檔案管理工作的業(yè)務(wù)工作的指導,明確施工文件與檔案管理工作的規(guī)范和要求。在工程開工前,議定項目施工文件與檔案管理工作的具體詳細的實施方案。針對盾構(gòu)法施工中的特點,對工程大部分情況需要用影像記錄、數(shù)據(jù)記錄,表格的實時記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規(guī)定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構(gòu)機安裝、盾構(gòu)進出洞、旁通道的施工等關(guān)鍵工序,均應(yīng)采用聲像資料來記錄,并將拍攝內(nèi)容、時間、格式也應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定。

其二,檔案工作與工程同步進行。盾構(gòu)施工由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時間相對較長,需要配備經(jīng)培訓合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會,參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數(shù)據(jù)準確,填寫、審批、簽章手續(xù)要完備,無擅自修改、偽造和后補現(xiàn)象,達到完整、準確、系統(tǒng),符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動態(tài),及時收集、整理原始檔案資料。

參考文獻:

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二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達到便于開發(fā)利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導層面對各階段的目標、任務(wù)、措施進行科學、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統(tǒng)一標準

電子文件管理工作是一項長期開展的持續(xù)性工作，應(yīng)落實領(lǐng)導責任，組織相關(guān)數(shù)量的人力，明確責任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應(yīng)標準，嚴格貫徹實施，一定階段即以標準驗收成果，不斷改進以保證后續(xù)工作的質(zhì)量。如：組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構(gòu)，主要負責電子文件管理工作、系統(tǒng)設(shè)備升級維護、網(wǎng)站建設(shè)維護等；制定電子文件管理中著錄項目統(tǒng)一標準，數(shù)字化技術(shù)參數(shù)標準等。

（三）多方參與爭取合作

電子文件管理涉及社會的各行各業(yè)，應(yīng)千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應(yīng)獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網(wǎng)絡(luò)利用優(yōu)勢；發(fā)揮檔案學會等社會組織的作用；非重復性技術(shù)工作可以通過合同、委托等方式外包給企業(yè)。

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檔案人才流動性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關(guān)：一是工作強度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對于人員的服務(wù)水平提出了更高的要求。比如，在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預驗收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。

1.2檔案數(shù)量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求

（1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導致工作效率和服務(wù)效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門已經(jīng)對檔案實施了信息化管理，但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發(fā)達國家，我們的管理理念、管理技術(shù)、管理設(shè)備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個方面原因造成的：一是對城建檔案重要性認識不足導致重視程度不夠；二是經(jīng)濟發(fā)展水平落后導致資金投入力度不足。

1.3檔案數(shù)量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求

檔案數(shù)量的增加直接導致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對落后，導致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足，由此導致檔案部門在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發(fā)展。提供及時、準確、全面的檔案信息，是對我們城市建設(shè)檔案部門提出的最基本要求，但是當前形勢下，我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。

2提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對策

2.1加強城市建設(shè)檔案人才隊伍建設(shè)

（1）通過“感情留人、事業(yè)留人以及適當?shù)拇隽羧恕保瑥V泛吸納人才，打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍。適當提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。對于優(yōu)秀的管理或技術(shù)人才，要給予重點培養(yǎng)。（3）通過績效考核機制的建立，對工作優(yōu)異者給予適當?shù)奈镔|(zhì)和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。

2.2提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平

（1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)。（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細則》，以實現(xiàn)檔案著錄的標準化和規(guī)范化。（3）合理組卷，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。（4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機無法識別的情況。

2.3提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進了先進信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經(jīng)處于一個信息爆炸的時期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

2.4通過服務(wù)外包的形式提高城市建設(shè)檔案管理工作水平

由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務(wù)的方式，采取服務(wù)外包的形式，來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當大的范圍內(nèi)取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。

2.5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”

為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務(wù)來提升整個社會的“城建檔案意識”。

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由于過度聚焦于經(jīng)濟利益，或受工期限制，工程建設(shè)人員往往太關(guān)注工程項目，而忽視建立全面的工程檔案，導致基建檔案在管理過程中出現(xiàn)了一系列問題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問題都導致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設(shè)的進度。加之電力企業(yè)各部門對基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設(shè)工作的順利開展，制約了電力企業(yè)經(jīng)濟及檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

現(xiàn)如今，大部分電力基建單位的專業(yè)檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊伍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)差、操作不熟練、工作經(jīng)驗欠缺、缺乏責任心等問題，管理人員內(nèi)部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務(wù)面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導致基建檔案的收集和歸檔不規(guī)范、不及時、不健全；加之施工隊伍的流動性較大，人員很不穩(wěn)定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實。

1.3基建工程檔案管理模式相對陳舊

許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關(guān)管理制度，不能采取合規(guī)的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對現(xiàn)代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標準長期得不到統(tǒng)一，使得基建檔案管理部門對檔案管理監(jiān)督、檢查和指導工作不能及時實施，造成基建檔案質(zhì)量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內(nèi)容不標準，阻礙檔案管理工作的正常開展。

1.4基建檔案管理體制不夠完善

考慮到人員過多及經(jīng)費支付等因素，許多電力企業(yè)內(nèi)部對專門的檔案管理機構(gòu)和管理人員設(shè)置不夠完善，往往在檔案工作場所設(shè)置上不夠健全?；n案管理不健全的網(wǎng)絡(luò)將會導致基建檔案質(zhì)量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設(shè)施設(shè)備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達不到“八防”要求，沒有相應(yīng)的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現(xiàn)代化程度極度滯后，基建管理人員計算機應(yīng)用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當今工程建設(shè)快速發(fā)展的需要相適應(yīng)。

2加強基建工程檔案管理的建議

2.1提高認識，完善制度，健全機制

基于基建檔案邁向社會化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續(xù)發(fā)展的科學理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項目要求和檔案管理工作要求方面來加強檔案管理機構(gòu)的建設(shè)，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實現(xiàn)基建檔案管理的體系化建設(shè)。此外，還要建立起一整套科學合理、適用性強的基建檔案管理制度，包括組織領(lǐng)導、管理體系、職權(quán)范圍、獎懲措施等都要條條細化，事事分明。對檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等工作均做出具體要求，進行標準化、制度化、規(guī)范化管理。

2.2抓好基建工程檔案的管理工作

各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實現(xiàn)基建檔案工作與基建工程立項工作、基建建設(shè)進度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗收工作同步進行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個工作環(huán)節(jié)全程貫穿到基建工程規(guī)章制度當中，將項目檔案工作與項目建設(shè)同等對待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責任制，嚴格執(zhí)行基建檔案管理工作的內(nèi)容。實施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項目籌劃、開工時就進行檔案管理的導入工作，并持續(xù)到項目竣工驗收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。

2.3加強基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓

加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，是改善基建工程檔案管理現(xiàn)狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內(nèi)容，提高其業(yè)務(wù)能力；同時還要通過培訓，對有關(guān)程序和專業(yè)知識充分掌握和了解，通過不斷完善知識網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。此外，還要隨著時代的發(fā)展完善培訓課程，做到與時代同步，領(lǐng)導檔案管理人員學習管理的先進理論和方法以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的檔案管理人才。

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2管理檔案是為了檔案的再利用

這在城建系統(tǒng)中來講是很普遍的要求。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們越來越重視檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益,也給檔案工作帶來了生機和活力。但是在使用城建檔案時,要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點,一是對檔案保密,確定檔案的使用范圍,對于長久的檔案,該解密的要及時解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟效益,也要注重社會效益。城建檔案的價值一般是隨時間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個長期過程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長期性等特點,這就決定了對檔案工作的投入到見效的周期相對較長。所以,在實際工作中,講究效益要有遠謀,更要有遠慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進行檔案信息咨詢服務(wù)見效快,效益明顯,對比投入的時間與人力等相對較多,這無疑是正確的,但是與此同時,絲毫不能因為檔案整理、保護等基礎(chǔ)工作一半時見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動的結(jié)果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護分不開的,現(xiàn)在對城建檔案整理、保護工作給予的投入,會產(chǎn)生長遠效益。如果看不到這一點。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹防產(chǎn)生負效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機密性,按照國家有關(guān)規(guī)定辦理強化保密觀念,落實保密制度,確定使用范圍時,就要嚴格把關(guān),不能因為有社會需求,就盲目的使用,否則會給國家和社會造成危害。

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1.2檔案管理責任主體不明確現(xiàn)有體制是投資主體多元化,共同合資建造鐵路容易導致整個檔案產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊,無法理清楚具體的管理職責。很多的合資公司往往存在錯誤思想,認為項目檔案管理僅僅是上級檔案部門的工作,與他們無關(guān),也有的建設(shè)項目指揮部覺得建設(shè)項目一旦建設(shè),不管是建設(shè)、施工還是監(jiān)理人員都應(yīng)該撤離轉(zhuǎn)移到其他項目當中,那么竣工部分的文件應(yīng)該移交給接管維護單位。錯誤的思想導致合資公司當中沒有專門進行檔案管理的人員,相關(guān)的辦公設(shè)備和設(shè)施并不具備,如果將竣工文件隨意處理,那么可能存在一定的隱患。

1.3投資方檔案部門對項目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導不夠鐵路部門與其他地方的檔案管理工作有所差別,那么往往造成后續(xù)鐵路建設(shè)當中項目檔案驗收的標準有所差別,沒有統(tǒng)一的判斷標準。鐵路集團不能夠積極主動的對新建部分的合資公司進行檔案的全面檢查和監(jiān)督,整體上比較被動。作為地方檔案管理人員而言,很少過問新建鐵路建設(shè)項目,因此合資鐵路建設(shè)項目檔案管理可能會出現(xiàn)管理空白。

1.4建設(shè)、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質(zhì)不高目前很多的建設(shè)項目單位沒有專人負責檔案管理,其檔案管理往往由不專業(yè)的人員來臨時幫忙完成。由于這些人員并沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理訓練,相對而言經(jīng)驗有限,會盲目照搬其他單位在檔案管理當中的做法,不專業(yè)的行為導致整個檔案資料的質(zhì)量不高,檔案的準確性和完整性難以得到保證。

2解決問題的措施和對策

2.1提高認識,加強檔案管理組織基礎(chǔ)建設(shè)各個參建單位需要對檔案管理工作引起一定的重視,明確國家在檔案工作當中具體的法律法規(guī),然后根據(jù)單位情況建立系統(tǒng)化的規(guī)章制度和管理體系。首先,需要明確檔案管理工作的領(lǐng)導責任制,合資公司作為整個檔案管理的主體,起著組織和協(xié)調(diào)作用。具體分管檔案的領(lǐng)導要明確,然后由項目的辦公室人員進行檔案工作,需要將檔案管理工作納入到日常的考核當中,定期進行全面的檢查;其次,檔案管理人員要合理配備,專職或者兼職的檔案人員要配備,完善整個檔案工作的體系。

2.2建立項目檔案管理約束機制,加強責任考核首先,建設(shè)項目合同當中需要設(shè)定一定的檔案工作具體工作開展的條款。條款當中需要對設(shè)計、施工以及監(jiān)理等各個單位關(guān)于檔案管理工作的具體責任予以明確。在整個建設(shè)項目的每一個階段,都需要明確設(shè)計、竣工圖的編制任務(wù),包括項目文件的收集、整理和移交的具體責任。監(jiān)理單位對于項目的竣工文件是否完整和準確有一定的審核義務(wù),然后提交有關(guān)報告;其次,檔案工作的開展和工程的全面建設(shè)要做到同步。工程計劃任務(wù)的下達和項目文件歸檔相互同步;工程項目進度的檢查與項目材料的形成同步;工程結(jié)果的驗收與驗收文件形成相互同步;獎勵項目的登記上報和檔案部門出具的資料歸檔相互同步;第三,項目檔案的驗收,需要與工程相關(guān)評選相互結(jié)合。為了保證整個工程檔案的質(zhì)量如何,可以讓相關(guān)單位領(lǐng)導對檔案工作進行督促,具體的督促可以通過以下幾個方面來實現(xiàn):如果檔案質(zhì)量未能達到,那么判定為施工任務(wù)沒有完成,后續(xù)的驗收也無法進行;如果沒有在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案歸檔,那么無法進行優(yōu)質(zhì)項目的評定;如果竣工文件不夠完整,那么整個建設(shè)項目無法進行后續(xù)的驗收;如果工程竣工檔案未達驗收標準,那么工程結(jié)算不能進行,相關(guān)的工程尾款也要扣留。

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1.從來源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案

(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案，一個家庭生活的歷史記錄，反映著每個家庭的經(jīng)濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況，折射著社會的發(fā)展變化，記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影，是社會公共檔案資源的重要補充。

(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構(gòu)，理應(yīng)保存于國家相關(guān)部門，但因各種原因流散在民間。戰(zhàn)爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計其數(shù)，散落民間、下落不明者也數(shù)不勝數(shù)。

2.從內(nèi)容來看，可分為經(jīng)濟類、政治類和文化類

(1)經(jīng)濟類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當記錄等等，貼近民眾，是人們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砑m紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區(qū)經(jīng)濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產(chǎn)”的僑批檔案，是研究經(jīng)濟史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進行學術(shù)研究的重要材料，其數(shù)量極為龐大，種類十分復雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對外交往的一個手段，更是對散存民間檔案的保護，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關(guān)鍵詞：民間檔案；文化遺產(chǎn)；征集

(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個層面，從普通百姓的視角出發(fā)，記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實感受。

(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區(qū)的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。

3.按載體分，有紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等

(1)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質(zhì)形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質(zhì)檔案29237件，構(gòu)成了家庭檔案的主要部分。

(2)照片檔案。隨著科技的發(fā)展，數(shù)碼相機的應(yīng)用，照片的數(shù)量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風貌，記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農(nóng)舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設(shè)立的領(lǐng)事機構(gòu)、建筑物等，為我們今天認識老福州提供了形象的材料。

(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發(fā)生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動的保存了活動過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現(xiàn)了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現(xiàn)了那段不堪回首的往事。

(4)實物檔案。實物檔案以物質(zhì)實體為載體，能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌，真實的記載了社會實踐活動，具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。

二、開展民間檔案征集工作的意義

數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足，具有極大的收藏價值，檔案館加強對民間檔案的征集開發(fā)不僅可以豐富館藏，同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺，有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。

1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分

檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰(zhàn)爭、動亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數(shù)量和質(zhì)量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應(yīng)，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄，內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，例如世代相傳的勞動知識和經(jīng)驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數(shù)量之大、種類之多、內(nèi)容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應(yīng)包括這部分，它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個視角佐證了歷史的發(fā)展，是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會、歷史的創(chuàng)造者，同時又是人類社會最忠實的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創(chuàng)造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案?！北辉u為“中國檔案文獻遺產(chǎn)”的83件國寶級檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業(yè)契約檔案、唐代開元年間檔案等。

2.民間檔案是進行學術(shù)研究的重要材料

民間檔案是人民生活的真實記錄，是沒有經(jīng)過粉飾和刪節(jié)的“原生態(tài)”的歷史記錄，是歷史學、人類學、社會學、經(jīng)濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區(qū)域多樣性的特征，是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現(xiàn)在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經(jīng)濟史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉(xiāng)史、家庭史乃至中國近代經(jīng)濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發(fā)現(xiàn)往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學科，像徽州文書的發(fā)現(xiàn)以及“徽學”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。

3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑

檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網(wǎng)絡(luò)等向社會發(fā)征集通告、征集信，并進行各種形式的綜合報道，可以引起社會對檔案工作的關(guān)注和支持，形成“牽動效應(yīng)”。同時，通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發(fā)利用，往往又能引起民眾的關(guān)注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關(guān)注的一個熱點，《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。

4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段

在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會發(fā)展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據(jù)館藏檔案資源建設(shè)的需要，各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件，以實現(xiàn)對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯(lián)系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現(xiàn)了檔案的社會功能，使檔案價值的實現(xiàn)有更為廣泛的主體。

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1.創(chuàng)新管理工作理念，提高城建檔案管理發(fā)展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設(shè)的記錄者，城市建設(shè)技術(shù)作為創(chuàng)新信息技術(shù)的基礎(chǔ)，為城建檔案館提供社會功能的服務(wù)。因此，必須對檔案管理工作做出準確定位，把城建檔案管理的創(chuàng)新置于我國的發(fā)展規(guī)劃中，并為其制定合理的指導方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進而完善城建檔案管理的機制的相關(guān)措施，另外，還要加強城建檔案管理創(chuàng)新意識，在管理機構(gòu)和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當扶持，進而促進城建檔案管理的發(fā)展。而且，通過創(chuàng)新的管理理念和服務(wù)宗旨，對城建檔案管理工作與社會發(fā)展情況相結(jié)合。然后，創(chuàng)新城建檔案的工作機構(gòu)。想要創(chuàng)新城建檔案的工作機構(gòu)，必須加強檔案的收集與整理。當今這個信息時代，傳統(tǒng)的城建檔案館已經(jīng)不足以帶來強大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進城建檔案的信息資源擴大發(fā)展。而且，還要推進城建檔案管理工作的數(shù)字化進程，建立健全相關(guān)發(fā)展機制，促進數(shù)字化發(fā)展，工作重心轉(zhuǎn)移到數(shù)字化上去，比如建立網(wǎng)上服務(wù)中心和查詢系統(tǒng)，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類整理工作，加快檔案的數(shù)字化管理，及時收集各類信息并進行整理，做好信息檢索并合理利用相關(guān)信息。適時更新檔案信息，對檔案信息進行采集、整理與加工，對檔案內(nèi)容的規(guī)范有一定保障，給城市建設(shè)提供一些高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.改革檔案管理服務(wù)，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務(wù)平臺。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案館也成為一種局域網(wǎng)，相關(guān)部門通過建設(shè)網(wǎng)站對檔案網(wǎng)頁進行建設(shè)，將檔案資源管理和實施單位結(jié)合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務(wù)。當前的城建檔案管理現(xiàn)狀，大量檔案館在因特網(wǎng)開展了網(wǎng)頁服務(wù)，服務(wù)模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網(wǎng)站服務(wù)，加快信息資源的建設(shè)力度，尤其是重要文件的資源建設(shè)，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創(chuàng)新，加快城建檔案管理的數(shù)字化進程，并朝著服務(wù)化的方向發(fā)展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構(gòu)點。在館內(nèi)查閱資料顯得落后而復雜，館內(nèi)檔案的數(shù)量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應(yīng)該盡量減少翻閱次數(shù)，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創(chuàng)新檔案管理工作，將檔案館內(nèi)的資料上傳至網(wǎng)絡(luò)，通過現(xiàn)代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務(wù)。尤其是近期我國社會發(fā)展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應(yīng)時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關(guān)的服務(wù)系統(tǒng)，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設(shè)與項目建設(shè)。第一，要注重城建檔案的管理建設(shè)，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎(chǔ)，從根本抓起，積極做好監(jiān)督工作，全面從城建項目建設(shè)和相關(guān)會議及科研問題做監(jiān)督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數(shù)字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數(shù)字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創(chuàng)新管理建設(shè)。第二，培養(yǎng)建設(shè)出一批高素質(zhì)的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術(shù)的支持，還需要高素質(zhì)人才的配合。城市發(fā)展與人才培養(yǎng)是分不開的，城建檔案也需要人才培養(yǎng)和支持。所以，必須具有打破傳統(tǒng)觀念的信心，改革創(chuàng)新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創(chuàng)新團隊的管理意識，進而促進管理服務(wù)水平的提升?？梢詾閱T工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創(chuàng)新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業(yè)知識，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代的信息技術(shù)，強化為人民的觀念，將服務(wù)程度與現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，進一步實現(xiàn)人才隊伍的高素質(zhì)建設(shè)，促進現(xiàn)代社會和諧發(fā)展。

二、創(chuàng)新城建檔案管理工作的重要內(nèi)容

城市建設(shè)的迅速發(fā)展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，涌現(xiàn)了一批電子文件和數(shù)字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統(tǒng)的管理模式與創(chuàng)新手段中實現(xiàn)。因此，創(chuàng)新城建檔案的管理與服務(wù)，應(yīng)該建設(shè)現(xiàn)代化系統(tǒng)，可從以下幾個方面入手：

1.促進城建檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。將城建檔案館進行數(shù)字化建設(shè)，需要從庫房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊伍建設(shè)和服務(wù)職能方面加強建設(shè)工作。而且，還應(yīng)該把城建檔案的現(xiàn)代化硬件與軟件設(shè)施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)。特別是推動網(wǎng)絡(luò)管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。

2.強化城建檔案的數(shù)字化資源。城建檔案的數(shù)字化資源是城建檔案建設(shè)信息化資源的重要部分，相關(guān)部門正在努力建設(shè)城建檔案信息化。當前，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現(xiàn)城建檔案的信息化儲存。

3.強化城建檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，努力實現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進網(wǎng)絡(luò)信息資源，通過數(shù)字城建檔案館來加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。按照軟件系統(tǒng)將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統(tǒng)計，實現(xiàn)計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發(fā)展，進而覆蓋館內(nèi)的應(yīng)用系統(tǒng)。強化文件的數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該先要制定目錄，并開展數(shù)字化建設(shè)，提高城建檔案的創(chuàng)新質(zhì)量，促進信息數(shù)據(jù)庫的高效、高標準發(fā)展，擴大檔案館的信息數(shù)字化。因此，穩(wěn)抓城建檔案部門的信息化建設(shè)，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應(yīng)，徹底開發(fā)城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創(chuàng)城建檔案管理工作的新現(xiàn)象。

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一、電子文件給管理帶來的便利

隨著數(shù)字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發(fā)利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發(fā)利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),可方便快捷的同時提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計算機多媒體技術(shù)進行集中統(tǒng)一管理。五是可利用電子文件非實體歸檔特性,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。

二、加強電子文件的管理與歸檔

與紙質(zhì)文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性,因此需要從以下幾個方面加強電子文件的管理和歸檔工作。