導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇合同檔案管理方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

很多醫(yī)院仍舊是采用傳統(tǒng)的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作落后、效率和質(zhì)量都不高，檔案的管理是醫(yī)院工作的基礎(chǔ)，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷的提高管理工作的水平。

1、合同檔案的含義

其是指從合同的簽訂到終止，在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)形成的體現(xiàn)了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關(guān)的具有保存的價(jià)值的其它文件材料。

2、醫(yī)院合同檔案管理工作存在的問題

2.1合同檔案保管機(jī)制不完善，缺乏合理的規(guī)章制度

醫(yī)院中每個(gè)科室都有自己的工作職責(zé)，需要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關(guān)的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現(xiàn)在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責(zé)范圍也不完善，缺乏明確的規(guī)劃和劃分標(biāo)準(zhǔn)，這些都讓醫(yī)院的管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不統(tǒng)一，管理上也沒有統(tǒng)一，沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實(shí)現(xiàn)共享，這些都為科學(xué)化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫(yī)院發(fā)展對于檔案管理的需求。

2.2缺少專業(yè)的管理人員，對醫(yī)院合同檔案管理的重要性認(rèn)知不足

信息化技術(shù)在其他領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，在醫(yī)院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質(zhì)量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統(tǒng)的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業(yè)的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們?nèi)狈I(yè)的管理知識(shí)、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識(shí)，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實(shí)質(zhì)性，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作停步不前，與時(shí)代的發(fā)展脫節(jié)，阻礙了醫(yī)院的發(fā)展[2]。

2.3合同檔案利用率較低

信息資源在當(dāng)今的社會(huì)中也是一種十分重要的資源，也關(guān)系著行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫(yī)院并沒有重視到檔案的重要性，知識(shí)將檔案收集整理后就結(jié)束了，并沒有真正的發(fā)揮其價(jià)值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進(jìn)行合理的開發(fā)，比如一些對醫(yī)療、教學(xué)、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價(jià)值的合同檔案信息資料浪費(fèi)了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會(huì)讓其失去它應(yīng)有的價(jià)值，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會(huì)讓醫(yī)院的合同檔案管理工作得不到進(jìn)步，影響醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3、有效提高醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新性的策略

3.1完善合同檔案管理制度

創(chuàng)新是需要建立在完善的基礎(chǔ)上，因此首先應(yīng)該做的就是完善醫(yī)院合同檔案管理的管理系統(tǒng)，只有完善好管理系統(tǒng)才能在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，否則只會(huì)根基不穩(wěn)。雖然我國的醫(yī)療技術(shù)一直都在發(fā)展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強(qiáng)，但是因?yàn)楣芾矸椒惻f，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實(shí)際的檔案管理的需求。在完善時(shí)，應(yīng)該要先明確合同檔案部門的職責(zé)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對醫(yī)院內(nèi)的不同類別的載體實(shí)行統(tǒng)一的管理和評價(jià)，讓檔案管理和醫(yī)療服務(wù)共同發(fā)展。另外還需要擴(kuò)大檔案管理的范圍，對于醫(yī)療市場改革時(shí)進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)的資料等也要進(jìn)行收集和整理工作，讓采購和招標(biāo)工作能夠?qū)O經(jīng)理的進(jìn)行，總之要把醫(yī)療有關(guān)的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進(jìn)行管理。

3.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

合同檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻，體現(xiàn)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫(yī)院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫(yī)院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對于其的應(yīng)用越來越多，醫(yī)院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術(shù)，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術(shù)，可以提高合同檔案資源的開發(fā)效率，信息化的管理可以讓醫(yī)院合同檔案管理工作得到極大的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，加大對硬件設(shè)備以及醫(yī)療管理軟件的資金投入，加強(qiáng)信息化[4]。足夠的資金也是對其進(jìn)行創(chuàng)新的基礎(chǔ)，另外，還需要規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，保障檔案管理的信息化建設(shè)。

3.3提高合同檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)

信息化的合同檔案管理也對工作的質(zhì)量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業(yè)的知識(shí)以外，還需要掌握信息化技術(shù)，需要具備多方面的知識(shí)和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫(yī)院需要為管理人員提供培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)以及信息技術(shù)的能力，加強(qiáng)他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質(zhì)量。

3.4探索合同檔案管理新領(lǐng)域

創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力，因此醫(yī)院的合同檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新的意識(shí)和理念，拓展合同檔案管理的新領(lǐng)域，要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況以及時(shí)代的變化，對工作的原理、方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新，通過創(chuàng)新和信息技術(shù)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院個(gè)合同檔案管理工作也要改變以往傳統(tǒng)的管理辦法，主動(dòng)的去改變，不斷的優(yōu)化管理模式，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作能夠順利的發(fā)展。

結(jié)束語：

當(dāng)今社會(huì)，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫(yī)院其他工作的基礎(chǔ)，因此醫(yī)院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值，充分利用這一種資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，也對整個(gè)醫(yī)療科研事業(yè)具有積極的影響，醫(yī)院要為管理人員提供培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的知識(shí)和技能以及職業(yè)道德，讓他們用認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機(jī)制，不斷的創(chuàng)新管理理念、方法等，滿足社會(huì)對醫(yī)療事業(yè)的需求，讓醫(yī)療工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁初蟬.信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].科技展望.2015（15）

篇2

一、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在的問題

從以上延慶縣境內(nèi)調(diào)查的數(shù)據(jù)中可以看出，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案有三個(gè)特點(diǎn)：一是數(shù)量大，二是合同執(zhí)行期限長，三是個(gè)人承包經(jīng)營的多。這說明，幾年來農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展政策是穩(wěn)定的，經(jīng)濟(jì)秩序、投資環(huán)境、管理方法具有一定的吸引力，并盤活了農(nóng)村的資產(chǎn)，取得了一定的資金收益，這些資金對于農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，興辦公益事業(yè)起到了非常大的作用。同時(shí)，也表明村級檔案室確實(shí)把絕大多數(shù)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同保管起來了。但是，就在大量合同簽訂保管過程中，也存在著重大安全隱患。如：

1、有些村經(jīng)濟(jì)合同長期不歸檔，散存在個(gè)人手中，嚴(yán)重違反了我國檔案法的有關(guān)規(guī)定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內(nèi)容的監(jiān)管，如丟失或損毀，可能造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)不穩(wěn)定。

2、有的村經(jīng)濟(jì)落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達(dá)不到國家要求，絕大多數(shù)是一個(gè)卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。

3、有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村干部對檔案工作認(rèn)識(shí)及重視程度不高，對檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，缺少檔案保管保護(hù)設(shè)施。

4、有的農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現(xiàn)象，將影響村經(jīng)濟(jì)秩序的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，可能引發(fā)社會(huì)的不穩(wěn)定，進(jìn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

二、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案管理工作應(yīng)采取的措施

針對以上農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案的現(xiàn)狀和存在問題，筆者認(rèn)為：各級檔案部門應(yīng)結(jié)合本地實(shí)際，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十六條規(guī)定，“集體所有的和個(gè)人所有的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案的所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施。”

國家檔案局《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》第六條第七款規(guī)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門“根據(jù)自愿和可能代管直屬企業(yè)、事業(yè)單位及村委會(huì)具有永久、長期保存價(jià)值的檔案”等有關(guān)要求，達(dá)到村經(jīng)濟(jì)合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門應(yīng)采取以下措施：

1、要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府要提高對檔案工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真理清村級經(jīng)濟(jì)合同的管理情況。嚴(yán)格按照檔案法規(guī)定，采取有效措施，實(shí)行村級農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的方法，加大收集散存在個(gè)人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。

2、把村檔案室的經(jīng)濟(jì)合同檔案及合同附件（會(huì)議記錄、村民代表會(huì)議記錄、代表簽字簿、公證書、有關(guān)批示、測量圖等）全部移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管，鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村提供合同復(fù)印件，以便日常利用。

3、縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門在指導(dǎo)村簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管，形成長效機(jī)制。

4、加大對檔案工作的投入，村檔案室均應(yīng)盡快配備鐵制檔案柜，提高村級檔案的管理水平。

市場經(jīng)濟(jì)條件下的經(jīng)濟(jì)合同關(guān)系是最基本的法律關(guān)系，現(xiàn)代社會(huì)也因此被稱為合同社會(huì)。合同是一種契約，是當(dāng)事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議，是經(jīng)濟(jì)交往活動(dòng)中的重要工具。合同是重要的證據(jù)，按照我國法律規(guī)定的“誰主張，誰舉證”原則，丟失證據(jù)不能舉證，因此而造成經(jīng)濟(jì)損失是很難挽回的。

篇3

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進(jìn)行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨(dú)設(shè)成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純設(shè)置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項(xiàng)來設(shè)置，查找方便。

后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時(shí)，可不單獨(dú)設(shè)置模塊，將其歸入對應(yīng)門類便可；如合同數(shù)量較多也相對集中，最好另設(shè)一個(gè)模塊單獨(dú)管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時(shí)分散到各個(gè)類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細(xì)著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護(hù)其完整性和系統(tǒng)性，又實(shí)現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實(shí)體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對應(yīng)的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會(huì)計(jì)類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺(tái)了企業(yè)檔案實(shí)體分類整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實(shí)際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺(tái)的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實(shí)際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點(diǎn)，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類別，并區(qū)分不同價(jià)值來保持文件間有機(jī)聯(lián)系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項(xiàng)工作職能都會(huì)形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設(shè)一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進(jìn)行主管，并按季度形成管理報(bào)表。合同管理有對應(yīng)的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨(dú)立的工作體系。確實(shí)合同存在多種分類屬性，很多從屬于項(xiàng)目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點(diǎn)的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實(shí)，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨(dú)立的一項(xiàng)工作，把合同檔案單獨(dú)管理更為恰當(dāng)。

郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨(dú)立卷。而不可用形式分類法將其單獨(dú)設(shè)類。屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項(xiàng)放在一起，保證了某一項(xiàng)工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時(shí)根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨(dú)設(shè)類，主要看是否方便查找利用，不要機(jī)械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項(xiàng)資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項(xiàng)與合同的來龍去脈。單獨(dú)將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對待。機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進(jìn)行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨(dú)設(shè)為一類，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類方案時(shí)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗(yàn)資報(bào)告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗(yàn)資報(bào)告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。

Savvy：證照、章程、驗(yàn)資報(bào)告使用非常頻繁。這三者一定要單獨(dú)和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時(shí)候，合同檔案自然不必單獨(dú)設(shè)類，屬于不同類目的合同，應(yīng)歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時(shí)候，尤其是針對某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨(dú)設(shè)置類目對合同檔案進(jìn)行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況而定的觀點(diǎn)。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時(shí)候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類等都要?dú)w為此類了，就會(huì)平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個(gè)項(xiàng)目有關(guān)，則放入該項(xiàng)目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實(shí)現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個(gè)標(biāo)簽而已。如找某個(gè)檔案，通過標(biāo)題、編號、年度、責(zé)任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動(dòng)相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動(dòng)排列出來。這時(shí)，檔案實(shí)體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實(shí)的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸?，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當(dāng)詳細(xì)。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟(jì)類檔案文件資料歸檔不及時(shí)，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負(fù)責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點(diǎn)：1.加強(qiáng)合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)和法律意識(shí)；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時(shí)、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識(shí)，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”；5.逐步實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個(gè)《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項(xiàng)目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時(shí)留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負(fù)責(zé)對由我方先蓋章的合同跟進(jìn)直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時(shí)向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實(shí)行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時(shí)間順序排流水件號，并按件號進(jìn)行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個(gè)期限，在檔號結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號章里的內(nèi)容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進(jìn)行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

篇4

關(guān)鍵詞 檔案管理 物業(yè)檔案 規(guī)范

我國在推進(jìn)城市化進(jìn)程中，提出發(fā)展小城鎮(zhèn)，由此引發(fā)大量農(nóng)村人口向大城市和中小城鎮(zhèn)集中，城市形成越來越多、越來越大的社區(qū)，物業(yè)管理公司應(yīng)運(yùn)而生。物業(yè)公司應(yīng)有一套詳盡的物業(yè)檔案管理方法，加強(qiáng)物業(yè)檔案管理利用。

依據(jù)檔案法規(guī)定，物業(yè)檔案是指企業(yè)在物業(yè)管理活動(dòng)中直接形成的對國家、社會(huì)、業(yè)主有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。

物業(yè)檔案管理是物業(yè)的基礎(chǔ)工作，其基本任務(wù)是對轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業(yè)管理水平，為業(yè)主生活提供服務(wù)。

一、物業(yè)檔案的內(nèi)容

（一）房產(chǎn)開發(fā)公司移交的基建檔案和設(shè)備檔案

2007年國務(wù)院頒布《物業(yè)管理?xiàng)l例》二十九條規(guī)定：“物業(yè)公司在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)向物業(yè)服務(wù)公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖；（2）設(shè)施設(shè)備的按裝、使用、維護(hù)保養(yǎng)等材料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修和的物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理必須的的其他文件”。

（二）物業(yè)合同檔案

（1）開發(fā)企業(yè)與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同；

（2）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。

（三）業(yè)主及住戶檔案

物業(yè)公司應(yīng)“一戶一檔”分開記錄業(yè)主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復(fù)印件、業(yè)主房屋入住驗(yàn)收單、業(yè)主車庫車位驗(yàn)收單、業(yè)主和物業(yè)簽訂的各項(xiàng)協(xié)議、房屋鑰匙交接驗(yàn)收單等。

（四）物業(yè)管理清冊

反應(yīng)各樓單元、房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、戶型、房屋使用性質(zhì)、公共區(qū)域情況及所有權(quán)狀況的物業(yè)管理清冊。

（五）物業(yè)經(jīng)營、租售檔案

包括物業(yè)開展經(jīng)營和延伸服務(wù)時(shí)形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明、同意出租的文件、公證書等。

（六）業(yè)主報(bào)修、物業(yè)保養(yǎng)維修檔案

包括業(yè)主報(bào)修登記情況、物業(yè)維修情況、維修基金使用情況、維修計(jì)劃、維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、工程預(yù)結(jié)算材料等。

（七）物業(yè)服務(wù)檔案

物業(yè)在各項(xiàng)服務(wù)中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。

（八）物業(yè)其他檔案

物業(yè)收費(fèi)檔案、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄、社區(qū)衛(wèi)生情況、保安值班情況、監(jiān)控運(yùn)轉(zhuǎn)情況、社區(qū)的公共秩序管理記錄，收繳物業(yè)費(fèi)、車位使用租金、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄等檔案。

（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區(qū)組織各項(xiàng)活動(dòng)的檔案等其他檔案

只有理清物業(yè)檔案包含內(nèi)容，才能提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造物業(yè)品牌價(jià)值。

二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）物業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，存在重視物業(yè)外在業(yè)務(wù)工作輕視物業(yè)檔案管理利用；物業(yè)公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個(gè)業(yè)務(wù)部門，無法規(guī)范整理，檔案管理分散利用不方便。

（二）物業(yè)檔案管理制度不健全，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有的單位沒有相關(guān)物業(yè)檔案管理制度，檔案分類無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨處堆放，丟失嚴(yán)重。

（三）兼職物業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，不能全面收集、整理、利用檔案，個(gè)別單位聘用的人員素質(zhì)低，加上管理的物業(yè)項(xiàng)目多、任務(wù)重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時(shí)無法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。

三、優(yōu)化物業(yè)檔案管理、規(guī)范物業(yè)檔案管理制度

（一）物I檔案管理的基本屬性

（1）物業(yè)檔案管理具有基礎(chǔ)性，物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)公司工作活動(dòng)的原始記錄，是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，物業(yè)檔案是物業(yè)維修、更新、改造的重要依據(jù)，；物業(yè)檔案是業(yè)主維護(hù)合法權(quán)益的原始憑證；物業(yè)檔案是物業(yè)公司各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是物業(yè)公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業(yè)檔案具有動(dòng)態(tài)性，物業(yè)服務(wù)是動(dòng)態(tài)的、不斷發(fā)生變化，因此物業(yè)檔案也應(yīng)及時(shí)反應(yīng)物業(yè)公司的變化情況，為物業(yè)管理提供檔案依據(jù)；業(yè)主需求的動(dòng)態(tài)性，物業(yè)公司提供的服務(wù)要不斷適應(yīng)業(yè)主的要求，提供讓業(yè)主滿意的服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提升物業(yè)服務(wù)層次；（3）物業(yè)檔案具有服務(wù)性，物業(yè)管理本身就是服務(wù)行業(yè)，以提供令人滿意的服務(wù)為宗旨，堅(jiān)持以人為本，各項(xiàng)管理措施應(yīng)人性化；滿足業(yè)主的利用物業(yè)檔案的要求，為業(yè)主提供查詢檔案的服務(wù)。

（二）優(yōu)化物業(yè)檔案管理措施

（1）提高物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識(shí)，制定合理的檔案管理制度，加強(qiáng)管理，責(zé)任落實(shí)到人，組織員工參加檔案知識(shí)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，將檔案管理列入考核項(xiàng)目，提升全體人員檔案意識(shí)，推進(jìn)檔案工作。引進(jìn)檔案專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)化管理，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化的檔案管理。

（2）創(chuàng)新服務(wù)理念，物業(yè)檔案保管應(yīng)以方便利用為宗旨，一服務(wù)業(yè)主為導(dǎo)向，物業(yè)檔案管理的內(nèi)容要滿足業(yè)主需要、物業(yè)公司工作兩個(gè)方面。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)社會(huì)對檔案的關(guān)注，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)公司的檔案管理工作。物業(yè)公司應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)檔案管理。

（3）推進(jìn)物業(yè)檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)物業(yè)檔案信息，方便查找檔案，節(jié)省檔案利用人員的時(shí)間，推進(jìn)物業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。做好社區(qū)監(jiān)控圖像檔案、物業(yè)組織各項(xiàng)活動(dòng)的錄像檔案的收集保存工作。

（4）物業(yè)檔案管理是動(dòng)態(tài)的，社區(qū)物業(yè)公司會(huì)發(fā)生更換，因此新的物業(yè)接收社區(qū)工作要及時(shí)進(jìn)行檔案移交清點(diǎn)，及時(shí)掌握業(yè)主因買賣、交換、繼承等動(dòng)態(tài)變更信息，將原物業(yè)公司形成的檔案與本公司檔案形成一個(gè)新的全宗，以保證物業(yè)檔案的完整性。

四、物業(yè)檔案利用服務(wù)

加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識(shí)，對于公開檔案要充分發(fā)揮其檔案價(jià)值，通過借閱、展覽等方式為業(yè)主和其他工作人員提供檔案利用

物業(yè)檔案管理貫穿于物業(yè)服務(wù)工作的全程，提高物業(yè)檔案管理水平，可以提升物業(yè)服務(wù)的整體水平，更好的服務(wù)社區(qū)居民，為改善民生、建設(shè)和諧社區(qū)做出貢獻(xiàn)，同時(shí)樹立公司形象，加強(qiáng)行業(yè)競爭力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李清華.論加強(qiáng)檔案管理的重要性[J].蘭臺(tái)世界，2015.S5.

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1009-2374（2013）25-0151-02

檔案是人們用來記錄歷史的一種有效方式，通過檔案人們能夠了解和掌握事情發(fā)展規(guī)律。據(jù)研究表明：成功的企業(yè)都善于運(yùn)用企業(yè)的檔案資源，比如通過歷史檔案記錄，回望企業(yè)一路的實(shí)踐發(fā)展過程，從中累積成功與失敗的經(jīng)驗(yàn)，從而制定一套完善的企業(yè)檔案管理制度，使企業(yè)邁向更高領(lǐng)域。同樣，電力企業(yè)若能有效管理企業(yè)檔案，就能從中獲取有利經(jīng)驗(yàn)，以便剔除不利于企業(yè)發(fā)展的因素，從而促進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展。因此為了更好地立足于社會(huì)，電力企業(yè)必須順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，對企業(yè)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，提高企業(yè)效益。

1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容

目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補(bǔ)充不及時(shí)、檔案順序混亂、資料流失等。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，出現(xiàn)這些問題的主要原因有兩個(gè)：一是檔案管理人員對管理工作內(nèi)容的不明確；二是企業(yè)缺乏一套完善的工作內(nèi)容管理制度。下文列出了三點(diǎn)電企檔案管理工作的主要內(nèi)容，列出該內(nèi)容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內(nèi)容，并有針對性地進(jìn)行檔案管理工作。

1.1 電力企業(yè)資料案卷

我國企業(yè)文書立卷的有關(guān)規(guī)定指出，各個(gè)企業(yè)必須及時(shí)對本企業(yè)在某一時(shí)期產(chǎn)生的文書資源進(jìn)行整理，并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長歷史、真實(shí)反映企業(yè)的社會(huì)面貌，另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點(diǎn)目的，電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進(jìn)行采集，標(biāo)上注明。再者對重要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)管理。最后對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類安置，進(jìn)行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護(hù)

很多電力企業(yè)由于歷史久遠(yuǎn)，檔案會(huì)隨著時(shí)間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，保證企業(yè)檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評估

2.1 在部門內(nèi)建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評估工作，為了認(rèn)真落電力實(shí)檔案安全工作的進(jìn)行，應(yīng)該進(jìn)行必要的監(jiān)督，要在部門之內(nèi)建立專門的評估小組，小組成員要嚴(yán)格挑選，每一個(gè)組員的責(zé)任意識(shí)都需要達(dá)到非常高的水平，保證對電力檔案進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估工作的時(shí)候認(rèn)真負(fù)責(zé)，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都安排好，每一個(gè)人的責(zé)任都落實(shí)。

2.2 制定合理的評估標(biāo)準(zhǔn)

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標(biāo)準(zhǔn)，才能保證評估工作科學(xué)與合理的進(jìn)行，在制定評估標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求，比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時(shí)候就按照電力管理檔案安全管理原則來進(jìn)行制定，電力檔案資料的保護(hù)和保管，對環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備都有嚴(yán)格的要求，所以想要構(gòu)建良好的檔案安全體系，就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施，以達(dá)到保護(hù)檔案的目的和要求來進(jìn)行評估。

2.3 加強(qiáng)對保證評估工作的監(jiān)督，以確保工作的順利進(jìn)行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴(yán)格進(jìn)行評估，對建設(shè)電力檔案館的必備要求進(jìn)行評估，并且比對現(xiàn)實(shí)，以便知曉電力檔案管理中的缺點(diǎn)，對電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

如何才能讓檔案管理與時(shí)代同步？相信許多的電力企業(yè)想知道這個(gè)問題的答案。下面我們結(jié)合現(xiàn)代化需求，提出四點(diǎn)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。

3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍

其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識(shí)在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會(huì)議形式定期對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行新知識(shí)傳遞，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)。或者通過活動(dòng)的形式宣傳創(chuàng)新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)。

其二，一群高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進(jìn)行專業(yè)、誠實(shí)管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎(jiǎng)罰制度，通過獎(jiǎng)罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)，訓(xùn)練他們的樂觀、堅(jiān)強(qiáng)意志，提高其工作的熱情，增加工作動(dòng)力，從而提高他們的思想道德品質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此，強(qiáng)化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍的另一項(xiàng)重要工作。比如時(shí)常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設(shè)置管理情況。或者進(jìn)行定期的檔案人員技能培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。

3.2 運(yùn)用科技對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理

其一，檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對各個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行分類登錄，并對管理流程進(jìn)行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業(yè)績考核記錄的網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)，可以在民主、公開的條件下，用網(wǎng)絡(luò)編程各個(gè)部門以及各個(gè)崗位員工的工作任務(wù)，同時(shí)記錄員工的工作業(yè)績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責(zé)，還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，使其檔案資源服務(wù)于企業(yè)的一切生產(chǎn)和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用科技比如網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等科技設(shè)備，對企業(yè)的檔案進(jìn)行有效長期管理?；蛘咄ㄟ^其他的電子科技設(shè)備，整體記錄和管理電力企業(yè)的工作發(fā)展歷程，并強(qiáng)化資源的選取，從而改變舊式的筆記企業(yè)檔案管理模式。

3.3 通過合同的形式強(qiáng)化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

在當(dāng)前這個(gè)法制社會(huì)體制下，合同是一項(xiàng)重要的、具有強(qiáng)制法律約束的，并且用于保障個(gè)人和單位的合法權(quán)益的有效形式。同時(shí)，合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進(jìn)行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，簽訂相關(guān)的合同，并到相關(guān)的權(quán)威部門進(jìn)行蓋章和確立，以保障其項(xiàng)目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟(jì)手段對兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進(jìn)行明確規(guī)定，通過經(jīng)濟(jì)促進(jìn)合同的有效履行。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部的合同檔案管理工作人員進(jìn)行勞動(dòng)合同權(quán)利義務(wù)的簽訂，使其在法律的強(qiáng)制約束下，認(rèn)真、用心、盡職盡責(zé)保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實(shí)保護(hù)電力企業(yè)檔案資源

遵照國家相關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定對企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)。首先，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財(cái)力的投入，增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護(hù)設(shè)備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護(hù)舉措，比如設(shè)置專門的安置地點(diǎn)、加防護(hù)鎖、身份證驗(yàn)證、進(jìn)行檔案備份、法律保護(hù)、設(shè)置多層密碼等措施進(jìn)行加強(qiáng)保護(hù)。除此之外，電力企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)落實(shí)好檔案中牽連到企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和企業(yè)機(jī)密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學(xué)管理保護(hù)方法或者實(shí)行電子科技監(jiān)督技術(shù)，以杜絕機(jī)密向外泄露的情況發(fā)生，保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。

4 結(jié)語

一方面，一個(gè)電力企業(yè)只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能加強(qiáng)企業(yè)管理人員的管理，從而提高企業(yè)工作效率。另一方面，一個(gè)電力企業(yè)必須結(jié)合時(shí)代需求、運(yùn)用新技術(shù)、更新管理理念，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進(jìn)企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 孫志梅.電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國電力教育，2010，（1）：259-260.

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1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容

目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補(bǔ)充不及時(shí)、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點(diǎn)電企檔案管理工作的主要內(nèi)容，列出該內(nèi)容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內(nèi)容，并有針對性地進(jìn)行檔案管理工作。

1.1 電力企業(yè)資料案卷

我國企業(yè)文書立卷的有關(guān)規(guī)定指出，各個(gè)企業(yè)必須及時(shí)對本企業(yè)在某一時(shí)期產(chǎn)生的文書資源進(jìn)行整理，并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長歷史、真實(shí)反映企業(yè)的社會(huì)面貌，另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點(diǎn)目的，電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進(jìn)行采集，標(biāo)上注明。再者對重要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)管理。最后對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類安置，進(jìn)行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護(hù)

很多電力企業(yè)由于歷史久遠(yuǎn)，檔案會(huì)隨著時(shí)間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，保證企業(yè)檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評估

2.1 在部門內(nèi)建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評估工作，為了認(rèn)真落電力實(shí)檔案安全工作的進(jìn)行，應(yīng)該進(jìn)行必要的監(jiān)督，要在部門之內(nèi)建立專門的評估小組，小組成員要嚴(yán)格挑選，每一個(gè)組員的責(zé)任意識(shí)都需要達(dá)到非常高的水平，保證對電力檔案進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估工作的時(shí)候認(rèn)真負(fù)責(zé)，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都安排好，每一個(gè)人的責(zé)任都落實(shí)。

2.2 制定合理的評估標(biāo)準(zhǔn)

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標(biāo)準(zhǔn)，才能保證評估工作科學(xué)與合理的進(jìn)行，在制定評估標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求，比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時(shí)候就按照電力管理檔案安全管理原則來進(jìn)行制定，電力檔案資料的保護(hù)和保管，對環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備都有嚴(yán)格的要求，所以想要構(gòu)建良好的檔案安全體系，就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施，以達(dá)到保護(hù)檔案的目的和要求來進(jìn)行評估。

2.3 加強(qiáng)對保證評估工作的監(jiān)督，以確保工作的順利進(jìn)行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴(yán)格進(jìn)行評估，對建設(shè)電力檔案館的必備要求進(jìn)行評估，并且比對現(xiàn)實(shí)，以便知曉電力檔案管理中的缺點(diǎn)，對電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

如何才能讓檔案管理與時(shí)代同步？相信許多的電力企業(yè)想知道這個(gè)問題的答案。下面我們結(jié)合現(xiàn)代化需求，提出四點(diǎn)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。

3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍

其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識(shí)在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會(huì)議形式定期對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行新知識(shí)傳遞，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)?；蛘咄ㄟ^活動(dòng)的形式宣傳創(chuàng)新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)。

其二，一群高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進(jìn)行專業(yè)、誠實(shí)管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎(jiǎng)罰制度，通過獎(jiǎng)罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)，訓(xùn)練他們的樂觀、堅(jiān)強(qiáng)意志，提高其工作的熱情，增加工作動(dòng)力，從而提高他們的思想道德品質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此，強(qiáng)化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍的另一項(xiàng)重要工作。比如時(shí)常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設(shè)置管理情況?；蛘哌M(jìn)行定期的檔案人員技能培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。

3.2 運(yùn)用科技對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理

其一，檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對各個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行分類登錄，并對管理流程進(jìn)行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業(yè)績考核記錄的網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)，可以在民主、公開的條件下，用網(wǎng)絡(luò)編程各個(gè)部門以及各個(gè)崗位員工的工作任務(wù)，同時(shí)記錄員工的工作業(yè)績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責(zé)，還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，使其檔案資源服務(wù)于企業(yè)的一切生產(chǎn)和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用科技比如網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等科技設(shè)備，對企業(yè)的檔案進(jìn)行有效長期管理。

3.3 通過合同的形式強(qiáng)化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

在當(dāng)前這個(gè)法制社會(huì)體制下，合同是一項(xiàng)重要的、具有強(qiáng)制法律約束的，并且用于保障個(gè)人和單位的合法權(quán)益的有效形式。同時(shí)，合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進(jìn)行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，簽訂相關(guān)的合同，并到相關(guān)的權(quán)威部門進(jìn)行蓋章和確立，以保障其項(xiàng)目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟(jì)手段對兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進(jìn)行明確規(guī)定，通過經(jīng)濟(jì)促進(jìn)合同的有效履行。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部的合同檔案管理工作人員進(jìn)行勞動(dòng)合同權(quán)利義務(wù)的簽訂，使其在法律的強(qiáng)制約束下，認(rèn)真、用心、盡職盡責(zé)保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實(shí)保護(hù)電力企業(yè)檔案資源

遵照國家相關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定對企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)。首先，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財(cái)力的投入，增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護(hù)設(shè)備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護(hù)舉措，比如設(shè)置專門的安置地點(diǎn)、加防護(hù)鎖、身份證驗(yàn)證、進(jìn)行檔案備份、法律保護(hù)、設(shè)置多層密碼等措施進(jìn)行加強(qiáng)保護(hù)。除此之外，電力企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)落實(shí)好檔案中牽連到企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和企業(yè)機(jī)密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學(xué)管理保護(hù)方法或者實(shí)行電子科技監(jiān)督技術(shù)，以杜絕機(jī)密向外泄露的情況發(fā)生，保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。

4 結(jié)束語

一方面，一個(gè)電力企業(yè)只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能加強(qiáng)企業(yè)管理人員的管理，從而提高企業(yè)工作效率。另一方面，一個(gè)電力企業(yè)必須結(jié)合時(shí)代需求、運(yùn)用新技術(shù)、更新管理理念，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進(jìn)企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：電力設(shè)計(jì) 檔案管理 數(shù)字信息化

key words:Electric power design Records management Digital informationization

電力設(shè)計(jì)檔案是電力系統(tǒng)建設(shè)的重要資源庫和無形資產(chǎn)，它是指在電力工程建設(shè)過程中的工程開工竣工報(bào)告、用電環(huán)網(wǎng)引接、變壓器施工容量、勘察設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)變更等檔案資料。這些檔案能為工程的竣工驗(yàn)收、交付使用、維護(hù)管理、改建擴(kuò)建和解決經(jīng)濟(jì)糾紛提供重要的依據(jù)。因此，做好電力設(shè)計(jì)檔案管理在電力工程建設(shè)中具有十分重大的意義。

一、電力設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1. 工程設(shè)計(jì)種類多。隨著電力工程的發(fā)展，其種類在不斷的增加。除了常見的水力發(fā)電站、火力發(fā)電站、變電站和輸送線路工程設(shè)計(jì)外，越來越多的電力工程設(shè)計(jì)單位涉足核電常規(guī)島、風(fēng)力發(fā)電站、環(huán)境評估、工程監(jiān)理等多個(gè)方面。與此同時(shí)，所產(chǎn)生的設(shè)計(jì)檔案種類和數(shù)量也都隨之增加，呈現(xiàn)出多樣性特點(diǎn)。

2. 涉及專業(yè)面廣，專業(yè)性強(qiáng)。除了機(jī)務(wù)、電氣、熱工自動(dòng)化、采暖通風(fēng)、輸變電外等以外，還涉及建筑結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、巖土工程、水文氣象、環(huán)境工程、技術(shù)經(jīng)濟(jì)等多個(gè)專業(yè)。

3. 工程檔案管理形式多樣。隨著市場變化的需要，電力工程設(shè)計(jì)院所充當(dāng)不僅是一個(gè)工程設(shè)計(jì)者的角色，還經(jīng)常會(huì)充當(dāng)業(yè)務(wù)工程師、合作伙伴或是技術(shù)咨詢師等角色。

二、現(xiàn)階段電力設(shè)計(jì)檔案管理中存在的問題

1.管理體系的不健全。檔案管理工作具有管理性、科學(xué)性的特點(diǎn)，需要一套科學(xué)、完整、可操作性強(qiáng)的管理規(guī)章制度。但是目前很多的工程設(shè)計(jì)院卻對檔案管理的重視程度不夠，忽視檔案資料的形成和整理，管理的手段扔停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作。并且在工程設(shè)計(jì)書或是大綱中也沒有明確的規(guī)定不同工程項(xiàng)目的歸檔范圍，對不歸檔或是歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象也沒有指定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。

2.檔案管理不及時(shí)、不準(zhǔn)確。電力設(shè)計(jì)工程檔案的歸檔應(yīng)該始終貫穿于工程項(xiàng)目的整個(gè)過程。但是在實(shí)際操作中，往往都是等整個(gè)項(xiàng)目完成以后才進(jìn)行整理歸檔。一方面會(huì)造成檔案管理工作的滯后，另一方面，可能會(huì)導(dǎo)致資料遺失或是漏掉，造成檔案資料的不準(zhǔn)確、不規(guī)范。

3.檔案管理工作中數(shù)字信息化程度不高。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，電力工程設(shè)計(jì)的成品越來越多的采用電子文檔的形式，電子文檔的歸檔也隨之增多。但是目前檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)仍處在探索和發(fā)展的階段。信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)CAD/CAM方面的建設(shè)還比較滯后。并且在保存下來的設(shè)計(jì)檔案中還含有大量紙質(zhì)的原始底圖、專題圖、各種地形圖、相關(guān)文獻(xiàn)資料。這些紙質(zhì)的材料都還沒有經(jīng)過數(shù)字化的處理，無法在需要的時(shí)候?yàn)槿藗兲峁?zhǔn)確快捷、全面直觀的服務(wù)。

三、關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的建議。

1.健全電力設(shè)計(jì)檔案管理機(jī)制。為了加強(qiáng)檔案的管理，國家制定并頒布了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，如《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等。電力工程設(shè)計(jì)單位可以參考這些法律法規(guī)并結(jié)合單位自身的發(fā)展水平和實(shí)際需要，建立和健全有關(guān)電力設(shè)計(jì)檔案管理制度和實(shí)施規(guī)范。利用約束機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制有效的進(jìn)行檔案管理。并且要著重落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。

2.加快推進(jìn)數(shù)字信息化進(jìn)程。電力設(shè)計(jì)檔案數(shù)字信息化不僅包括信息資源的有序整理和開發(fā)利用、數(shù)據(jù)庫的建立、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人才隊(duì)伍的建設(shè)，而且還包含著為做好以上各項(xiàng)工作制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。要加快推進(jìn)數(shù)字信息化進(jìn)程，首先要制定出相關(guān)的章程，詳細(xì)的規(guī)定出在數(shù)字化建設(shè)中每一項(xiàng)工作的操作、管理方法。要做好電力檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)工作，包括：修復(fù)受損的檔案、對沒有加工的檔案進(jìn)行補(bǔ)充，然后進(jìn)行統(tǒng)一的掃描和數(shù)字化入庫。利用現(xiàn)有的較為成熟的軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立文件、檔案和文檔交換三方面安全與管理體系。并且實(shí)行統(tǒng)一登錄和用戶權(quán)限管理，用戶隨時(shí)隨地都可以方便快捷的查找所需的檔案資料。

3.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。定期的組織設(shè)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們在認(rèn)識(shí)檔案管理工作重要性、增強(qiáng)責(zé)任心的同時(shí)，掌握設(shè)計(jì)檔案在接受和整理方面的質(zhì)量要求及竣工圖紙的編制方法。要特別加強(qiáng)相關(guān)人員的信息數(shù)字化培訓(xùn)，保證高質(zhì)量的進(jìn)行電力設(shè)計(jì)檔案信息的收集、開發(fā)和傳遞。同時(shí)由于電力設(shè)計(jì)檔案管理所涉及的專業(yè)面廣、專業(yè)性強(qiáng)，因此也要主要計(jì)算機(jī)、外語等其他相關(guān)專業(yè)的人才，實(shí)現(xiàn)其他專業(yè)人才同檔案管理專業(yè)人才的知識(shí)互補(bǔ)，為更好的進(jìn)行檔案管理工作服務(wù)。

電力設(shè)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作、涉及到信息化、系統(tǒng)論等諸多領(lǐng)域的知識(shí)。隨著電力設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的不斷拓展，開展有效的檔案管理工作也會(huì)不斷面臨新的問題和挑戰(zhàn)，這需要檔案管理人員在實(shí)際工作中不斷的探索和解決。

參考文獻(xiàn)：

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隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。 

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析 

（一）社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速 

我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2．23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1．2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1．4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢姡覈鐣?huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。 

（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃 

近幾年來，國內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。 

（三）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散 

我國公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。 

（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核 

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。 

（五）社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大 

社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時(shí)了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。 

二、我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題 

（一）對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視 

由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。 

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范 

由于我國目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。 

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差 

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。 

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法 

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔 

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。 

（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理 

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、it基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對每個(gè)勞動(dòng)者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu) 

篇9

隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速

我國社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1.4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢?，我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃

近幾年來，國內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

（三）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散

我國公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。

（五）社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時(shí)了?，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。

二、我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（一）對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視？

由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范

由于我國目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題無法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)？

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對每個(gè)勞動(dòng)者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)

篇10

一、檔案體制及管理制度的建立

華能**水電水利樞紐工程的檔案工作按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，建立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備了專職人員。建設(shè)初期，本著建設(shè)單位要對水利工程檔案負(fù)全責(zé)的指導(dǎo)思想，公司在辦公室設(shè)立了資料室，配備了專職人員，負(fù)責(zé)工程資料的管理工作。其它設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位也都明確了專職檔案資料管理人員，各負(fù)其責(zé)。

二、要按照檔案工作的要求，認(rèn)真抓好檔案改革。

水利工程檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對改革檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)保存，有條件的地區(qū)可同時(shí)將一套原件移交同級國家綜合檔案館保存；要做好檔案的利用服務(wù)?？h級水利工程改革檔案除確需保密的之外，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)水利水電工程檔案管理總則進(jìn)行處理。詳細(xì)制定的水利水電工程檔案管理總則如下：

第一條為加強(qiáng)水利水電工程的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)>標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、積極保護(hù)和有效利用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案條例》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法》及有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，特制定本辦法。

第二條水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計(jì)算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄，是國家的寶貴財(cái)富，各單位必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要?jiǎng)澇鰴n案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保障檔案工作的正常開展。

第三條檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不斷提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。

第四條檔案工作要確保檔案的完整準(zhǔn)確、安全保管和有效利用。

第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第五條要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責(zé)是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關(guān)的辦法、制度，負(fù)責(zé)接收、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用等工作，并對文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。

第六條檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級和同級檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業(yè)知識(shí)，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學(xué)歷，身體健康，嚴(yán)守秘密，遵紀(jì)守法。要保持檔案人員的相對穩(wěn)定。

三、加強(qiáng)管理狠抓落實(shí)群策群力做好檔案工作

**水電站位于云南省普洱市和瀾滄縣交界處的瀾滄江下游干流上，是瀾滄江中下游河段八個(gè)梯級規(guī)劃“兩庫八級”的第五級電站。是瀾滄江梯級中裝機(jī)容量最大的電站。電站總裝機(jī)容量585萬kW,是云南省繼小灣電站之后又一巨型水電工程;是我國“西電東送”、“云電外送”的重點(diǎn)工程項(xiàng)目；建成后是云南省境內(nèi)最大的水電站；在全國排名第四，裝機(jī)容量僅次于三峽、奚落渡、向家壩水電站。

**水電工程項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。**水電工程檔案既是重點(diǎn)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，也是全體建設(shè)者智慧和勞動(dòng)的結(jié)晶。所以做好檔案管理工作是工程項(xiàng)目工作中的重中之重，以下是我近兩年來的檔案培訓(xùn)的體會(huì)認(rèn)識(shí)：

（一）、根據(jù)DA/T28-2002《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》和《**水電站工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》對水利工程竣工資料編制內(nèi)容及竣工圖紙資料編制都有明確的規(guī)定和要求。**水電站前期工程項(xiàng)目檔案在歸檔過程中普遍存在以下問題：

1、紙張不標(biāo)準(zhǔn)

原始資料用紙不符合歸檔要求，紙張不同大小不一，給整理和裝訂工作造成不便，致使竣工資料案卷質(zhì)量無法得到保證。

2、書寫不規(guī)范

常見的毛病有：原始資料的文字書寫有的是用穩(wěn)定性差的圓珠筆和純蘭墨水筆寫的，甚至還有復(fù)寫的；原始資料字跡潦草，不清晰，有錯(cuò)別字；隨意用涂改液涂改，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字。

3、資料不齊全

有的差開工報(bào)告，有的差工程技術(shù)要求、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃；有的差竣工驗(yàn)收資料（竣工驗(yàn)收鑒定書，竣工驗(yàn)收報(bào)告等），有的差施工總結(jié)等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進(jìn)度不同步，很多單位都是工程全部完工才開始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。

4、整理不規(guī)范

有的原始資料不按資料分類要求成冊，成冊的又無卷內(nèi)目錄，有的卷內(nèi)目錄不準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄文件編號、責(zé)任者、日期填寫不準(zhǔn)確；案卷題名跟卷內(nèi)文件內(nèi)容不相符等。

5、資料內(nèi)容不準(zhǔn)確，甚至不完善

竣工圖與實(shí)際不相符，無竣工圖編制說明，有的無竣工章；工程名稱與合同上不一致（無變更依據(jù)）；竣工資料上的合同編號跟合同上的編號不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗(yàn)收應(yīng)蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽;設(shè)計(jì)變更審批簽字不完善;有好幾個(gè)標(biāo)段出現(xiàn)重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒有掌握工程資料歸檔范圍。

6、移交不及時(shí)

竣工檔案沒有按照竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)移交檔案的規(guī)定執(zhí)行，竣工檔案管理控制措施在執(zhí)行時(shí)間上滯后，導(dǎo)致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現(xiàn)大量復(fù)印件現(xiàn)象。

前期工程項(xiàng)目檔案出現(xiàn)這么多問題，主要原因各參建單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠；檔案人員大多數(shù)都是剛從學(xué)校畢業(yè)的臨時(shí)聘用人員，流動(dòng)性大，沒有參加過正規(guī)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)欠缺，管理水平不高，服務(wù)意識(shí)差，工作往往處于一種被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)；籌建處檔案管理人員對各參建單位工程項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)力度不夠。建議公司以后在其它工程建設(shè)中檔案人員在工程開工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內(nèi)容、特點(diǎn)、工作目標(biāo)，及時(shí)對各參建單位歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，保證工程竣工檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

（二）、**水電站主體工程又好又快推進(jìn)的同時(shí)，搞好檔案管理工作刻不容緩。加強(qiáng)**水電工程項(xiàng)目檔案管理工作的建議：

1、統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

加大對《檔案法》及相關(guān)檔案工作法律法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)各參建單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，促使領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理部門達(dá)成共識(shí)，切實(shí)提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，這是抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的前提條件和有力保證。

2、充分發(fā)揮監(jiān)理作用

在抓工程質(zhì)量同時(shí)，把好工程資料質(zhì)量關(guān)，檢查驗(yàn)收施工單位形成的歸檔文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。協(xié)同檔案管理部門對施工文件實(shí)行跟蹤建檔，參與工程檔案檢查驗(yàn)收。

3、建立切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關(guān)單位及相關(guān)人員定期對各參建單位的項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題限期整改。

4、加強(qiáng)培訓(xùn)，主動(dòng)指導(dǎo)

針對各參建單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高、流動(dòng)性大的實(shí)際，每年至少舉辦一期基本建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質(zhì)量打好基礎(chǔ)。還可以在適當(dāng)時(shí)候召開工程檔案管理工作座談會(huì)，邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、各參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員參加，就如何抓好工程項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行探討，增進(jìn)相互間的經(jīng)驗(yàn)交流，群策群力，共同做好**水電工程檔案工作。與此同時(shí)，籌建處檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對各參建單位項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)力度，經(jīng)常深入各工程現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)際指導(dǎo)，在檔案收集、整理過程中遇到一些實(shí)際問題在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中加以及時(shí)解決，以確保檔案資料管理與工程施工進(jìn)度同步進(jìn)行，保證**水電工程項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收。