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篇1

［中圖分類號(hào)］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02

加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統(tǒng)，2009年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設(shè)，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標(biāo)推進(jìn)。

1 檔案信息電子化的作用

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對(duì)檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：

（1） 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對(duì)紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率。

（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個(gè)人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開(kāi)發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動(dòng)成果利用較難的現(xiàn)象。

（3） 檔案信息電子化，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化應(yīng)注意的問(wèn)題

本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問(wèn)題，談一些粗淺的看法。

2．1 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

在推進(jìn)檔案管理電子化的過(guò)程中，主要問(wèn)題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問(wèn)題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來(lái)了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

2．2 電子化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)注重系統(tǒng)整體水平的提高

檔案信息電子化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)注重整個(gè)系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個(gè)子功能模塊都應(yīng)周密考慮，特別應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個(gè)重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應(yīng)用水平的低下。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試，針對(duì)單位的實(shí)際應(yīng)用，逐一檢測(cè)每個(gè)功能模塊，通過(guò)不斷細(xì)致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。

2．3 重視檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

檔案電子化管理的核心和基礎(chǔ)是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是指在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的相互關(guān)聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中一定要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，軟件開(kāi)發(fā)人員同檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來(lái)源，針對(duì)不同的來(lái)源和類型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)，要面向應(yīng)用，充分考慮計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

2．4 應(yīng)制訂切實(shí)有效的技術(shù)方案

在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)本單位的情況，實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進(jìn)技術(shù)的未來(lái)發(fā)展，制訂出切實(shí)可行的方案，追求經(jīng)濟(jì)與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標(biāo)準(zhǔn)高檔次，造成系統(tǒng)設(shè)備購(gòu)置后不能充分利用，投資浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。

要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護(hù)電子文檔的安全。通過(guò)采取技術(shù)手段，將已歸檔的電子文件進(jìn)行安全處理，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

要解決好電子文件的保存問(wèn)題。要根據(jù)不同存儲(chǔ)介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場(chǎng)等對(duì)電子文件的影響，加強(qiáng)防護(hù)，同時(shí)做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存。

2．5 根據(jù)單位實(shí)際加強(qiáng)管理

檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應(yīng)用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題。通過(guò)電子化的推進(jìn)，使用不方便的問(wèn)題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問(wèn)題，因許多檔案信息歸類到單位內(nèi)不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進(jìn)行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費(fèi)，另一方面也影響了信息的使用。

2．6 重視人才管理

檔案信息電子化的最終落實(shí)，要通過(guò)檔案管理人員的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應(yīng)用效果。對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，有針對(duì)性地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員其基本掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，熟練系統(tǒng)的操作；檔案管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新知識(shí)，努力鉆研業(yè)務(wù)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用，離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，利用先進(jìn)技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，通過(guò)深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑，以達(dá)到提高檔案管理水平的目的。

篇2

中圖分類號(hào)：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）03-0332-01

一、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題分析

傳統(tǒng)的招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理以紙質(zhì)為主，無(wú)論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對(duì)檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當(dāng)數(shù)量的檔案管理環(huán)境完全達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案霉變、蟲(chóng)蛀甚至是丟失。目前，招投標(biāo)檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。第一，管理水平相對(duì)而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導(dǎo)致借閱和查詢都非常有困難；檔案檔號(hào)的編排不規(guī)范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標(biāo)大量進(jìn)行，尤其是招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，長(zhǎng)達(dá)十幾年的保存期更是給相當(dāng)數(shù)量的機(jī)構(gòu)帶來(lái)極大的管理負(fù)擔(dān)。第三，完整性上達(dá)不到要求，歸檔的檔案本應(yīng)完整記錄整個(gè)項(xiàng)目在招投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)中的記錄，但是實(shí)際當(dāng)中是很難做到完整的，尤其是在傳統(tǒng)的模式下時(shí)，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫(kù)的。

二、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理的必要性分析

傳統(tǒng)檔案工作當(dāng)中以紙質(zhì)文件為主要對(duì)象，在文件形成之后進(jìn)行必要的立卷和歸檔，已經(jīng)形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以及電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應(yīng)和應(yīng)用的一種新模式。在電子檔案當(dāng)中，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存以外，還會(huì)有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內(nèi)，但是發(fā)展到目前為止，總體上仍然套用的傳統(tǒng)檔案管理模式。

電子檔案是由招投標(biāo)業(yè)務(wù)階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業(yè)務(wù)工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續(xù)的監(jiān)督檢查當(dāng)中不可獲取的資料，通過(guò)對(duì)檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當(dāng)時(shí)招投標(biāo)的真實(shí)過(guò)程。電子檔案依靠于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有很多優(yōu)勢(shì)，如能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸和海量?jī)?chǔ)存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式完全無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。l展到目前為止，全國(guó)范圍內(nèi)都在進(jìn)行電子招投標(biāo)的推廣和使用，電子化檔案管理的實(shí)現(xiàn)也將開(kāi)始成為體現(xiàn)招投標(biāo)電子化水平的重要標(biāo)志。

三、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的管理措施分析

1.規(guī)范保存年限

在招投標(biāo)活動(dòng)中，會(huì)涉及到較多方面的單位和人員，如招標(biāo)單位、投標(biāo)單位、招標(biāo)單位、行業(yè)主管部門或者是政府服務(wù)部門以及監(jiān)督機(jī)構(gòu)等，招投標(biāo)業(yè)務(wù)首先就是會(huì)形成較多的檔案類文件，其次就是針對(duì)于同一內(nèi)容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實(shí)際管理工作當(dāng)中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來(lái)的。加之資料保存期方面的規(guī)定，更使招標(biāo)單位或者是交易服務(wù)單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來(lái)，針對(duì)于此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)要嚴(yán)格按照歸檔范圍和保存年限來(lái)進(jìn)行控制與保存管理。

2.電子檔案的管理要點(diǎn)

電子化的管理方式對(duì)于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲(chǔ)存量大，二是查詢快速簡(jiǎn)便，三是便于規(guī)范管理。但是在管理過(guò)程當(dāng)中需要注意以下幾點(diǎn)。第一，考慮到電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)當(dāng)中的流程都是在網(wǎng)上進(jìn)行，包括業(yè)務(wù)審批和備案、網(wǎng)上投標(biāo)報(bào)名和網(wǎng)絡(luò)投標(biāo)、評(píng)委的抽取與開(kāi)評(píng)中標(biāo)等，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，有必要選擇上述一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)來(lái)進(jìn)行資料的整理與收集，同時(shí)保證資料文件的真實(shí)可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲(chǔ)存于保護(hù)。電子檔案的優(yōu)勢(shì)較多，但也并不是完全沒(méi)有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導(dǎo)致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷毀等。發(fā)展到目前為止，電子信息的保護(hù)措施已涉及到較多方面，如防火墻、數(shù)字印章、數(shù)據(jù)加密或者是存取權(quán)限的控制等，但是要保護(hù)電子信息不受損害仍然是一個(gè)任重道遠(yuǎn)的過(guò)程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質(zhì)的壽命問(wèn)題，需要對(duì)檔案保存期未滿而介質(zhì)保存期將至的電子文件進(jìn)行必要的復(fù)制和備份。

3.電子檔案的文件識(shí)別問(wèn)題

科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展使得無(wú)論是電腦軟件還是電腦硬件技術(shù)都不斷的提升和創(chuàng)新，而作為歷史見(jiàn)證的電子檔案很重要的一點(diǎn)就是要隨時(shí)能夠被調(diào)閱和識(shí)別，這一點(diǎn)對(duì)于招投標(biāo)業(yè)務(wù)的電子檔案而言是非常關(guān)鍵的，也可以認(rèn)為就是招投標(biāo)電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識(shí)別問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是應(yīng)用軟件更新，導(dǎo)致低版本的文件無(wú)法兼容和被識(shí)別，另一方面是硬件和新的計(jì)算機(jī)配置不兼容，無(wú)法讀取儲(chǔ)存高達(dá)十年以上的軟盤文件。

四、結(jié)語(yǔ)

電子化的招投標(biāo)是必然的趨勢(shì)，電子化檔案管理也是電子化招投標(biāo)不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學(xué)領(lǐng)域內(nèi)需要拓展研究的部分。針對(duì)于此，建立完善的電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對(duì)于電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的發(fā)展水平同樣有著促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

篇3

檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù),是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。檔案的缺檔、斷檔、死檔會(huì)給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整等人事管理帶來(lái)諸多困難。檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。

一、新時(shí)期檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式,要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息,必須有一個(gè)“去粗取精,去偽存真”的過(guò)程,使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性,用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此,檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化,就是以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象,用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有:

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能,提高利用率。目前,大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。檔案管理電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.檔案管理電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門,就擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.檔案管理電子化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。

三、現(xiàn)有的檔案管理方式不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求

1.檔案軟件沒(méi)有信息管理功能,缺乏通用性,已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用,并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程。

2.現(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案管理電子化。

4.現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮,越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案管理的電子化了。

四、檔案管理工作所應(yīng)采取的對(duì)策

1.做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō),通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

篇4

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國(guó)家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案電子管理的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)辦公自動(dòng)化逐步普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國(guó)是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問(wèn)題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.1 辦公自動(dòng)化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化雖然已聲勢(shì)浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實(shí)行辦公自動(dòng)化，但畢竟還未完全普及。而在機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化則要求一體化，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級(jí)密切聯(lián)系，對(duì)上履行職責(zé)任務(wù)，匯報(bào)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問(wèn)題；對(duì)下達(dá)任務(wù)和傳達(dá)上級(jí)指示精神；同級(jí)兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。而業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒(méi)有把提高電子文件管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來(lái)完成，計(jì)算機(jī)在整個(gè)過(guò)程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實(shí)的“高檔打字機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒(méi)有得到合理的開(kāi)發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)，也造成了檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。

1.3電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。

1.4檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.6文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

二、關(guān)于做好文書檔案電子化管理的對(duì)策

檔案電子化管理必須是在辦公自動(dòng)化條件下，將如何應(yīng)對(duì)日益增多的電子文件進(jìn)行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔并保證其安全性呢？我認(rèn)為必須把握好幾個(gè)環(huán)節(jié)：

2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來(lái)說(shuō)分為兩部分，一部分是電子文件形成過(guò)程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時(shí)編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。

2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.3嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度，及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)，消除風(fēng)險(xiǎn)。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開(kāi)，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開(kāi)一把鎖，即操機(jī)人員的相互制約。就是要通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。

2.4針對(duì)安全性問(wèn)題，積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。再有一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。

2.5分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預(yù)防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

2.6建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長(zhǎng)，檔案管理也由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。

3、結(jié) 語(yǔ)

文書檔案電子信息化平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把文書檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2011（01）.

篇5

1.使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.提高了文書檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

3.電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

4.信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

二、文書檔案管理信息的電子化缺點(diǎn)

1.檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2.網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3.電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。

4.文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

篇6

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問(wèn)題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結(jié)束語(yǔ)

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻(xiàn)：

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篇7

文書檔案重要的內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展歷史。它通過(guò)歷史的客觀記錄，來(lái)反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)、問(wèn)題處理等的過(guò)程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來(lái)，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國(guó)家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。

檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

第四，提高了文書檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?，不免?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。

三、改革措施和解決辦法探討

針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，筆者提出以下舉措。第一，針對(duì)安全性問(wèn)題，在文書檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過(guò)這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。第二，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過(guò)在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。

參考文獻(xiàn)

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〔中圖分類號(hào)〕R197.3〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A〔文章編號(hào)〕1002-2376（2016）03-0097-03

實(shí)驗(yàn)室專業(yè)人員技術(shù)檔案是實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)性檔案資料的重要組成部分，專業(yè)人員技術(shù)檔案包含了實(shí)驗(yàn)室人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、所受培訓(xùn)、工作業(yè)績(jī)、科研成果等各個(gè)方面，是實(shí)驗(yàn)室人員整體情況的最直觀、最真實(shí)的綜合體現(xiàn)。人員技術(shù)檔案不僅反映了實(shí)驗(yàn)室人員個(gè)人的技術(shù)能力，也是一個(gè)實(shí)驗(yàn)室技術(shù)能力的體現(xiàn)。實(shí)驗(yàn)室建立完善、有效的專業(yè)人員技術(shù)檔案，是對(duì)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則規(guī)定的遵守，在實(shí)驗(yàn)室評(píng)審和認(rèn)可機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可的過(guò)程中是不可或缺的證明材料。同時(shí)，完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案可以提高質(zhì)量工作的管理效率，對(duì)質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行也發(fā)揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案，加強(qiáng)專業(yè)人員自身對(duì)專業(yè)人員技術(shù)檔案的認(rèn)識(shí)，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)從以下方面著手。

1完善的制度

專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理不能僅僅依靠簡(jiǎn)單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業(yè)的檔案管理技術(shù)，建立檔案管理的制度。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理應(yīng)設(shè)立歸口部門，配有專職或兼職的人員負(fù)責(zé)，規(guī)定職責(zé)，建立人員技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)的程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書，做到職責(zé)明確，有章可循。實(shí)驗(yàn)室的人員技術(shù)檔案管理的歸口部門一般為質(zhì)量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關(guān)部門、質(zhì)量部和人力資源部等，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)在質(zhì)量管理手冊(cè)中明確各部門的職責(zé)，并配套編寫相關(guān)的程序文件。特別是對(duì)專業(yè)人員技術(shù)檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規(guī)定。

2完善的內(nèi)容

CNAS-CL01:2006《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》5.2.5條款：“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保留所有技術(shù)人員（包括簽約人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認(rèn)的日期。這些信息應(yīng)易于獲取。”根據(jù)文件要求，人員技術(shù)檔案至少包含專業(yè)人員的教育背景（如學(xué)歷、學(xué)位證明）、工作經(jīng)歷（如職稱證明、證明專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄或能力確認(rèn)證明）、培訓(xùn)、考核證明資料、授權(quán)和資格確認(rèn)以及取得的證書、技術(shù)水平證明材料等內(nèi)容。

2.1教育背景

CNAS的各領(lǐng)域應(yīng)用說(shuō)明對(duì)專業(yè)人員的教育背景提出了相應(yīng)的要求，表1以醫(yī)療器械檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室為例，列舉了醫(yī)療器械檢驗(yàn)領(lǐng)域涉及的應(yīng)用說(shuō)明中對(duì)專業(yè)人員的教育背景及工作經(jīng)驗(yàn)要求。當(dāng)然，實(shí)驗(yàn)室人員在工作中進(jìn)行了繼續(xù)教育，也應(yīng)及時(shí)將繼續(xù)教育的學(xué)歷學(xué)位證書等證明材料歸入專業(yè)技術(shù)人員的檔案中。

2.2工作經(jīng)歷資料

實(shí)驗(yàn)室人員在進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經(jīng)歷與本實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有工作相關(guān)時(shí)，實(shí)驗(yàn)室在建立人員技術(shù)檔案時(shí)應(yīng)收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業(yè)人員的相關(guān)工作時(shí)間，彌補(bǔ)教育背景的不足。在特殊崗位授權(quán)時(shí)，專業(yè)人員技術(shù)檔案可以起到關(guān)鍵的查詢作用。

2.3培訓(xùn)證明資料

實(shí)驗(yàn)室的專業(yè)技術(shù)人員在專業(yè)相關(guān)工作期間，為維持或增強(qiáng)技術(shù)能力，必須接受符合崗位要求的培訓(xùn)，獲得相應(yīng)的培訓(xùn)證書或者上崗證書。以醫(yī)療器械檢驗(yàn)領(lǐng)域?qū)嶒?yàn)室為例，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)取得的上崗證書，見(jiàn)表2。需要注意的是，很多培訓(xùn)證書是有有效期的，需要對(duì)人員資質(zhì)進(jìn)行維持。另外有一些內(nèi)部培訓(xùn)，是沒(méi)有證書的，證明材料為單位的培訓(xùn)記錄表。

2.4授權(quán)和資格確認(rèn)

本部分包含了專業(yè)人員上崗授權(quán)和持續(xù)授權(quán)的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規(guī)定：“實(shí)驗(yàn)室管理者應(yīng)對(duì)特定人員進(jìn)行授權(quán)，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測(cè)和校準(zhǔn)人員、報(bào)告簽發(fā)人員、特定設(shè)備操作人員以及提出意見(jiàn)和解釋的人員等等。這些人員的授權(quán)文件也應(yīng)保存在人員技術(shù)檔案中。由于實(shí)驗(yàn)室人員工作經(jīng)歷的增加，實(shí)驗(yàn)室能力范圍不斷的擴(kuò)充，專業(yè)技術(shù)人員的人才流通等因素，專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)能力也是每年都在變化中的，如何維護(hù)專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)與資格確認(rèn)，是專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的一大難點(diǎn)。很多實(shí)驗(yàn)室采取建立專業(yè)技術(shù)人員的年度授權(quán)書的形式，雖符合CNAS對(duì)實(shí)驗(yàn)室評(píng)審的要求，但并不利于個(gè)人技術(shù)檔案的查詢，因此電子表1醫(yī)療器械檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室人員教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)要求分析化的授權(quán)書即成為了必要的補(bǔ)充手段。

2.5科研成果

實(shí)驗(yàn)室人員的科研成果如科研項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)編寫、文章發(fā)表等也是專業(yè)技術(shù)人員的能力表達(dá)方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業(yè)人員本身的意識(shí)和實(shí)驗(yàn)室各個(gè)相關(guān)部門的配合。

3有效的實(shí)施

目前，專業(yè)人員技術(shù)檔案收集的渠道主要分為實(shí)時(shí)收集和集中收集兩種方式。實(shí)時(shí)收集指?jìng)€(gè)人日常取得的有關(guān)專業(yè)技術(shù)證明和業(yè)績(jī)成果材料，如學(xué)歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓(xùn)教育形成的材料等，及時(shí)收集。這需要技術(shù)檔案管理人員的細(xì)心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經(jīng)過(guò)多年的摸索，很多實(shí)驗(yàn)室都建立了自己的收集模式。以我實(shí)驗(yàn)室為例，專業(yè)人員入職后，人力資源部即會(huì)將人員的教育背景資料、工作相關(guān)資料轉(zhuǎn)到質(zhì)量部進(jìn)行預(yù)建檔，待專業(yè)人員完成室內(nèi)考核轉(zhuǎn)正后，正式建立該人員的技術(shù)檔案，并集中收集該人員自入職到轉(zhuǎn)正期間的培訓(xùn)、能力授權(quán)等相關(guān)資料歸入專業(yè)技術(shù)人員檔案中。然后轉(zhuǎn)入實(shí)時(shí)收集的模式，隨時(shí)根據(jù)人員情況更新完善人員技術(shù)檔案。在建立和收集過(guò)程引入人員技術(shù)檔案的電子化管理，將技術(shù)檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統(tǒng)籌規(guī)劃專業(yè)人員的繼續(xù)教育、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，專業(yè)技術(shù)人員也可以實(shí)時(shí)掌握自身的技術(shù)檔案情況。專業(yè)技術(shù)人員離職后，人員技術(shù)檔案轉(zhuǎn)回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當(dāng)然，每個(gè)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況不一樣，只要保證可以收集到技術(shù)人員完整的技術(shù)相關(guān)證明資料的運(yùn)轉(zhuǎn)模式都是可以被接收的。

4存在的問(wèn)題

專業(yè)技術(shù)人員對(duì)技術(shù)檔案認(rèn)識(shí)不足。專業(yè)人員技術(shù)檔案是一個(gè)不斷變化的有機(jī)體，它伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、績(jī)效成果、培訓(xùn)教育、科研及、年度考核等個(gè)人工作能力及業(yè)務(wù)水平的整個(gè)過(guò)程，不斷產(chǎn)生的證明材料，在這些證明材料不斷補(bǔ)充的過(guò)程中，包含了該專業(yè)人員的多方面多層次的發(fā)展。長(zhǎng)期以來(lái)，部分專業(yè)技術(shù)人員對(duì)技術(shù)檔案認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)比較薄弱，將個(gè)人的技術(shù)材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個(gè)人查詢以及單位統(tǒng)籌職工能力發(fā)展帶來(lái)了困難。檔案管理人員專業(yè)知識(shí)薄弱。檔案管理的工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但很多單位專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理人員為兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)正規(guī)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)薄弱，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，很難專心鉆研檔案管理的相關(guān)知識(shí)，簡(jiǎn)單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評(píng)優(yōu)等需要才查查資料，認(rèn)為只要檔案不遺失就可以了，這勢(shì)必會(huì)造成檔案資料收集不齊全、分類不規(guī)范的弊端。檔案的查詢。專業(yè)人員技術(shù)檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進(jìn)檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質(zhì)檔案，但這個(gè)方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個(gè)人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質(zhì)檔案常常翻閱會(huì)增加破損、遺失率。

篇9

檔案的存在，是國(guó)家、社會(huì)以及個(gè)人在正常社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，就是對(duì)機(jī)讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻(xiàn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選和收集，令其生成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)信息，以供人們的日常應(yīng)用。

一、行政單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的必要性分析

1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠增強(qiáng)檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對(duì)于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢(shì)，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實(shí)際利用效率，對(duì)于檔案管理相關(guān)部門的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。

2、有助于降低檔案的管理成本。通過(guò)傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運(yùn)用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過(guò)多次開(kāi)發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長(zhǎng)。

3、有助于提高檔案的利用時(shí)效性。從文字采集到形成二次文獻(xiàn)的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費(fèi)的工作時(shí)間較長(zhǎng)，造成信息延后、失效，對(duì)檔案信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值造成影響。對(duì)其進(jìn)行電子化管理能夠直接通過(guò)機(jī)讀的方式形成檔案，并通過(guò)計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行信息加工，迅速有效的生成二次文獻(xiàn)。如此對(duì)提升檔案管理的實(shí)際工作效率具有非常重要的影響。

二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑

1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過(guò)自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時(shí)效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點(diǎn)的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。

2、強(qiáng)化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫(kù)，通過(guò)建立檔案數(shù)字庫(kù)內(nèi)計(jì)算機(jī)相關(guān)目錄檢索，來(lái)完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識(shí)別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對(duì)于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實(shí)性和可靠性，并實(shí)行安全保管，對(duì)需要保密管理的信息做好保密工作，如進(jìn)行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實(shí)施。

3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進(jìn)行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)工作人才。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)水平過(guò)硬的隊(duì)伍，其隊(duì)伍技術(shù)水平對(duì)電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時(shí)還要對(duì)他們展開(kāi)有針對(duì)性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻(xiàn)精神。并對(duì)專業(yè)人才的流動(dòng)規(guī)律和成長(zhǎng)進(jìn)行深入研究，加強(qiáng)檔案管理人員和機(jī)構(gòu)的工作活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等。

4、加強(qiáng)部門間的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無(wú)法對(duì)擁有的全部檔案信息進(jìn)行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門各自為政的局面打破，促進(jìn)各個(gè)管理部門的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)更廣范圍的需求。

5、注重檔案信息深層次的開(kāi)發(fā)。檔案管理相關(guān)部門在運(yùn)用硬盤光盤存儲(chǔ)、掃描系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對(duì)相關(guān)檔案信息展開(kāi)更深層次的研究和開(kāi)發(fā)。通過(guò)準(zhǔn)確、及時(shí)的收集社會(huì)反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動(dòng)的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。

結(jié)語(yǔ)：社會(huì)發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過(guò)創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)行政單位進(jìn)行檔案管理的專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

篇10

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2013）09-0013-01

環(huán)境檔案管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對(duì)象就是在環(huán)保過(guò)程中所產(chǎn)生的真實(shí)材料，這些專業(yè)活動(dòng)包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。

一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法

檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細(xì)心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)?？萍紮n案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當(dāng)?shù)姆椒ū４?，防治紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、長(zhǎng)蟲(chóng)、發(fā)霉、遺失等問(wèn)題

2.電子文檔管理方式不受重視

使用電子文檔來(lái)保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過(guò)程中還存在以下問(wèn)題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達(dá)到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，要實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。

3.當(dāng)前我國(guó)環(huán)境檔案管理存在的問(wèn)題

一方面，我國(guó)環(huán)境檔案管理體系沒(méi)有保障機(jī)制，表現(xiàn)為既沒(méi)有專門的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒(méi)有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對(duì)信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來(lái)看我國(guó)還沒(méi)有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒(méi)有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)和方式

1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)

環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來(lái)儲(chǔ)存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點(diǎn)：電子文檔離不開(kāi)現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計(jì)算機(jī)；通過(guò)這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會(huì)有任何時(shí)間和地域的限制；通過(guò)這些設(shè)備也可以快速地對(duì)信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充；電子文件的保存環(huán)境沒(méi)有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。

2.電子文件歸檔的方式

要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來(lái)歸檔看起來(lái)文檔的保存期可以無(wú)限長(zhǎng)，但實(shí)際上磁盤很容易受到損壞，對(duì)電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復(fù)起來(lái)難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過(guò)采取文件備份的方法解決該問(wèn)題，但這又會(huì)使存儲(chǔ)磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會(huì)增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)版辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負(fù)責(zé)電子文件歸檔并負(fù)責(zé)保證其安全。當(dāng)然最好的方式還是把兩種方式同時(shí)使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時(shí)把文件存入光盤。

三、實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性

檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時(shí)代的大勢(shì)所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。

1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作

電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時(shí)間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國(guó)甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開(kāi)放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴(kuò)展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理。

2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢(shì)發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，人類的每項(xiàng)工作都離不開(kāi)高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬(wàn)件，這些文件都是一個(gè)地區(qū)或國(guó)家珍貴的信息資源庫(kù)，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的充分利用，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及環(huán)境保護(hù)服務(wù)。近年來(lái)，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問(wèn)題，例如電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。

3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求

在競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的當(dāng)今社會(huì)，人們的世界觀念越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)工作效率的要求越來(lái)越高，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)也要做到迅速、準(zhǔn)確，職能部門的工作對(duì)數(shù)據(jù)也要求及時(shí)、準(zhǔn)確，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識(shí)的加強(qiáng)，人們對(duì)環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對(duì)這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達(dá)到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當(dāng)代對(duì)于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔?shì)，只有順應(yīng)時(shí)代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。

參考文獻(xiàn)