導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇學(xué)生學(xué)籍檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議

1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實施意義就在于統(tǒng)一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。

3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強制度建設(shè)的重點來抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。

4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進一步強化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計算機并努力充實業(yè)務(wù)能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計算機房，引進復(fù)印機、打字機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。

5.加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。

篇2

關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理

高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時的成績考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評價等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國家利益的維護以及教育質(zhì)量的保障。

一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵

1.學(xué)籍，實際上也可以說是對學(xué)生在校時期的整個過程的記錄。而學(xué)籍管理的過程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學(xué)生報到、新生注冊、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績和其補考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。

2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性

首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學(xué)生的黨、團材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點，這一點是尤為重要的。

其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。

最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動性強、穩(wěn)定性差的特點，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。

二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性

1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。

2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個過程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對于實現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進行教育當(dāng)高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來?？梢?，學(xué)籍檔案管理對于教學(xué)評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。

3.學(xué)籍檔案記載著一個學(xué)生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對于促進高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過重重考核。

三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足

隨著高等院校的擴招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點：

1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真

學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學(xué)籍管理過程中，會出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評價不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實性與完整性，實現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。

2.學(xué)生對個人檔案的意識性不強

學(xué)生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認(rèn)真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言兩語地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現(xiàn)錯別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。

3.電子檔案管理不到位

目前，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。

四、加強高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施

學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。

1.深刻體會學(xué)籍檔案的重要性。

學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識到其重要性。一方面，對于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機會，實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動其它各個部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。

2.加強學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化

學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，要求這個過程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達到這一水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的價值，確保學(xué)生身心健康成長，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來規(guī)范整個工作過程。

3.加強學(xué)籍檔案信息化。

如今，網(wǎng)絡(luò)與計算機幾乎已經(jīng)進入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)建一個信息平臺，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。

4.強化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。

一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ?、踏實的工作，還需要加強對學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)

目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進行得有些雜亂無章。學(xué)生在即將離校時，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時會轉(zhuǎn)進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學(xué)籍檔案的流動，并不能隨意轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項工作的進行，學(xué)校辦學(xué)離不開學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個臺階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會對其給予的評價等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實施招生計劃時，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：

一是辦理繼續(xù)深造時 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，?？茖W(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請報名時往往需要用到學(xué)籍檔案，因為無論你申請的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績和大學(xué)時期的成績，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國留學(xué)，國外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開學(xué)籍檔案。

二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會出國深造，而在國外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。

三是補辦畢業(yè)證明書。

部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業(yè)證號。

另外學(xué)籍檔案要為社會服務(wù)。一方面，社會往往會從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學(xué)籍檔案來了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會推薦自己。

五、結(jié)語

總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現(xiàn)其服務(wù)價值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識到此項工作的重要性，增強責(zé)任意識，明確工作職責(zé)，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

篇3

高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際制定的實施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點。

一、學(xué)籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實情，對嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。

很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進行入學(xué)教育，在對新生由高中進入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。

高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

二、提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化對策

規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念。建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進一步增強服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理?，F(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應(yīng)使用計算機進行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

積極探索、推行學(xué)分制。學(xué)分制是高等教育大眾化形勢下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個人情況對所學(xué)知識和學(xué)習(xí)進程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實可行的人才培養(yǎng)計劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實行能極大調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點構(gòu)建自己的知識體系。

加強考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗教師的教學(xué)成果，還可以檢驗學(xué)生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學(xué)生能否按照教學(xué)計劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對學(xué)生進行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對考試各個環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。

學(xué)籍檔案管理工作是一項細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：

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一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計、存儲等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過文檔的形式來對學(xué)生學(xué)籍檔案進行存儲。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲。因為紙質(zhì)學(xué)籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時也可以通過信息技術(shù)的利用來為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學(xué)校對學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險的規(guī)避措施

首先，針對于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲設(shè)備的專機專用來保護相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時，管理人員應(yīng)該定期對電子學(xué)籍檔案的存儲設(shè)備進行更新升級以及對電腦系統(tǒng)存在的漏洞進行定期修復(fù)，以此來提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對電子學(xué)籍檔案存儲數(shù)據(jù)的不完整性和存儲設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學(xué)籍檔案進行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設(shè)備的更新?lián)Q代以及對其使用后進行及時修復(fù)等措施來實現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的種種風(fēng)險。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗證，以此來控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險的措施之一。

篇5

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻】

篇6

學(xué)籍管理是中學(xué)生教育教學(xué)管理的重要組成部分，針對學(xué)生的入學(xué)注冊、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等各方面的信息進行審查管理，屬于一項復(fù)雜的工作。學(xué)籍檔案管理的好壞直接影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，因此近些年來很多中學(xué)隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，逐漸重視起了學(xué)習(xí)檔案信息化管理工作。隨著現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)不斷發(fā)展和進步，我國很多省市的中學(xué)生學(xué)籍信息都在使用互聯(lián)網(wǎng)進行統(tǒng)一管理，不僅保存方便、查詢方便而且更新方便，提升了中學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理水平。

1 中學(xué)學(xué)籍檔案的重要作用

學(xué)籍管理指的是對于取得學(xué)籍的學(xué)生從入學(xué)、注冊學(xué)籍再到考試成績記錄直至畢業(yè)的各方面信息，按照黨和國家的關(guān)于學(xué)生W籍政策的有關(guān)規(guī)定結(jié)合學(xué)生們自身的發(fā)展特點進行的管理措施，學(xué)籍管理包含有學(xué)籍卡和學(xué)籍檔案管理，學(xué)籍管理具有穩(wěn)定性、規(guī)范性、可操作性還有發(fā)展性的特點。中學(xué)學(xué)籍管理是學(xué)校對于學(xué)生們就學(xué)資格還有中學(xué)過程的學(xué)習(xí)狀態(tài)的肯定，是學(xué)生管理工作的重要組成部分。根據(jù)我國對中學(xué)生們德、智、體、美、勞全面發(fā)展的綜合要求，中學(xué)教育需要從學(xué)生的入學(xué)開始到畢業(yè)期間的學(xué)習(xí)過程進行管理和監(jiān)控，有著維護高校教學(xué)秩序、促進和提高中學(xué)教育教學(xué)質(zhì)量、保證中學(xué)人才培養(yǎng)目標(biāo)順利完成的重要作用。學(xué)籍管理工作對于學(xué)生們的入學(xué)資格和在校表現(xiàn)情況都有詳細(xì)的記錄，對于學(xué)生的學(xué)習(xí)階段進行全過程管理。

2 新社會形勢下學(xué)籍檔案需要增加的管理內(nèi)容

2.1 誠信檔案

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理不管是管理范圍還是管理都已經(jīng)不能夠完全的反映出現(xiàn)代學(xué)生的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，所以在新課改政策的要求下，需要根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)和生活特點，適當(dāng)調(diào)整學(xué)習(xí)檔案的歸檔范圍，更全面的通過檔案資料反映出學(xué)生的個性化發(fā)展特點。誠實守信是中學(xué)生發(fā)展的重要道德品質(zhì)之一，也是檔案使用者最關(guān)心的問題，在學(xué)籍管理中加入誠信檔案能夠為學(xué)生提供個人在學(xué)習(xí)職業(yè)生涯中的信用資本，即被學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)和生活期間的信息材料，正確的反映出學(xué)生的信用和品行。

2.2 關(guān)注學(xué)生的創(chuàng)新能力

學(xué)籍檔案管理材料不僅需要關(guān)注學(xué)生們的日常學(xué)習(xí)成績，還要關(guān)注日常生活和學(xué)習(xí)中學(xué)生們表現(xiàn)出來的實踐能力和創(chuàng)新能力，從學(xué)生團隊、社團活動能力、個人作品呈現(xiàn)、榮譽證書、資格證書等各個方面集中收集學(xué)生創(chuàng)新能力的成長和進步材料，統(tǒng)一編輯進入學(xué)籍檔案中，幫助學(xué)生們進一步提升自己的創(chuàng)新能力。

2.3 重視綜合素質(zhì)評價

綜合素質(zhì)評價指的是在中學(xué)沒一個學(xué)期結(jié)束的期末考試中，可以添加一項在校中學(xué)生的全面綜合素質(zhì)和能力評價測試任務(wù)，這樣綜合素質(zhì)評價得出的結(jié)果可以根據(jù)日常學(xué)習(xí)中所有中學(xué)生平常在學(xué)校的言行舉止、學(xué)習(xí)態(tài)度和為人處世，同時這也可以作為高中錄取或者是大學(xué)錄取參考的重要數(shù)據(jù)信息。

2.4 心理檔案

在學(xué)籍檔案中簡歷中學(xué)生心理檔案，能夠反映出學(xué)生在中學(xué)學(xué)習(xí)期間的心理健康狀況。據(jù)調(diào)查顯示，很多中學(xué)生由于需要面對中考，同時還要參加課余補習(xí)班和興趣班學(xué)習(xí)，導(dǎo)致很多學(xué)生學(xué)習(xí)心理壓力過大，不利于心理的健康成長，所以學(xué)校可以針對學(xué)生的心理教育展開跟蹤調(diào)查，形成一定的心理檔案，這樣學(xué)校教育管理部門可以通過對學(xué)生心理檔案的了解分析學(xué)生們的個體發(fā)展特征，然后通過不同的心理特征采取不同的心理疏導(dǎo)措施促進學(xué)生健康快樂的學(xué)習(xí)和成長。

3 中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理優(yōu)化策略

3.1 明確檔案管理職責(zé)

中學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作人員首先需要主動學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)政策法規(guī)，從自身做起提升對學(xué)籍檔案管理的重視程度，增強檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，只有加強了職業(yè)道德修養(yǎng)才能夠時刻具備樂于奉獻的服務(wù)精神。檔案管理工作人員需要具備扎實的學(xué)籍檔案管理知識和信息技術(shù)技能，只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野，才能夠提升工作綜合素質(zhì)，做好新時期的中學(xué)檔案管理工作。

3.2 完善學(xué)籍材料的收集和整理

中學(xué)生學(xué)籍檔案材料一定要齊全和完整，文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，例如學(xué)生的考試成績等級、補考之類的統(tǒng)計，還有受到處分決定的原件等，需要專人填寫，做到有證可查。每一個學(xué)年度中學(xué)班主任需要根據(jù)學(xué)生的實際學(xué)習(xí)情況來填寫調(diào)查表格，把學(xué)生們的實際學(xué)習(xí)情況進行準(zhǔn)確填寫，體現(xiàn)出學(xué)生們的個性特點和閃光點。學(xué)生的成長檔案袋中一般都是學(xué)生自己的學(xué)習(xí)和生活心得，在這里學(xué)生們可以記錄自己在學(xué)習(xí)中遇到的成功和煩惱苦悶。學(xué)生們自己把每個階段的成長情況通過成長檔案袋保存起來，為以后的成長和發(fā)展提供有力依據(jù)。

3.3 掌握計算機管理技能

檔案管理人員需要自身具備專業(yè)的計算機管理技能，這樣才能夠全面發(fā)揮出計算機在檔案管理中的作用。檔案管理的材料傳統(tǒng)的保存方式都是紙質(zhì)檔案，這樣需要通過手工抄錄，不僅消耗工作時間長，而且中間容易出現(xiàn)人工差錯。通過使用計算機辦公自動化技術(shù)，可以更加快捷和系統(tǒng)的完成檔案材料的登記和手機、整理、歸檔工作，例如說學(xué)生們的成績管理檔案，包括每一次的其中、期末、會考等成績，可以通過Excel表格來進行操作，計算機能夠自動生成總分排名，一目了然地呈現(xiàn)出一個班級甚至是一個級部的成績分析結(jié)果，節(jié)約了用傳統(tǒng)計算的方式得出的結(jié)論，數(shù)據(jù)也更加精確。這樣的現(xiàn)代化科技管理手段需要檔案管理工作者必須要具備先進的計算機操作管理技術(shù)。

3.4 建立完善的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)

目前很多中學(xué)都成立了“中學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)”，可以貫穿每個學(xué)生的整個義務(wù)教育階段。成立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)制后，可以實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理，協(xié)調(diào)各個工作部門，更加及時準(zhǔn)確地掌握學(xué)校、班級和學(xué)生的動態(tài)信息。需要查詢檔案信息也非常方便，可以在任意的地點任意的電腦中登錄檔案管理系統(tǒng)查詢自己需要的檔案信息，為工作帶來更大的便利。教師也可以通過系統(tǒng)隨時簡約中學(xué)生們的學(xué)習(xí)信息，了解學(xué)生的各門課程學(xué)習(xí)成績和考勤結(jié)果，還有學(xué)生現(xiàn)階段的學(xué)習(xí)心理變化，這樣教師和學(xué)生都能夠通過學(xué)籍檔案來隨時了解學(xué)生們近段時間學(xué)習(xí)狀況。學(xué)生家長也能夠足不出戶的通過學(xué)籍網(wǎng)站來查詢自己孩子的各項學(xué)習(xí)任務(wù)完成質(zhì)量，包括平時的學(xué)習(xí)表現(xiàn)還有各類科目的成績、學(xué)校實踐活動的參與情況還有孩子們的心理成長健康狀況等。通過建立統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，讓學(xué)生、教師和家長都能從中充分的了解孩子們的學(xué)習(xí)狀態(tài)，并通過反映出來的一系列問題調(diào)整學(xué)習(xí)方法和教育思路。

4 結(jié)語

中學(xué)生的教育問題一直是過家家與部門關(guān)注的重要對象，是國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵階段。中學(xué)學(xué)校的教學(xué)管理還有信息化管理必須要得到重視，目前學(xué)生的學(xué)習(xí)管理制度在中學(xué)中還沒有形成的十分健全，所以針對信息化管理這一方面，學(xué)校的教育部門和相關(guān)學(xué)習(xí)管理部門還需要作出更大的努力，加強學(xué)校內(nèi)部制度建設(shè)，加強管理人員的自身工作組織，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實際情況，強加學(xué)籍管理的信息化建設(shè)，從而提升中學(xué)生學(xué)籍管理工作質(zhì)量。

參考文獻

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篇7

筆者根據(jù)高校院系的實際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學(xué)籍檔案管理是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊、成績、紀(jì)律與考勤、獎勵與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強和改進研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長時間，學(xué)籍檔案形成時間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問題：

1.研究生入學(xué)前檔案資料分散

每年報考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進行規(guī)范管理。

2.學(xué)籍檔案管理制度不完善

許多高校對研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學(xué)籍注冊意識的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動記載不全等現(xiàn)象；有的對學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。

3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對造成極大不便。

三、加強與改進學(xué)籍檔案管理工作的舉措

研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來認(rèn)識和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強和改進研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學(xué)報到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。

1.及時了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內(nèi)做完對每位新生個人信息的審核確認(rèn)，在二個月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個人學(xué)習(xí)計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。

2.實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計算機管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進程。為方便教師及時了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養(yǎng)計劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經(jīng)費投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.完善研究生個人檔案資料的歸檔

研究生個人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報到證白聯(lián)、學(xué)位申請書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學(xué)籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動申請生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個人檔案三方存留的管理機制。

4.增強檔案意識，加強對研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠遠不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識和努力。因此，加強領(lǐng)導(dǎo)，增強全員檔案意識是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語

研究生的學(xué)籍檔案管理是一個較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領(lǐng)導(dǎo)，樹立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進學(xué)籍管理方式，進一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻：

篇8

1 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理機構(gòu)不統(tǒng)一。2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次明確將“學(xué)生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門多，內(nèi)容復(fù)雜，高校專職檔案人員數(shù)量較少，學(xué)生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨立完成。目前，學(xué)生檔案管理在實際運作中分屬于學(xué)生管理部門、學(xué)校各院系、或是教務(wù)部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學(xué)生檔案的管理中，各部門所承擔(dān)的任務(wù)，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規(guī)范。學(xué)生檔案的流動性強，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學(xué)生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學(xué)生檔案，這就使學(xué)生檔案管理工作缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。

①材料收集不齊全。學(xué)生類文件材料的歸檔范圍包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內(nèi)容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學(xué)生檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求不同，導(dǎo)致新生檔案內(nèi)容多寡的地區(qū)差異。學(xué)生在校期間，學(xué)生檔案雖然由學(xué)生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學(xué)校的多個部門，由于一些高校尚未制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，造成學(xué)生材料的收集沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，一些社會實踐、畢業(yè)論文等反映學(xué)生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現(xiàn)象普遍存在。近年來畢業(yè)生回母校查詢個人檔案、補辦學(xué)籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業(yè)生在臨近畢業(yè)時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業(yè)院校，按有關(guān)規(guī)定，學(xué)校可代為保管檔案1年～2年，過期后會根據(jù)學(xué)生原戶口所在地將其檔案寄往當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?，也有一些學(xué)校沒有將檔案寄出，將其存放在學(xué)校的某個部門。很多畢業(yè)生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉(zhuǎn)遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理已全面展開，而學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)則相對滯后，各高校還沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大部分高校仍采用傳統(tǒng)的手工操作。學(xué)籍檔案雖然是學(xué)生檔案中最重要的部分，但是學(xué)生的社團活動、社會實踐、發(fā)明專利等體現(xiàn)學(xué)生能力和個性的紙質(zhì)檔案卻無法進行數(shù)字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學(xué)生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規(guī)范不完善。當(dāng)前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，常常會出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學(xué)生將來就業(yè)、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學(xué)生檔案意識薄弱。大學(xué)生檔案知識匱乏、檔案關(guān)注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現(xiàn)象，很多學(xué)生對檔案沒有形成正確的認(rèn)識，對檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

（3）檔案管理人員責(zé)任心不強。隨著學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至工作單位或戶口所在地的人才流動服務(wù)機構(gòu)，實際保留在學(xué)校的只是學(xué)籍部分的內(nèi)容，因此很多檔案人員不太重視對學(xué)生檔案的管理。有些學(xué)校，在新生入學(xué)時將學(xué)生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業(yè)時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學(xué)生檔案的質(zhì)量，對學(xué)生將來就業(yè)產(chǎn)生不利。

3 改善高校學(xué)生檔案管理的對策

（1）完善相關(guān)制度規(guī)范。學(xué)生類檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，為保證學(xué)生檔案的質(zhì)量，各高校檔案部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校的實際情況制定具體的實施細(xì)則，對學(xué)生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)作出規(guī)范性的規(guī)定，增強檔案管理的可操作性，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施通過各種渠道宣傳學(xué)生檔案的重要性，一方面輔導(dǎo)員要加強對學(xué)生檔案意識的教育，另一方面檔案機構(gòu)可以通過講座、培訓(xùn)、選修課等形式對學(xué)生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網(wǎng)站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學(xué)生檔案的內(nèi)容、價值等，從而提高學(xué)生的檔案意識，使學(xué)生充分認(rèn)識到學(xué)生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權(quán)益的最好保障。

篇9

一、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及其原因

1.缺少合理完善的學(xué)生檔案管理機制。目前，高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位制約了高校學(xué)生檔案管理水平的提高。除《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》外，教育部當(dāng)前還沒有一部針對高校學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，造成大多數(shù)高校學(xué)生檔案管理部門職責(zé)不清，管理混亂的局面。

2.檔案來源缺少統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，造成學(xué)生檔案內(nèi)涵不能實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。目前，教育部尚沒明確考生檔案標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)涵要求。不同省市考生檔案內(nèi)容各異、五花八門，有的省市考生檔案內(nèi)容豐富：有考生報名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業(yè)生登記表、高中生學(xué)籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學(xué)籍卡片或?qū)W生成長記錄冊、高中學(xué)生發(fā)展報告等名目。但對于考生檔案中到底應(yīng)具備哪些材料，教育部沒有明確規(guī)定。學(xué)生畢業(yè)后，用人單位則以較全面、豐富的學(xué)生檔案來要求，致使部分畢業(yè)生返校要求學(xué)校補充檔案內(nèi)容，而實事上對于高考檔案材料，學(xué)校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對于考生檔案中缺少的材料，高校也無能為力。因此，教育部應(yīng)從高中階段的檔案內(nèi)容開始規(guī)范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學(xué)生檔案時無法標(biāo)準(zhǔn)化要求。

3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平尚處于初級階段。高校學(xué)生檔案管理員素質(zhì)直接關(guān)系到高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，而大部分高校沒有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊伍薄弱。高校領(lǐng)導(dǎo)及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案知識欠缺，管理意識淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學(xué)生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發(fā)生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識和業(yè)務(wù)水平。目前的管理水平僅僅是簡單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級階段，相距現(xiàn)代化的檔案信息化管理模式的實現(xiàn)較遠。

4.學(xué)生檔案收集、整理的動態(tài)化管理制度尚未建立。學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的獎懲材料、借貸和還貸情況、學(xué)籍異動材料、思想品德評定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學(xué)生檔案管理從入校時初步建立（即高考檔案內(nèi)容）后，中間過程靜止，只至畢業(yè)前方從各部門收集整理。幾年的學(xué)習(xí)過程中，由于輔導(dǎo)員的變動或部門老師管理意識淡泊，致使學(xué)生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業(yè)生檔案中能夠反映學(xué)生學(xué)習(xí)過程、思想品德、創(chuàng)造性思維的材料太少，使用人單位無法從檔案中全面了解學(xué)生的在校學(xué)習(xí)過程。

二、加強高校學(xué)生檔案管理工作的對策

1.建立合理完善的學(xué)生檔案管理機制。高校應(yīng)明確學(xué)生檔案管理主體部門，隸屬于學(xué)生學(xué)籍管理部門，實行檔案分級管理。按照“分級管理、分級負(fù)責(zé)，誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，從“有利于學(xué)生檔案收集，有利于學(xué)校規(guī)范管理，有利于學(xué)生檔案信息化管理，有利于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展”出發(fā)，建立“學(xué)校黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，職能部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，相關(guān)部門齊抓共管，二級學(xué)院和輔導(dǎo)員具體落實，全校師生參與監(jiān)督的學(xué)生檔案管理工作運行機制。學(xué)校校長是學(xué)生檔案管理工作第一責(zé)任人，對學(xué)生檔案管理工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任；分管學(xué)生檔案工作副校長是學(xué)生檔案管理工作直接主管責(zé)任人，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)管責(zé)任。學(xué)校學(xué)生檔案管理部門為學(xué)生處，負(fù)責(zé)人承擔(dān)組織實施責(zé)任；教務(wù)處、招生就業(yè)處、二級學(xué)院負(fù)責(zé)人是學(xué)生檔案管理工作直接責(zé)任人，二級學(xué)院的學(xué)生檔案管理人員負(fù)責(zé)本院學(xué)生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導(dǎo)員是學(xué)生檔案收集、造冊、整理、移交的具體責(zé)任人。這樣才能有效地解決高校目前學(xué)生檔案管理中各自為政的問題，才能做到學(xué)生檔案管理工作中的“形散神不散”。

2.規(guī)范高中檔案，建立高校檔案內(nèi)涵規(guī)范化要求。高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。因此，高校學(xué)生檔案內(nèi)涵一定要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。首先，要從檔案來源開始規(guī)范。其次，雖然目前教育部沒有具體的學(xué)生檔案管理規(guī)定，高?？筛鶕?jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢，再結(jié)合學(xué)校的實際情況，制定出適合本校的具針對性和操作性的學(xué)生檔案管理辦法、實施細(xì)則，明確任務(wù)目標(biāo)和歸檔范圍，細(xì)化檔案的生成、組檔、轉(zhuǎn)遞等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求，提高學(xué)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

3.加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質(zhì)。眾所周知，管理水平?jīng)Q定管理質(zhì)量，而管理質(zhì)量的好壞又決定于管理人員的綜合素質(zhì)。高校要真正實現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，首先要給檔案員制訂考核目標(biāo)，促使檔案員做到業(yè)務(wù)精通、愛崗敬業(yè)。其次，高校要根據(jù)檔案信息化發(fā)展需要，對檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅對檔案專業(yè)知識理論進行培訓(xùn)，還需要對計算機輔助管理水平進行培訓(xùn)，同時對檔案員的實操水平進行考核。最后，提高檔案管理人員的服務(wù)水平，熱情服務(wù)，不計個人得失，甘于奉獻的精神；加強檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)。

4.建立學(xué)生檔案動態(tài)化管理制度，多部門齊抓共管。高校學(xué)生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時間、內(nèi)容，制定全年歸檔計劃，明確要求及目標(biāo)。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價值的檔案整理移交檔案管理部門及時歸檔，推進學(xué)生檔案動態(tài)化管理，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，使其能夠適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用和價值。

總之，加強高校學(xué)生檔案工作是當(dāng)前高校和社會發(fā)展的需要，也是檔案信息化發(fā)展的需要。我們必須根據(jù)社會形勢的發(fā)展變化和檔案發(fā)展的需要不斷探索創(chuàng)新，積極尋求解決現(xiàn)存問題的辦法和策略，使高校學(xué)生檔案工作得到進一步發(fā)展和完善，以改變當(dāng)前普通存在的高校學(xué)生檔案工作相對落后的現(xiàn)狀，加快檔案管理信息化步伐。

參考文獻：

篇10

檔案是個人信息的重要載體,在求學(xué)和求職中發(fā)揮著重要的作用。大學(xué)生檔案更是記載著大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活的情況,反映了大學(xué)生的思想品德、學(xué)習(xí)成績、個人特點、獎懲情況、身心素質(zhì)、專長愛好等信息,是衡量大學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù);同時也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。大學(xué)生檔案的管理是高校學(xué)生管理的重要一環(huán),直接影響大學(xué)生的切身利益,但目前大學(xué)生檔案管理存在不少如檔案材料混淆、檔案材料不完整和轉(zhuǎn)遞不及時與不準(zhǔn)確等不足,因此在高等教育改革不斷深入及高校招生規(guī)模不斷擴大、大學(xué)生就業(yè)日益市場化的新形勢下,加強和完善大學(xué)生檔案管理是必須且必要的,我們可以從以下幾個方面加強大學(xué)生檔案管理。

一、加強大學(xué)生戶籍檔案管理

戶籍管理是學(xué)校安全保衛(wèi)的一項基礎(chǔ)性工作,是高校管理工作的重要組成部分。按照公安部門的規(guī)定,高校學(xué)生戶口屬于城鎮(zhèn)集體戶口的一部分,且存在一定的特殊性,它緊密聯(lián)系著高校的招生、教務(wù)、思想政治教育及畢業(yè)分配工作。近年來,隨著社會市場化的深入,市場需求的出現(xiàn)人才多樣化和復(fù)雜化,同時高校的辦學(xué)模式、招生辦法、教學(xué)體制和就業(yè)管理諸方面的改革逐步深入,有必要對戶籍管理進行加強和深入。首先建立嚴(yán)格的收集制度,以保證戶籍檔案的真實和完整。高校每進出一個人,因為需要經(jīng)過許多部門和好幾道程序,往往會出現(xiàn)材料不全或不材料失真的情況,因而必須有嚴(yán)格的收集制度作保證。其次建立科學(xué)的立檔和整檔制度,保證戶籍檔案管理的有序開展。每年新生入學(xué)時對新生進行立檔,嚴(yán)格檢查新生檔案的真實性和完整性;然后根據(jù)院系分學(xué)年分卷建檔制度,即根據(jù)高校自身的特點和檔案工作的規(guī)律,先分學(xué)年度,再按院系按專業(yè)然后按學(xué)號逐人建檔,并分正副卷?？梢砸婪ü_的材料,立為正卷;尚不能公開的材料,立為副卷,只供內(nèi)部參考。最后建立轉(zhuǎn)退修學(xué)和畢業(yè)生檔案卷。每一學(xué)年結(jié)束后,把本年畢業(yè)生的畢業(yè)生名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔;對中途退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)者的戶籍檔案進行及時的整理,注明時間、去向及原因,以備查考。

二、加強大學(xué)生成績與活動檔案管理

大學(xué)生成績和活動的記錄最能反映大學(xué)生在校期間表現(xiàn)的好壞。當(dāng)前高校學(xué)生檔案的歸檔形式仍很傳統(tǒng),主要是政治表現(xiàn)(學(xué)生獎懲材料、入黨入團材料、畢業(yè)鑒定表等)、學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績(入學(xué)成績表、學(xué)籍變動材料、畢業(yè)成績卡片、授予學(xué)位證書及各種獎勵證明)、身體狀況(入學(xué)學(xué)生體檢表、畢業(yè)生體檢表及各種疾病史等)和家庭政治及經(jīng)濟狀況的少量材料等,不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平。大學(xué)生成績與活動檔案主要包括如下幾個方面:(1)學(xué)校對學(xué)生的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的第一手材料;(2)大學(xué)生英語四六級證書,計算機等級考試證書等吸引用人單位的證書;(3)大學(xué)生心理測試成績,發(fā)明、創(chuàng)造證書,能力、技能競賽證書,社會實踐活動材料等。

三、加強大學(xué)生心理健康檔案管理

大學(xué)生因心理問題而無法正常學(xué)習(xí)和生活從而退學(xué)、休學(xué)的學(xué)生人數(shù)呈現(xiàn)上升的趨勢。學(xué)生心理問題或心理障礙的形成往往是長期的,如果能定期測查學(xué)生的心理健康狀況并建立學(xué)生心理健康檔案,對有問題的學(xué)生進行及時有效的指導(dǎo)、干預(yù)與防治,大學(xué)生的心理健康狀況就會有一個很大的改觀。加強大學(xué)生心理檔案管理可以從這幾個方面著手:(1)在恰當(dāng)?shù)臅r間建立學(xué)生心理健康檔案。新生入學(xué)軍訓(xùn)結(jié)束后進行心理測試,測試前安排有關(guān)的心理學(xué)知識教育活動,讓學(xué)生明白建立心理健康檔案是了解自身、獲得心理幫助的有效途徑。測試過程的組織要嚴(yán)謹(jǐn),包括場地布置、時間安排、指導(dǎo)語標(biāo)準(zhǔn)化、組織秩序等方面;(2)規(guī)范心理檔案的內(nèi)容和形式。大學(xué)生心理檔案不僅僅要涉及學(xué)生的基本狀況、心理健康狀況、既往病史,還要包括學(xué)生的人格特征、智力狀況、學(xué)習(xí)心理、職業(yè)能力傾向等;(3)建立多種方法相結(jié)合的信息收集機制。心理檔案信息的收集不同于一般文書檔案、人事檔案等的資料歸集,很難通過讓學(xué)生填寫“心理檔案表”的單一方式掌握學(xué)生心理狀態(tài)。因此,必須綜合運用心理測查、問卷調(diào)查、觀察法、訪談法等,從多角度、多層面了解學(xué)生的內(nèi)心世界;(4)建立暢通的檔案資料采集渠道。暢通的原始檔案資料收集渠道是檔案資料建設(shè)的必要前提,心理健康檔案原始資料的采集主要有三條渠道:一是校醫(yī)院,即學(xué)生在醫(yī)院就診的病歷;二是心理咨詢室,記學(xué)生的咨詢紀(jì)錄及個人心理資料;三是班主任、輔導(dǎo)員等專門人員采集的學(xué)生信息。

四、加強大學(xué)生畢業(yè)檔案管理

20世紀(jì)90年代末,高校畢業(yè)生就業(yè)由計劃分配轉(zhuǎn)入雙向選擇,就業(yè)渠道多種多樣,畢業(yè)生的檔案管理也就出現(xiàn)了新的變化,形成了單位管理與社會化管理的模式。各地的就業(yè)指導(dǎo)中心和人才交流中心作為專門從事畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的機構(gòu),一方面為畢業(yè)生搭建完善的就業(yè)信息服務(wù)、指導(dǎo)、培訓(xùn)和研究等的平臺,另一方面為畢業(yè)生檔案管理提供保障。就業(yè)指導(dǎo)和人才交流中心在前一方面的工作做得很盡心,也取得了一定的成績,但對后一方面的工作卻存在不少問題,如檔案的缺失、去向及異動等方面。因此,對高校學(xué)生畢業(yè)后,特別是沒馬上找到工作檔案需要進入人才交流中心的檔案必須加強管理。管理可以主要從以下幾個方面著手:首先,對檔案定時的進行檢、閱和編號,發(fā)現(xiàn)材料缺漏及時標(biāo)注和通知到個人;其次,盡量對檔案進行信息化管理,最好建立網(wǎng)上查詢系統(tǒng),方便查詢個人檔案的狀態(tài);再次,每到畢業(yè)生離校之際,派專人到各高校講述檔案的重要性,并提供管理服務(wù)等;最后,對幾年還未找到工作的畢業(yè)生的檔案的管理費用適當(dāng)降低或先免費后補交的政策,給暫時經(jīng)濟困難者提供幫助。

五、結(jié)語

隨著招生、就業(yè)制度的改革和人才市場的完善,大學(xué)生培養(yǎng)與就業(yè)隨之發(fā)生了改變,與大學(xué)生密切相關(guān)的人事檔案也直接受到了影響,人事檔案必須加強管理。因此,我們在檔案的日常管理工作中要不斷更新理念,改進工作方法,積極與學(xué)校信息化建設(shè)接軌。當(dāng)然大學(xué)生檔案的管理不僅僅是檔案管理人員或高校的事,還需要教育行政部門、高考招生部門和各地中學(xué)等部門的協(xié)助和配合,只有這些部門相互協(xié)作,才能將大學(xué)生檔案工作做到科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

參考文獻:

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[2]邱河.淺談高校學(xué)生戶籍檔案管理之改革.景德鎮(zhèn)高專學(xué)報,2009,3:60-61.