導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇規(guī)范合同管理流程，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 058

[中圖分類號(hào)] F279.23 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）21- 0113- 04

1 實(shí)施背景

深圳供電局（以下簡(jiǎn)稱“深圳局”）成立于1979年，承擔(dān)著深圳市（蛇口除外）1 952.84 km2的電力供應(yīng)任務(wù)，服務(wù)客戶約256萬(wàn)戶。深圳局作為南方電網(wǎng)創(chuàng)先試點(diǎn)單位，按照網(wǎng)公司部署，學(xué)習(xí)和借鑒香港中電、法國(guó)EDF等國(guó)際先進(jìn)供電企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，勇于創(chuàng)新，取得了明顯的成效。但在創(chuàng)先實(shí)踐中，也存在一些需持續(xù)改進(jìn)的問(wèn)題，一是業(yè)務(wù)規(guī)范性不足，如制度內(nèi)容沖突、運(yùn)轉(zhuǎn)冗長(zhǎng)、部門職責(zé)不清、工作指引不明確、操作性不強(qiáng)等問(wèn)題，二是業(yè)務(wù)協(xié)同性不足，如業(yè)務(wù)流程對(duì)接不暢，橫向協(xié)同性差，協(xié)同工作過(guò)程中存在的業(yè)務(wù)斷點(diǎn)、組織斷點(diǎn)等問(wèn)題。為了解決以上問(wèn)題，深圳局根據(jù)戰(zhàn)略引領(lǐng)、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的原則，以流程體系為載體，厘清戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)、制度、崗位、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)與流程之間的關(guān)系，按照流程梳理、制度標(biāo)準(zhǔn)匹配、崗位職責(zé)匹配、績(jī)效指標(biāo)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)管控融合的實(shí)施路徑，構(gòu)建了多要素整合的流程管理體系，以推動(dòng)管理的規(guī)范協(xié)同發(fā)展。

2 具體做法

2.1 梳理各管理要素，搭建體系模型

制度、標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)等體系是企業(yè)員工在日常的業(yè)務(wù)操作過(guò)程中做事的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)；表單、信息系統(tǒng)、管理術(shù)語(yǔ)等體系內(nèi)容是工作中重要的載體和參考依據(jù)。為了實(shí)現(xiàn)各體系內(nèi)容與流程的有效融合并同時(shí)保持體系內(nèi)容的完整性和獨(dú)立性，結(jié)合企業(yè)自身已構(gòu)建的制度、標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)等體系現(xiàn)有成果，在流程管理平臺(tái)上分別搭建組織、制度、標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)、表單、信息系統(tǒng)、管理術(shù)語(yǔ)等體系模型。如下圖1所示。

2.2 以流程為核心融合各管理要素，規(guī)范業(yè)務(wù)過(guò)程

將體系中的各管理要素的相關(guān)內(nèi)容與對(duì)應(yīng)的流程、流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行匹配。

（1）制度、表單、信息系統(tǒng)匹配：將制度中對(duì)流程環(huán)節(jié)有指導(dǎo)作用的具體條款匹配至對(duì)應(yīng)的流程環(huán)節(jié)。將流程相關(guān)的輸入、輸出表單、信息系統(tǒng)與對(duì)應(yīng)的流程環(huán)節(jié)進(jìn)行匹配。

（2）風(fēng)險(xiǎn)匹配：依據(jù)公司全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系現(xiàn)有的成果，識(shí)別流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)按全面風(fēng)險(xiǎn)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定義和評(píng)估，在流程中識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)、制定相應(yīng)的控制措施，可以避免控制措施不能落實(shí)到流程進(jìn)行執(zhí)行、無(wú)法成為崗位的工作職責(zé)等問(wèn)題。

（3）崗位匹配：由于公司的組織架構(gòu)不斷調(diào)整，而流程相對(duì)穩(wěn)定，為了建立崗位與流程之間的松耦合關(guān)系，在進(jìn)行崗位匹配時(shí)采用“流程-角色-崗位”的間接匹配方法。流程的角色設(shè)計(jì)是從業(yè)務(wù)流程出發(fā)，切分流程職責(zé)并授權(quán)到對(duì)應(yīng)崗位的一種方法，可以從流程角度清晰地展現(xiàn)出流程職責(zé)的劃分、實(shí)現(xiàn)脫離組織架構(gòu)的束縛進(jìn)行職責(zé)切分；建立職責(zé)與崗位之間的清晰但“相對(duì)變化”的松耦合關(guān)系，便于流程到崗位的職責(zé)落地，也支持崗位的職責(zé)分析。

圖2為一個(gè)具體匹配示例。

2.3 流程瀏覽平臺(tái)，從不同視角展現(xiàn)管理內(nèi)容

為了滿足以流程為管理對(duì)象，結(jié)合需求從不同視角查看相關(guān)知識(shí)和規(guī)范的需求，公司開(kāi)發(fā)了可以與現(xiàn)有OA門戶集成的流程瀏覽平臺(tái)，見(jiàn)圖3。

流程瀏覽平臺(tái)主要包括個(gè)人界面、組織界面兩個(gè)界面。組織界面為管理者了解目前企業(yè)管理體系的整體情況提供了一個(gè)易用的平臺(tái)，通過(guò)組織界面既能夠看到單獨(dú)的業(yè)務(wù)，也能夠看到體系化的管理內(nèi)容，同時(shí)通過(guò)引入“部門、科室、班組”三個(gè)管理視角，可以使不同層級(jí)管理者快速、清晰的看到其管轄范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)及管理體系建設(shè)情況。

個(gè)人界面可以將員工涉及的所有流程、流程步驟、制度、表單等內(nèi)容集中進(jìn)行展現(xiàn)，大大提升了員工查詢的方便性和用戶體驗(yàn)。通過(guò)流程體系瀏覽平臺(tái)，公司各級(jí)管理者和員工個(gè)人都很便捷地查閱公司的所有制度規(guī)范，從而把各項(xiàng)工作要求轉(zhuǎn)化為員工可以理解和執(zhí)行的具體行動(dòng)，也即：在企業(yè)管理活動(dòng)中，與“我”相關(guān)的流程和職責(zé)是什么、與“我”相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度是什么、與“我”相關(guān)的考核指標(biāo)有哪些，見(jiàn)圖4。

以計(jì)量中心運(yùn)維班班員崗位為例，明確了誰(shuí)來(lái)做、做什么、怎么做、做到什么程度、如何管控等一系列問(wèn)題。即這崗位執(zhí)行的流程17條，制度5項(xiàng)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)書7項(xiàng)，考核指標(biāo)5個(gè)，需要注意的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)5個(gè)。通過(guò)流程體系的設(shè)計(jì)，得以將制度標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)、指標(biāo)績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)管控等管理要素匹配到流程節(jié)點(diǎn)中，確保每個(gè)員工在崗位工作中落實(shí)所有管理要求。

同時(shí)通過(guò)以流程為載體的管理要素整合，可以從中抽取滿足不同管理視角所需要的管理文檔。如以崗位為視角，可生成《計(jì)量中心運(yùn)維班班員崗位手冊(cè)》，計(jì)量中心運(yùn)維班班員營(yíng)業(yè)員通過(guò)查詢手冊(cè)，就能明白自己的所有業(yè)務(wù)及要求，能很快掌控自身的業(yè)務(wù)。以流程為視角，可生成《計(jì)量自動(dòng)化終端故障處理流程》，流程相關(guān)人員可以通過(guò)流程手冊(cè)明確流程的所有管理要素和職責(zé)分工。以風(fēng)險(xiǎn)管控或指標(biāo)的視角，可生成相應(yīng)的《風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)》及《指標(biāo)體系手冊(cè)》等。

2.4 穿接關(guān)鍵業(yè)務(wù)的端到端流程，打通業(yè)務(wù)協(xié)同

通過(guò)穿接關(guān)鍵業(yè)務(wù)的端到端流程，梳理發(fā)現(xiàn)各部門在協(xié)同工作過(guò)程中存在的業(yè)務(wù)斷點(diǎn)、組織斷點(diǎn)等問(wèn)題，從而打通橫向業(yè)務(wù)協(xié)同和貫通縱向業(yè)務(wù)銜接，全面提升業(yè)務(wù)和組織管理的系統(tǒng)性、協(xié)同性。

在深圳局的客戶全方位服務(wù)體系中，建立了面向客戶的跨部門、跨專業(yè)高效協(xié)同的作業(yè)流程和服務(wù)機(jī)制。橫向協(xié)同方面，形成從“客戶需求―業(yè)務(wù)流程―作業(yè)操作―結(jié)果反饋”的橫向閉環(huán)（緊緊把握客戶需求，以客戶需求作為所有業(yè)務(wù)的觸發(fā)點(diǎn)）。如構(gòu)建了：高壓業(yè)擴(kuò)端到端流程，其由18條流程構(gòu)成， 從“報(bào)裝受理流程”開(kāi)始，到“電費(fèi)收費(fèi)流程”結(jié)束，實(shí)現(xiàn)客戶報(bào)裝、方案制定、業(yè)擴(kuò)收費(fèi)、停送電管理、計(jì)量檢定、抄表核算、電費(fèi)收費(fèi)等業(yè)務(wù)的橫向協(xié)同。原傳統(tǒng)定義的需求就是讓客戶“用上電”，從接受報(bào)裝開(kāi)始到裝表接電結(jié)束，見(jiàn)圖5。而通過(guò)端到端流程的構(gòu)建，把“服務(wù)好”的戰(zhàn)略目標(biāo)落實(shí)到高壓業(yè)擴(kuò)用電需求的具體定義上，讓客戶“用好電”，涵蓋了從客戶提出的用電需求，到初次繳費(fèi)等完整過(guò)程，真正體現(xiàn)“服務(wù)好”的價(jià)值導(dǎo)向。

縱向貫通方面，從上到下，形成從戰(zhàn)略―流程―指標(biāo)的縱向貫通。承接集團(tuán)公司戰(zhàn)略，并將戰(zhàn)略指標(biāo)分解為業(yè)務(wù)指標(biāo)和流程指標(biāo)，業(yè)務(wù)指標(biāo)由客戶關(guān)系管理、營(yíng)銷服務(wù)、生產(chǎn)運(yùn)行、規(guī)劃建設(shè)各業(yè)務(wù)模塊承接，流程指標(biāo)由各業(yè)務(wù)模塊下的具體流程承接，再向下進(jìn)行指標(biāo)歸集，形成指標(biāo)庫(kù)，通過(guò)運(yùn)營(yíng)分析與監(jiān)控進(jìn)行指標(biāo)的分析和展示。目前，該體系建設(shè)的相關(guān)系統(tǒng)已同步上線，營(yíng)業(yè)網(wǎng)掌廳、服務(wù)調(diào)度、營(yíng)銷移動(dòng)作業(yè)全覆蓋應(yīng)用及運(yùn)營(yíng)監(jiān)控等功能均已實(shí)現(xiàn)。以服務(wù)調(diào)度功能為例，服務(wù)調(diào)度基于營(yíng)配主數(shù)據(jù)管理和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)信息，貫通主配網(wǎng)停電信息，將多系統(tǒng)信息高度集成，實(shí)現(xiàn)故障情況下，應(yīng)急處置過(guò)程可視化操作、復(fù)電情況全過(guò)程監(jiān)控、重要客戶信息及時(shí)。

3 實(shí)施效果

3.1 整合核心管理要素，形成了工作規(guī)范

以流程體系為載體，厘清流程與各管理要素之間的關(guān)系，把制度標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)、指標(biāo)績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)管控四項(xiàng)管理要素匹配到流程節(jié)點(diǎn)上，確保每個(gè)員工在崗位工作中落實(shí)所有管理要求，理清“做正確的事”，管好“正確地做事”，控制“事情做正確”。

3.2 構(gòu)建了端到端流程，提升了業(yè)務(wù)協(xié)同性

在業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，構(gòu)建端到端流程（即從“需求提出”到“滿足需求”），實(shí)現(xiàn)價(jià)值有效傳遞，探索解決業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)界面不清晰、流程協(xié)同效率不高、跨業(yè)務(wù)不協(xié)同的問(wèn)題。

總而言之，通過(guò)流程體系的建設(shè)，將各管理要素有機(jī)地融合，把職能管理的“線”理清楚了，管理順暢了，基層的“針”則能具體干好活了，企業(yè)管理正逐步實(shí)現(xiàn)“理清楚”和“管起來(lái)”。

主要參考文獻(xiàn)

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二、國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目合同管理的基本情況

1.傳統(tǒng)工程合同管理的現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目合同管理主要體現(xiàn)在合同管理意識(shí)不強(qiáng)、管理不嚴(yán)格、職責(zé)不明確等方面，給工程項(xiàng)目的發(fā)展帶來(lái)一定負(fù)面影響。主要現(xiàn)狀有：（1）沒(méi)有完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有形成職能明確的管理網(wǎng)絡(luò)，部門職責(zé)不清，現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)不高，尤其是缺乏專職合同管理人員；（2）沒(méi)有規(guī)范的合同管理工作流程，工作要求及職責(zé)不明確，且管理方式還以手工管理方式為主，合同管理水平低下，使得施工項(xiàng)目工程的管理和執(zhí)行得不到有效保障；（3）沒(méi)有規(guī)范的文檔管理制度，在簽訂書面合同時(shí)，往往不夠規(guī)范，周期長(zhǎng)，合同履行過(guò)程中不夠理想且易給企業(yè)造成不可預(yù)計(jì)的損失；（4）合同管理數(shù)據(jù)不能形成統(tǒng)一規(guī)范的管理，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，查找調(diào)用費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成后期合同管理困難?？偟恼f(shuō)來(lái)，合同體系不規(guī)范不健全，合同管理水平低，仍是我國(guó)建筑行業(yè)普遍存在的現(xiàn)象。基于此，傳統(tǒng)的合同管理已無(wú)法滿足現(xiàn)代化建設(shè)工程項(xiàng)目發(fā)展的需求。2.工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理建設(shè)存在的問(wèn)題。存在的問(wèn)題主要如下：2.1思想認(rèn)識(shí)不足，投入力度不夠。大多數(shù)企業(yè)對(duì)合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)缺乏防范意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費(fèi)等方面支持不夠。2.2工程項(xiàng)目合同管理流程不夠明確，職責(zé)不清。大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有制訂統(tǒng)一規(guī)范的合同管理工程流程，由于缺乏統(tǒng)一的要求，各部門權(quán)責(zé)不分明，意見(jiàn)很難統(tǒng)一，造成權(quán)力大家爭(zhēng)、責(zé)任大家推的局面。甚至有些企業(yè)合同管理部門與其它相關(guān)部門缺乏溝通，各自為政，造成合同管理脫節(jié)，效率低下。這些都是企業(yè)管理之大忌，最終將給企業(yè)帶來(lái)重大的隱患。2.3合同文檔不規(guī)范不統(tǒng)一。建筑行業(yè)是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)，需要有規(guī)范統(tǒng)一的合同文檔來(lái)全面體現(xiàn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和風(fēng)險(xiǎn)。但有些業(yè)主和承包商不能完全按照合同規(guī)范文本簽訂合同，采用一些自制的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約。有些業(yè)主甚至通過(guò)自制的、籠統(tǒng)的、含糊的文本條件，避重就輕，轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險(xiǎn)。2.4合同監(jiān)督管理不到位?，F(xiàn)階段，在工程項(xiàng)目合同管理過(guò)程中，合同的申報(bào)審批、談判簽約、合同評(píng)審、履行等整個(gè)環(huán)節(jié)因無(wú)規(guī)范化管理，難以對(duì)合同全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理。2.5工程項(xiàng)目合同管理中信息化程度還比較低。不少企業(yè)在進(jìn)行工程項(xiàng)目合同管理的過(guò)程中，常常還是以傳統(tǒng)的手工操作為主要的管理方式，比如，在簽約前的合同審批和評(píng)審環(huán)節(jié)，涉及人員眾多，程序復(fù)雜，周期長(zhǎng)，造成有些合同長(zhǎng)時(shí)間不能簽定，嚴(yán)重影響工程項(xiàng)目的進(jìn)展。不僅在一定程度上增加了建筑工程項(xiàng)目合同管理的成本費(fèi)用，還嚴(yán)重影響了建筑工程項(xiàng)目合同管理效率，制約了建筑工程項(xiàng)目合同管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。2.6合同管理人員素質(zhì)不高。許多企業(yè)合同管理人員思想品德不過(guò)硬，文化水平不高，業(yè)務(wù)不精通，沒(méi)有受過(guò)正規(guī)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的法律知識(shí)，無(wú)法對(duì)合同涉及的各項(xiàng)法律問(wèn)題作出正確判斷，無(wú)法對(duì)合同進(jìn)行有效的管理。

三、實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理的措施

規(guī)范化的本質(zhì)是“統(tǒng)一”，目的是“獲得最佳秩序和社會(huì)效益”，這也是規(guī)范化的基本出發(fā)點(diǎn)，是建設(shè)工程合同管理規(guī)范化的根本目的。針對(duì)以上工程項(xiàng)目合同管理的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，筆者提出以下幾點(diǎn)措施對(duì)規(guī)范化管理建設(shè)進(jìn)行探討。1.加強(qiáng)思想引導(dǎo)，加大宣傳力度，制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實(shí)施措施。不斷強(qiáng)化思想的引導(dǎo)，加大宣傳的力度，讓工程企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員樹(shù)立正確的工程合同管理意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)對(duì)工程項(xiàng)目合同管理的重視。積極組織工作人員學(xué)習(xí)建筑企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)和合同管理知識(shí)，尤其是對(duì)于相關(guān)的《合同法》、《建筑法》等，從根本上提升從業(yè)人員的法律意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實(shí)施措施，有效增強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目合同管理水平。2.結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，引進(jìn)技術(shù)，建設(shè)集合度較高的工程項(xiàng)目合同統(tǒng)一管理平臺(tái)。傳統(tǒng)的管理方法效率相對(duì)較低，在當(dāng)前信息化時(shí)代，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)來(lái)進(jìn)行合同管理是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢(shì)。應(yīng)鼓勵(lì)工程企業(yè)根據(jù)相關(guān)工程行業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，引進(jìn)相關(guān)科學(xué)技術(shù)，以合同相關(guān)法律法規(guī)作為基本原則，結(jié)合合同操作全過(guò)程中的因素，構(gòu)建具有網(wǎng)上申報(bào)、審批、審查、簽訂管理、履行管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析匯總等功能，屬于企業(yè)自己的集合度較高的工程項(xiàng)目合同統(tǒng)一管理平臺(tái)，有效推進(jìn)本企業(yè)工程合同規(guī)范化管理進(jìn)程。3.建立工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理流程。要確保工程項(xiàng)目合同統(tǒng)一管理平臺(tái)有效運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)工程合同的規(guī)范化管理，筆者認(rèn)為前提是需建立統(tǒng)一且規(guī)范的合同管理流程。首先，企業(yè)需形成一個(gè)完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，明確合同主管部門、承辦部門及其它相關(guān)部門的工作職責(zé)及要求，從而保障統(tǒng)一管理平臺(tái)各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)作的有效性。其次，企業(yè)需形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的合同操作流程，明確每個(gè)操作環(huán)節(jié)的功能及要求，以及操作的標(biāo)準(zhǔn)流程指向，使操作人員有明晰、規(guī)范的工作指南，從而確保統(tǒng)一管理平臺(tái)快速、有效、規(guī)范的運(yùn)作。最后，企業(yè)還應(yīng)制定一系列與合同相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)程序文件，如在建工程一覽表、合同項(xiàng)目申報(bào)表、合同評(píng)審表、合同標(biāo)準(zhǔn)模板、合同管理數(shù)據(jù)臺(tái)帳等，以保障統(tǒng)一管理平臺(tái)操作的有效性。建立工程項(xiàng)目合同的規(guī)范化管理流程，除了能夠保障統(tǒng)一管理平臺(tái)的有效運(yùn)作，還能夠全面完善合同管理數(shù)據(jù)，易于對(duì)合同各個(gè)環(huán)節(jié)的控制，易于對(duì)合同項(xiàng)目全過(guò)程的監(jiān)管，也易于企業(yè)管理層查閱調(diào)用合同管理數(shù)據(jù)，快速做出經(jīng)營(yíng)管理決策。

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加強(qiáng)和規(guī)范合同管理，對(duì)企業(yè)規(guī)范交易行為，防范交易風(fēng)險(xiǎn)，控制運(yùn)營(yíng)成本，提升管理水平，具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區(qū)煉化產(chǎn)能“龍頭”，市場(chǎng)交易大幅上升，合同主體復(fù)雜，類別繁雜、數(shù)量及金額大、管理層級(jí)多，經(jīng)營(yíng)過(guò)程中存在著大量風(fēng)險(xiǎn)，原有分散管理的合同管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)和新要求。為此，中國(guó)石化積極探索實(shí)施合同管理信息系統(tǒng)，取得了顯著成效。

一、突出合同綜合管理，建立“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分專業(yè)審查”的管理體制

按照集中歸口管理，多專業(yè)一體化運(yùn)作的思路，明確企管法規(guī)部門為合同綜合管理部門，提高對(duì)合同運(yùn)行的控制力，初步建立起以適度集權(quán)、有效授權(quán)、規(guī)范操控為特征的合同管理體制。

（一）實(shí)行“三個(gè)統(tǒng)一”的集中管理

統(tǒng)一制度：武漢石化制定了統(tǒng)一合同管理辦法，嚴(yán)格實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)一支筆簽約制度、公司領(lǐng)導(dǎo)審批制度和依據(jù)合同付款制度，形成了可操作性強(qiáng)的管理制度體系。統(tǒng)一分工：公司明確規(guī)定合同綜合管理部門負(fù)責(zé)合同管理制度和流程制定、法律審查以及監(jiān)督管理，合同專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)各自主管范圍內(nèi)的技術(shù)審查，合同經(jīng)濟(jì)管理部門負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)審查。統(tǒng)一平臺(tái)：以合同管理和財(cái)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)為基礎(chǔ)，并把市場(chǎng)準(zhǔn)入、招標(biāo)等系統(tǒng)接入，作為合同運(yùn)行平臺(tái)，使合同立項(xiàng)、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規(guī)范有序進(jìn)行。

（二）實(shí)行“三級(jí)負(fù)責(zé)”的授權(quán)管理

針對(duì)武漢石化所屬單位多、管理層級(jí)多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實(shí)際情況，綜合合同種類。按照領(lǐng)導(dǎo)班子成員分工實(shí)行年度授權(quán)，對(duì)內(nèi)控權(quán)限指引中的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行劃分，將合同審批審查權(quán)交權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)。分級(jí)負(fù)責(zé)的授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)了不同業(yè)務(wù)類別、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的合同都能得與之相應(yīng)的管理。

（三）實(shí)行“三項(xiàng)審查”的簽約管理合同管理部門嚴(yán)格按職責(zé)和流程進(jìn)行技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律審查，不得簽約未按規(guī)定進(jìn)行三項(xiàng)審查的合同。技術(shù)審查主要審查合同相對(duì)人資質(zhì)是否具有訂立及履行合同的能力、項(xiàng)目工作量、質(zhì)量、驗(yàn)收、履行期限等專業(yè)性條款；經(jīng)濟(jì)審查主要審查計(jì)劃（預(yù)算）等簽約依據(jù)、價(jià)格、價(jià)款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當(dāng)事人主體資格、合同條款是否存在違法違規(guī)內(nèi)容，各審查部門審核意見(jiàn)是否齊備并符合規(guī)定等內(nèi)容。通過(guò)三項(xiàng)審查把關(guān)，有效防控了交易風(fēng)險(xiǎn)。

二、優(yōu)化合同系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)合同管理與業(yè)務(wù)管理的有機(jī)融合

按照集團(tuán)公司的統(tǒng)一部署，武漢石化穩(wěn)步推進(jìn)合同管理信息系統(tǒng)的運(yùn)用，不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)了各類合同全面上線運(yùn)行。

（一）完善系統(tǒng)功能設(shè)置，合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)得到有效控制通過(guò)完善合同管理相應(yīng)環(huán)節(jié)的流程設(shè)置，使交易過(guò)程所涉及各項(xiàng)管理有機(jī)融合。完善簽約依據(jù)審批功能，依據(jù)計(jì)、預(yù)算簽約；完善市場(chǎng)準(zhǔn)入、招標(biāo)審批功能，優(yōu)選合格供應(yīng)商；完善合同簽訂審批功能，規(guī)范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同系統(tǒng)付款審批單對(duì)外付款。實(shí)現(xiàn)從市場(chǎng)準(zhǔn)入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結(jié)算全過(guò)程信息化、標(biāo)準(zhǔn)化封閉管理。

（二）推行系統(tǒng)集成對(duì)接，全面提升合同運(yùn)行質(zhì)量武漢石化全面推進(jìn)合同系統(tǒng)與財(cái)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)對(duì)接，通過(guò)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息自動(dòng)傳輸，使財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格依據(jù)合同進(jìn)行結(jié)算付款，有效提升了合同履行質(zhì)量和效率。

（三）強(qiáng)化分析評(píng)價(jià)功能，發(fā)揮合同信息對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的支持作用把合同簽約主體、市場(chǎng)準(zhǔn)入、選商、簽訂、履行、合同運(yùn)行效率等信息細(xì)化為40多個(gè)具體分析要素，定期或不定期對(duì)系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行橫、縱向的比對(duì)分析，實(shí)時(shí)掌握合同運(yùn)行管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題對(duì)合同管理制度流程進(jìn)行優(yōu)化完善。對(duì)于合同系統(tǒng)反映出的專業(yè)管理問(wèn)題，及時(shí)向公司提出管理意見(jiàn)和建議，為公司經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，較好發(fā)揮了合同信息在經(jīng)營(yíng)管理中的服務(wù)和支持作用。

三、優(yōu)化合同審查審批流程，提高合同運(yùn)行質(zhì)量和效率

武漢石化制定了年度合同轉(zhuǎn)委托授權(quán)書，明確了領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽審批的目標(biāo)、原則和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)優(yōu)化流程、簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)、做到了既規(guī)范管理、又提高效率。

（一）審查必要性原則無(wú)實(shí)質(zhì)審查內(nèi)容的職能部門不再審查，采用招標(biāo)選商的合同，在合同系統(tǒng)中上傳相關(guān)招投標(biāo)資料；使用標(biāo)準(zhǔn)文本簽訂合同的，除變動(dòng)條款審查外，其余條款不再重復(fù)審查；對(duì)關(guān)聯(lián)交易合同、內(nèi)部合同、金額小風(fēng)險(xiǎn)小的合同，相應(yīng)簡(jiǎn)化審查內(nèi)容。

（二）不重復(fù)審查原則，減少審查環(huán)節(jié)同一合同審查部門對(duì)同一交易事項(xiàng)僅做一次審查；同一合同審查部門內(nèi)容不交叉審查。

（三）高效及時(shí)原則，明確審查權(quán)限所有合同都必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)、法律、計(jì)劃部門審查；審查會(huì)簽人員在2個(gè)工作日提出審批意見(jiàn)，對(duì)于超期審查人員在公司范圍內(nèi)通報(bào)。

四、抓住合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強(qiáng)化合同全過(guò)程控制

（一）嚴(yán)格選商管理，提高簽約主體資質(zhì)能力公司建立了嚴(yán)格的市場(chǎng)準(zhǔn)入和招標(biāo)管理制度，實(shí)行統(tǒng)一管理、分類審查、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，規(guī)范選商審查程序，確保合同相對(duì)人主體適格。同時(shí)對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行考核，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量、安全問(wèn)題等重大違約行為時(shí)，及時(shí)與其終止合同關(guān)系，保障了交易安全。

（二）規(guī)范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對(duì)影響合同正常簽訂的計(jì)劃、預(yù)算、價(jià)格等簽約依據(jù)滯后等管理行為做出相應(yīng)調(diào)整，理順業(yè)務(wù)管理制度流程，合同管理部門參與項(xiàng)目計(jì)劃的制訂及申報(bào)、重大項(xiàng)目論證、招標(biāo)、談判等工作，制訂合同簽約計(jì)劃，督促和指導(dǎo)相關(guān)部門提前準(zhǔn)備合同簽約資料，保證及時(shí)、規(guī)范簽訂合同。

（三）嚴(yán)格考核兌現(xiàn)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)嚴(yán)格合同管理系統(tǒng)指標(biāo)管理，嚴(yán)考核、硬兌現(xiàn)，對(duì)不完成指標(biāo)的單位及合同經(jīng)辦人進(jìn)行考核。嚴(yán)格合同管理人員考核，實(shí)行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對(duì)合同管理人員工作情況進(jìn)行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。

經(jīng)過(guò)多年來(lái)不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在交易額和合同數(shù)量大幅增加的情況下，合同管理質(zhì)量和效率都有較大提高，從而推動(dòng)企業(yè)管理水平不斷提升，為武漢石化戰(zhàn)略發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。

篇4

一、引言

隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實(shí)施，高校內(nèi)部控制建設(shè)得到重視，合同管理是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門；明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行；加強(qiáng)合同信息安全保密工作，切實(shí)維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。隨著相關(guān)主管部門對(duì)教育經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范化程度和使用績(jī)效的重視，經(jīng)濟(jì)合同管理日趨重要。

二、合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)

1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實(shí)行歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務(wù)所涉及的崗位設(shè)置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責(zé)分工明確。合同歸口管理部門、財(cái)會(huì)部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機(jī)制。2.合同調(diào)查充分。詳細(xì)調(diào)查合同相對(duì)方的主體資格，對(duì)其資信、信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準(zhǔn)備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過(guò)充分磋商，雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，確保實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，學(xué)校權(quán)益得到可靠保障。3.合同文本準(zhǔn)確表達(dá)簽訂雙方的真實(shí)意思。合同文本有嚴(yán)格的審核程序，法律關(guān)系復(fù)雜或后果影響大的合同文本適用會(huì)審制度。合同審批簽署權(quán)限合理，有規(guī)范的授權(quán)制度，合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價(jià)款支付嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時(shí)得以解決，維護(hù)學(xué)校利益。合同執(zhí)行過(guò)程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時(shí)根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補(bǔ)充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確，報(bào)告及時(shí)。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準(zhǔn)確，合同和相關(guān)資料被及時(shí)統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評(píng)估機(jī)制健全，合同實(shí)現(xiàn)全過(guò)程封閉管理。

三、合同管理控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導(dǎo)致合同存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。（2）對(duì)須報(bào)經(jīng)國(guó)家有關(guān)主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應(yīng)程序。（3）合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責(zé)任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當(dāng)內(nèi)容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導(dǎo)致合同存在的問(wèn)題不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（6）合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。（7）合同簽訂授權(quán)書缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時(shí)間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個(gè)人信息，可能導(dǎo)致被授權(quán)人濫用授權(quán)，造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學(xué)校合同專用章，或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學(xué)校各二級(jí)單位的公章、合同專用章，可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項(xiàng)或約定不當(dāng)事項(xiàng)，沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充、變更協(xié)議，導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行。（10）對(duì)合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補(bǔ)損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時(shí)催收到期的合同款項(xiàng)等。（11）未能詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對(duì)合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導(dǎo)致合同糾紛處理時(shí)無(wú)依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴(yán)格審核審批或者審核審批流于形式，可能導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行，造成學(xué)校面臨經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)。（14）合同糾紛處理意見(jiàn)未經(jīng)審核，可能導(dǎo)致糾紛無(wú)法處理或處理不當(dāng)，造成學(xué)校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關(guān)資料的登記制度不健全，可能導(dǎo)致合同登記混亂，合同序號(hào)不順，或未詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關(guān)資料歸檔不規(guī)范，可能導(dǎo)致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當(dāng)導(dǎo)致合同泄密，導(dǎo)致單位或國(guó)家利益遭受損失。

四、高校合同管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)部控制體系建設(shè)開(kāi)展時(shí)間短，無(wú)論是在理論還是在經(jīng)驗(yàn)、意識(shí)方面都存在欠缺之處。1.在管理機(jī)制方面。大部分高校負(fù)責(zé)合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機(jī)制，未對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管。學(xué)校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機(jī)制，無(wú)法對(duì)合同經(jīng)辦部門的合同糾紛處理提供指導(dǎo)，合同經(jīng)辦部門遇到合同糾紛自行處理而無(wú)需經(jīng)學(xué)校審核，可能因處置不當(dāng)給學(xué)校帶來(lái)聲譽(yù)、法律、經(jīng)濟(jì)等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類型經(jīng)常性業(yè)務(wù)沒(méi)有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)合同當(dāng)事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風(fēng)險(xiǎn)；在合同簽署環(huán)節(jié)無(wú)權(quán)越權(quán)簽訂合同，可能會(huì)造成合同失效、業(yè)務(wù)不能正常開(kāi)展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務(wù)部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務(wù)等工作分散進(jìn)行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導(dǎo)致合同履行方面的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。比如合同違約條款未能按實(shí)際違約情況履行，分步實(shí)施的合同未能按既定時(shí)間節(jié)點(diǎn)履行到位，收入合同因不涉及預(yù)算支出考核而無(wú)人追討款項(xiàng)等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對(duì)內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認(rèn)為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好?；谶@種認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導(dǎo)致程序煩瑣、影響工作效率。同時(shí)參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實(shí)施，都要依靠具有相應(yīng)專業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術(shù)崗位外，都較缺乏會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、法律等方面的專業(yè)知識(shí)，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也難以達(dá)到較高的專業(yè)水準(zhǔn)，往往導(dǎo)致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因?yàn)槿肆Y源的匱乏而受到相當(dāng)制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)滯后。沒(méi)有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺(tái)系統(tǒng)，將合同管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進(jìn)行合同業(yè)務(wù)管理，沒(méi)有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無(wú)法有效解決業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動(dòng)態(tài)性的特征，尤其對(duì)履約階段多、時(shí)間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對(duì)合同磋商、簽訂及保管等方面關(guān)注較多，對(duì)履約過(guò)程關(guān)注不多，履約過(guò)程中主要依靠項(xiàng)目實(shí)施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運(yùn)動(dòng)員，控制薄弱。

五、加強(qiáng)高校合同管理的對(duì)策與建議

（1）強(qiáng)化制度建設(shè)，明確合同歸口管理部門，組織對(duì)合同業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機(jī)的整體；由其負(fù)責(zé)擬定合同管理相關(guān)制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務(wù)單位、職能部門嚴(yán)格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門主持、相關(guān)職能部門參與的合同履行過(guò)程監(jiān)督機(jī)制，對(duì)合同履行情況跟蹤管理；對(duì)于學(xué)校日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，牽頭相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定學(xué)校統(tǒng)一條款、經(jīng)過(guò)相關(guān)職能部門尤其是法務(wù)部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制理論的學(xué)習(xí)理解，全面把握合同管理過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，區(qū)分不相容崗位，在此基礎(chǔ)上合理設(shè)計(jì)合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達(dá)到要求。同時(shí)，只有對(duì)內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)控流程有目的、有方向的動(dòng)態(tài)調(diào)整，推動(dòng)內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強(qiáng)合同管理流程參與部門、人員的內(nèi)控意識(shí)、內(nèi)控能力培訓(xùn)。任何系統(tǒng)、流程的運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開(kāi)人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實(shí)施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對(duì)參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才，更要對(duì)內(nèi)部控制相關(guān)理論理解透徹，同時(shí)也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。（4）通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個(gè)生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務(wù)的處理速度，也減少了差錯(cuò)和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時(shí)通過(guò)信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，使合同業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺(tái)支撐。

參考文獻(xiàn)

篇5

首先，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的內(nèi)在要求。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制的發(fā)展和完善，傳統(tǒng)的合同管理已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的經(jīng)營(yíng)需要，而電子商務(wù)合同在節(jié)約交易成本、提高工作效率、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等方面成效顯著，所以，廣泛應(yīng)用并且使之規(guī)范化，這是企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

其次，是企業(yè)規(guī)范化建設(shè)的需要。企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，在很大程度上歸功于企業(yè)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，所以，企業(yè)管理的規(guī)范化建設(shè)體現(xiàn)在方方面面，作為企業(yè)管理的一部分，電子商務(wù)必須規(guī)范化建設(shè)必須與企業(yè)的規(guī)范化建設(shè)保持高度一致，才不會(huì)拖后腿。

第三，是企業(yè)增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的需要。有市場(chǎng)就有競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中時(shí)刻都存在競(jìng)爭(zhēng)，提高競(jìng)爭(zhēng)力是企業(yè)發(fā)展壯大的根本。加強(qiáng)企業(yè)電子商務(wù)合同的規(guī)范化管理，建立行之有效的合同管理制度，才能提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)健康有序地發(fā)展。

二、電子商務(wù)合同規(guī)范化建設(shè)的途徑

（一）規(guī)范文本

一是簽訂有效合同。切實(shí)掌握住締約資格、履行能力、締約要件缺失等環(huán)節(jié)，避免在根本不具備條件的情況下簽訂合同，如無(wú)權(quán)人訂立的合同、單位內(nèi)部不具備簽約資格的職能部門對(duì)外訂立的合同、不具有獨(dú)立享有民事權(quán)利和承擔(dān)民事責(zé)任主體訂立的合同等等。二是嚴(yán)謹(jǐn)合同文字。嚴(yán)謹(jǐn)是合同的命脈，不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，就容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意愿。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字。三是清晰明確地表述合同條款。如果合同內(nèi)容不全面、不完整，不明確，有缺陷、有漏洞、前后矛盾等，就會(huì)造成具體執(zhí)行時(shí)的困難。故而要形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)成共識(shí)，避免糾紛。同時(shí)要對(duì)其進(jìn)行周密的預(yù)計(jì)和詳細(xì)的規(guī)定，同時(shí)在條款里真實(shí)、明晰而準(zhǔn)確地表述。

（二）規(guī)范制度

一是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部合同管理。建立以合同管理為核心的組織機(jī)構(gòu)，明確合同管理的工作流程，在管理過(guò)程中抓住“四個(gè)環(huán)節(jié)”，將合同管理融入項(xiàng)目管理全過(guò)程，提高經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，增加企業(yè)的實(shí)力，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的良性運(yùn)行。二是重視合同文本分析及合同變更管理

合同文本分析著重兩個(gè)部分，第一是合同的合法性。包括：當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格；合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。第二是合同的完備性分析。包括合同涉及的問(wèn)題是否全面、合同用詞是否準(zhǔn)確等等。三是建立電子合同管理信息系統(tǒng)。信息化管理給工程項(xiàng)目管理提供了一種先進(jìn)的管理手段。合同在簽訂、履行乃至終結(jié)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，這些信息資源既是現(xiàn)有合同的總結(jié)，又為今后的合同管理提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)資料。

（三）規(guī)范流程

操作程序是執(zhí)行的依據(jù)，程序科學(xué)合理，工作才會(huì)有條有理，才能取得良好的效果，合同愿景才能夠順利實(shí)現(xiàn)。故而要在合同簽署、合同履行、合同關(guān)閉三個(gè)環(huán)節(jié)制定詳盡周密的工作流程，才可以保證在操作和執(zhí)行過(guò)程中不出偏差和紕漏。

1、合同簽署階段

一是加強(qiáng)資信審查。首先要對(duì)合作單位進(jìn)行資信調(diào)查，對(duì)重大合同可委托中介機(jī)構(gòu)或律師進(jìn)行，確保合同主體具有民事行為能力和民事行為能力。其次要對(duì)合同主體方提供的資信資料要進(jìn)行核實(shí)，向?qū)Ψ疆?dāng)?shù)毓ど滩块T進(jìn)行咨詢，必須要時(shí)可親自到對(duì)方進(jìn)行調(diào)查。再次要求對(duì)方提供的資信復(fù)印件必須加蓋單位公章，有法人簽字，身份證復(fù)印件必須有本人簽字。二是嚴(yán)守合同簽署流程。嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行簽署，必須做到先簽合同后施工。對(duì)于重要重大合同，可咨詢外聘律師，力求合同條款約定嚴(yán)密。對(duì)于違約、爭(zhēng)議解決、質(zhì)量保證、法院管轄等重要條款要約定清晰，明確責(zé)任。規(guī)定合同會(huì)簽部門必須寫清會(huì)簽者意見(jiàn)、會(huì)簽日期，否則退回主辦單位。

2、合同履行階段

一是實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。為防止合同簽署后，束之高閣的現(xiàn)象，在實(shí)踐過(guò)程，洪荊處采用動(dòng)態(tài)管理的辦法，采取定期不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，一般合同管理部門對(duì)合同一個(gè)月檢查一次，要求合同主辦部門兩周進(jìn)行一次檢查。二是嚴(yán)把結(jié)算環(huán)節(jié)。為杜絕合同履行過(guò)程中不按合同約定進(jìn)度付款甚至付款隨意的現(xiàn)象，在實(shí)踐過(guò)程中，合同管理部門嚴(yán)格審查，不按合同約定結(jié)算，堅(jiān)決不予簽字放行。三是加強(qiáng)資料管理。嚴(yán)格執(zhí)行工程資料保證金條款，工程資料不交齊，一律不予簽字確認(rèn)，各項(xiàng)資料在規(guī)定期限內(nèi)必須歸檔保存。四是加強(qiáng)督促檢查。經(jīng)常加強(qiáng)合同履行檢查，對(duì)于合同履行過(guò)程中內(nèi)容變動(dòng)較大的，如超標(biāo)的20%以上，要及時(shí)履行合同變更手續(xù)，避免合同漏洞。

3、合同關(guān)閉階段

篇6

中圖分類號(hào)：F270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2014）10-271-03

一、現(xiàn)代企業(yè)對(duì)合同管理的要求

現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作離不開(kāi)法治建設(shè)。現(xiàn)代企業(yè)作為企業(yè)的一種先進(jìn)的組織形式是建立在企業(yè)管理現(xiàn)代化和技術(shù)現(xiàn)代化基礎(chǔ)之上的。企業(yè)管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑之一就是公司制。以法治理念作為構(gòu)建原則的公司制較好地實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)的管理現(xiàn)代化?？梢哉f(shuō)現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行離不開(kāi)法治建設(shè)，法治建設(shè)促進(jìn)了現(xiàn)代企業(yè)的管理現(xiàn)代化。

合同管理是企業(yè)法治化運(yùn)行的基礎(chǔ)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)管理的運(yùn)作必須堅(jiān)持法治化的方向。企業(yè)法治化運(yùn)行最基礎(chǔ)、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業(yè)成立、發(fā)展、壯大等各個(gè)縱向過(guò)程，合同管理遍布于企業(yè)采購(gòu)、銷售、運(yùn)輸、勞動(dòng)用工、技術(shù)管理等各個(gè)橫向?qū)用?。?yōu)秀的合同管理模式可以充分發(fā)揮合同管理合法性、預(yù)測(cè)性、規(guī)范性的特點(diǎn)，為企業(yè)提供業(yè)務(wù)性和法治性完美結(jié)合的合同，為企業(yè)提供市場(chǎng)現(xiàn)實(shí)性與前瞻性完美結(jié)合的合同，進(jìn)而將合同管理與企業(yè)愿景完美結(jié)合，避免在合同決策、合同執(zhí)行中的盲目性和隨意性，最大限度地為企業(yè)避免因主觀因素造成的失誤和風(fēng)險(xiǎn)。反之，一個(gè)企業(yè)做得再好、再?gòu)?qiáng)，如果沒(méi)有一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)合同管理模式也不會(huì)走得更遠(yuǎn)，一個(gè)不經(jīng)意間的合同風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)使企業(yè)多年的努力與積累瞬間崩塌。

企業(yè)合同管理核心的工作就是做好符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度建設(shè)。合同管理制度是指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)合同目的，結(jié)合本單位實(shí)際情況，依照合同法等有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)本單位的合同相關(guān)人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛解決以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的總稱。制度建設(shè)是一個(gè)制定制度、執(zhí)行制度并在實(shí)踐中檢驗(yàn)和完善制度的在理論上沒(méi)有終點(diǎn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。企業(yè)要想做好合同管理工作，首先應(yīng)有一個(gè)科學(xué)的、好的制度，這是做好制度建設(shè)的第一步，做到“有法可依”。當(dāng)然制度沒(méi)有“最好”，只有“更好”，制度不是寫在紙上，發(fā)個(gè)文件就萬(wàn)事大吉。合同管理制度必須有明確的企業(yè)合同管理目標(biāo)、符合企業(yè)實(shí)際但又要對(duì)企業(yè)合同管理適度超前引導(dǎo)，是一個(gè)循序漸進(jìn)的動(dòng)態(tài)的過(guò)程。如果合同管理制度沒(méi)有超前性則不利于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，如果過(guò)度超前則在執(zhí)行中遇到阻力過(guò)大，同樣不利于合同管理制度建設(shè)。因此，一個(gè)優(yōu)秀的合同管理制度對(duì)合同管理至關(guān)重要。

二、構(gòu)建合同管理制度框架存在的幾個(gè)誤區(qū)

1.對(duì)合同管理的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)不到位，將合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)人為地割裂開(kāi)來(lái)。如將招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理與合同管理割裂。

2.對(duì)合同管理的實(shí)用性和可操作性認(rèn)識(shí)不到位，簡(jiǎn)單地照搬法律條文，合同制度空洞無(wú)物。

3.重視合同簽訂管理而忽視對(duì)合同履行的管理，沒(méi)有使合同的經(jīng)濟(jì)效益得到充分體現(xiàn)。

4.在合同管理制度的制訂上沒(méi)有采取循序漸進(jìn)的原則，制定了一個(gè)過(guò)度超前的合同管理制度，在執(zhí)行中遇到困難。

三、構(gòu)建符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架

注重合同管理制度框架的頂層設(shè)計(jì)可以有效提升合同管理制度建設(shè)的水平，促進(jìn)合同管理的整體有序推進(jìn)，起到綱舉目張的作用。設(shè)計(jì)符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架應(yīng)當(dāng)符合合法性、前瞻性、統(tǒng)一性、預(yù)防性、可操作性和開(kāi)放性的原則。

1.合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置理論界通常分為合同業(yè)務(wù)部門、合同審核部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、發(fā)文歸檔機(jī)構(gòu)等。不少企業(yè)在實(shí)際中分為合同業(yè)務(wù)部門、合同管理部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)等。筆者認(rèn)為后一觀點(diǎn)更準(zhǔn)確。企業(yè)的每一個(gè)有對(duì)外職能的部門都可能是合同業(yè)務(wù)部門，是企業(yè)特定標(biāo)的合同管理的基礎(chǔ)部門。合同業(yè)務(wù)部門是專業(yè)性的部門，不是綜合性的部門。合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的不同規(guī)模、企業(yè)決策層的授權(quán)情況設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)，并且動(dòng)態(tài)調(diào)整。合同管理部門（合同審核部門）在合同管理的流程中是最重要、最關(guān)鍵、工作壓力最大的一個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)對(duì)該部門的設(shè)置是合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置最重要的基礎(chǔ)工作。合同管理部門（合同審核部門）在合同運(yùn)行環(huán)節(jié)中主要職能是對(duì)合同業(yè)務(wù)部門在合同運(yùn)行中的形式、內(nèi)容和程序的合法合規(guī)性進(jìn)行審查，并發(fā)揮管理職能，也就是對(duì)合同運(yùn)行情況進(jìn)行計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。因此，合同管理部門（合同審核部門）是一個(gè)綜合性的管理部門，應(yīng)當(dāng)能有效協(xié)調(diào)合同招標(biāo)、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭(zhēng)議處理等合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)踐中不能以“權(quán)力崗位分段設(shè)崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發(fā)揮。

2.授權(quán)管理。授權(quán)委托是合同簽訂履行的前提，加強(qiáng)授權(quán)管理可以有效防范企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)。表見(jiàn)制度也對(duì)企業(yè)的授權(quán)管理提出了更高的要求。首先，大型的企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)通過(guò)年度經(jīng)營(yíng)授權(quán)的形式加強(qiáng)對(duì)下屬分公司對(duì)外經(jīng)營(yíng)的管理，將分公司的日常對(duì)外經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)納入規(guī)范管理和正常軌道，非日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)納入單項(xiàng)授權(quán)管理。其次，對(duì)合同人的授權(quán)堅(jiān)持權(quán)責(zé)相適應(yīng)的原則，讓實(shí)踐中真正負(fù)責(zé)合同運(yùn)行的人員直接簽訂合同。實(shí)踐中存在為控制人數(shù)量代簽合同的情況，也存在為控制人數(shù)量部門領(lǐng)導(dǎo)直接簽訂合同的情況，這都有很大的弊病。單位及部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過(guò)審核去控制合同而不應(yīng)當(dāng)直接參與到合同簽訂過(guò)程中。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)表見(jiàn)、口頭合同的控制。表見(jiàn)、口頭合同與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的誠(chéng)信、便捷交易相適應(yīng)，同時(shí)也給企業(yè)合同管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)備忘錄、提示書等形式讓對(duì)方書面確認(rèn)本企業(yè)對(duì)授權(quán)管理行為的控制，管控企業(yè)授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。

3.流程管理。建立符合法治理念和企業(yè)制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識(shí)理念轉(zhuǎn)換到行動(dòng)層面的產(chǎn)物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點(diǎn)，其實(shí)質(zhì)就是責(zé)任與權(quán)利相統(tǒng)一的法治理念的具體表現(xiàn)，同時(shí)可以控制領(lǐng)導(dǎo)層決策時(shí)“拍腦袋”的人治模式。一整套優(yōu)秀的、科學(xué)的、體現(xiàn)法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個(gè)綜合體系，而不僅僅是合同審核流程。有的企業(yè)在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外，容易導(dǎo)致合同在審核之前已經(jīng)在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運(yùn)行流程中可能存在的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)在合同運(yùn)行流程中發(fā)揮重要作用。流程的設(shè)計(jì)要通過(guò)合同流程各階段之間的相互制約、平衡，營(yíng)造對(duì)合同運(yùn)行行為相對(duì)的“體外監(jiān)督”，減少“體內(nèi)監(jiān)督”。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監(jiān)督制約的意義。

4.標(biāo)準(zhǔn)文本管理。標(biāo)準(zhǔn)化文本是指企業(yè)對(duì)出現(xiàn)頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部?jī)?nèi)容而多次使用的合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用簡(jiǎn)化了合同的訂立過(guò)程，也簡(jiǎn)化了合同的審核過(guò)程，提高了合同流轉(zhuǎn)的節(jié)奏與效率。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的推行通常是在企業(yè)合同管理發(fā)展的中級(jí)階段，合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先，企業(yè)在推行標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的過(guò)程中要統(tǒng)一規(guī)劃，使標(biāo)準(zhǔn)文本體系盡可能完整，盡可能覆蓋企業(yè)經(jīng)常易，達(dá)到制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本的目的。其次，標(biāo)準(zhǔn)合同文本要考慮到交易的復(fù)雜性和多變性，可以考慮對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的合同條款制定多個(gè)選擇項(xiàng)以適應(yīng)不同的商務(wù)需要。最后，標(biāo)準(zhǔn)合同文本要有一個(gè)動(dòng)態(tài)的修訂過(guò)程，要向文本進(jìn)一步細(xì)分，條款相對(duì)公平，制度、流程、文本相對(duì)配套的合同管理的高級(jí)階段過(guò)渡。

5.合同履行管理。簽訂一個(gè)好的合同只是一個(gè)良好的開(kāi)端，合同的履行才是真正重要的環(huán)節(jié)。簽訂合同是為了履行合同，如果只是重視合同簽訂管理而忽視合同履行管理，所有的一切工作都可能成為無(wú)用功。但是合同履行管理具有的分散性、長(zhǎng)期性、實(shí)踐性及多部門參與的特性決定了合同履行管理難度最大。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)著力加強(qiáng)合同業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)。合同管理是一個(gè)綜合的體系，決不是合同管理員一個(gè)人的事。企業(yè)合同履行管理更要注重培育合同業(yè)務(wù)人員的交易知識(shí)、法律知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和對(duì)企業(yè)忠誠(chéng)度的建設(shè)，奠定合同履行管理的基礎(chǔ)。其次，制定合同履行切實(shí)、可操作的制度。建立嚴(yán)格的合同履行責(zé)任人制度、嚴(yán)格的合同履行不符合項(xiàng)即時(shí)報(bào)告制度、嚴(yán)格的合同履行日程管理制度、合同履行信息收集管理制度等。再之，企業(yè)合同管理人員則應(yīng)根據(jù)企業(yè)合同分類管理的原則介入到重點(diǎn)合同的履行管理中去，為合同履行提供全過(guò)程履行支持和監(jiān)督，避免只有在合同履行出現(xiàn)異常時(shí)才被動(dòng)介入處理。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立并加強(qiáng)合同履行中異常情況處置流程和合同異動(dòng)、終止時(shí)的應(yīng)對(duì)機(jī)制。

6.合同管理信息化。隨著企業(yè)規(guī)?；?jīng)營(yíng)的發(fā)展，企業(yè)總部、部門、分支機(jī)構(gòu)之間空間分離現(xiàn)象日漸增多，與企業(yè)精細(xì)化管理要求的矛盾日漸突出。傳統(tǒng)的手工管理方法耗時(shí)費(fèi)力。企業(yè)合同管理信息化可以實(shí)現(xiàn)合同信息的快速提取和科學(xué)高效管理，節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，使合同管理的作用變得更加直接。企業(yè)合同管理信息化建設(shè)過(guò)程中，合同管理人員要發(fā)揮主導(dǎo)作用，系統(tǒng)性地提出合同管理需求，科學(xué)合理地設(shè)置合同管理權(quán)限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務(wù)的，合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發(fā)揮提示預(yù)警的功能，充分利用合同信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)，提升合同管理在企業(yè)中的地位。

四、結(jié)論

建立在法治基石上的現(xiàn)代企業(yè)一定要注重構(gòu)建優(yōu)秀的合同管理制度框架，優(yōu)秀的合同管理制度可以有效防范與控制現(xiàn)代企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 全國(guó)合同管理師職業(yè)考試輔導(dǎo)教材.合同管理操作實(shí)務(wù).經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社

[2] 胡科峰.企業(yè)合同管理實(shí)務(wù)指南.法律出版社

[3] 陳新文.淺談企業(yè)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)及防范.才智，2009（1）

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二、構(gòu)建合同管理制度框架存在的幾個(gè)誤區(qū)

1.對(duì)合同管理的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)不到位，將合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)人為地割裂開(kāi)來(lái)。如將招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理與合同管理割裂。

2.對(duì)合同管理的實(shí)用性和可操作性認(rèn)識(shí)不到位，簡(jiǎn)單地照搬法律條文，合同制度空洞無(wú)物。

3.重視合同簽訂管理而忽視對(duì)合同履行的管理，沒(méi)有使合同的經(jīng)濟(jì)效益得到充分體現(xiàn)。

4.在合同管理制度的制訂上沒(méi)有采取循序漸進(jìn)的原則，制定了一個(gè)過(guò)度超前的合同管理制度，在執(zhí)行中遇到困難。

三、構(gòu)建符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架

注重合同管理制度框架的頂層設(shè)計(jì)可以有效提升合同管理制度建設(shè)的水平，促進(jìn)合同管理的整體有序推進(jìn)，起到綱舉目張的作用。設(shè)計(jì)符合現(xiàn)代企業(yè)要求的合同管理制度框架應(yīng)當(dāng)符合合法性、前瞻性、統(tǒng)一性、預(yù)防性、可操作性和開(kāi)放性的原則。

1.合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。

企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置理論界通常分為合同業(yè)務(wù)部門、合同審核部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、發(fā)文歸檔機(jī)構(gòu)等。不少企業(yè)在實(shí)際中分為合同業(yè)務(wù)部門、合同管理部門、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)等。筆者認(rèn)為后一觀點(diǎn)更準(zhǔn)確。企業(yè)的每一個(gè)有對(duì)外職能的部門都可能是合同業(yè)務(wù)部門，是企業(yè)特定標(biāo)的合同管理的基礎(chǔ)部門。合同業(yè)務(wù)部門是專業(yè)性的部門，不是綜合性的部門。合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)的設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的不同規(guī)模、企業(yè)決策層的授權(quán)情況設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)，并且動(dòng)態(tài)調(diào)整。合同管理部門（合同審核部門）在合同管理的流程中是最重要、最關(guān)鍵、工作壓力最大的一個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)對(duì)該部門的設(shè)置是合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置最重要的基礎(chǔ)工作。合同管理部門（合同審核部門）在合同運(yùn)行環(huán)節(jié)中主要職能是對(duì)合同業(yè)務(wù)部門在合同運(yùn)行中的形式、內(nèi)容和程序的合法合規(guī)性進(jìn)行審查，并發(fā)揮管理職能，也就是對(duì)合同運(yùn)行情況進(jìn)行計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。因此，合同管理部門（合同審核部門）是一個(gè)綜合性的管理部門，應(yīng)當(dāng)能有效協(xié)調(diào)合同招標(biāo)、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭(zhēng)議處理等合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)踐中不能以“權(quán)力崗位分段設(shè)崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發(fā)揮。

2.授權(quán)管理。

授權(quán)委托是合同簽訂履行的前提，加強(qiáng)授權(quán)管理可以有效防范企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)。表見(jiàn)制度也對(duì)企業(yè)的授權(quán)管理提出了更高的要求。首先，大型的企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)通過(guò)年度經(jīng)營(yíng)授權(quán)的形式加強(qiáng)對(duì)下屬分公司對(duì)外經(jīng)營(yíng)的管理，將分公司的日常對(duì)外經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)納入規(guī)范管理和正常軌道，非日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)納入單項(xiàng)授權(quán)管理。其次，對(duì)合同人的授權(quán)堅(jiān)持權(quán)責(zé)相適應(yīng)的原則，讓實(shí)踐中真正負(fù)責(zé)合同運(yùn)行的人員直接簽訂合同。實(shí)踐中存在為控制人數(shù)量代簽合同的情況，也存在為控制人數(shù)量部門領(lǐng)導(dǎo)直接簽訂合同的情況，這都有很大的弊病。單位及部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過(guò)審核去控制合同而不應(yīng)當(dāng)直接參與到合同簽訂過(guò)程中。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)表見(jiàn)、口頭合同的控制。表見(jiàn)、口頭合同與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的誠(chéng)信、便捷交易相適應(yīng)，同時(shí)也給企業(yè)合同管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)備忘錄、提示書等形式讓對(duì)方書面確認(rèn)本企業(yè)對(duì)授權(quán)管理行為的控制，管控企業(yè)授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。

3.流程管理。

建立符合法治理念和企業(yè)制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識(shí)理念轉(zhuǎn)換到行動(dòng)層面的產(chǎn)物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點(diǎn)，其實(shí)質(zhì)就是責(zé)任與權(quán)利相統(tǒng)一的法治理念的具體表現(xiàn)，同時(shí)可以控制領(lǐng)導(dǎo)層決策時(shí)“拍腦袋”的人治模式。一整套優(yōu)秀的、科學(xué)的、體現(xiàn)法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個(gè)綜合體系，而不僅僅是合同審核流程。有的企業(yè)在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外，容易導(dǎo)致合同在審核之前已經(jīng)在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運(yùn)行流程中可能存在的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)在合同運(yùn)行流程中發(fā)揮重要作用。流程的設(shè)計(jì)要通過(guò)合同流程各階段之間的相互制約、平衡，營(yíng)造對(duì)合同運(yùn)行行為相對(duì)的“體外監(jiān)督”，減少“體內(nèi)監(jiān)督”。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監(jiān)督制約的意義。

4.標(biāo)準(zhǔn)文本管理。

標(biāo)準(zhǔn)化文本是指企業(yè)對(duì)出現(xiàn)頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部?jī)?nèi)容而多次使用的合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用簡(jiǎn)化了合同的訂立過(guò)程，也簡(jiǎn)化了合同的審核過(guò)程，提高了合同流轉(zhuǎn)的節(jié)奏與效率。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的推行通常是在企業(yè)合同管理發(fā)展的中級(jí)階段，合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先，企業(yè)在推行標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的過(guò)程中要統(tǒng)一規(guī)劃，使標(biāo)準(zhǔn)文本體系盡可能完整，盡可能覆蓋企業(yè)經(jīng)常易，達(dá)到制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本的目的。其次，標(biāo)準(zhǔn)合同文本要考慮到交易的復(fù)雜性和多變性，可以考慮對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的合同條款制定多個(gè)選擇項(xiàng)以適應(yīng)不同的商務(wù)需要。最后,標(biāo)準(zhǔn)合同文本要有一個(gè)動(dòng)態(tài)的修訂過(guò)程，要向文本進(jìn)一步細(xì)分，條款相對(duì)公平，制度、流程、文本相對(duì)配套的合同管理的高級(jí)階段過(guò)渡。

5.合同管理信息化。

隨著企業(yè)規(guī)?；?jīng)營(yíng)的發(fā)展，企業(yè)總部、部門、分支機(jī)構(gòu)之間空間分離現(xiàn)象日漸增多，與企業(yè)精細(xì)化管理要求的矛盾日漸突出。傳統(tǒng)的手工管理方法耗時(shí)費(fèi)力。企業(yè)合同管理信息化可以實(shí)現(xiàn)合同信息的快速提取和科學(xué)高效管理，節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，使合同管理的作用變得更加直接。企業(yè)合同管理信息化建設(shè)過(guò)程中，合同管理人員要發(fā)揮主導(dǎo)作用，系統(tǒng)性地提出合同管理需求，科學(xué)合理地設(shè)置合同管理權(quán)限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務(wù)的，合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發(fā)揮提示預(yù)警的功能，充分利用合同信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)，提升合同管理在企業(yè)中的地位。

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2系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1總體架構(gòu)

合同管理信息系統(tǒng)總體構(gòu)架共劃分為4層。

（1）數(shù)據(jù)層：主要用于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，為其它各層提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支持。包括合同信息、變更信息審核信息、附件信息、統(tǒng)計(jì)信息、基礎(chǔ)信息6個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)

（2）支持層：對(duì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)和公共功能進(jìn)行整合，形成平臺(tái)，主要包括：組織機(jī)構(gòu)管理、數(shù)據(jù)字典管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出管理、角色管理、權(quán)限管理、登陸管理等模塊。

（3）業(yè)務(wù)層：業(yè)務(wù)層是合同業(yè)務(wù)處理的核心內(nèi)容，基于數(shù)據(jù)層和基礎(chǔ)層建立，包括：合同起草管理。合同變更管理、財(cái)務(wù)信息管理、合同執(zhí)行管理和合同模板管理5個(gè)模塊。

（4）訪問(wèn)層：使用平臺(tái)層的登陸管理，進(jìn)行認(rèn)證后，對(duì)業(yè)務(wù)和平臺(tái)操作在頁(yè)面中進(jìn)行統(tǒng)一展現(xiàn)。

2.2系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

按照系統(tǒng)功能分析結(jié)果，為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，系統(tǒng)在提供人員部門、角色管理等基礎(chǔ)功能的情況下，需要實(shí)現(xiàn)5個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的功能，主要包括合同起草管理、合同變更管理、財(cái)務(wù)信息管理、合同執(zhí)行管理和合同模板管理。各業(yè)務(wù)模塊基于支持層建立，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理規(guī)范的關(guān)鍵。起草合同在審核通過(guò)后，可以進(jìn)行合同變更，變更合同也必須在審核后才能生效。起草合同和變更合同進(jìn)入執(zhí)行管理。只有錄入了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的合同才能進(jìn)行結(jié)項(xiàng)管理。在進(jìn)行收、付款合同統(tǒng)計(jì)和合同管理統(tǒng)計(jì)時(shí)，不區(qū)分是否為結(jié)項(xiàng)合同。合同管理信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)關(guān)系。

2.2.1合同起草管理起草合同管理是辦理合同業(yè)務(wù)的入口，為合同管理人員起草合同時(shí)使用，在此處提供新合同信息、審核未通過(guò)合同信息、待辦事項(xiàng)的提醒等功能。系統(tǒng)中要管理的合同關(guān)鍵信息包括合同基本信息（名稱、類別、對(duì)方單位、簽訂日期、起止日期、簽訂人等）、財(cái)務(wù)信息（合同金額、計(jì)劃到付款信息、多部門聯(lián)合分劈信息等）、合同文本等。

2.2.2合同變更管理當(dāng)已簽訂的正式合同需要變更時(shí)，由合同管理人員發(fā)起變更申請(qǐng)業(yè)務(wù)流程。此功能主要包括合同內(nèi)容修改和合同變更申請(qǐng)的提交，以及對(duì)未通過(guò)審核的變更合同的修改，并提供合同變更歷史和審核意見(jiàn)的跟蹤查看功能。

2.2.3財(cái)務(wù)信息管理財(cái)務(wù)人員對(duì)已簽訂的合同進(jìn)行日常管理。包括財(cái)務(wù)工作號(hào)記錄、實(shí)際到付款信息、發(fā)票開(kāi)具與接收信息、稅款信息等。

2.2.4合同執(zhí)行管理執(zhí)行管理功能主要對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和管理，重點(diǎn)是對(duì)合同查詢和統(tǒng)計(jì)功能。

（1）收/付款提醒：依據(jù)收付款計(jì)劃，提醒合同管理人員近期收付款信息；

（2）結(jié)項(xiàng)管理：當(dāng)合同履行完成時(shí)，進(jìn)行合同的結(jié)項(xiàng)操作，同時(shí)應(yīng)對(duì)特殊情況，系統(tǒng)支付解除結(jié)項(xiàng)功能；

（3）查詢與統(tǒng)計(jì)：在對(duì)合同進(jìn)行分類別、分形式管理的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)與分析系統(tǒng)的收/付款情況、稅款情況、開(kāi)具發(fā)票等。

2.2.5合同模板管理針對(duì)鐵路科研企業(yè)合同種類多而雜的特點(diǎn)，方便合同起草人正確的使用最新的合同模板，系統(tǒng)提供外部合同模板、企業(yè)內(nèi)部合同模板以及版本管理。

2.2.6系統(tǒng)管理功能模塊主要為以上系統(tǒng)功能提供支持，主要包括組織機(jī)構(gòu)管理、角色權(quán)限、人員管理、數(shù)據(jù)字典管理和系統(tǒng)日志等功能。其中數(shù)據(jù)字典涵蓋了合同內(nèi)容中的所有選擇項(xiàng)的內(nèi)容，包括合同類別、企業(yè)實(shí)體等內(nèi)容，并與查詢與統(tǒng)計(jì)功能緊密銜接。

篇9

我國(guó)國(guó)企傳統(tǒng)簽訂合同流程并不規(guī)范，傳統(tǒng)合同流程中，國(guó)有企業(yè)過(guò)度重視員工考核的資金收益，忽視了員工業(yè)績(jī)考核和企業(yè)發(fā)展的重要性，與現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相違背，致使我國(guó)國(guó)企合同有效性受到威脅，企業(yè)無(wú)法將合同的有效管理作為員工考核的指導(dǎo)基礎(chǔ)，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)難以及時(shí)解決合同管理中的問(wèn)題，長(zhǎng)此以往，企業(yè)合同管理問(wèn)題越積越多，對(duì)國(guó)企發(fā)展十分不利，與此同時(shí)，國(guó)企管理層在實(shí)際工作過(guò)程中，過(guò)分注重工期和效率兩大方面，弱化了國(guó)企事務(wù)管理部門指導(dǎo)作用，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)管理效果并不明顯。

（二）合同管理制度問(wèn)題

企業(yè)合同管理作為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的重要內(nèi)容，是確保市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提。因此，國(guó)有企業(yè)合同具體、精細(xì)化是避免合同管理出現(xiàn)問(wèn)題的有效措施。但是，在國(guó)有企業(yè)合同管理過(guò)程中，合同管理制度的缺失，導(dǎo)致具體事務(wù)難以落實(shí)下去，影響企業(yè)科學(xué)決策，不能夠采取具有針對(duì)性的措施對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，不利于企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效益。另外，我國(guó)國(guó)有企業(yè)合同管理制度的缺失還表現(xiàn)在宏觀調(diào)控方面，受到國(guó)有企業(yè)管理者綜合素質(zhì)的影響，部分管理者忽視了合同管理的重要性，難以把握合同簽訂的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上影響企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)交易中的收益。因此，優(yōu)化國(guó)有企業(yè)合同管理具有現(xiàn)實(shí)意義。

二、國(guó)有企業(yè)合同管理優(yōu)化有效對(duì)策

（一）建立健全國(guó)有企業(yè)合同管理制度

第一，崗位責(zé)任制度。企業(yè)建立健全合同管理崗位責(zé)任制度，能夠促使企業(yè)內(nèi)部各部門以及各員工明確自身主要工作職責(zé)，構(gòu)建清晰的權(quán)責(zé)利關(guān)系，形成有效的監(jiān)督機(jī)制，并為企業(yè)年度考核提供支持和依據(jù)；第二，資格認(rèn)證制度。國(guó)企要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保合同管理人員具有招標(biāo)師資格以及管理資格證書，通過(guò)這種方式，不僅能夠提高國(guó)企合同管理人員綜合素質(zhì)，還能夠有效提高管理水平，避免合同管理失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）加強(qiáng)對(duì)合同管理法律知識(shí)的宣傳

在國(guó)企合同管理過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理的法律知識(shí)的宣傳，促使員工能夠認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性，提升企業(yè)整體合同意識(shí)和法制觀念，而在國(guó)企合同制定以及實(shí)施過(guò)程中，需要將企業(yè)管理者作為實(shí)施基礎(chǔ)，并讓企業(yè)全體員工能夠了解相關(guān)內(nèi)容。另外，國(guó)企還可以經(jīng)常組織員工學(xué)習(xí)合同法相關(guān)內(nèi)容，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)合同法律知識(shí)的宣傳，能夠強(qiáng)化員工合同法律知識(shí)，確保企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利開(kāi)展，促使合同能夠發(fā)揮積極效用，為推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）設(shè)置專門執(zhí)行機(jī)構(gòu)

簽訂合同是企業(yè)與員工之間建立民事關(guān)系的過(guò)程，合同本質(zhì)上是具有法律效力的文件。簽訂合同的行為是一種民事法律行為，需要專門的機(jī)構(gòu)才能夠執(zhí)行。因此，國(guó)企在進(jìn)行合同管理過(guò)程中，需要設(shè)置專門的合同執(zhí)行機(jī)構(gòu)，確保企業(yè)合同的合法性。通過(guò)設(shè)置專門的合同管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)，不僅能夠有效避免企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，還能夠保障企業(yè)合法權(quán)益不受到侵害，是保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要前提。

（四）管理者要重視合同管理

國(guó)企管理者作為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的重要主體，其思想、觀念直接影響整合企業(yè)運(yùn)行情況。因此，國(guó)企管理者要重視合同管理，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，加快企業(yè)向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)，將企業(yè)合同管理納入到企業(yè)決策中，加強(qiáng)對(duì)合同管理的監(jiān)督和控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理過(guò)程中的問(wèn)題和不足之處，解決問(wèn)題總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，完善合同管理制度，規(guī)范合同簽訂流程，促進(jìn)國(guó)企合同管理科學(xué)、合理化，提高合同管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化目標(biāo)。

篇10

中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，中國(guó)逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，國(guó)有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。

一、合同管理信息化的必要性

1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過(guò)施工建造過(guò)程來(lái)完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額，并通過(guò)合同條件來(lái)約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，采用何種方法來(lái)解決也就至關(guān)重要。

2.合同管理具備周期長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過(guò)程劃分階段、劃分時(shí)段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理全過(guò)程的掌控。

3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來(lái)簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。

4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評(píng)審后，管理人員騰出了大塊時(shí)間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對(duì)比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也方便了其他業(yè)務(wù)部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長(zhǎng)、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。

6.合同在網(wǎng)上評(píng)審，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面，加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對(duì)合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評(píng)審過(guò)程在網(wǎng)上公開(kāi)，增強(qiáng)了合同評(píng)審的透明度，加強(qiáng)了過(guò)程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹(shù)立良好的管理氛圍。

二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析

合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運(yùn)行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。

1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評(píng)審，合同執(zhí)行過(guò)程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評(píng)審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過(guò)程中的記錄等。如果沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，合同信息資源平臺(tái)就無(wú)法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。

3.通過(guò)良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對(duì)比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn)，所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程?？偭鞒淌菍⒑贤珘勖芷趧澐譃閹讉€(gè)階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過(guò)程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。

4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開(kāi)優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

三、合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在

合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場(chǎng)營(yíng)銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對(duì)稱而造成的損失。

2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評(píng)審。參與合同評(píng)審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己對(duì)合同條款的理解提出修改意見(jiàn)和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評(píng)審，評(píng)審過(guò)程并沒(méi)有受到外界的干擾。評(píng)審過(guò)程透明，評(píng)審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評(píng)審工作的公平、公正。評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)，下級(jí)單位評(píng)審后再由上級(jí)單位評(píng)審，評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)短有嚴(yán)格的限制，從制度和流程上提高了評(píng)審工作的積極性，有效節(jié)約了評(píng)審時(shí)間，提高了工作效率。

3.由于合同管理的周期長(zhǎng)，合同履行的過(guò)程中，在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下，合同實(shí)施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對(duì)付款、變更索賠、現(xiàn)場(chǎng)簽證真實(shí)過(guò)程的記錄、描述和分析，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對(duì)合同管理過(guò)程的了解，便于集中各個(gè)部門的意見(jiàn)，確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。

4.項(xiàng)目合同管理過(guò)程中，任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，識(shí)別不同施工過(guò)程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示，并落實(shí)到人；通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理，便于各級(jí)單位、不同部門預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時(shí)地處理，避免事態(tài)的擴(kuò)大。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn)，企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。

參考文獻(xiàn)：