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二、加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓

當前我國的文化館職能的不斷更新和豐富，文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉變，因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態(tài)度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的，且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業(yè)務能力必須要有所增強。首先就檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)而言，文化館要加強對檔案工作人員的道德宣傳和教育，提高檔案工作人員的道德素養(yǎng)。檔案工作與一般的服務性工作不同，它的效益是通過服務對象利用檔案后所取得的經濟效益和社會效益來實現(xiàn)的；且文化館的檔案多是與我國的非物質文化遺產有關，是珍貴的歷史資料，檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料；再有文化館的檔案管理工作是十分復雜和繁瑣的，需要對所有的非物質文化做詳細和準確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊，且意義非凡的，對檔案工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓和教育是必要的。其次，是檔案管理技術和知識的培訓。隨著文化館館藏資源的不斷豐富，以及與管理信息系統(tǒng)應用的普及，文化館的檔案管理人員單靠基礎的文化科學知識是不夠的，還需要具備更加豐富而專業(yè)的檔案管理知識，并且能夠較為熟練的運用現(xiàn)代電子計算機設備和通訊設備來進行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進行專業(yè)知識和技能的培訓，從整體上提高檔案管理員的業(yè)務能力，確保檔案管理工作人員的配置與設備相配套，進而有效提升文化館檔案管理的工作質量。

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電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。

2.保管方式不同

電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網(wǎng)絡風險。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機

如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。

2.企事業(yè)單位在進行電子檔案管理

由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復雜的網(wǎng)絡風險

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高

國家也出臺了相應的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。

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2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾啞埃簬煳涓已灾?，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，?？甭闪??！痘哿找袅x》卷七十七‘讎?！⒁讹L俗通》云‘：二人對校為讎?！墩滞?#8226;言部》‘：讎，?？睍蛔嚕妊詢杀鞠鄬Ω踩绯鹱??！?/p>

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個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經歷都體現(xiàn)在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2實現(xiàn)人事檔案管理的目的

實現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現(xiàn)質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。

1.2.1按程序歸檔

檔案內資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業(yè)務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業(yè)績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2檔案規(guī)范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關規(guī)定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規(guī)定進行處理。

1.2.3建立符合標準的設施

檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調，以防止紙質的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。

2增強檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態(tài)跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內容準確可靠。

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在現(xiàn)代社會，人力資源已經成為了各行各業(yè)發(fā)展中一個最為重要的環(huán)節(jié)，因為任何工作的開展都不能離開人這一最為基本的因素。而對于人力資源的管理來說，除了開發(fā)、使用等環(huán)節(jié)外，人力資源檔案的管理也是人力資源管理的一個重要方面。因為，科學合理的人力資源檔案管理能夠更好的提升人力資源管理的整體效率，從而促進組織的發(fā)展。

一、人力資源檔案管理工作中存在的問題

1.人力資源檔案管理效率低。簡單的說，人力資源檔案管理的效率就是在實施人力資源檔案管理過程中，所消耗的人力、物力等資源同檔案管理最終實現(xiàn)的管理效果之間的比例關系。對于人力資源檔案工作來說主要包括的工作內容有檔案的收集、歸檔保存和調用等。例如，對外來務工人員的工齡和職業(yè)發(fā)展進行建檔，既要對外來務工人員的基礎檔案資料進行搜集，還需要對務工人員在就業(yè)過程中的職位轉移、薪酬等方面資料進行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。2.人力資源檔案管理人員素質欠缺。在人力資源檔案管理中，管理人員的素質能力有著十分重要的作用。而我國很多檔案管理人員在專業(yè)素質上都存在著明顯的差距。集中的表現(xiàn)在有點人力資源檔案管理人員都是兼職的，不是專門從事人力資源檔案管理的；有的人力資源檔案管理人員年齡明顯偏大，在工作積極性上明顯不足；有的人力資源檔案管理人員對于信息技術的掌握不夠深入，導致在信息化時代下，人力資源檔案管理工作難以實現(xiàn)數(shù)字化。3．管理方法不夠先進。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質的，這些資料規(guī)整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設的施工過程中，有很多能夠為以后工程建設提供借鑒的工作細節(jié)，卻往往因為無法快速形成紙質檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質量。

二、應對人力資源檔案管理問題的對策

1.規(guī)范化人力資源檔案管理，提升工作效率。人力資源檔案管理應當首先建立一套完善的工作規(guī)范，明確檔案管理工作的各個流程和環(huán)節(jié)，利用規(guī)范的制度，來提升工作的人員的積極性，激發(fā)出工作熱情。這其中最為有效的就是科學的考核辦法，利用科學的獎懲機制來督促工作人員合理的安排工作，從而達到提升工作效率的目的。具體的說可以多設置一些獎勵措施，如對全年工作沒有出現(xiàn)問題的工作人員可以發(fā)放物資獎勵等。2.強化人力資源檔案管理人員素質。對于人力資源檔案管理來說，人力資源同樣是核心要素。這就要求我國的各類組織要首先設置專門的人力資源檔案管理崗位，確保專人負責人力資源檔案管理，從而保證人力資源檔案管理的專業(yè)性。其次要多培養(yǎng)一些年輕的人力資源檔案管理人員，培養(yǎng)他們在人力資源檔案管理工作的熱情，激發(fā)他們的積極主動性，從而提升人力資源檔案管理的效果。第三，現(xiàn)代人力資源檔案管理要求的是復合型人才，不僅要掌握專業(yè)的人力資源檔案管理知識，還要具備有足夠的信息化技術能力，這就要對人力資源檔案管理人員進行信息化技術的培訓，使其掌握基本的信息化技術，從而保證人力資源檔案管理工作的開展。3.應用信息化技術手段。對于人力資源檔案管理來說，要實現(xiàn)全面的信息化管理，一是需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備；二是應該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實施，設立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。

三、結語

人力資源檔案管理對于人力資源的開發(fā)、利用等方面都有著很好的促進作用，完善人力資源檔案管理能使人力資源的整體管理效率大幅提升。而我國由于社會發(fā)展的多方原因，在人力資源檔案管理方面存在著一些問題，我們必須要正視和解決這些問題，才能保障人力資源檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。

作者:黃衛(wèi)東 單位:廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部

參考文獻

[1]崔啟順.人力資源檔案管理問題的探討[J].辦公室業(yè)務,2016(12):150

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我國土地檔案管理工作暫行規(guī)定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案、建設用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內容是對成片土地上的道路、水源、農居建設及耕地坡度改造等，工作內容主要有選址、測量、科研論證、規(guī)劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監(jiān)管、竣工驗收等多個環(huán)節(jié)，所涉領域涵蓋工程建設、田間道路、農田水利、護林綠化、土地復墾等。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發(fā)揮著重要作用。因此，轉變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務機制，研究檔案管理工作規(guī)律，是實現(xiàn)土地整理檔案資料在現(xiàn)代社會經濟發(fā)展中發(fā)揮重要作用的技術保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關于土地總體規(guī)劃或專項規(guī)劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質量，調整了土地資源利用結構，改善了農業(yè)生產和生態(tài)環(huán)境，改善了農民生活條件。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發(fā)揮著重要作用。因此研究和探討如何規(guī)范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發(fā)揮土地整理檔案在現(xiàn)代社會經濟發(fā)展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認識，是土地整理檔案管理的基礎。1.加強學習，增強意識。要認真學習《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責任感和嚴肅認真做好工作的思想意識，按工作優(yōu)先，服務至上的原則，最大限度地發(fā)揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強宣傳，提高認識。加強對檔案管理和保護檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認識；充分認識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認識，積極主動配合做好檔案法制建設，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領導支持是工作順利開展的有力保障。向領導宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領導層充分認識檔案工作的地位和作用，積極爭取領導的重視和支持；從機制上加強檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復雜、煩瑣的工作，是業(yè)務性很強的專業(yè)性工作，因此要加強檔案工作者職業(yè)道德建設，培養(yǎng)檔案工作人員愛崗敬業(yè)的精神；工作中嚴格遵守職業(yè)道德規(guī)范，尊重檔案資料的真實性；培養(yǎng)埋頭苦干，無私奉獻的道德情操；培養(yǎng)嚴謹、細致、認真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態(tài)度，樹立扎實干，服務優(yōu)，守紀律，創(chuàng)一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規(guī)劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監(jiān)管、竣工驗收等不同階段進行細致分類，認真歸檔。要認真負責的對歸檔項目進行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負責人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細致，歸檔要認真，才能充分發(fā)揮檔案資料在后期土地規(guī)劃、利用環(huán)節(jié)的重要作用，是土地資源長期發(fā)展的歷史依據(jù)。

（四）將檔案資料數(shù)字化管理是土地整理檔案管理發(fā)展的必然需求。1.開展管理人員技術培訓是實現(xiàn)數(shù)字化管理的技術保障。隨著網(wǎng)絡技術的大力發(fā)展和信息技術的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進先進的土地檔案管理信息系統(tǒng)后，要邀請業(yè)內專家對管理人員進行相關技術培訓，轉變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術基礎和工作能力，是實現(xiàn)數(shù)字化管理的技術保障。2.檔案資料數(shù)字化管理是社會經濟飛速發(fā)展的必然需求。當前正處于推進“四城同創(chuàng)、提升耕地質量、打造美麗鄉(xiāng)村、建設生態(tài)宜居涪陵”建設的重要時期，土地征用與土地流轉、農村建設用地復墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質業(yè)務堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發(fā)揮檔案資料的利用價值，實現(xiàn)檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網(wǎng)上備份、分類，建立數(shù)字化管理體系，因此，土地整理檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設的必然需求。

三、結語

總之，土地整理檔案管理要能適應經濟社會的發(fā)展，在社會經濟建設中發(fā)揮較大效用，最大限度的發(fā)揮國土檔案的使用價值，為土地的開發(fā)利用提供最真實的依據(jù)。

【參考文獻】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(03).

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二、加強人力資源與社會保障檔案管理工作的措施

（一）實行集中統(tǒng)一管理。成立專門的人力資源和社會保障檔案管理中心，負責各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，全面清查分散保管在各科室的檔案，實現(xiàn)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，提高檔案管理工作規(guī)范化、科學化水平，從而更好地服務民生；建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規(guī)章制度，并要求檔案管理人員嚴格按規(guī)定辦事，落實各項規(guī)章制度，力求檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化。為落實檔案的集中統(tǒng)一管理，首先應提高領導的重視度，促使各級領導將檔案管理工作作為完善社會就業(yè)和保障體系的重要工作，建立由各級領導組成的檔案管理工作領導組，對檔案管理工作進行統(tǒng)一的領導，并進行合理分工，由專人負責，開展檔案管理工作，做到職責明確；其次，加大檔案基礎設施的建設，配備工作所需要的現(xiàn)代化設備設施，提高檔案保管的安全性，實現(xiàn)檔案管理的標準化；最后，應不斷加強檔案管理的信息化水平，全面開展業(yè)務檔案數(shù)字化建設工作，遵循簡明、實用、準確的原則，利用電子掃描技術，有步驟有選擇地對所管檔案的基本信息進行準確采集和集中錄入，逐步實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化，促使人力資源和社會保障檔案管理模式向信息化業(yè)務檔案管理模式的轉變，并實行動態(tài)化管理，隨時更新，以便快捷準確地查詢檔案。

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1硬件與軟件設施的不足

由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡進行共享和傳輸?shù)?，而網(wǎng)絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩(wěn)定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內容往往對應一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養(yǎng)成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓

提高檔案管理者的業(yè)務素質筆者調查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設備，實現(xiàn)硬件設備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠實現(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎

所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。

篇9

高校黨政管理隊伍存在的問題很多起源于管理隊伍不被重視這個源頭上。重視是從上到下的高校領導和全校師生重視管理隊伍建設，尊重管理人員的工作，那么管理人員會強化自身身份的認同感，將工作當成是人生的事業(yè)來做，以主人翁的意識認真做每一項工作。對待工作的態(tài)度決定了工作效率，影響態(tài)度的因素除了自我要求外，很大程度上依賴于外界的期望。只要黨政管理人員心態(tài)調整好，消極的情緒就會減少，工作笑臉增加，很多問題將迎難而解。重視不能只是口頭形式，必須有必要的政策和措施來落實。“高校要重視管理干部隊伍建設，應該像培養(yǎng)學術帶頭人那樣培養(yǎng)管理干部，教學與管理兩支隊伍一并規(guī)劃、一并推進。在制定工資升級、崗位津貼、表彰獎勵等政策時，應根據(jù)高校教師、干部隊伍的人數(shù)按比例下達指標，做到政策面前人人平等、一視同仁”[2]。

制定科學合理的管理制度

篇10

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應時展，為教學、科研事業(yè)服好務。

1、強化意識，健全機構。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現(xiàn)代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設的好壞是衡量高?，F(xiàn)代化水平高低的標尺，搞好檔案現(xiàn)代化建設，能促進高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化檔案意識，要以科學發(fā)展觀指導高校檔案現(xiàn)代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，使檔案工作與時俱進。認真執(zhí)行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學校的規(guī)劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。

2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。