導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇醫(yī)院檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，首先應(yīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用[1]。現(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。

1.首先認(rèn)識建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設(shè)備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時，設(shè)備檔案顯得尤為重要。

2.其次建立完善的制度利用辦公會將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級管理人員的制度意識，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進(jìn)、評優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺設(shè)備逐一編號登記在冊且張貼標(biāo)簽，每半年對全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對萬元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

3.設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購到設(shè)備報廢如參與設(shè)備采購申請，可為采購部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。

結(jié) 語

篇2

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)。加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)十分重要。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1、檔案管理制度不健全

在醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院制定了適用于本院的較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、護(hù)理、人事、行政、后勤、財務(wù)等各項(xiàng)管理制度，而涉及醫(yī)院檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院綜合目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集率不高，檔案不齊全的現(xiàn)象普遍存在。

2、檔案管理范圍不明確

到目前為止，醫(yī)院檔案管理還沒有完整的管理制度標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的管理模式。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。大多數(shù)醫(yī)院在管理檔案時，都在根據(jù)自己的理解進(jìn)行管理，還存在許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，檔案的缺失較為嚴(yán)重。

3、檔案意識不強(qiáng)

醫(yī)院檔案管理中，還存在對檔案管理認(rèn)識淡薄問題。認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對醫(yī)院檔案重視程度不夠，造成了檔案利用率不高，檔案信息資源開發(fā)不足問題。

4、檔案管理分散

醫(yī)院檔案存在各職能科室分散管理的問題，不便于檔案的綜合利用。每個科室都要有人兼管保存檔案，造成了人力、物力的浪費(fèi)，這樣也嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案保存的完整性和安全性。

5、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

在醫(yī)院人才隊(duì)伍培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高，檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有得到高度重視，使檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，大多數(shù)檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)積累上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

6、檔案工作硬件投入不足

有的醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房較少，不能符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理模式正向著現(xiàn)代化邁進(jìn)。而檔案工作還沒有與醫(yī)院發(fā)展同步，還停留在手工收集、檢索，單機(jī)操作致使檔案信息量較小，影響了檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策

1、加強(qiáng)《檔案法》學(xué)習(xí)貫徹

醫(yī)院的管理干部及醫(yī)務(wù)工作者的檔案法制觀念淡薄，許多人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性。醫(yī)院要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識到檔案與醫(yī)院各項(xiàng)工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成。

2、檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理

在醫(yī)院推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立統(tǒng)一、科學(xué)的檔案工作制度，只有實(shí)行醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理，才能使檔案信息資源得到充分地發(fā)掘和利用。

3、健全檔案管理制度

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

4、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

5、加大軟、硬件投入

篇3

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，加強(qiáng)對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院如何適應(yīng)十二五時期大的發(fā)展機(jī)遇，不斷完善管理機(jī)制，切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，科學(xué)分析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和、存在的問題與解析原因，并相應(yīng)地采取科學(xué)對策，才能更好地做好新時期醫(yī)院檔案管理工作。

1.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低

對檔案管理方面的認(rèn)識還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。

1.5檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，

檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理

運(yùn)用行政手段和法律手段對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

2.3建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.4加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

2.5加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容;另一方面要引進(jìn)計算機(jī)管理，用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.6建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)

由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理

篇4

一是分工不清使檔案管理失于規(guī)范。目前，關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作，還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院檔案管理一般都是由綜合辦公室負(fù)責(zé)，而綜合辦公室管理的一般都是文書檔案、科技檔案等；醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理。至于電子病歷和一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息，則由信息科管理。顯而易見，一個單位內(nèi)檔案由多部門管理，很難讓其達(dá)到規(guī)范。

二是制度不完善，使檔案使用率不能達(dá)到理想的高度。各單位都是根據(jù)自己的實(shí)際情況制定醫(yī)療、護(hù)理、人事、行政、后勤人員等等的管理制度，而關(guān)于檔案方面的管理制度則往往被疏忽。例如，在醫(yī)院目標(biāo)考核中，就沒把檔案管理這一項(xiàng)納入考核內(nèi)容。如此，檔案的使用率就降低了。

三是對檔案管理意識較弱，使檔案資源浪費(fèi)。電子檔案管理雖然在一些醫(yī)院也建立了，但實(shí)際運(yùn)行效果較差，原因是人員對檔案管理知識和意義了解太少，對它的巨大作用缺乏認(rèn)識，所以就不夠重視，檔案資源白白的被浪費(fèi)了。

四是不重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，檔案管理人員素質(zhì)不高。其實(shí)，這也是缺乏認(rèn)識導(dǎo)致的。信息時代要求檔案管理人員不但要具備檔案管理的專業(yè)知識，而且要具備良好的醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程，當(dāng)然還要具備計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)常識和實(shí)際操作能力。這些，從事檔案管理人員不是一開始就具備的，需要進(jìn)行專門培訓(xùn)，而我們的醫(yī)院卻忽視了這一工作，原因便是對這一工作的重要意義認(rèn)識不夠。因此，許多檔案管理人員跟不上時代的發(fā)展，直接影響了本醫(yī)院檔案管理水平和資源的利用率。

2.為提高醫(yī)院整個工作的水平和質(zhì)量，以上存在問題亟待解決

首先要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，尤甚是提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識。有句老話說“形勢好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)”，醫(yī)院檔案管理工作也是這樣?！瓣P(guān)鍵”的作用是決定性的。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的思想意識必須跟上時展的步伐，充分認(rèn)識到檔案管理不但是醫(yī)院整個管理的重要組成部分，而且對領(lǐng)導(dǎo)決策有不可忽視的啟發(fā)和指導(dǎo)作用，這些是其他工作無法替代的，應(yīng)該把檔案管理不容置疑地納入重要議事日程。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識上去了，還要做好宣傳工作，讓大家都知道檔案管理工作的重要性。只有這樣，才能使檔案管理工作在醫(yī)院的整個發(fā)展上發(fā)揮應(yīng)有的、無可替代的作用。

其二，制訂檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并使其日臻規(guī)范。沒規(guī)矩不能成方圓。有一套好的檔案管理制度才能使檔案管理工作的質(zhì)量不斷提高，為醫(yī)院的整個發(fā)展服好務(wù)。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況，根據(jù)《檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，制訂出適合本單位的、切實(shí)可行的檔案管理制度。

其三，要重視檔案方面新知識、新技術(shù)的開發(fā)利用。信息時代，檔案知識和技術(shù)也在不斷更新，不了解新的知識和技術(shù)并及時進(jìn)行運(yùn)用，就不能跟上時代的發(fā)展，于是便會影響檔案的利用價值。由此，檔案管理人員的知識就要不斷更新。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，提高自身素質(zhì)，通過網(wǎng)絡(luò)使用多元化信息資源，使醫(yī)院檔案更好的為醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)，充分發(fā)揮其社會效益。

其四，重視對檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理水平如何，檔案管理人員的素質(zhì)是一大決定因素。醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中一定要將這一項(xiàng)列入在內(nèi)。除督促檔案管理人員不斷給自己的知識和技術(shù)“充電”外，可聘請專家講課，讓檔案管理人員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，還可通過對臨床一線醫(yī)療、教學(xué)和科研，讓檔案管理人員充分了解各方面對檔案信息的需求，并讓他們不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。當(dāng)然，創(chuàng)造條件吸引一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才，也是一個好措施。

其五，加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè)?！肮び破涫?，必先利其器”。應(yīng)給檔案室配備計算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作。如具備條件，將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)科與科之間、院與科之間的資源共享，這樣能更好地滿足醫(yī)院各方面工作對信息的需要，使各方面工作都得心應(yīng)手，更好地推動醫(yī)院的發(fā)展。

信息時代給醫(yī)院的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件，醫(yī)院檔案由原始的手工登記和管理過度到計算機(jī)錄入和管理，標(biāo)志著醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)入了一個新時期。信息技術(shù)對醫(yī)院的發(fā)展是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，對提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院和各項(xiàng)工作提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是一條捷徑。醫(yī)院要想邁入發(fā)展的快車道，加強(qiáng)檔案管理工作，讓其真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，是一項(xiàng)很好的措施。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息資源做為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。一般醫(yī)院為了更好地利用醫(yī)學(xué)信息資源，都會對醫(yī)院分散、龐雜的信息資源進(jìn)行收集、加工處理，使其能更方便地為全院醫(yī)護(hù)人員利用，充分發(fā)揮其價值。但隨著我國社會主義事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案包括文書檔案、人事檔案和病案等管理部門傳統(tǒng)的工作模式和方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。因此，醫(yī)院檔案信息資料管理應(yīng)從封閉式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，實(shí)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，才能真實(shí)體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價值，更好的為醫(yī)院的醫(yī)、護(hù)、教、研和管理服務(wù)，更好的為其他需要醫(yī)院檔案的領(lǐng)域服務(wù)。

醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是以計算機(jī)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫為其基本構(gòu)成要素，以資源共享和共同開發(fā)為目的。將圖書、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，隨時獲得信息資源。

一計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院檔案工作的影響

（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務(wù)和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機(jī)來完成。

（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和開端,是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實(shí)時進(jìn)行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

（3）檔案服務(wù)多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對象的擴(kuò)大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享,通過計算機(jī)管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù),服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時間,提高了利用效率。

（4）檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗(yàn)。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔(dān)著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而,在知識經(jīng)濟(jì)時代,為了適應(yīng)全新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

二醫(yī)院檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容

（一）文書處理過程和歸檔實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進(jìn)行隨時預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

（二）病歷檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計算機(jī)，運(yùn)用計算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機(jī)對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時改進(jìn),進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

（三）人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著社會信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。（四）醫(yī)院圖書館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

三檔案管理實(shí)現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式

1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。

2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)

網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)?？紤]到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主,在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時應(yīng)選擇具有一定的先進(jìn)性、可即時擴(kuò)展且易于維護(hù)的。醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò),但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn),富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。

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一、醫(yī)院會計檔案的收集

醫(yī)院會計檔案的收集范圍一般指醫(yī)院會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成醫(yī)院會計檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握醫(yī)院會計檔案的收集范圍。

1、醫(yī)院會計憑證。它包括自制原始憑證（如我院自制的費(fèi)用報銷單、支出憑證、門診、住院退費(fèi)單據(jù)等）、外來原始憑證（如購買藥品、衛(wèi)生材料等的原始發(fā)票）、原始憑證匯總表（如門診收費(fèi)、掛號收入?yún)R總表）。

2、醫(yī)院會計賬簿。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；計算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨(dú)編一個流水號。

3、會計報表。會計報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入費(fèi)用總表、醫(yī)療收入費(fèi)用明細(xì)表、現(xiàn)金流量表、財政補(bǔ)助收支情況表、成本報表及決算說明等。各類會計報表應(yīng)編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

4、其他會計核算資料。如銀行對賬單；銀行存款余額調(diào)節(jié)表；工資表；經(jīng)濟(jì)合同；總務(wù)科、器械科、藥劑科盤點(diǎn)表；住院預(yù)收款、住院發(fā)票核銷表；門診收據(jù)號、計算機(jī)號注銷清冊；門診收費(fèi)退明細(xì)表；應(yīng)退住院病人費(fèi)用及出院欠費(fèi)；會計檔案移交清冊等。

二、醫(yī)院會計檔案的整理

《會計檔案管理方法》規(guī)定，“各單位每年形成的會計檔案應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案管理清冊”。會計憑證應(yīng)按月整理，遵循會計檔案資料的形成規(guī)律，由會計機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸檔前的立卷和整理工作，更好地保證會計檔案的收集、完整和保持檔案之間的聯(lián)系。同時，要準(zhǔn)確立卷，會計賬簿和會計報表在第二年度初進(jìn)行整理。

醫(yī)院會計憑證一般按年、月順序組卷整理，一個月的記賬憑證可根據(jù)量的多少立卷裝訂十幾本或二十幾本，若基建會計憑證、工會會計憑證特別少的也可幾個月組卷裝訂一本。憑證外面要加封面，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證，憑證左側(cè)和下邊墩齊進(jìn)行裝訂，裝訂厚度一般應(yīng)在2厘米以內(nèi)，方可保證裝訂牢固、美觀大方。

三、醫(yī)院會計檔案形成與保管

1、上述醫(yī)院會計檔案均應(yīng)整理裝訂，并按要求填齊會計檔案封面上各項(xiàng)內(nèi)容。這些會計檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由財務(wù)科檔案會計按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

2、醫(yī)院會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 類。醫(yī)院會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起?？傎~、明細(xì)賬、記賬憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限為25年；年度財務(wù)報告決算等保管期限為永久。

四、醫(yī)院會計檔案的管理和利用

醫(yī)院醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的反映和紙質(zhì)記錄，是明確各方經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要依據(jù)。那么，如何使得醫(yī)院會計檔案整齊美觀并方便下步查找查詢，如何消除會計資料管理散失、污損的隱患。根據(jù)本人多年來醫(yī)院會計檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為醫(yī)院會計檔案管理需做好以下工作：

1、細(xì)心裝訂。裝訂是醫(yī)院會計檔案歸檔的第一步，也是醫(yī)院會計檔案管理最基礎(chǔ)的工作。在打印出醫(yī)院會計憑證、財務(wù)報表、會計賬簿等后，在裝訂前需要仔細(xì)檢查醫(yī)院會計憑證、賬表是否存在缺頁漏頁，是否有應(yīng)打印而未打出的會計要素，盤點(diǎn)表、調(diào)節(jié)表等中當(dāng)事人應(yīng)簽的字或章是否完整。

2、順序編號。醫(yī)院會計檔案歸檔時，要從主要到次要、從醫(yī)院會計憑證、賬簿到報表、從主賬主表到附賬附表的順序安排整理，并參照往年的順序，來編制檔案號。會計檔案標(biāo)注字跡務(wù)必工整，需標(biāo)注要素務(wù)必完整，特別是標(biāo)注的檔案保存時間。此外，對總賬、分類明細(xì)賬等不能忘記在其封面粘貼印花稅票，以應(yīng)對稅務(wù)部門的隨時檢查。醫(yī)院會計檔案在保管中，要做好防蟲、防霉、防潮 “三防”工作，并應(yīng)按照檔案號順序在同一地方整齊擺放，以便需要時快速查找翻看，查閱會計檔案需經(jīng)財務(wù)科長批準(zhǔn)，按照醫(yī)院會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本單位會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)科長批準(zhǔn)，查閱或復(fù)制會計檔案，并詳細(xì)登記借閱人、事由、借閱歸還時間，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

五、我院會計檔案管理的做法

1、財務(wù)科設(shè)置專職專人管理會計檔案

財務(wù)科在明確會計業(yè)務(wù)各崗位會計檔案處理要求的基礎(chǔ)上，指定專門會計人員全面負(fù)責(zé)會計檔案管理，并保持相對穩(wěn)定。檔案會計負(fù)責(zé)財務(wù)科會計檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供醫(yī)院會計憑證的借閱和提出有關(guān)財務(wù)檔案管理的建議。因此，檔案會計必須由具有系統(tǒng)財務(wù)專業(yè)知識和檔案管理相關(guān)知識、經(jīng)驗(yàn)的會計人員擔(dān)任，不可隨意更換。我院為了做好醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作，還建立規(guī)范化的財務(wù)會計檔案室，由檔案會計管理，從日常會計資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報表、會計文件進(jìn)行全面管理，編寫存檔目錄，登記會計檔案收和出的詳細(xì)記錄，完善管理各種會計檔案。

2、規(guī)范醫(yī)院會計檔案立卷。我院去年更換了先進(jìn)的裝訂設(shè)備，并采購裝訂會計憑證必須使用的會計憑證裝訂封面。會計憑證封面的單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、記賬憑證起止號、記賬憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人等有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全，裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案柜中。檔案會計必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，并填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”。

3、規(guī)范醫(yī)院會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。我院會計檔案的保管期限嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。保管期滿的醫(yī)院會計檔案，由財務(wù)科提出銷毀意見，檔案會計編制醫(yī)院會計檔案銷毀清冊，列明銷毀醫(yī)院會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，由財務(wù)科長、院長在醫(yī)院會計檔案銷毀清冊上簽署意見，經(jīng)衛(wèi)生局、財政局批準(zhǔn)后方可銷毀。我院按規(guī)定銷毀會計檔案時，由財務(wù)科、衛(wèi)生局、財政局共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的醫(yī)院會計檔案，應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。

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一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.管理人員檔案管理意識缺失

很多醫(yī)院的檔案管理人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作存在誤解和輕視，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，因此絕大多數(shù)的檔案管理人員工作積極性不夠高。由于檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，因此檔案工作在實(shí)際開展的時候一直處在無序的狀態(tài)，并且檔案自身的巨大作用也不能夠得到有效發(fā)揮，失去了檔案管理工作的意義，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不能夠滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需要。

2.檔案管理人員能力不夠

很多醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員通常都是由醫(yī)院科室內(nèi)部員工兼任，這些人本身不具備檔案管理的相關(guān)知識和能力，相應(yīng)的也就很難滿足檔案管理工作的基本要求。再加上檔案管理人員一般都是年齡偏大的員工，學(xué)習(xí)能力降低再加上由于他們?nèi)狈I(yè)系統(tǒng)化的檔案管理知識和技能培訓(xùn)，致使在進(jìn)行檔案管理工作時僅僅依靠日常經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，不能滿足當(dāng)今信息化時代對檔案管理的要求。

3.計算機(jī)檔案管理手段比較單一

當(dāng)今我國已經(jīng)步入信息化時代，計算機(jī)技術(shù)同樣也得到了很大程度的應(yīng)用，計算機(jī)技術(shù)同樣也被廣泛應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理工作中。檔案由于我國醫(yī)院檔案管理工作體制比較落后，使得檔案的數(shù)字化科學(xué)化管理流于形式，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)檔案資料的重要位置。

二、做好醫(yī)院檔案管理模式改革的幾點(diǎn)建議

對于醫(yī)院來講，檔案管理工作所涉及到的內(nèi)容非常復(fù)雜，并且涉及的面比較廣，在當(dāng)今形勢下如果仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)很難滿足醫(yī)院檔案管理工作的要求。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，對醫(yī)院檔案的管理工作也逐漸由手工模式的傳統(tǒng)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榱藨?yīng)用計算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)代化管理，完美適應(yīng)了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的需求。為了能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，早日適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，利用計算機(jī)技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理成為了一種必然選擇。所以要想促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升，就一定要充分利用好先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，做好以下幾個方面的工作：

1.強(qiáng)化對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認(rèn)識程度，能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認(rèn)識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升醫(yī)院內(nèi)部員工對這一工作的整體認(rèn)知水平，從內(nèi)心深處重視起來。

2.加快培養(yǎng)檔案管理信息化專門人才

信息化時代條件下，醫(yī)院檔案管理工作對人員的要求比較高，同時醫(yī)院檔案管理工作它是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜并且對專業(yè)性要求非常高的工作，要想保證醫(yī)院檔案管理能夠適應(yīng)信息化這種大環(huán)境，就需要培養(yǎng)這方面的專業(yè)化、復(fù)合型的人才?？梢酝ㄟ^定期給檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和專業(yè)知識的教育，提升他們的知識水平和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)信息化時代的管理需要。

3.改善當(dāng)前醫(yī)院檔案管理設(shè)施

要想能夠迎合時代的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需要建立和健全檔案管理設(shè)施，因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化本身就是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，它會涉及到計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息交互、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷鄠€領(lǐng)域。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設(shè)備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作走向信息化，還需要購置專門的計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、打印復(fù)印設(shè)備、刻錄機(jī)等設(shè)備并且對這些設(shè)備進(jìn)行電子文檔一體化管理。

4.引進(jìn)專門人才保證檔案計算機(jī)管理的安全性

篇8

醫(yī)院會計檔案管理是醫(yī)院檔案管理中重要的一環(huán)，這不僅表現(xiàn)在數(shù)量上。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計核算專業(yè)材料，由于性質(zhì)不同，需要分門別類進(jìn)行歸檔。隨著時間的推移，檔案數(shù)量與日俱增，尤其是會計憑證，盡管保管期限只有15年，但經(jīng)過醫(yī)院多年的業(yè)務(wù)發(fā)展，數(shù)量也是相當(dāng)可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會計檔案具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動和組織發(fā)展的情況，而且能為醫(yī)院管理者提供會計預(yù)測、決策、控制的依據(jù)，具有十分重要的作用。因此，搞好醫(yī)院會計檔案管理對于搞好醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有十分重要的意義。

目前，醫(yī)院會計檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問題，成為檔案管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)。對于這些問題，筆者進(jìn)行一下簡單的剖析。

一是會計檔案意識不強(qiáng)。很多人對會計檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強(qiáng)，認(rèn)識不到會計檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。

二是會計檔案的管理責(zé)任不明確。會計檔案產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，財務(wù)部門的會計人員是第一責(zé)任人，但在實(shí)際工作中，會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，而對檔案業(yè)務(wù)知之甚少，對會計檔案管理責(zé)任也不明確。這方面突出表現(xiàn)在兩點(diǎn)：1、把本該由財務(wù)部門負(fù)責(zé)的會計檔案整理立卷、裝訂成冊、編制保管清冊的工作任務(wù)全都退給綜合檔案室；2、認(rèn)為把會計檔案移交綜合檔案室保管后萬事大吉，不用再擔(dān)負(fù)任何責(zé)任。

會計檔案歸檔移交不及時。有些醫(yī)院由于忽視會計檔案的管理，或者任由財務(wù)部門自己保管，或者在會計年度終了后，由財務(wù)部門隨時向綜合檔案室移交。有些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)行了會計電算化，財務(wù)部門向綜合檔案室移交會計檔案時，只移交紙質(zhì)檔案，而把存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)或光盤保留下來，嚴(yán)重破壞了醫(yī)院全宗的完整性。

會計檔案的鑒定銷毀不規(guī)范。不少醫(yī)院擔(dān)心原始材料的遺失，把自成立以來的所有會計檔案一直保存至今，沒有及時進(jìn)行鑒定銷毀。有些醫(yī)院即使鑒定銷毀了，也經(jīng)常出現(xiàn)不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現(xiàn)象，從而影響了會計檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

鑒于以上出現(xiàn)的這些問題，依據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以通過以下幾項(xiàng)措施加以改進(jìn)：

增強(qiáng)會計檔案管理意識?！稌嫏n案管理辦法》第二條規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、社區(qū)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案?！钡谒臈l規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，……”按照這些法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)會計檔案的管理，要把會計檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，大力宣傳醫(yī)院會計檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財務(wù)部門的會計人員充分認(rèn)識會計檔案工作的重要性。

健全會計檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位會計檔案工作的實(shí)際，逐步完善會計檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使會計檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。

加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。在這其中最為重要的是明確責(zé)任?！稌嫏n案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊?！薄爱?dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；……”另外，會計檔案產(chǎn)生于會計工作過程中，會計人員對會計檔案歸檔的準(zhǔn)確、完整以及檔案的保管負(fù)有直接的責(zé)任。會計檔案移交綜合檔案室保管后，直接責(zé)任也隨著轉(zhuǎn)移。這時的會計檔案管理責(zé)任分成了兩部分，綜合檔案室只負(fù)責(zé)會計檔案安全保管，提供借閱的責(zé)任，雖然會計檔案移交了綜合檔案室，但會計人員對會計檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確仍承擔(dān)直接的責(zé)任。

依法開展會計檔案鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條規(guī)定：“保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫(yī)院應(yīng)依照《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，遵照法定的程序定期進(jìn)行會計檔案的鑒定銷毀工作。

總之，醫(yī)院會計檔案對于總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財務(wù)問題，防止貪污舞弊，研究醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會計檔案管理既是會計工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財務(wù)部門和檔案部門這兩個部門充分銜接好。加強(qiáng)醫(yī)院會計檔案的管理，確保會計檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫(yī)院會計檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王春梅，王新民.淺談會計檔案的作用與管理[J].山東檔案，2009，（5）：40

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中圖分類號：R197

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-2374(2009)04-0180-02

聲像檔案是檔案的一個重要組成部分，它是最能客觀、形象和真實(shí)地記載單位發(fā)展歷程的檔案資料，能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場景原聲原貌地保存下來，并再現(xiàn)于后人的視、聽覺感官。聲像檔案較之其他載體材料的檔案，顯示出巨大的優(yōu)勢。

一、醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀

(一)歸檔率不高

聲像檔案的制作多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)，收集上難以控制。重要日常活動資料的拍照、錄音、錄像等工作一般由院辦或負(fù)責(zé)醫(yī)院宣傳的科室完成，到每年度完成后才將聲像資料上交檔案室。而醫(yī)療單位各科室自行拍攝活動資料也是較為普遍的，如開展新技術(shù)、新業(yè)務(wù)或者接診到特殊病人等。聲像資料形成部門的工作細(xì)致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素。聲像資料其檔案價值不容忽視，但是往往最容易被忽視和遺忘，致使聲像檔案歸檔率不高。

(二)保管手段落后

聲像檔案容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，所以聲像檔案的保管有嚴(yán)格的條件限制，除有嚴(yán)格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。需要較大量資金購入儲存設(shè)備，占用較大工作用房，對于自負(fù)盈虧的醫(yī)療單位來說并不現(xiàn)實(shí)，昂貴的成本支出醫(yī)療單位普遍不易接受，所以聲像檔案保管手段普遍落后。

(三)管理不規(guī)范

目前很多醫(yī)院的聲像檔案散在聲像部門或其他業(yè)務(wù)科室，沒有集中管理，也沒有相關(guān)的制度，聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。部分照片、底片分家，也不附加文字說明。有些照片說明，不是缺時間，就是缺內(nèi)容，造成管理上的不規(guī)范，給日后查找利用帶來諸多麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存檔。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯，難以歸檔。

二、醫(yī)院聲像檔案管理的體會

由于聲像檔案在存儲過程中，檔案信息會瞬間完全丟失，或者因技術(shù)、設(shè)備的過時導(dǎo)致無法讀取等劣勢。所以，長期保存好這些生動、形象的特殊載體檔案，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整，實(shí)現(xiàn)長期利用，是我們必須解決的問題。

(一)充分發(fā)揮主觀能動性

檔案管理部門要經(jīng)常與各科室溝通，及時掌握醫(yī)院信息，經(jīng)常深入科室了解情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值的聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規(guī)，隨時將聲像資料歸檔，以防日久被人遺忘。檔案部門要求各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)重要活動資料的攝影工作，這樣做有利于真正掌握醫(yī)院重要活動的第一手材料，并對活動的主題、背景、主要人物、時間等有一個深刻的印象；對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質(zhì)量有很大幫助。

(二)積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

聲像檔案的保管需要一定的資金投入購買設(shè)備，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識程度直接影響檔案工作的發(fā)展，檔案管理者要通過日常工作取得的成效及時宣傳檔案的歷史重要性和利用價值，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案意識增強(qiáng)了，會大大地推動檔案工作的發(fā)展，為改善檔案保管環(huán)境、技術(shù)升級提供有力保障。

(三)努力創(chuàng)造保管條件

聲像檔案是以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，主要以照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料形式為載體出現(xiàn)，保管起來比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。聲像檔案由于其載體是由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管亦比紙質(zhì)文獻(xiàn)更為講究。因而對保管溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求，要求配備聲像檔案專柜，并要具備恒溫、恒濕、防磁、防光、防污染等保管條件。避免造成聲像檔案的過早退化和損壞，影響清晰度，給利用帶來困難。

(四)注重歸檔的時效性

聲像檔案中有保存價值的照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等有很強(qiáng)的時效性和特殊歸檔要求，必須及時歸檔并輔以文字說明，否則因時間久遠(yuǎn)將無法確定資料的具體時間及內(nèi)容。檔案人員應(yīng)該經(jīng)常深入科室，特別是了解、掌握產(chǎn)生聲像檔案比較集中的科室情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值的聲像材料并收集，對重要資料打破常規(guī)隨時歸檔。

(五)實(shí)行集中統(tǒng)一管理

檔案人員對相關(guān)科室攝錄入員應(yīng)進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，對本院各科室聲像檔案形成、積累、立卷、歸檔工作進(jìn)行檢查、督促、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時制定相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，通過制度的嚴(yán)格落實(shí)，防止分散流失，對全院各部門產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案部門實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理。在聲像攝錄入員接受任務(wù)的同時，將聲像檔案同步歸檔。我們在各相關(guān)科室建立兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)，由各科室攝錄入員擔(dān)任兼職檔案員。醫(yī)院重要活動結(jié)束后，聲像材料一經(jīng)形成。就認(rèn)真登記、整理后向?qū)Ｂ殭n案人員移交。對各部門制作的聲像檔案，他們提供的發(fā)票要經(jīng)過檔案部門簽署聲像檔案移交的證明才能報銷相關(guān)的費(fèi)用。

篇10

檔案管理制度不規(guī)范：多數(shù)醫(yī)院只注重醫(yī)療技術(shù)的研究，但是對檔案管理工作沒有引起重視，對檔案的管理沒有設(shè)立檔案科，或者是已經(jīng)設(shè)立了檔案科室，但是由于對本工作的重視程度不夠，上級文件的存檔、病例及病案的存檔等不規(guī)范，醫(yī)院尚無相應(yīng)管理措施，缺乏對檔案工作的管理和監(jiān)督，在人、才、物等方面投入不足，導(dǎo)致檔案科室設(shè)備陳舊，管理方法落后，工作人員工作主動性和創(chuàng)造性不夠，嚴(yán)重影響了檔案管理部門的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理部門工作人員綜合素質(zhì)較低：由于醫(yī)院沒有專門的檔案專業(yè)管理人員，目前多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員年齡偏大，人員多來自一線的老護(hù)理人員或其他非檔案專業(yè)人員，這類人員雖然在醫(yī)護(hù)等專業(yè)方面有著較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)，但是在檔案管理方面幾乎是沒有任何經(jīng)驗(yàn)，也沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，工作人員的工作能力差別較大，很多檔案管理人員還停留在手工檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作不能適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。檔案工作人員對綜合檔案管理認(rèn)識不夠：由于目前非檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，多數(shù)人員對檔案管理的重要性不了解，對檔案的認(rèn)識程度還停留在傳統(tǒng)的管理中。另外，對于保持檔案的現(xiàn)實(shí)意義了解太少，本該存檔的文件、決議等不能及時保存，導(dǎo)致文件丟失、病例丟失等。檔案管理設(shè)備手段原始落后：當(dāng)今信息化管理使檔案管理進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化的軌道，但是，由于重視程度不夠，在必要的設(shè)備投資方面表現(xiàn)為嚴(yán)重不足，沒有開發(fā)或應(yīng)用檔案管理軟件，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，也不便于查找資料，制約了檔案管理的科學(xué)化。