導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理交流材料，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1、領導重視組織有力,全員熱心齊抓共管

他們從領導到基層，從來沒有小看檔案資料的重要性,特別是領導很重視基礎資料的健全性，每次學習和會議都要求全員參與，全程記錄,把檔案工作當作大事來抓。

2、專項責任落實到班組，再由班組具體分配到個人：

如：內(nèi)控的資料交由財務部門負責；安全生產(chǎn)、消防管理、質(zhì)量監(jiān)督等資料則交由后勤保障部門負責；與穩(wěn)定工作的資料由工會負責；勞資方面的資料則由人事部門負責；總之一句話：業(yè)務對口，誰的資料誰負責健全。

3、重視對基礎資料的歸檔管理：

每一次工作會議或小組會議都有統(tǒng)一的記錄本，分門別類的分發(fā)到個人進行詳盡記錄。記錄本有專人負責發(fā)放與收集，保證基礎資料的完整，便于隨時掌握全體員工的學習動態(tài)和學習思想。

4、按考核大綱編寫制度，準備資料：

對檢查工作組進行考核的內(nèi)容，針對性地進行資料的完善與匯編，檢查什么就準備什么。

看到她們滿柜滿桌劃分整齊的資料盒，及明亮潔凈的資料室，不由的感到身上擔子的沉重，感到我們公司與她們之間的差距：

1、原始資料的空缺與不完整。

公司由于才劃撥到公共事業(yè)處沒多久，原始資料的欠缺與不完整，是我們和**不可比的。

2、專項工作落實不到位。

領導交辦的工作到班組，在由班組分配到個人，但總因這事那事而耽誤了任務的完成，致使工作上的延誤與不及時。

3、基礎資料的保管不善及無專人負責。

公司下設8部一室，共九個班組。由于各個班組的獨立性，無專人統(tǒng)一負責各班組的資料整理匯總，再加上保管不善而導致資料的丟失和空缺，從主觀上和人為上就造成基礎資料的不健全。

4、設施設備的不齊全。

有些辦公室因無資料柜不方便資料的保存，再加上保管不善，而導致一些資料的丟失，造成殘缺不完整。

從以上幾個方面來看，我們在檔案基礎資料的建設與管理上和**是存在著一定的距離。抱著“邊考察邊學習，學習中找差距”的態(tài)度，發(fā)揚我們公司“走出去，請進來”的精神指導方針，把**優(yōu)秀的資料管理經(jīng)驗融入到公司的檔案基礎資料建設上來。

到了10點20分左右，處檢查工作組來到了**。我們有幸旁聽了檢查工作組對**的檢查工作內(nèi)容和檢查過程。檢查組按照下發(fā)的考核標準要求**先匯報，再檢查，再講評。首先是**園長就行政建設上的成績向工作組進行了簡練的匯報，再由**黨支部書記在思想建設上進行補充總結(jié)，匯報完后就開始按檢查的內(nèi)容進行專人審核評比，除了一個項目上扣掉了0.5分外其他均獲滿分。看著評比的結(jié)果，我們感到身上的責任和壓力。與此同時，檢查工作組的領導注意到我們來此的學習目的，對我們提出了幾點建議和要求：

1、**是有特色的，專業(yè)性強，管理模式上不一定適合張家界培訓中心，但經(jīng)驗可取。

2、張家界培訓中心的工作環(huán)境與油田不一，是一個對外的四星級旅游酒店，要結(jié)合自身特點，按照四星級的標準，建設一個適合自身發(fā)展的管理模式。

3、管理上要從動態(tài)和靜態(tài)兩個方面入手。動態(tài)上要根據(jù)自身發(fā)展，地方要求著手建立；靜態(tài)上則要嚴格按照局里、處里下發(fā)的各項文件內(nèi)容開展工作。

4、檔案資料準備上要有4個必備的記錄本。黨務、工會（紅皮本）、綜治、維穩(wěn)（藍皮本）。其他資料則按考核內(nèi)容分門別類的建檔入盒，有幾項考核內(nèi)容就準備幾個資料盒。

5、檔案資料的歸檔匯總要分部室、分班組去開展工作，按各負責人所轄事務具體整理資料。

6、在管理上要進行合同管理，杜絕糾紛。

7、要成立兩個小組：領導小組；計劃生育小組。

對于檢查組領導對我們提出的建議和要求，結(jié)合**在檔案資料管理上的優(yōu)秀經(jīng)驗，及我們在**的學習心得，我們大膽地對下一步工作開展提出幾點建議：

1、各負其責，制度建設落實到人。

2、建立機制，專項制度歸檔，專人負責。

3、平時要求各部室對基礎資料的健全管理，專人負責對各部室資料的收集與整理。

4、統(tǒng)一歸檔備案，便于工作開展，資料查詢。

篇2

及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對稅務檔案業(yè)務管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問

題

篇3

及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對稅務檔案業(yè)務管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問

題

篇4

文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據(jù)，而且還可以對各項工作起到較好的指導性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

鑒于就業(yè)單位日漸重視人才的社會性、實用性、操作能力、實踐能力等因素，以及虛假檔案材料的出現(xiàn)，社會各界甚至包括檔案人本人對檔案的重視度均在日趨下降，為了更好的促進人才資源的整合，有必要對現(xiàn)在人才交流中心上存在的問題進行研究和分析，主要表現(xiàn)為以下幾個基本問題。

1、棄檔現(xiàn)象嚴重加重檔案管理人員工作負擔。人才交流中心進行人事業(yè)務主要面向以下人群：（1）社會的流動人員；（2）因私出國人員；（3）需要在規(guī)定范圍內(nèi)申報或者組織評審專業(yè)技術職務資格認定人員；需要辦理轉(zhuǎn)正定級和工齡核定的人員；（4）需要辦理接收手續(xù)的大中專畢業(yè)生；（5）其他人員。面對如此龐大的幾大類人群，歸檔工作無疑需要極大耐心，但是各類人群都有將自己檔案放置在人才交流中心置之不理的情況。流動人員棄檔主要帶來的壓力有兩方面：一方面，檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對大批量的無人問津的遺棄檔案，在流動人員人動或需辦理就業(yè)手續(xù)、從業(yè)手續(xù)時，該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料，在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下，對沉睡幾年的檔案進行查找、歸檔，在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力；另一方面，棄檔對于人才交流中心的秩序管理也會造成壓力。人才交流中心可以安排不同級別、專業(yè)、方向的人才選擇與洽談招聘會，為促進流動人員就業(yè)和企業(yè)招聘員工提供平臺。然即使面對棄檔人員，檔案管理人員也不得不對其信息進行統(tǒng)計、歸類和保管，并按照其自身條件適時地向其通知招聘事宜，對其檔案進行管理，這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力，降低了工作效率，浪費了社會的公共資源。

2、檔案管理的網(wǎng)絡化和信息化水平較低造成大量重復勞動。計算機的廣泛運用已經(jīng)極大的促進了各行各業(yè)的發(fā)展，尤其是在檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資源整合、智能校對等方面的作用不可小覷。當然，國家亦在一定上注意到檔案市場管理中一些問題，開始先后制定政策規(guī)范檔案管理工作，以促進檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡化。

3、高質(zhì)量專業(yè)檔案管理人員供應不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成，都需要一個強有力的合作團隊，人才交流中心的檔案管理工作尤為突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人員數(shù)量多、檔案涉及事項范圍廣、檔案不可修復等特點，故需要專門檔案管理知識的人才對檔案進行分門別類進行系統(tǒng)歸檔和資料編撰。

二、人才交流中心檔案管理工作的新思路

1、社會和個人強化檔案意識，正視檔案的重要性。首先，應保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關個人工作變動，面對嚴峻的就業(yè)形勢，一些在校學生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學生就業(yè)率也會適當擴大優(yōu)秀學生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應應聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學校均應當堅持實事求是，提升檔案的可靠性；其次，加強檔案的重要性教育。只要將檔案轉(zhuǎn)入當?shù)氐目h級以上人才交流中心進行人事托管，在未找到合適的工作時間內(nèi)，也可以計算工齡、如期轉(zhuǎn)正、工資提升、職務升遷、辦理社會保險，防止造成將來這些方面的損失；最后，及時辦理檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)。在找到合適的單位就業(yè)或者考取公務員以后，應當及時辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，防止檔案拖沓，影響辦事效率。

2、人才交流中心中介單位加大工作人員培訓力度，提升人員素質(zhì)。首先，各人才交流中心建立工作人員的定期培訓計劃。檔案管理人T應當堅持與時俱進的思想，保持高度的學習熱情去了解掌握現(xiàn)行的科學管理手段，可以鼓勵一部分人學習先進技術，回到本單位向其他員工介紹科學的管理手段，也可以運用微博、騰訊、微信等各種現(xiàn)代化手段借鑒其他同類單位的科學經(jīng)驗；其次，建立檔案管理的考評獎懲制度，提升檔案管理人員的業(yè)務水平和服務熱情。人才交流中心可以將其工作人員的檔案管理服務水平、服務態(tài)度、就業(yè)信息交流模式、管理效率、錯誤率等作為檔案管理人員晉升職務和領取年終獎金的參考依據(jù)，以此促進人員素質(zhì)的提升；再次，敢于吸引專業(yè)化人才，打破就業(yè)封閉。人才交流中心也應當積極引進外來人才，廣泛招募懂技術、懂管理、有熱情的應屆畢業(yè)生或者其他二次就業(yè)人員。

篇5

中圖分類號：G142.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）30-0334-01

一、機關檔案知識管理概述

檔案知識管理是指以信息技術為支撐，以檔案管理業(yè)務和流程為基礎，整合檔案信息資源和人力資源，對檔案信息資源進行創(chuàng)造、挖掘、聚合與結(jié)構(gòu)化，使之上升為知識的一種管理方式。機關檔案知識管理，即對機關內(nèi)檔案信息資源進行檔案知識管理，在政府機關內(nèi)形成知識積累、知識共享、知識交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氛圍，加強政府機關的快速反應能力及政策決策的科學性，促進政府職能及管理思想的轉(zhuǎn)變。

二、機關檔案知識管理的意義

機關檔案知識管理是為了增強政府機關的績效而創(chuàng)造、獲取和使用知識的過程，包括知識學習、共享和創(chuàng)造等全部過程。

1、促進政府機關行政效率的提高

在信息時代，面對紛繁復雜、層出不窮的社會問題，政府機關需要做出快速反應，發(fā)揮主動性和積極性，才能不處于被動的位置。通過機關檔案知識管理，政府機關及其公務人員可以快捷、有效地檢索知識管理系統(tǒng)，掌握并應用國家政治、經(jīng)濟、社會等各個領域準確可靠的信息和知識，提高行政效率及決策的科學性。同時，每個公務人員都可以通過知識管理系統(tǒng)提出自己的建議和意見，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，為政府決策提供科學的知識信息保障。

2、強政府機關組織機構(gòu)的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的政府組織結(jié)構(gòu)是“金字塔式”的等級型，過多的管理層、嚴密的界限使上下級之間、部門之間缺乏有效的溝通，各行政機構(gòu)之間信息流通速度緩慢，反饋不及時，容易發(fā)生信息失真，導致行政機關反應緩慢。通過機關檔案知識管理，可以促進信息和知識在行政機關之間暢通無阻地分享和交流，使之從“金字塔”式結(jié)構(gòu)向扁平網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)發(fā)展，從縱向?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)向橫向網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)改變，促進政府機關組織機構(gòu)的變革。

3、促進知識信息的交流和共享

機關檔案知識管理的開展，使知識成為政府機關的核心資產(chǎn)，作為知識載體的人才也相應成為其核心資源，成為管理的主要對象之一，信息技術和知識管理是政府管理最主要的手段。通過機關檔案知識管理，政府機關內(nèi)部將形成以知識為本、以人為本的工作氛圍，重視知識價值、重視知識交流。另外，先進的信息技術運用及知識管理系統(tǒng)的建設，將加速知識及信息在政府機關的共享及流通效率，促進政府機關知識信息的傳播與應用。

三、知識管理下機關檔案有效管理的新模式

1、注重機關檔案材料收集。收集檔案材料是機關檔案管理的基礎，要建立暢通的材料收集渠道，機關檔案管理人員必須對與檔案有關的各種材料，認真細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及r進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證機關檔案的準確性和真實性。改進和完善檔案利用功能，使其最大限度地發(fā)揮作用。

2、規(guī)范機關檔案整理。要提高對機關檔案整理的重視程度，主要領導要高度重視機關檔案整理，把它放在機關檔案管理的重要位置來對待，并將其納入到年度工作計劃。要完善機關檔案整理制度，定期對機關檔案整理進行督導檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，加快推進檔案整理的制度化、規(guī)范化建設，真正實現(xiàn)機關檔案整理規(guī)范、歸檔有序。

3、完善機關檔案信息化建設。機關檔案信息化管理應該是一個廣泛意義上的信息化網(wǎng)絡建設，在進行機關檔案信息化建設工作中，要在機關內(nèi)部創(chuàng)建一個局域網(wǎng)，將整個機關的運行狀況都囊括進來，而從檔案的收集、錄入、整理、傳輸以及開發(fā)利用等形成一個系統(tǒng)性的網(wǎng)絡覆蓋面。各個部門在開展工作的過程中，對于具有利用價值的材料可以傳送給機關檔案管理部門，這樣一方面可以確保機關檔案收集的及時性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動。通過信息共享平臺的創(chuàng)建，可以有效地提高機關檔案的利用程度，從真正意義上挖掘機關檔案的內(nèi)在價值。

4、提高機關檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強機關檔案管理人員綜合素質(zhì)建設，提高機關檔案管理服務水平。機關檔案管理具有業(yè)務性、服務性與保密性的特點，因此要注意加強機關檔案管理自身隊伍素質(zhì)建設，選擇可靠、正派、責任心強的人員從事機關檔案管理，可以通過擇優(yōu)錄用、競聘上崗，選用真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員。主管部門還要定期業(yè)務知識與技能，讓機關檔案管理人員掌握最新的知識和先進的管理技術，增強責任心，以更好地勝任機關檔案管理這項工作。

四、知識管理對機關檔案工作的重要性

1、知識管理可以提升檔案管理

1.1知識管理可以拓展檔案管理的領域，傳統(tǒng)的機關檔案管理過分強調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書、情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的機關檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實工作服務，脫離于實際創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領域。

管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構(gòu)一個整體的知識資源體系。知識管理強調(diào)在企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域。

1.2知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統(tǒng)的機關檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動服務。

知識管理強調(diào)借助先進的信息技術，通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理對知識服務的強調(diào)和價值創(chuàng)造的關注，使得“知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解”，促進文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

2、檔案管理促進知識管理

2.1檔案管理有助于傳播、交流知識、信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

2.2檔案管理有助于理解、挖掘知識，檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”。傳統(tǒng)的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等。

2.3檔案管理有助于保護知識產(chǎn)權(quán)

知識產(chǎn)權(quán)主要是指事業(yè)單位擁有的專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)等，它是事業(yè)單位知識創(chuàng)新的成果，是機關核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護機關的知識產(chǎn)權(quán)是維護企業(yè)合法權(quán)益、促進知識創(chuàng)新能力、提高政府核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內(nèi)容。.

結(jié)語

面對知識管理的熱潮，作為檔案政府機關工作者必須保持高度的清醒意識，只有在具備扎實的業(yè)務知識、豐富的工作經(jīng)驗、誠實可信的人格魅力、執(zhí)著的進取精神、積極樂觀的工作態(tài)度的基礎上，主動地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驅(qū)使下，通過實踐工作不斷改進工作方法，不斷實現(xiàn)由實體的保管者向知識的提供者的轉(zhuǎn)變，才能更有效地提升自己的工作價值和社會意義，才能更有效地擴大檔案工作的影響力度。

篇6

1.編外聘用人員“棄檔”現(xiàn)象較為普遍。目前，單位編外聘用的人員絕大部分是應往屆大學畢業(yè)生。由于大學生就業(yè)形勢較為嚴峻，不少大學畢業(yè)生在畢業(yè)后2―3年內(nèi)，先后在3―5個單位工作的情況比較普遍。按照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，他們的人事檔案大都交由當?shù)厝瞬沤涣髦行谋９?。由于每年要繳納數(shù)百元檔案管理費，對于工作尚不穩(wěn)定、工資待遇相對較低的大學生來說，確實是一筆不小的支出。于是，紛紛托交或不交，時間一長就干脆棄檔不要，使流動人員“棄檔”現(xiàn)象日漸嚴重。

2.編外聘用人員檔案內(nèi)容記載不完整。由于編外聘用人員流動比較頻繁，他們在每個單位工作期間的檔案材料根本無法及時被收集歸檔。加上，用人單位對編外聘用人員人事檔案管理重視不夠，未能及時收集和整理他們在單位工作、學習、考核等信息，人員流出后又未及時移交和轉(zhuǎn)遞，導致編外聘用人員人事檔案常常中斷，記載不完整的情況非常普遍。有的甚至連考核定級、職稱晉升等重要的檔案材料都記載不全。

3.檔案內(nèi)容不全。正常情況下，流動人員人事檔案材料一般應包括：履歷表，大中專畢業(yè)生分配派遣（證）單，轉(zhuǎn)正定級的考核材料，每年度的考核表，專業(yè)技術職稱評審材料，檔案工資變更材料，獎懲材料，黨團組織材料以及其他按規(guī)定應收入人事檔案的材料。由于流動人員的流動性較大，用人單位未及時收集和整理編外聘用人員的檔案材料，造成編外聘用人員人事檔案的信息未能隨工作經(jīng)歷的增加而增多，尤其是缺少反映當事人綜合能力、素質(zhì)和權(quán)威部門認定的業(yè)績考核材料，這給用人部門選擇人才帶來困難，也使編外聘用人員人事檔案的價值隨之降低。

4.檔案的真實性存疑。部分外聘人員人事檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，未能嚴格執(zhí)行《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的“流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶?！焙汀安坏蒙米酝扛?、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。”等相關規(guī)定，將檔案材料交由當事人本人代為轉(zhuǎn)遞，有的出現(xiàn)擅自涂改、抽取、銷毀或偽造人事檔案材料的情況。有的學歷越填越高、業(yè)績越填越突出，使用人單位無法客觀全面了解聘用人員的真實情況。

5.用人單位對編外聘用人員人事檔案管理重視不夠。部分用人單位認為編外聘用人員流動性大，建不建人事檔案無所謂;單位人事部門不重視編外聘用人員人事檔案人事檔案材料的及時收集和定期整理，對聘用人員在單位學習進修、工作考核、從事科研活動等形成的材料收集整理不及時、不完整，從而造成編外聘用人員人事檔案“殘缺不全”，嚴重影響了編外聘用人員人事檔案的價值和可用性。

二、對做好編外聘用人員檔案管理的思考

1.提高對做好編外聘用人員人事檔案管理工作重要性的認識。人事檔案是在人事管理活動中形成的經(jīng)過認可的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)及人事獎懲、變化情況的以個體為單位，集中保存和備查的人事檔案資料，具有重要的憑證價值和參考價值。目前，人員流動已成為常態(tài)，社會也已進入信息化時代。人力資源的合理配置、用人單位和聘用人員之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、完整的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。加強編外聘用人員人事檔案管理工作，既可以為單位和聘用人員提供良好的人才信息服務，更好地服務于單位的組織人事工作，又可以優(yōu)化市場人力資源配置，促進聘用人員的社會化管理，推動社會保障體系的建立和完善，維護社會的穩(wěn)定。

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人事檔案管理中心成立以后，對改制企業(yè)員工檔案實行了有償代管。人事檔案管理中心每年與七家改制企業(yè)簽訂委托保管協(xié)議，明確雙方責任和義務，確保了改制企業(yè)員工檔案的安全和有效利用。

2 創(chuàng)新收集方式

人事檔案管理中心成立以后，緊密結(jié)合油田管理模式創(chuàng)新和改革發(fā)展的實際，采取定期、不定期、重點收集相結(jié)合的方式，實行分片包干、靠前服務、上門指導，定期開展工作講評及業(yè)務交流，強化人事檔案材料收集歸檔工作，全面加強東濮老區(qū)、普光新區(qū)、內(nèi)蒙控區(qū)三大基地及油氣生產(chǎn)、石油工程、社會化服務三大板塊的人事檔案資源建設。為方便外闖市場企業(yè)人事檔案歸檔，開展了檔案材料歸檔網(wǎng)上預審。凡預審通過的可隨時歸檔，堅持對歸檔材料逐份審核，凡不符合歸檔要求的材料，堅決退回，限期整改。這些措施，提高了檔案材料的歸檔效率，保證了歸檔材料的規(guī)范準確、齊全、及時完整。

3 創(chuàng)新安全管理

人事檔案管理中心始終將確保檔案安全作為第一要務，全面落實“HSE”責任制和安全生產(chǎn)禁令，修訂完善“HSE”管理體系，嚴格推行“211”安全工作法，抓好周一安全活動。堅持“雙人入庫”制度，在庫房設置了門禁指紋識別系統(tǒng)，嚴格出入庫管理。抓好特殊時期的檔案安全管理，完善安全防范預案，強化安全考核，確保了庫藏檔案安全。多年來，未發(fā)生一起安全責任事故。

4 創(chuàng)新服務方式

人事檔案管理中心堅持以“服務企業(yè)、服務職工、服務社會”為出發(fā)點，找準檔案工作的最佳切入點，大膽地突破檔案服務工作的框框，變被動為主動服務，由單一服務向多種服務轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新方法大力開發(fā)檔案信息的資源，拓寬檔案服務渠道。組織開展庫藏檔案信息核查工作，建立了由檔案編號、勞動合同號、職工姓名、性別、民族、出生時間、工作時間、工作單位等關鍵字段組成的人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫；組織開發(fā)了人事檔案信息查詢系統(tǒng)，在油田局域網(wǎng)開通人事檔案管理中心門戶網(wǎng)站和中原油田人事檔案信息查詢平臺，全油田授權(quán)用戶均可通過該平臺查詢?nèi)耸聶n案基礎信息，方便了人事檔案的利用。在服務職工退休審檔過程中，油田人事檔案管理中心改變原有的服務方式，堅持檔案人員全過程參與，做到管理人員與檔案不分離。當發(fā)現(xiàn)材料不全時，及時補充完善，提高了工作效率，確保了檔案安全，受到河南省勞動和社會保障廳有關領導的表揚。

5 創(chuàng)新隊伍建設

5.1 強化敬業(yè)意識。在油田人事檔案管理中心內(nèi)部深入開展了“為民服務創(chuàng)先爭優(yōu)”、“比學趕幫超”，創(chuàng)建“黨員先鋒崗”、“蘭臺巾幗示范崗”和“我為中心發(fā)展獻計策”、“感動蘭臺”演講比賽等主題活動，深入開展責任意識、團隊意識、奉獻意識教育，創(chuàng)建交流平臺，記錄身邊最感動的人和事，努力營造愛崗敬業(yè)、執(zhí)著奉獻的濃厚氛圍。

篇8

高校檔案工作是為高校存史、守史的一項重要工作，已逐步納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，越來越受到高校領導的重視和廣大師生的關注，在服務和輔助高校教學科研、行政管理以及校慶、評估等重大活動中發(fā)揮著積極而重要的作用。隨著高校檔案工作邁入嶄新的發(fā)展階段，對檔案管理人員也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員只有關注和協(xié)調(diào)好幾種工作關系，認真履職、與時俱進，才能開創(chuàng)高校檔案工作新局面。筆者多年在檔案管理崗位工作，想就工作實踐中對上述幾種工作關系的認知和感受談點粗淺的看法。

1 幾種工作關系現(xiàn)狀分析

雖然近年來，全社會包括高校對檔案工作是越來越重視了，但高校檔案管理人員對檔案工作重心的認識還有待進一步提高，尤其是對幾種工作關系的協(xié)調(diào)處理不太盡如人意，直接影響到工作的效率和水平，主要表現(xiàn)為：

1.1 檔案管理人員對二級單位的檔案工作指導不力

總體上看，高校對檔案工作相對社會其他單位更為重視，本科高校也大都成立了處級建制的檔案館，專門負責學校的檔案管理工作，并配備了專職檔案管理人員，高校的檔案管理工作也較其他行業(yè)系統(tǒng)顯得更為規(guī)范。但由于大多高校檔案館成立的時間較晚，配備的檔案管理人員中檔案專業(yè)的人才缺乏，因此，存在著專職檔案管理人員業(yè)務不夠精通，對二級單位尤其是十大類預立卷單位工作缺乏指導，未建立專兼職檔案員的系統(tǒng)業(yè)務培訓制度，檔案館和二級單位之間沒有形成良性互動的長效工作聯(lián)系制度等問題，導致二級單位的兼職檔案員在工作中無從下手，造成檔案館收集的檔案門類不全，收集率不達標，不能完全符合《高等學校檔案管理辦法》中對十大類檔案歸檔的要求，有的即便是搭了個十大類的架子，其中一些門類，如：聲像檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案等可能會存在檔案卷數(shù)很少或基本是空架子的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理人員工作方式顯得較為單一

由于高校檔案工作宣傳力度有限，加之檔案工作有一定的保密性、神秘性，導致高校檔案管理人員長期以來養(yǎng)成了不太與學校其他單位教職工或社會上更多的人接觸的習慣，館外的人也不甚了解檔案館的實際工作情況，大多數(shù)人認為檔案館就是安置“老弱病殘”或照顧干部過渡的地方。檔案管理人員一般習慣呆在館內(nèi)收集、整理檔案，發(fā)文和其他二級單位移交材料時，檔案管理人員負責接收，有人查閱檔案時檔案管理人員負責查找，二級單位給多少材料就收多少材料，給什么材料就收什么材料，基本是處于也比較滿足于被動服務的現(xiàn)狀，缺乏主動服務意識和責任感。其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識層面，缺乏更新知識的主動性與自覺性，綜合素質(zhì)不高，工作方式單一，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展空間。

1.3 檔案管理人員之間的交流互動較少

高校檔案管理人員工作相對較為單純，傳統(tǒng)意義上的檔案管理就是指檔案管理人員將收集來的檔案材料按《檔案保管期限分類法》的分類要求進行整理、歸檔、上架的工作過程，在檔案數(shù)字化要求提出之前，基本上屬于手工活。檔案管理人員由于人手比較少，一般都是按檔案門類分工，各自負責幾個門類的歸檔工作，彼此之間的工作交集不多，互動協(xié)作也比較少，長此以往，就形成了“單打獨斗”的性格，工作較為程式化，規(guī)律性強，壓力也不大。檔案館領導有些也是屬于安置型、過渡型，要不缺乏工作積極性，等退休，要不有隨時調(diào)走的心思，無心管理工作，與檔案管理人員之間的談心交流比較少，因此大多有滿足于維持現(xiàn)狀的心理，缺乏開拓進取創(chuàng)新精神，與省檔案局業(yè)務主管部門以及外校檔案館同仁的信息業(yè)務交流也很有限，處于比較閉塞的工作氛圍和環(huán)境當中。

2 關注和協(xié)調(diào)好幾種工作關系對高校檔案工作的重要性

2.1 關注和協(xié)調(diào)好與校內(nèi)發(fā)文單位的關系，能確保歸檔文件的質(zhì)量

文件是檔案的前身，文書處理工作是檔案工作的前奏，文件的質(zhì)量和文書處理的水平?jīng)Q定了檔案和檔案工作的質(zhì)量。很多單位的發(fā)文單位和檔案管理單位同屬一個領導分管，或是一個處級單位下設的兩個科室，發(fā)文單位與檔案管理單位的關系相對于其他單位更為密切，具有先天的工作關系基礎，協(xié)調(diào)起來也會更順暢。要保證歸檔文件的質(zhì)量，檔案部門可以從以下幾方面入手：一是加強文書處理工作的統(tǒng)一性，即按國家有關規(guī)定統(tǒng)一文書格式，統(tǒng)一紙張大小、質(zhì)量和用墨，統(tǒng)一收發(fā)傳遞和分辦，統(tǒng)一用印和歸檔等。二是注意文件收、發(fā)、辦的精確性，保證文書處理的質(zhì)量。三是注意文書處理過程的安全性，防止文書載體的損壞和文書信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，嚴格登記手續(xù)和移交手續(xù)。保持文件流轉(zhuǎn)的一致性，提高歸檔文件的質(zhì)量。

2.2 關注和協(xié)調(diào)好與二級單位的關系，能確保檔案門類齊全完整

高校十大類檔案大都有相對應的預立卷單位，比如：黨群行政對應黨辦（校辦）、教學對應教務處、科學研究對應科研處、基本建設對應基建處、儀器設備對應設備管理處、出版對應雜志社、外事對應外事處、財會對應財務處等，其他二級單位相對十大類檔案預立卷單位而言，與檔案館的工作互動顯得沒那么有規(guī)律性。但實際上，像黨群類檔案，就包含了紀檢、組織、工會、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、團委、黨委宣傳部等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料；行政則包含了人事、監(jiān)察審計、武裝保衛(wèi)、總務、圖書等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料，也就是說，高校檔案所有門類實際上是和校屬二級單位都有關系的。為了做好高校檔案工作，豐富檔案館藏，筑牢檔案工作基礎，檔案管理人員要學會和二級單位領導和兼職檔案員打交道，取得各方面的支持，要依靠有關檔案管理規(guī)章制度和檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過工作達到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，確保檔案門類的齊全和完整。

高校的檔案事業(yè)可以說是全校各單位、教職工共同的事業(yè)，因此，高校的檔案要依靠校屬各單位和一代代上至校領導重視關心，下至普通教職員工共同積累而形成。具體可以采取以下措施： （1）加強工作指導?！陡叩葘W校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）出臺后，各省紛紛出臺了相關細則，江西省就把高校檔案管理部門應具有的行政職能寫進了細則條款。檔案管理部門要建立檔案工作網(wǎng)絡，與二級單位的工作聯(lián)系制度，很好地履行對全校各單位檔案工作指導、管理、監(jiān)督、檢查的職能，使檔案材料的移交形成良好規(guī)律；檔案管理人員應加強與二級單位領導和兼職檔案員的工作聯(lián)系，采取上門和電話催交相結(jié)合的方式，不厭其煩地做宣傳、做工作，給二級單位領導和兼職檔案員上緊發(fā)條，到了時間就按規(guī)定及時移交檔案材料；另外，檔案管理人員還要經(jīng)常性到二級單位進行檔案工作的指導，把國家、省、市以及學校新的檔案工作精神傳達到單位的領導和兼職檔案員，對工作有困難的單位要耐心地進行講解指導，傳授檔案工作方法，一次不行兩次，兩次不行多次，直到二級單位兼職檔案員能很好掌握要領，移交符合規(guī)定的檔案材料為止。（2）加強業(yè)務培訓。《辦法》中檔案機構(gòu)職能之一是開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓。而這里所指的檔案工作人員應包括檔案館專職檔案員和二級單位的兼職檔案員。因此，高校檔案管理部門除應加強對專職檔案管理人員的業(yè)務培訓，還應切實加強對全校兼職檔案員的業(yè)務培訓，尤其是十大類預立卷單位的兼職檔案員。可以采取走出去，請進來的辦法，請省檔案局主管業(yè)務的專家領導來校開設講座，組織兼職檔案員參加省檔案研究會舉辦的業(yè)務培訓班，分期分批前往外省高校參觀學習先進管理理念和經(jīng)驗等，有條件的甚至可以出國考察，只要是對推動學校檔案工作發(fā)展有利的都可以去嘗試。（3）加強監(jiān)督考評?！掇k法》第14條規(guī)定：高校應當建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平?，F(xiàn)在有些高校已逐步嘗試建立了對校內(nèi)二級單位檔案工作的年度檢查考評制度，對考評情況好的單位進行適當獎勵，對不重視檔案工作，不認真貫徹落實檔案工作的單位予以通報。在此基礎上，高校檔案館還可以進一步健全和完善檔案工作年度考核與評估機制，細化指標體系，使之更具操作性。

2.3 關注和協(xié)調(diào)好與檔案同仁的關系，能有效促進整體工作水平提升

我們這里所指的檔案同仁既包括本校檔案館同事，也包括省檔案局主管業(yè)務部門和外校檔案界同仁兩層含義。高校的各個部門和崗位只是分工的不同，沒有高低貴賤之別，檔案管理人員不應妄自菲薄，覺得自己在教輔部門工作，處于從屬地位，不被關注和重視，產(chǎn)生自暴自棄的心態(tài)，而應加強學習，積極思考，充分認識到高校檔案工作的重要性，愛崗敬業(yè)；學會以平常心態(tài)面對人和事，尊重領導，尊重同事，對領導不卑不亢，對同事真誠友善，獲得領導和同事的信任，營造和諧的辦公環(huán)境，注意工作的有效銜接，在領導的指導和同事們的大力支持、協(xié)助下，集思廣益，做好檔案管理工作，實現(xiàn)真正意義的分工不分家，小分工大合作。同時，還應注重加強與上級業(yè)務主管部門之間和其他高校檔案同仁之間的業(yè)務交流，通過交流，及時了解和掌握政策，獲取信息，總結(jié)經(jīng)驗、特色，查找不足和差距，取長補短，共同推動高校檔案工作邁上新臺階。

檔案管理人員是高校檔案管理工作政策的貫徹者、執(zhí)行者，檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定著檔案門類的齊全完整，檔案材料的保管質(zhì)量，以及檔案利用的效用和評價。因此，檔案管理人員一定要有較強的為學校存史的檔案使命意識，認真履行職責，提高服務質(zhì)量。同時，還要關注和協(xié)調(diào)好與學校發(fā)文單位、校屬二級單位、檔案同仁等幾種工作關系，工作中賦予前瞻性、掌握主動性，才能創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，使自己成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員。

參考文獻

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1　聘用人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1　管理的體制相對落后，對聘用人員人事檔案重視程度不夠：努力提升各方面的醫(yī)療技術水平，為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)、精湛的醫(yī)療服務是醫(yī)院的中心工作。所以大部分管理者都非常重視醫(yī)務人員技術水平的提升，對其他方面卻相對輕視，包括人事檔案管理，這就導致醫(yī)院人事檔案管理工作停滯不前，始終處于采集、整理及保存等這些基礎層面上，無法真正發(fā)揮人事檔案的積極作用[1]。與此同時，許多醫(yī)院在聘用制人員的人事檔案管理方面也存有誤解，認為外聘人員只是醫(yī)院的臨時工，具有很大的流動性，檔案可有可無，單位只管用人即可。由于思想認識上的誤區(qū)，再加上管理欠缺，導致醫(yī)院聘用人員的檔案資料缺失和不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴重。

1.2　各方對聘用制人員人事檔案的重要性認識不夠：很多畢業(yè)生畢業(yè)后只顧著找工作，很少人知道人事檔案的作用，于是大部分畢業(yè)生不理不顧其人事檔案的去向。為了省卻到人才交流中心辦理麻煩的人事手續(xù)和繳交高額的人事費，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一走了之，甚至學校將其檔案轉(zhuǎn)回生源地的人才交流中心，畢業(yè)生也不去辦理相關的手續(xù)；更甚者，有些學校竟然畢業(yè)時就把檔案交由學生個人帶走，根本不指導學生該如何正確處理，造成有的學生自攜檔案，有些還私自拆閱自己的檔案；有些單位招聘聘用制員工，也只是管“用人”，至于其人事關系在哪里，人事檔案在哪里，一概不管，反正是合同管理。

1.3　存在多方面的材料收集問題：通過對醫(yī)院外聘人員的檔案資料進行調(diào)閱后發(fā)現(xiàn)，他們的原始檔案資料不完整甚至遺失，這樣在確定這些人的工作時間及工作經(jīng)歷時存在一定的困難，也就給人事審核及工資審批帶來了麻煩。在醫(yī)院人事檔案管理中，檔案資料缺失現(xiàn)象普遍存在。從檔案材料收集來看，大部分人事檔案資料中很少有真正反映個人特點的，且對檔案資料描述缺乏科學性[2]。因為用人單位和檔案管理單位是兩個獨立的單位，用人單位如果不及時的對這些外聘人員的檔案資料歸集到其檔案所在的人才交流中心，對于反映個人信息的資料，收集往往都是不完善的，因而也就無法對個人情況進行客觀公正完整地評價。

1.4　檔案管理的基礎設施相對落后：在醫(yī)療設備及器械等方面，醫(yī)院投入了大量的資金，而在人事檔案管理方面，投資數(shù)額卻相去甚遠。

2　提高醫(yī)院人事檔案管理水平的對策

2.1　健全檔案管理制度，實施科學規(guī)范的檔案管理：檔案管理作為人事管理不可或缺的重要組成部分，必須建立健全規(guī)章制度，對其加強規(guī)范化管理，從而確保檔案管理工作順利開展。對于外聘人員的人事檔案管理，檔案管理人員既要認真遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度，還要與人事管理工作的實際情況相結(jié)合，對本部門的工作制度進行規(guī)范和細化，制定出完善的外聘人員檔案資料收集、檢查核對及保密保管等制度。目前，醫(yī)院外聘人員的人事檔案是由市人才交流中心保管，而這些人員的個人業(yè)務檔案則由用人單位保管，這就要求用人單位要及時的把外聘人員的業(yè)務檔案存歸集到人才交流中心，這樣，不但可以確保人事檔案的完整性，也能給員工檔案資料的完整管理和查閱帶來方便。

2.2　各方均要提高對人事檔案重要性的意識：首先各地的人才交流中心相應部門要規(guī)范檔案管理的制度建設，完善檔案機要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設；另一方面，用人單位也要充分認識到員工個人人事檔案是雙方勞動關系中不可缺少的組成部分。因此，在進行聘用前必須嚴格查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予錄用，既避免將來可能出現(xiàn)的勞資糾紛，也提醒應聘者必須重視個人檔案。再者，學校更要切實擔負起學生的教育和指導的職責，幫助學生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。

2.3　科學、規(guī)范地進行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作：在進行檔案資料收集過程中，檔案管理人員必須嚴格遵守相關制度和標準，嚴把檔案資料質(zhì)量關，確保收集的資料真實、可靠、有效。在進行個人檔案資料收集時，必須全面、詳實地對其不同時期的工作經(jīng)歷進行真實的記錄。另外，對于不同崗位人員的檔案管理，要有針對性地采用與之相匹配的檔案管理模式。

2.4　引進新型網(wǎng)絡設備，實行科學的信息化管理：當今社會是網(wǎng)絡信息化社會，計算機、互聯(lián)網(wǎng)已成為人們生活工作不可或缺的組成部分。利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)對檔案資料進行收集、整理及保管等工作，能夠大量節(jié)約人力、物力和財力，從而能大幅度地提升醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。同時，利用計算機網(wǎng)絡構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)?shù)量巨大的檔案信息資料進行統(tǒng)計、分析及預測，從而及時準確地為醫(yī)院提供符合其招聘要求的專業(yè)人才及其詳細資料[3]。

3　結(jié)論

對于醫(yī)院來說，人事檔案管理工作是基礎性工作。對醫(yī)院聘用人員實施科學有效的人事檔案管理是醫(yī)院選人、用人的主要參考依據(jù)，它有助于醫(yī)院人力資源的合理調(diào)配，也有助于醫(yī)院制定出行之有效的人才發(fā)展規(guī)劃。與此同時，科學有效的人事檔案管理也有利于醫(yī)院樹立良好的社會形象，使醫(yī)院在獲得經(jīng)濟效益的同時贏得更多的社會效益。

參考文獻

篇10

高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等。

高校外事檔案要收集的內(nèi)容包括雙方合作協(xié)議，備忘錄，紀要，總結(jié)等相關重要文字材料。同時還有雙方交流合作過程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈送的一些具有保存和紀念意義的實物等。加強對這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現(xiàn)了學校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。

社會各方面的迅猛發(fā)展使得上至國家下至學校都為不斷充實自身的實力而尋求國際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國際交流與合作的推動力。

高校外事檔案已成為現(xiàn)代高校檔案管理中十分重要的內(nèi)容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對學校的建設和發(fā)展起著積極的作用。

高校外事檔案可成為連接各合作單位，團體，個人的橋梁，是雙方開展具體合作與交流工作的重要依據(jù)和見證。對加強與推進高校與合作交流方的進一步合作與交流具有十分重要的作用。

一、高校外事檔案的重要性

改革開放20余年來，隨著我國對外開放的深入開展，隨著信息時代的悄然來臨，隨著國內(nèi)高校間強強聯(lián)合和不斷擴大的對外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來越受到各方面的高度重視。國家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規(guī)定：外事檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于開發(fā)利用，外事檔案工作必須納入學校外事工作計劃和管理制度中，落實到學校有關部門外事人員的職責范圍，做到布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進行。

過去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡單的資料保管，而檔案管理者更象是倉庫保管員，他們僅進行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動，檔案資料的信息、情報價值和使用價值幾乎沒有體現(xiàn)出來，更逞論大范圍地開發(fā)利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財力進行收集處理的信息資源悄無聲息地被流失和湮沒，造成了巨大的資源浪費。隨著社會更加開放、更加快速地發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應今天的社會需求。

高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，是高校外事活動及對外發(fā)展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學校在國內(nèi)外的知名度，影響到學?？蒲械陌l(fā)展及教育工作效率的提高，影響到學校教職工和廣大學生面對全球范圍競爭的心理和目標定位，影響到學校掌握國際、國內(nèi)的科學動態(tài)并及時調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略等等?？傊咝Ｍ馐聶n案的工作技術、管理開發(fā)方式和管理水平的提高對高校的全面發(fā)展至關重要。

二、高校外事檔案的技術化

做好高校外事檔案工作除在思想認識上引起足夠重視外，還應注意在實際工作中的技術支持。高校外事檔案工作應以建章立制、規(guī)范管理為基礎，以先進技術科學管理為條件，以情報收集和服務群體為核心。在目前建章立制、規(guī)范管理已基本完成的前提下，如何應用現(xiàn)代技術科學管理以服務于群體具有重要意義。

首先，引入信息網(wǎng)絡技術已成為當務之急，把簡單的外事檔案管理發(fā)展成檔案、信息、情報的管理系統(tǒng)就使這項工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會價值?，F(xiàn)代信息技術是以數(shù)字化、高速化、集成化和智能化為發(fā)展趨勢的。計算機作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎上建立的網(wǎng)絡系統(tǒng)可以快速查閱各種類型的資料，這對現(xiàn)代化外事檔案管理來說是不可或缺的。同時，學校的教職工和學生也可以利用該信息資源與外界進行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動態(tài)，為自己工作和學習做準備。利用好外事檔案工作管理系統(tǒng)，一方面可使學校內(nèi)部的管理組織機構(gòu)間能相互協(xié)調(diào)，利于領導層的垂直管理；另一方面則可在國內(nèi)外高校間起到橫向聯(lián)合的作用，容易做到取長補短，對學校建設、人才培養(yǎng)、科學研究產(chǎn)生積極的貢獻。此外，我們還要注重對公開交換的信息資信做好認真地篩選，注意機密文檔的保密工作等等。

三、高校外事檔案的國際化

在高校國際化過程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國際化給外事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來新的機遇。

高等學校國際化進程的推進，需要高校從外事檔案的管理內(nèi)容、方式和管理人員的素質(zhì)水平方面加以改進及提高，為提高我國高等教育的現(xiàn)代化水平，促進我國高等教育體制的變革與創(chuàng)新等提供有利條件。

四、高校外事檔案的電子化

隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數(shù)量隨之增加，內(nèi)容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對電子文件進行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問題。

建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責要求，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責任。建立和執(zhí)行科學的歸檔制度，歸檔時應檢查電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實可靠。建立和執(zhí)行嚴格的保管制度，歸檔電子文件應使用光盤作為存儲介質(zhì)，對所有歸檔的電子文件應作寫保護處理，使之置于只讀狀態(tài)。加強對電子文件利用活動的管理，電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。

加強對外事檔案信息化管理人員的培訓。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，樹立一絲不茍的工作作風，培養(yǎng)精益求精的技術水平是保證電子檔案原始性、真實性的根本措施。

利用網(wǎng)絡平臺，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。