導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理概念，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

市場經(jīng)濟體制改革以及社會信息化發(fā)展對企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，盡管當前我國企業(yè)在檔案管理方面積累了一定的經(jīng)驗，但是檔案管理實際操作具有一定的復(fù)雜性，發(fā)展不平衡的現(xiàn)象時常出現(xiàn)，部分小規(guī)模企業(yè)的經(jīng)濟效益并不樂觀，技術(shù)以及資金等都存在一定不足，甚至部分企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)孤立情，與企業(yè)內(nèi)部各管理環(huán)節(jié)之間缺乏有效的銜接，此種情況下嚴重制約了企業(yè)的檔案管理效果，對企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，因此加大力度對市場改制理念下的企業(yè)檔案管理新策略進行研究和分析，具有重要的現(xiàn)實意義。

1 加強企業(yè)檔案管理平臺創(chuàng)新

當今社會經(jīng)濟和科技不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟改革是市場發(fā)展的總體趨勢，在此種情況下，為了更好的提高企業(yè)的自身實力和市場競爭力，應(yīng)當積極加強檔案管理工作，實現(xiàn)管理平臺的創(chuàng)新，建立科學(xué)高效的檔案管理信息系統(tǒng)來承擔企業(yè)運行及發(fā)展過程中各項業(yè)務(wù)活動的信息，加強信息化建設(shè)，促進企業(yè)檔案管理工作效率的提升。在此基礎(chǔ)上積極優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)活動的工作流程，在對數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)以及軟件編程等技術(shù)進行有效應(yīng)用的基礎(chǔ)上，促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展，為企業(yè)電子文件的來源提供可靠的保障。

以企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)為例，創(chuàng)建一個現(xiàn)代化的檔案管理平臺后，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔以及保存利用的一體化，實現(xiàn)信息的高效傳遞，促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。以電子郵件系統(tǒng)為主要依據(jù)，建立機構(gòu)內(nèi)部通信，為企業(yè)檔案信息的交流提供一個良好的途徑。通過電子起草、傳閱、審核以及簽發(fā)和歸檔等電子流轉(zhuǎn)方式，來實現(xiàn)內(nèi)外部收發(fā)文、簽報、文件管理、檔案管理以及合同管理等工作的順利開展，真正實現(xiàn)無紙化辦公。企業(yè)檔案管理平臺的創(chuàng)新，能夠促使企業(yè)檔案管理實踐邁上一個新的臺階。

2 加強企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

在企業(yè)運行及發(fā)展過程中，應(yīng)當立足于市場經(jīng)濟體制改革理念的基礎(chǔ)上，積極采用現(xiàn)代化的科技手段，來對企業(yè)內(nèi)部計算機設(shè)備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應(yīng)當規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉(zhuǎn)。

就企業(yè)檔案管理的實際情況來看，所謂流程管理，就是對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的整體運行狀態(tài)進行規(guī)范的監(jiān)控，并明確企業(yè)各項任務(wù)活動的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況，并加強監(jiān)督和管理，此種情況下，能夠保證系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件的真實性和完整性，從而促進企業(yè)檔案管理效率的提升。在信息社會發(fā)展的大環(huán)境，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當充分做好機構(gòu)文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過程納入到企業(yè)檔案管理工作具體工作流程和環(huán)節(jié)中，進而從整體上提高企業(yè)的檔案管理效率。也就是說，文件信息的高效化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件信息的全過程管理，對痕跡保留以及收文督辦和監(jiān)控等進行科學(xué)化的管理。

3 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的制度創(chuàng)新

為了更好的提高企業(yè)檔案管理效果，提高企業(yè)的市場競爭力，就應(yīng)當對信息系統(tǒng)進行科學(xué)化的應(yīng)用，確保其能夠滿足不同階段以及不同類型客戶的實際需求，充分發(fā)貨企業(yè)檔案管理的最大效能，加強制度創(chuàng)新，促進企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益的提升。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。部分企業(yè)在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：《辦公自動化系統(tǒng)（OAK）應(yīng)用及運行維護管理規(guī)定》內(nèi)容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統(tǒng)的身份確認、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。《OAK系統(tǒng)電子文件管理細則》主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。《文書檔案歸檔文件整理細則》對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。《信息應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序》針對信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。

4 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計時，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。

結(jié)束語

就宏觀層面來看，市場改制理念下的企業(yè)檔案管理工作具有一定的特殊性，若想要切實提高企業(yè)檔案管理效率，實現(xiàn)長足發(fā)展，企業(yè)在開展檔案管理的過程中，就應(yīng)當積極探索現(xiàn)代化的管理方式，轉(zhuǎn)變管理理念，實現(xiàn)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新保持協(xié)調(diào)一致，從而促進企業(yè)檔案管理工作的科技含量的提升，推進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻

篇2

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。

邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認識現(xiàn)實的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區(qū)別比較

（一）管理對象

在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實體管理”為主要線索展開。

電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來相當長的一段時間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。

（二）勞動特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：

由于管理對象是實際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關(guān)的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進步，我們應(yīng)該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計算機系統(tǒng)的勞動。計算機系統(tǒng)的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發(fā)展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣踊挠嬎銠C及計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內(nèi)涵及時間問題。

在物理管理中，人們在管理過程當中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。

在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時期，人們在想到某些信息內(nèi)容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯(lián)想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。

（五）哲學(xué)特征

檔案物理管理針對的是一個現(xiàn)實的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對傳統(tǒng)實態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現(xiàn)實物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。

三、結(jié)束語

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導(dǎo)地位，誰就規(guī)定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。

在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當時物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會的檔案管理首先經(jīng)歷了一個漫長的物理管理時代。

參考文獻

篇3

2、與國外檔案管理的差距要求檔案管理轉(zhuǎn)型與歐美檔案工作相比較，歐美的檔案管理現(xiàn)代化程度已經(jīng)發(fā)展的比較高，并且明顯的表現(xiàn)為“三化”，即管理手段上簡易化，管理方式上社會化，管理原則上的法制化。因此，我國檔案管理需要向著現(xiàn)代化的程度、社會化的方向、法制化的進程向前邁進。歐美現(xiàn)代社會在論述檔案原則和實踐時提出應(yīng)當實現(xiàn)從“國家模式”向“社會模式”的三個轉(zhuǎn)變。轉(zhuǎn)變之一，隨著檔案概念基礎(chǔ)的變化，檔案工作重點也發(fā)生了戲劇性的變化，由保管記錄活動的證據(jù)變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實產(chǎn)生，進而確保上述活動本身有可信證據(jù)作為證明。轉(zhuǎn)變之二，社會應(yīng)確定其自身的價值，檔案文件必須如實地反映這些價值。轉(zhuǎn)變之三，檔案進一步開放與信息的自動檢索。[2]由此可見，歐美國家的檔案管理已經(jīng)走向擴大和社會化，而我國的檔案管理正在尋求向社會化轉(zhuǎn)型的路徑。比如英國的檔案管理已經(jīng)步入社會化，實現(xiàn)了資源整合和依法治檔以及檔案擴大與服務(wù)公眾。在這個問題上存在著范式轉(zhuǎn)化的問題。首先，在管用的關(guān)系上，應(yīng)該是管用并重，而不是現(xiàn)在存在的重管輕用。其次，我們需要國家推動和社會需求相結(jié)合，既要在國家力量下，也要在社會價值的取向下，推動檔案管理發(fā)展。最后，檔案保管與開放利用并重，它能夠體現(xiàn)檔案二維度下檔案學(xué)的豐富與改變。

3、從檔案管理的發(fā)展階段看要求檔案管理轉(zhuǎn)型在美國的信息資源管理學(xué)家馬爾香和克內(nèi)斯萊英（J.C.KressLein）的信息管理理論中，將信息管理分為四個發(fā)展階段，即信息的物理控制階段，信息的技術(shù)管理階段，信息資源管理階段，知識管理階段。現(xiàn)在的歐美許多國家在信息資源管理上正處在向知識管理過渡的階段，檔案工作者也是朝著管理知識服務(wù)目的去推動的。正如庫克所說的：“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應(yīng)答電子時代的挑戰(zhàn)，由保管時代向后保管時代過渡的要求?！迸c歐美檔案管理發(fā)展相比較，我國檔案管理表現(xiàn)為以下幾個特點：第一，檔案信息的物理控制在我國仍占主導(dǎo)地位；第二，對檔案信息的認識全社會還處在初步認識階段，未達到自覺行動的地步；第三，對檔案信息的開發(fā)利用還缺乏科學(xué)方法的有效組織，不能達到知識服務(wù)的目的；第四，在微觀上各類主體對信息資源的管理（包括檔案信息管理）缺少明確可行的規(guī)劃，更未將信息資源管理與其它各類規(guī)劃進行密切聯(lián)系。在我國，有人根據(jù)信息管理理論將檔案管理歸納為四個階段，即檔案的物理控制階段，檔案信息的技術(shù)管理階段，檔案信息資源管理階段，檔案知識管理階段。我國的檔案管理現(xiàn)正處在第一階段向第二階段的過渡階段，歐美諸國已經(jīng)進入第四階段，可見我國檔案管理與歐美諸國在發(fā)展階段上的差距。

4、檔案概念性質(zhì)的變化要求檔案管理轉(zhuǎn)型當前，我國正在進行之中的檔案管理轉(zhuǎn)型，主要內(nèi)涵是從單純微觀管理到包括宏觀管理在內(nèi)的全面管理，從只關(guān)注檔案的自然屬性到同時關(guān)注自然屬性和社會屬性，其外在表現(xiàn)除了檔案概念上的變化外，實踐中主要有以下方面：其一，檔案管理領(lǐng)域拓展，私人檔案資源納入管理范圍。其二，宏觀管理模式多樣化。由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案概念和性質(zhì)的變化，它需要由單一模式向二元模式轉(zhuǎn)型，才能適應(yīng)當今國家和社會的需求。

二、檔案管理轉(zhuǎn)型的目標

我國檔案管理的轉(zhuǎn)型使得政府的檔案行政管理開始向宏觀層面轉(zhuǎn)向，由“國家模式”向“社會模式”轉(zhuǎn)向，由單一模式向雙元模式轉(zhuǎn)向，同時又使得檔案概念標準劃分更加細分，不只是微觀管理上的有限范圍，更多的注意到社會性劃分標準。簡單來說，檔案管理轉(zhuǎn)型的影響主要有以下三個方面：第一，動力來源實現(xiàn)社會化。檔案管理的動力來源不只是過去的那種單一的國家動力，隨著社會的發(fā)展和社會的需求，社會這個大的群體也逐漸成為檔案管理的動力來源。第二，服務(wù)對象實現(xiàn)社會化。為了滿足社會的需求和人民群眾的利益，本著“以民為本”的原則，服務(wù)對象實現(xiàn)了大眾化下的社會化，有利于實現(xiàn)知識管理和服務(wù)意識目的。第三，管理主體實現(xiàn)社會化。伴隨著檔案的管理和利用，檔案管理不只是簡簡單單的行政機構(gòu)下的管理，當今更多的趨向于人民大眾下的管理，這也是社會主義國家人民的責任，是歷史主義意識下自覺的責任。

篇4

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 115

[中圖分類號] G420 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0197- 02

0 引 言

每個學(xué)校經(jīng)過了長期發(fā)展都會留下許多珍貴的檔案資料，隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，這些檔案資料逐漸從原有的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾问蕉鄻拥臄?shù)字化信息資料，這種轉(zhuǎn)變不僅僅是高校檔案管理發(fā)展的需求，也同時體現(xiàn)了社會的進步和發(fā)展。但是高校的檔案具有十分明顯的多樣性，給檔案管理工作帶來很大的難度，因此高校檔案管理需要充分利用現(xiàn)有技術(shù)進行合理優(yōu)化。

1 關(guān)于新媒體概念的介紹

要想利用新媒體技術(shù)，首先需要了解什么是新媒體，新媒體概念是相對于傳統(tǒng)媒體概念提出的，主要是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展形成了新的媒體傳播載體，比如網(wǎng)絡(luò)、手機以及數(shù)字電視的出現(xiàn)，新媒體的出現(xiàn)顛覆了傳統(tǒng)媒體的概念，也是在人群中廣泛傳播和使用的媒體形式，這些新的媒體形式正在向傳統(tǒng)媒體發(fā)出挑戰(zhàn)，從客戶的接受能力和接受速度來看正在快速占領(lǐng)媒體市場，新媒體多數(shù)利用數(shù)字化技術(shù)進行媒體信息的服務(wù)，相對于傳統(tǒng)媒體技術(shù)來講更容易被年輕人所接受，且對于信息的更新速度更快，傳播的速度也是傳統(tǒng)媒體無法企及的，新媒體在進行信息的傳播時能夠以更加豐富的數(shù)字信息呈現(xiàn)出來，視頻、音頻等形象化的信息給予客戶更加多元化的感官沖擊，在現(xiàn)代化的生活中新媒體已經(jīng)成為一種不可替代的信息傳播途徑。

2 高校檔案管理在新媒體環(huán)境下所面臨的機遇和挑戰(zhàn)

2.1 新媒體的產(chǎn)生為高校檔案管理帶來的三大機遇

（1）從傳統(tǒng)的媒體形式管理模式向新媒體形式管理模式的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的媒體以實體經(jīng)營為主，新媒體則是以人員管理為主。結(jié)合現(xiàn)代化的新媒體傳播特點，高校的檔案管理應(yīng)該適當?shù)母淖儌鹘y(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式，以服務(wù)廣大師生為準。通過將檔案管理員和用戶同時引入到檔案管理服務(wù)當中，提升用戶在檔案管理中的參與度，有助于提高檔案管理服務(wù)人員的工作積極性，提升檔案管理服務(wù)水平。

（2）新媒體管理形式的介入使高校檔案管理工作更傾向于專業(yè)化。以新媒體角度開展高校檔案管理工作，充分發(fā)揮信息的作用，深度挖掘信息的價值，并做好信息的歸類整理工作，在大力提高高校檔案信息管理效率的同時，可以在管理中引入先進的信息化管理系統(tǒng)，將新技術(shù)和新管理理念相融合，建立高校的檔案管理系統(tǒng)，為檔案的使用者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）充分利用新媒體的優(yōu)勢，突破傳統(tǒng)媒體傳播受到空間和時間形成的約束。形成跨地區(qū)之間的合作，將高校之間的檔案管理工作做好交互，能夠為用戶提供更加全面而多樣化的檔案服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)字化信息的傳輸，可以提高信息的共享程度，突破地域性的限制，使得信息具有更強的實用性，為高校檔案管理工作和科研工作提供信息支持和服務(wù)。

2.2 新媒體的產(chǎn)生為高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

（1）從事檔案管理的人員欠缺，管理人員專業(yè)能力都待提高。在傳統(tǒng)的高校檔案管理隊伍中，專業(yè)的檔案管理人員很少，在上層管理者思想上普遍認為從業(yè)人員不需要專業(yè)化的培訓(xùn)，且越來越多的年輕人不愿意從事檔案管理工作，認為這個行業(yè)缺少活力，這樣就導(dǎo)致高校檔案管理隊伍人員年齡偏大，從業(yè)素質(zhì)較低，給新媒體的推進帶來一定阻礙。

（2）檔案管理人員對新媒體的了解不充分，無法推進新媒體在檔案管理中的應(yīng)用。對于傳統(tǒng)的高校檔案管理人員來講，多數(shù)年齡較大，對于新媒體的了解不多，多數(shù)對于新媒體的應(yīng)用存在排斥心理，這樣就無法使新媒體在檔案管理工作中高效率融入。

3 如何推進高校檔案管理工作的新媒體化進程

首先從領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該充分重視高校檔案管理工作的重要性，尤其是新媒體技術(shù)的應(yīng)用需要被提到重點工作中。高校是培養(yǎng)人才，開展科研工作的重要機構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)的支持對于相關(guān)工作的開展具有重要的推動作用，通過領(lǐng)導(dǎo)的努力幫助學(xué)校的檔案管理工作快速形成新媒體信息化管理模式，明確不同崗位職責，從人員和經(jīng)費上予以支持，并加大新媒體化技術(shù)的宣傳，讓整個高校重視檔案管理的新媒體化管理。

最后就是提高新媒體背景下的檔案管理人員素質(zhì)。要想從根本上提高高校檔案服務(wù)水平，就需要從檔案管理人員的素質(zhì)入手，無論是檔案管理人員的專業(yè)能力還是檔案管理人員的道德水平都需要進一步提升。同時還應(yīng)該注重檔案管理人員的道德水平，檔案工作需要充足的耐心，也需要秉公處理檔案借閱工作，對于檔案的借閱范圍需要嚴格管理，不能馬虎。

4 結(jié) 語

通過本文上述分析可以看出，高校的檔案管理工作在新媒體的發(fā)展形勢下面臨著機遇和挑戰(zhàn)，一方面新媒體的優(yōu)勢幫助高校檔案利用率提高，交互性提高，另一方面也暴露了現(xiàn)有高校檔案管理工作中的問題，這些問題不解決就難以推動新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。因此需要高校充分重視檔案管理工作，引入新技術(shù)來推動檔案服務(wù)水平的提升。

主要參考文獻

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一、學(xué)校進行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.檔案管理的信息化是時展的必然趨勢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會生活的方方面面，都已經(jīng)無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時展的必須趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟得到前所未有的發(fā)展，競爭是市場經(jīng)濟的本質(zhì)，誰能夠把握事物發(fā)展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時代的發(fā)展，誰就能夠在未來的發(fā)展中取得競爭優(yōu)勢，所以學(xué)校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時展的需求。

2.能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯誤的決策，會制約學(xué)校各項工作的順利開展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據(jù)。因此，實現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅實基礎(chǔ)。

3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價值十分有限，當對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的手工操作進入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。

二、學(xué)校檔案管理信息化的途徑

檔案管理信息化是一項需要運用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對如何實施這一工作進行簡要的闡述。

1.檔案標準化、規(guī)范化水平的提高。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2.檔案原件的準備工作。從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進行預(yù)處理，它包括：

1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。2）通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。

3.有重點地抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案管理信息化的核心和基礎(chǔ)，是這項工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立 “活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。

4. 加強辦公自動化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量微機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟時代的檔案管理標志。其優(yōu)點是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時效。2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其它無關(guān)的文件，從而達到了文檔保密的要求。

三、小結(jié)

知識經(jīng)濟時代的今天，對學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效益。

參考文獻：

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中圖分類號：G327 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）29-0209-01

檔案管理工作是一項非常重要的管理內(nèi)容，其在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用，在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法及管理模式實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，是時展的必然需求，同時是檔案行業(yè)實現(xiàn)自身的突破與發(fā)展的需要，本文就主要對檔案管理的現(xiàn)代化進行簡單分析探討。

一、 檔案管理現(xiàn)代化的意義

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，各項技術(shù)都取得了進步與發(fā)展，各個行業(yè)都在科技的帶動下取得了一定的突破與進展，新時期發(fā)展背景下，檔案管理行業(yè)想要實現(xiàn)科學(xué)、高效的發(fā)展，就需要在時展過程中，不斷的完善自己，實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，這樣才能保證在激烈的市場競爭中保持較強的競爭力水平，同時，檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展也是時展的需求，現(xiàn)代社會中各個行業(yè)都在高科技水平下快速發(fā)展，如果檔案管理行業(yè)不能實現(xiàn)自身管理模式及管理方法的轉(zhuǎn)變，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式，那么其就難以跟上時代的發(fā)展腳步，容易與時代的發(fā)展脫軌，難以實現(xiàn)良好的發(fā)展前景，由此可見，現(xiàn)代社會中，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化是非常必要的。

二、 檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化是一個動態(tài)的、發(fā)展的、相對的概念，社會發(fā)展過程中，不同時期，對于檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容要求具有一定的差別，現(xiàn)代社會的檔案管理，從內(nèi)容上來講，主要包括這樣幾方面的內(nèi)容：檔案管理標準化、檔案管理手段的現(xiàn)代化、檔案保護的現(xiàn)代化、檔案資源的信息化，下面就對這幾方面的內(nèi)容進行簡單分析。

1、 檔案管理的標準化

檔案管理工作中，要想實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，其基礎(chǔ)就是要實現(xiàn)其管理工作的標準化，這主要是由于在檔案現(xiàn)代化管理工作中，要建立在廣泛協(xié)作、嚴密分工、先進技術(shù)的基礎(chǔ)之上，在實際的檔案管理工作中，要想實現(xiàn)其標準化的管理，應(yīng)該根據(jù)實際的管理需求，制定出嚴格的標準與規(guī)范，并要在實際工作中積極貫徹相關(guān)的標準與規(guī)范，使得相關(guān)的分工協(xié)作及技術(shù)應(yīng)用能夠遵循統(tǒng)一的標準與依據(jù)，最終實現(xiàn)檔案管理工作中各相工作的有機聯(lián)系與統(tǒng)一，并在相關(guān)的管理模式之下取得較好的經(jīng)濟效益。

2、 檔案管理手段的現(xiàn)代化

要想實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，應(yīng)用各種有效的現(xiàn)代化管理手段，這主要包含理論手段與技術(shù)手段兩方面的內(nèi)容，首先對其現(xiàn)代化的理論手段進行簡單分析，這主要是指實現(xiàn)檔案管理方法理論的現(xiàn)代化以及其應(yīng)用層面的現(xiàn)代化，在檔案管理過程中，要積極的學(xué)習(xí)與借鑒已經(jīng)發(fā)展成熟的現(xiàn)代化管理方法及管理理論，并結(jié)合自身的檔案管理需求，在檔案管理實踐中不斷的提升自己，最終形成具有自身特色的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。另一方面，要積極的將現(xiàn)代化先進技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理工作中，在實際的檔案管理現(xiàn)代化實踐中，要能夠積極應(yīng)用現(xiàn)代社會中的先進技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段及技術(shù)成果，最終高效、全面的實現(xiàn)檔案管理的自動化與專業(yè)化。

3、 檔案保護的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)概念上的檔案保護現(xiàn)代化通常指的是：實現(xiàn)檔案載體保管保護、檔案管理設(shè)施、檔案庫房等的現(xiàn)代化，隨著各種先進科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代化信息技術(shù)及新型存儲介質(zhì)快速發(fā)展，檔案信息的載體也表現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢，聲像檔案、電子檔案、機讀檔案等信息的檔案載體不斷應(yīng)用于檔案信息管理工作中，與傳統(tǒng)的檔案信息存儲方式相比，新型檔案載體在檔案信息的記錄與存儲工作中，更加的高效、全面與方便，這也對檔案保護現(xiàn)代化提出了更高的要求，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該在現(xiàn)有技術(shù)上，對新型檔案的存儲及管理方式進行深入的研究，應(yīng)用各種有效的保護方式，實現(xiàn)檔案保護的現(xiàn)代化。

4、 檔案資源的信息化

現(xiàn)代社會已經(jīng)步入信息化時代，在這種大的時代背景之下，各行各業(yè)的發(fā)展都開始以信息化發(fā)展作為主導(dǎo)，先進的信息化技術(shù)在社會及國民經(jīng)濟的發(fā)展過程中取得了越來越廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作中，應(yīng)用各種高科技信息技術(shù)，實現(xiàn)其信息化發(fā)展是非常必要的，這就需要在實際的檔案管理工作中，應(yīng)用科技化的手段對檔案管理程序及相關(guān)的檔案資源進行信息系統(tǒng)加工，使其能夠在計算機網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)整體的傳輸與運轉(zhuǎn)，最終能夠有效的實現(xiàn)檔案管理資源的開發(fā)利用與合理配置，這對于檔案信息資源共享程度的提升具有非常重要的作用。

三、 檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)要求

1、 加強檔案館基礎(chǔ)工作的管理

檔案館基礎(chǔ)工作的有效管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件與基本保障，這就需要在實際的管理工作中，依據(jù)檔案館的運行特點及實際需求，全面、細致的做好其各項基礎(chǔ)工作，這對于檔案管理現(xiàn)代化的順利開展具有積極的作用。

2、 實現(xiàn)檔案館管理的現(xiàn)代化

實現(xiàn)檔案館管理的現(xiàn)代化，首先需要實現(xiàn)其管理思想的現(xiàn)代化，這就需要在思想上改變檔案管理人員對于現(xiàn)代化概念的認識，并要要求所有管理人員以勇于改革、更新觀念、認清形勢的思想作風(fēng)開展檔案管理工作，并要在實際的工作中不斷的探索新的管理途徑與管理模式。

3、 對不同內(nèi)容、不同載體的材料進行妥善管理

現(xiàn)代社會中，檔案館中各種檔案信息的種類多種多樣，其材料載體也是多種多樣的，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有磁盤、錄音磁帶、錄像帶、照片等各種不同種類、不同載體的檔案信息，這就需要相關(guān)的管理人員在實際的管理工作中，應(yīng)用合適的管理方法，保證其管理水平的提升。

4、 實現(xiàn)管理手段及保管條件的現(xiàn)代化

在檔案現(xiàn)代化管理中，對于管理手段及保管條件具有較高的要求，這就需要在實際的管理工作中，對檔案庫房的溫濕度進行有效控制，并要保證檔案載體材料的微小化、現(xiàn)代化，并要能夠應(yīng)用計算機等實現(xiàn)存儲信息的檢索，這對于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是非常必要的。

結(jié)束語

隨著社會市場經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作中，實現(xiàn)其現(xiàn)代化發(fā)展是非常必要的，本文就主要對檔案管理現(xiàn)代化的意義、內(nèi)容及相關(guān)要求進行了簡單分析，對于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展具有一定的參考價值。

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中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

一、基本概念及特點

（一）檔案管理信息化概念

檔案，是對企業(yè)、組織、機關(guān)甚至是個人進行社會活動的歷史記錄，通過文字、圖像、聲音等多種形式進行信息記錄和傳遞，是一種信息承載的形式。

隨著市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展和持續(xù)完善，數(shù)字信息化被越來越多的應(yīng)用到各個行業(yè)，大數(shù)據(jù)時代正悄然來臨。而檔案管理工作也積極順應(yīng)了社會信息化進程，在檔案記錄與管理保存中，檔案管理機構(gòu)利用科學(xué)原理及靈活的運用方法，將傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)的相關(guān)檔案建立可信的數(shù)據(jù)信息，為檔案管理提供更好的載體和服務(wù)。

（二）公路檔案管理信息化特點

1檔案資料繁瑣，管理難度大。我國的公路發(fā)展歷史久遠，全國各地公路交通網(wǎng)也十分復(fù)雜。由于一條交通要道的修建，所要投資和進行的工程量耗大，特別是西南山區(qū)等地質(zhì)條件較為復(fù)雜區(qū)域，其耗費的工程量是十分巨大的，這就造成了圖紙、概算工程、預(yù)決算編制等紙質(zhì)資料繁瑣，使得檔案管理難度加大，且十分容易出錯。

2操作方式仍主要為手工，檔案管理效率較低。由于中國地緣遼闊，使得每一公路線路延伸長，點多卻十分分散，再加上其人員的流動性強等特點，使得公路檔案管理的效率較低，廣大用戶在查詢相關(guān)信息時，數(shù)據(jù)的傳輸時效性亦較差，甚至很多地區(qū)查詢資料仍然需要到檔案保管室里借閱，造成不必要的時間成本和諸多不便。

二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）管理尚未標準化，缺乏規(guī)范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理的相關(guān)經(jīng)驗，而管理制度也尚未形成一定標準，在實際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數(shù)據(jù)信息時質(zhì)量不過硬，很多數(shù)據(jù)的引用和建立出現(xiàn)錯誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規(guī)范性管理，也使得各個時期和各個類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關(guān)鍵點上無法銜接與統(tǒng)一，造成重要資料以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設(shè)的一個重大挑戰(zhàn)。

（二）管理缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫信息

所謂數(shù)據(jù)化信息，其要求的就是對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的搜集、整理與運用的一體化和效率化。從目前我國公路檔案管理的現(xiàn)狀來看，信息傳遞不及時，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的能力不足，造成數(shù)據(jù)庫信息的缺乏。當用戶在通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)檢索時，由于缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，常常是找不到相應(yīng)的信息，或者獲得相應(yīng)的信息已超過時效，這些都是很普遍存在的問題。這個問題的存在一部分原因源于硬件設(shè)施跟不上，數(shù)據(jù)存儲不及時，但更多的是對數(shù)據(jù)的搜集、整理以及轉(zhuǎn)化能力差，無法更新和完善檔案數(shù)據(jù)。

（三）管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化要求工作人員對數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化和掌握要求較高，需要管理人員具有較高的專業(yè)水平和足夠的知識層面才能勝任。而公路檔案管理多年以來，一直存在工作人員流動性大，工作崗位不固定等特點，這使得檔案管理工作人員素質(zhì)良莠不齊，大多數(shù)員工缺乏專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，對數(shù)據(jù)信息化的工作模式和具體操作流程不熟悉，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時，數(shù)據(jù)庫長期得不到更新，造成檔案管理信息化建設(shè)進程緩慢，成效不顯著。而少數(shù)管理人員綜合素質(zhì)不突出，缺乏服務(wù)意識，主觀能動性不強，沒有創(chuàng)新精神，使得檔案管理信息化硬件等資源被浪費，制約著公路檔案管理信息化的建設(shè)。

三、檔案管理信息化的具體措施

（一）建立健全相關(guān)制度規(guī)范

無規(guī)矩，不成方圓，要想檔案管理數(shù)字化、信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規(guī)范管理行為的根本保證。因此，在檔案管理信息化的建設(shè)中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人人崗責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止關(guān)鍵資料和數(shù)據(jù)上掉鏈子等。建立健全的管理制度，更傾向于對執(zhí)行能力的考核，各公路檔案管理機構(gòu)，應(yīng)該加強自身管理執(zhí)行能力建設(shè)，切忌有制無度，造成“空談主義”，使得嚴格的制度變成一紙廢文。只有讓管理工作有據(jù)可依，才能讓工作人員甩開膀子開干，才能調(diào)動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創(chuàng)造思維，為公路檔案管理信息化的建設(shè)貢獻出力量。

（二）加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)的硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

數(shù)據(jù)化時代，要求的是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的精確性及快速傳遞性，這一特性就對進行數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)搜索的硬件系統(tǒng)有著很高的要求。加強數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，淘汰落后的計算機設(shè)施，積極營造良好的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境，增強數(shù)據(jù)的精確性及傳遞性，積極實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（三）加強公路服務(wù)意識，引進和聘用專業(yè)技術(shù)人才

公路檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。因此注重引進專業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強的技術(shù)員工，是進行檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級公路檔案管理部門應(yīng)加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實的提升自身素質(zhì)，積極投入到建設(shè)中去。對于各級管理層來說，要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)意識，積極營造良好的職業(yè)氛圍，加強員工的公路服務(wù)意識，組織和聘請相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員進行培訓(xùn)講座，讓員工從開始熟悉業(yè)務(wù)流程開始到積極創(chuàng)造新思路為公路檔案管理信息化建設(shè)做出貢獻。

公路檔案管理信息化建設(shè)對我國公路建設(shè)和保養(yǎng)有著重大意義。因此，在順應(yīng)市場經(jīng)濟信息化的大趨勢下，公路檔案管理信息化建設(shè)必須從根本出發(fā)，在制度和人才引進上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高服務(wù)意識，增強創(chuàng)新能力，從而保證管理效率。

參考文獻

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[2]劉文波.如何加快公路信息化建設(shè)的幾點思考[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2009（08）.

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引言：在進入人類信息化的社會以后，檔案管理對人們認識和了解客觀世界，對傳承古老的人類文明，對發(fā)展經(jīng)濟和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會信息化的總格局中，大力推動檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。

一、檔案管理信息化建設(shè)的概念

所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲模式過渡和轉(zhuǎn)變的過程。主要形式要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲和查詢的一體化模式；要實現(xiàn)檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，對檔案原有信息類資源進行處理、計算、轉(zhuǎn)化和存儲管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務(wù)，加快實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化的過程會是一個長期快速的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地更新現(xiàn)代信息技術(shù)、信息設(shè)備，充分運用科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在電子信息化技術(shù)高度發(fā)達的今天，發(fā)展和建設(shè)檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動化和辦公的無紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn)，使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運作流程在計算機終端和網(wǎng)絡(luò)通訊線路中進行，這樣迫使檔案必須以計算機別的語言為主要存在形態(tài)，以計算機的計算為處理手段，以網(wǎng)絡(luò)的傳輸為傳遞方式，以存儲器的識別為儲存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預(yù)示著檔案管理工作者會面對更多的計算機讀取、傳遞、存儲的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容，會更直接、準確無誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節(jié)省存儲空間，更環(huán)保，檢索更加方便快捷，且準確性大大提高，不但節(jié)省了大量的人工查詢時間和實體檔案的存儲物質(zhì)和空間，對環(huán)境保護也起到了一定的積極作用。由此看來，對于任何一個單位來說能夠提供有價值的系統(tǒng)性、真實性電子檔案信息，就標志著這個單位已邁入了檔案管理信息化的新領(lǐng)域。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過程

檔案管理信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)范制度的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和管理人才的建設(shè)等方面。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施備的建設(shè)：主要包括服務(wù)器、終端計算機、網(wǎng)絡(luò)交換機、介質(zhì)儲存器、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等，其中是以終端計算機和網(wǎng)絡(luò)為核心，以服務(wù)器、介質(zhì)存儲器為存儲手段，以網(wǎng)絡(luò)交換機等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。

（二）檔案信息資源的建設(shè)：一是原有檔案的數(shù)字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中，從而建立生成更豐富更強大的電子檔案信息。

（三）規(guī)范制度的建設(shè)：能夠保障檔案管理信息化標準化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)：能夠為檔案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺。

（五）管理人才的建設(shè)：能夠為檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

四、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和解決辦法

（一）檔案管理信息化的現(xiàn)狀：1、電子化檔案管理標準不夠規(guī)范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務(wù)對接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規(guī)范制度不能統(tǒng)一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對檔案管理的重要性認識不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設(shè)的推動力和發(fā)展環(huán)境。5、無法建立統(tǒng)一標準的規(guī)范制度，造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)存在“老化”、“過時”的現(xiàn)象，沒有先進的信息化管理知識和意識。7、軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用技術(shù)的開發(fā)相對較薄弱，原有的工作基礎(chǔ)無法適應(yīng)新時代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護意識不夠，存在信息丟失的風(fēng)險。

（二）解決辦法：1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進的信息技術(shù)，加強檔案管理信息化建設(shè)，要加強組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高專業(yè)認識，加大資金投入，增配軟、硬件設(shè)備，引進和培養(yǎng)先進的信息化建設(shè)人才和技術(shù)手段。2、提高對創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。建立一支具有合理分工、科學(xué)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)強硬的檔案管理隊伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問題。

檔案管理的信息化建設(shè)給予新時期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設(shè)是一項長期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位，所以要逐步實施，抓住重點，講求時效，不斷持續(xù)發(fā)展和進步。

參考文獻：

1.檔案管理學(xué)陳智為中國人民大學(xué)出版社

2.檔案管理學(xué)原理王向明上海大學(xué)出版社

3.檔案學(xué)研究進展王新才武漢大學(xué)出版社

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（二）實物檔案的價值體現(xiàn)不足，利用效果不明顯。由于實物檔案的利用部門相對集中，多數(shù)人不了解甚至還不知道有這樣一類檔案，所以實物檔案的利用率較其他檔案來說相對就偏低一些，其有效價值也未能充分體現(xiàn)出來，實物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒有真正發(fā)揮出來。

（三）實物檔案的保管條件不符合要求，庫房容量嚴重不足。由于實物檔案不同于其它類別的檔案，它主要由獎牌、獎狀、獎杯、證書、錦旗等形態(tài)各異、大小不同的實物組成，是不能出現(xiàn)疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對實物檔案管理不夠重視，沒有專門的庫房去存放，因此造成收集來的實物檔案難以按管理標準擺放，嚴重影響了實物檔案管理與利用。

（四）文物成為檔案是有條件的。只有那些鑄刻了文字符號，從而記錄了特定社會生活內(nèi)容的文物才是檔案。譬如金石檔案，所以被認可為檔案，理由不在文物本身，而在文物上的文字。這些文字實際上形成了一種文件，是鑄造或刻寫在實物上的特殊文件。而文物本身則是文字這種載體的載體。因此，文物成為檔案，其實質(zhì)并不是實物成為檔案，而是附著于實物上的文字材料成為檔案。同時，把實物作為檔案是不符合檔案自身的發(fā)展規(guī)律的。如果將實物納入檔案管理范圍，那就只會是擴大管理空間，降低管理效益。

（五）“實物檔案”這一概念的出現(xiàn)，違背邏輯學(xué)原理，是種，屬概念的混淆。因為，“檔案”是屬概念，“實物檔案”是種概念。從種、屬概念的外延關(guān)系來看，每一個種概念的外延都完全被包含在它的屬概念的外延之中，屬概念的外延比它的每個種概念的外延要大。而作為種概念的“實物檔案”的外延卻比作為屬概念的“檔案”的處延大?！皺n案”的外延只包括有原始記錄的實物，上面沒有原始記錄的實物，就不屬于檔案范疇。

從實物檔案的管理現(xiàn)狀分析可以看到企業(yè)實物檔案存在的諸多問題，阻礙了實物檔案管理水平的提升，嚴重限制了實物檔案價值體現(xiàn)。企業(yè)只有下大氣力不斷加強實物檔案的收集與管理，使實物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，才能更好地體現(xiàn)實物檔案的查考價值。

（一）加強收集工作，提高全員歸檔意識。建立健全企業(yè)的實物檔案管理制度，把實物檔案明確納入收集范圍，加強與相關(guān)單位的溝通，及時了解可能產(chǎn)生實物檔案的有關(guān)動向，積極采取年度收集與隨時收集相結(jié)合的方法，允許獲獎單位臨時擺放，但要定期移交到檔案管理部門。檔案管理部門要認真做好實物檔案的管理工作，增強工作的主動性和責任心，加強宣傳力度，全方位提高員工的歸檔意識，以確保實物檔案能夠及時完整的收集歸檔。

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隨著社會的進步，信息化時代的到來，信息資源逐漸進入社會生活的各個領(lǐng)域，成為戰(zhàn)略性資源。檔案作為一種原生的信息資源，實現(xiàn)其電子化、信息化的管理，對于社會經(jīng)濟的發(fā)展有著十分重要的價值。所以，加強檔案信息資源的開發(fā)利用，推進檔案服務(wù)體制的創(chuàng)新，形成數(shù)字化、信息化管理已經(jīng)成為迫切客觀要求。

1 檔案管理信息化的概念和內(nèi)容

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指為了實現(xiàn)檔案材料由實體保管模式向數(shù)字化模式的轉(zhuǎn)變，由國家檔案的行政管理部門開展的，以現(xiàn)代技術(shù)作支持的信息化資源管理行為，其最基本的特點是服務(wù)具有全面性，并有著向集成化、合作化、專業(yè)化方向發(fā)展的趨勢。

1.2 檔案管理信息化的主要內(nèi)容

（1）檔案資源技術(shù)的信息化：即運用電子計算機的網(wǎng)絡(luò)傳輸途徑所提供的保存技術(shù)以及信息系統(tǒng)的加工技術(shù)，將原有檔案的各項實體資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、信息化的管理資源，從而實現(xiàn)各項資源的合理分配、社會共享，以便全面實現(xiàn)資源的開發(fā)利用的一種信息化形式。（2）檔案管理方法的科學(xué)化：科學(xué)的管理方法作為新形勢下檔案管理信息化的重要實現(xiàn)途徑，旨在利用檔案行業(yè)客觀規(guī)律以及社會信息特點實現(xiàn)有組織的、有計劃的對檔案的控制管理。（3）檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)代化：管理人員的專業(yè)化水平和知識水平，是判斷其的素質(zhì)的重要標準。對于檔案的管理，不僅應(yīng)該有知識淵博的管理人員，還應(yīng)建立合理的組織結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)全面管理。（4）檔案服務(wù)的社會化：隨著電子時代的到來、檔案意識的增強以及檔案效益的顯現(xiàn)，我們不僅需要實現(xiàn)資源全社會共享，還要預(yù)見到檔案在未來世界的利用情況，比如用戶對象明顯變化、社會公眾和非官方組織對檔案利用范圍的增大，以及其在經(jīng)濟活動方面的利用將明顯上升。

2 新形勢下檔案管理信息化的對策

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，樹立信息化管理理念

在新形勢下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)觀念已經(jīng)成為迫切需求，從現(xiàn)在的發(fā)展狀況來看要完成觀念轉(zhuǎn)變，完成新觀念的建立要從以下方面進行努力：第一，管理人員需增強信息化意識，了解檔案管理的發(fā)展走向，以便為企業(yè)發(fā)展、社會進步提供更好的服務(wù)。第二，大力宣傳檔案管理信息化，例如提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對其關(guān)注度，讓高層管理者進一步了解檔案管理信息化的迫切需求，以便針對檔案管理的發(fā)展做出更科學(xué)的決策。最后，為了提高管理和服務(wù)效率，為企業(yè)謀求最系統(tǒng)、科學(xué)、全面的服務(wù)，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，要不斷更新檔案管理理念，推進檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化程度。

2.2 加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案信息化管理

為了認識檔案信息化管理的意義及目標，就需要我們完善管理檔案信息化的相關(guān)制度。對此，可以從宏觀角度和具體角度兩個方面來看，從宏觀上來說，信息化管理的主要目的是，在堅持效益原則、實用原則以及科學(xué)管理原則基礎(chǔ)上，實現(xiàn)各原則的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，提高管理水平，促進部門穩(wěn)定、健康的發(fā)展。而具體的來說，要將管理工作作為發(fā)展重點，提高資源管理服務(wù)質(zhì)量，促進管理機制建設(shè)，即增強部門與部門之間獨立性，各個管理部門應(yīng)明確各自職責，還應(yīng)建立相應(yīng)制度，以便在日常工作中能夠相互制約。

2.3 制定相關(guān)法律法規(guī)，提供法律保障

為了使信息資源的法律效力得到有效的實現(xiàn)，依法推進檔案管理信息化，實現(xiàn)電子資源、數(shù)字化檔案資源的建設(shè)、生成、利用、保管，完成信息化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，信息安全的保障，就必須建立系統(tǒng)的、合理的法律體系，將信息化管理納入法律保障當中，保證檔案資源在信息化建設(shè)過程當中的安全、穩(wěn)妥。

2.4 提高技術(shù)水平，實現(xiàn)科學(xué)化管理

提高檔案的科學(xué)化管理主要表現(xiàn)在提高檔案管理的信息化技術(shù)水平上，而這不僅要注重軟件、硬件設(shè)備的開發(fā)建設(shè)，完善信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和高效率維護，完善路由器、計算機、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，充分的利用現(xiàn)有設(shè)備的各方面優(yōu)勢，并完成新設(shè)備的購置，還應(yīng)該在快速建立信息數(shù)據(jù)庫之后進一步對其進行完善，從而實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享和檢索。

2.5 打造高素質(zhì)人才隊伍，提供智力支撐

檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執(zhí)行的。為了給檔案管理提供全面的智力、人力支持，需要組建高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍。在打造高素質(zhì)人才隊伍，必須要以從實際情況出發(fā)，建立管理信息化理念，為員工提供各方面技能培訓(xùn)，了解最新形勢下的管理模式，實現(xiàn)對信息化管理人才的合理分配。不僅如此，還需要加快對信息化管理人才的吸收，實現(xiàn)團隊的專業(yè)化，將復(fù)合型人才納入信息化管理團隊。

2.6 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意原則

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意以下原則。第一，實用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的在于促進企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會效益以及經(jīng)濟效益，促進企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時間以及精力，企業(yè)應(yīng)該抓住檔案管理信息化建設(shè)大好時機，實現(xiàn)企業(yè)管理與檔案管理信息化建設(shè)同步前進。第三，效益原則。企業(yè)進行檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)同企業(yè)的短期以及長期效益相結(jié)合。第四，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應(yīng)的合作，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)， 必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)， 必須與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。

3 結(jié)語

在新的社會發(fā)展形勢下，實現(xiàn)檔案信息化管理已經(jīng)成為迫切需求。而作為一名高素質(zhì)的信息化管理人才，更應(yīng)增強現(xiàn)代化、信息化的管理意識，提高自身各方面素質(zhì)，從而完成我國的檔案管理向先進水平邁進，以便進一步適應(yīng)社會發(fā)展需要。

參考文獻：