導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案管理概念，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革以及社會(huì)信息化發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，盡管當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在檔案管理方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是檔案管理實(shí)際操作具有一定的復(fù)雜性，發(fā)展不平衡的現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)，部分小規(guī)模企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益并不樂(lè)觀(guān)，技術(shù)以及資金等都存在一定不足，甚至部分企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)孤立情，與企業(yè)內(nèi)部各管理環(huán)節(jié)之間缺乏有效的銜接，此種情況下嚴(yán)重制約了企業(yè)的檔案管理效果，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，因此加大力度對(duì)市場(chǎng)改制理念下的企業(yè)檔案管理新策略進(jìn)行研究和分析，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理平臺(tái)創(chuàng)新

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技不斷發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革是市場(chǎng)發(fā)展的總體趨勢(shì)，在此種情況下，為了更好的提高企業(yè)的自身實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理平臺(tái)的創(chuàng)新，建立科學(xué)高效的檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)承擔(dān)企業(yè)運(yùn)行及發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息，加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作效率的提升。在此基礎(chǔ)上積極優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作流程，在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)以及軟件編程等技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用的基礎(chǔ)上，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展，為企業(yè)電子文件的來(lái)源提供可靠的保障。

以企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，創(chuàng)建一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)后，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔以及保存利用的一體化，實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。以電子郵件系統(tǒng)為主要依據(jù)，建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信，為企業(yè)檔案信息的交流提供一個(gè)良好的途徑。通過(guò)電子起草、傳閱、審核以及簽發(fā)和歸檔等電子流轉(zhuǎn)方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部收發(fā)文、簽報(bào)、文件管理、檔案管理以及合同管理等工作的順利開(kāi)展，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。企業(yè)檔案管理平臺(tái)的創(chuàng)新，能夠促使企業(yè)檔案管理實(shí)踐邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

在企業(yè)運(yùn)行及發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)立足于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革理念的基礎(chǔ)上，積極采用現(xiàn)代化的科技手段，來(lái)對(duì)企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)設(shè)備硬件等進(jìn)行有效的防護(hù)，最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全隱患，促進(jìn)管理效率的提升。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程，加強(qiáng)檔案信息的管理，確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉(zhuǎn)。

就企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，所謂流程管理，就是對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行規(guī)范的監(jiān)控，并明確企業(yè)各項(xiàng)任務(wù)活動(dòng)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況，并加強(qiáng)監(jiān)督和管理，此種情況下，能夠保證系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)性和完整性，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率的提升。在信息社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分做好機(jī)構(gòu)文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過(guò)程納入到企業(yè)檔案管理工作具體工作流程和環(huán)節(jié)中，進(jìn)而從整體上提高企業(yè)的檔案管理效率。也就是說(shuō)，文件信息的高效化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件信息的全過(guò)程管理，對(duì)痕跡保留以及收文督辦和監(jiān)控等進(jìn)行科學(xué)化的管理。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的制度創(chuàng)新

為了更好的提高企業(yè)檔案管理效果，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就應(yīng)當(dāng)對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的應(yīng)用，確保其能夠滿(mǎn)足不同階段以及不同類(lèi)型客戶(hù)的實(shí)際需求，充分發(fā)貨企業(yè)檔案管理的最大效能，加強(qiáng)制度創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提升。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。部分企業(yè)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OAK）應(yīng)用及運(yùn)行維護(hù)管理規(guī)定》內(nèi)容有文件與檔案管理部門(mén)、信息管理部門(mén)的職責(zé)分工；信息系統(tǒng)的身份確認(rèn)、用戶(hù)權(quán)限管理、用戶(hù)信息變更管理；信息工作人員的管理等。《OAK系統(tǒng)電子文件管理細(xì)則》主要針對(duì)歸檔前的電子文件，要按要求填寫(xiě)元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容?！段臅?shū)檔案歸檔文件整理細(xì)則》對(duì)歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義，并梳理出整理工作流程?！缎畔?yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序》針對(duì)信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。

4 服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹(shù)立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶(hù)群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹(shù)立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門(mén)要對(duì)信息產(chǎn)生的來(lái)源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶(hù)潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶(hù)對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶(hù)的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶(hù)在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶(hù)建立專(zhuān)門(mén)的信息利用平臺(tái)，將信息過(guò)濾掉一些檔案管理屬性，使用戶(hù)能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶(hù)的信息利用平臺(tái)，突出了用戶(hù)的權(quán)益，保護(hù)了用戶(hù)信息利用的效果，使用戶(hù)在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶(hù)與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專(zhuān)題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專(zhuān)題信息制作成光盤(pán)，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶(hù)，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

就宏觀(guān)層面來(lái)看，市場(chǎng)改制理念下的企業(yè)檔案管理工作具有一定的特殊性，若想要切實(shí)提高企業(yè)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，就應(yīng)當(dāng)積極探索現(xiàn)代化的管理方式，轉(zhuǎn)變管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新保持協(xié)調(diào)一致，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的科技含量的提升，推進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇2

一、檔案物理管理及邏輯管理的概念

物理管理，由形見(jiàn)意，指事物的表象。就是說(shuō)按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對(duì)象，制造和使用實(shí)際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動(dòng)，比如消毒柜、計(jì)算機(jī)、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。

邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類(lèi)思維的規(guī)律。人們?cè)趯?duì)外圍的認(rèn)識(shí)過(guò)程中，借助于概念化的東西，進(jìn)行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認(rèn)識(shí)現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是人類(lèi)抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類(lèi)抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對(duì)對(duì)象或者為著手點(diǎn)，來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案的管理工作。

二、檔案物理管理與邏輯管理特點(diǎn)的區(qū)別比較

（一）管理對(duì)象

在管理對(duì)象上，檔案物理管理的對(duì)象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對(duì)象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對(duì)象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個(gè)部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。

在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開(kāi)的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護(hù)方法、檔案文件損壞的生物因素及防護(hù)方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實(shí)體管理”為主要線(xiàn)索展開(kāi)。

電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時(shí)期了。邏輯檔案管理時(shí)期，檔案管理的主要思想和理論來(lái)源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。

（二）勞動(dòng)特征

不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類(lèi)的管理活動(dòng)，它們都主要屬于腦力勞動(dòng)的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：

由于管理對(duì)象是實(shí)際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過(guò)程中，除了必要的腦力勞動(dòng)外，管理人員也不得不進(jìn)行一些與體力勞動(dòng)有關(guān)的活動(dòng)。也正是因?yàn)樘幱谶@樣的時(shí)代，以及人們思維方式的固化，使這時(shí)期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動(dòng)部門(mén)，而忽略了在腦力勞動(dòng)在管理活動(dòng)中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡(jiǎn)單的倉(cāng)庫(kù)管理類(lèi)工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類(lèi)思想的進(jìn)步，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，這樣的想法是錯(cuò)誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動(dòng)在檔案管理工作中突出地位越來(lái)越得到廣泛認(rèn)可。由于管理對(duì)象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時(shí)代，人們?cè)跈n案管理活動(dòng)中的腦力勞動(dòng)，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程序勞動(dòng)，是一種高級(jí)的腦力勞動(dòng)，是人類(lèi)腦力勞動(dòng)的發(fā)展與延伸。

（三）方法特征

在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無(wú)論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機(jī)等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣?dòng)化的計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計(jì)算機(jī)→檔案。

（四）思維特征

物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點(diǎn)，邏輯管理具有抽象思維的思維特點(diǎn)。形象思維解決的是管理過(guò)程中的三維空間問(wèn)題，抽象思維解決的是管理過(guò)程中的信息內(nèi)涵及時(shí)間問(wèn)題。

在物理管理中，人們?cè)诠芾磉^(guò)程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。

在物理管理時(shí)代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時(shí)期，人們?cè)谙氲侥承┬畔?nèi)容時(shí)，不會(huì)像在物理管理中那樣第一時(shí)間聯(lián)想到的是庫(kù)房號(hào)或者案卷號(hào)等，而跳過(guò)了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。

（五）哲學(xué)特征

檔案物理管理針對(duì)的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對(duì)的是一個(gè)由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對(duì)現(xiàn)實(shí)物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。

三、結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個(gè)基本方面，或稱(chēng)為矛盾的兩個(gè)方面。矛盾的這兩個(gè)方面誰(shuí)具有主導(dǎo)地位，誰(shuí)就規(guī)定了檔案管理工作的時(shí)代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱(chēng)之為物理管理時(shí)代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱(chēng)之為邏輯管理時(shí)代。

在以往的檔案形式中，無(wú)論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡(jiǎn)策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨(dú)立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時(shí)物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類(lèi)社會(huì)的檔案管理首先經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的物理管理時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

篇3

2、與國(guó)外檔案管理的差距要求檔案管理轉(zhuǎn)型與歐美檔案工作相比較，歐美的檔案管理現(xiàn)代化程度已經(jīng)發(fā)展的比較高，并且明顯的表現(xiàn)為“三化”，即管理手段上簡(jiǎn)易化，管理方式上社會(huì)化，管理原則上的法制化。因此，我國(guó)檔案管理需要向著現(xiàn)代化的程度、社會(huì)化的方向、法制化的進(jìn)程向前邁進(jìn)。歐美現(xiàn)代社會(huì)在論述檔案原則和實(shí)踐時(shí)提出應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)從“國(guó)家模式”向“社會(huì)模式”的三個(gè)轉(zhuǎn)變。轉(zhuǎn)變之一，隨著檔案概念基礎(chǔ)的變化，檔案工作重點(diǎn)也發(fā)生了戲劇性的變化，由保管記錄活動(dòng)的證據(jù)變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實(shí)產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動(dòng)本身有可信證據(jù)作為證明。轉(zhuǎn)變之二，社會(huì)應(yīng)確定其自身的價(jià)值，檔案文件必須如實(shí)地反映這些價(jià)值。轉(zhuǎn)變之三，檔案進(jìn)一步開(kāi)放與信息的自動(dòng)檢索。[2]由此可見(jiàn)，歐美國(guó)家的檔案管理已經(jīng)走向擴(kuò)大和社會(huì)化，而我國(guó)的檔案管理正在尋求向社會(huì)化轉(zhuǎn)型的路徑。比如英國(guó)的檔案管理已經(jīng)步入社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)了資源整合和依法治檔以及檔案擴(kuò)大與服務(wù)公眾。在這個(gè)問(wèn)題上存在著范式轉(zhuǎn)化的問(wèn)題。首先，在管用的關(guān)系上，應(yīng)該是管用并重，而不是現(xiàn)在存在的重管輕用。其次，我們需要國(guó)家推動(dòng)和社會(huì)需求相結(jié)合，既要在國(guó)家力量下，也要在社會(huì)價(jià)值的取向下，推動(dòng)檔案管理發(fā)展。最后，檔案保管與開(kāi)放利用并重，它能夠體現(xiàn)檔案二維度下檔案學(xué)的豐富與改變。

3、從檔案管理的發(fā)展階段看要求檔案管理轉(zhuǎn)型在美國(guó)的信息資源管理學(xué)家馬爾香和克內(nèi)斯萊英（J.C.KressLein）的信息管理理論中，將信息管理分為四個(gè)發(fā)展階段，即信息的物理控制階段，信息的技術(shù)管理階段，信息資源管理階段，知識(shí)管理階段?，F(xiàn)在的歐美許多國(guó)家在信息資源管理上正處在向知識(shí)管理過(guò)渡的階段，檔案工作者也是朝著管理知識(shí)服務(wù)目的去推動(dòng)的。正如庫(kù)克所說(shuō)的：“檔案工作者由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者的過(guò)渡，正是檔案界為應(yīng)答電子時(shí)代的挑戰(zhàn)，由保管時(shí)代向后保管時(shí)代過(guò)渡的要求?！迸c歐美檔案管理發(fā)展相比較，我國(guó)檔案管理表現(xiàn)為以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，檔案信息的物理控制在我國(guó)仍占主導(dǎo)地位；第二，對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)全社會(huì)還處在初步認(rèn)識(shí)階段，未達(dá)到自覺(jué)行動(dòng)的地步；第三，對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用還缺乏科學(xué)方法的有效組織，不能達(dá)到知識(shí)服務(wù)的目的；第四，在微觀(guān)上各類(lèi)主體對(duì)信息資源的管理（包括檔案信息管理）缺少明確可行的規(guī)劃，更未將信息資源管理與其它各類(lèi)規(guī)劃進(jìn)行密切聯(lián)系。在我國(guó)，有人根據(jù)信息管理理論將檔案管理歸納為四個(gè)階段，即檔案的物理控制階段，檔案信息的技術(shù)管理階段，檔案信息資源管理階段，檔案知識(shí)管理階段。我國(guó)的檔案管理現(xiàn)正處在第一階段向第二階段的過(guò)渡階段，歐美諸國(guó)已經(jīng)進(jìn)入第四階段，可見(jiàn)我國(guó)檔案管理與歐美諸國(guó)在發(fā)展階段上的差距。

4、檔案概念性質(zhì)的變化要求檔案管理轉(zhuǎn)型當(dāng)前，我國(guó)正在進(jìn)行之中的檔案管理轉(zhuǎn)型，主要內(nèi)涵是從單純微觀(guān)管理到包括宏觀(guān)管理在內(nèi)的全面管理，從只關(guān)注檔案的自然屬性到同時(shí)關(guān)注自然屬性和社會(huì)屬性，其外在表現(xiàn)除了檔案概念上的變化外，實(shí)踐中主要有以下方面：其一，檔案管理領(lǐng)域拓展，私人檔案資源納入管理范圍。其二，宏觀(guān)管理模式多樣化。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案概念和性質(zhì)的變化，它需要由單一模式向二元模式轉(zhuǎn)型，才能適應(yīng)當(dāng)今國(guó)家和社會(huì)的需求。

二、檔案管理轉(zhuǎn)型的目標(biāo)

我國(guó)檔案管理的轉(zhuǎn)型使得政府的檔案行政管理開(kāi)始向宏觀(guān)層面轉(zhuǎn)向，由“國(guó)家模式”向“社會(huì)模式”轉(zhuǎn)向，由單一模式向雙元模式轉(zhuǎn)向，同時(shí)又使得檔案概念標(biāo)準(zhǔn)劃分更加細(xì)分，不只是微觀(guān)管理上的有限范圍，更多的注意到社會(huì)性劃分標(biāo)準(zhǔn)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理轉(zhuǎn)型的影響主要有以下三個(gè)方面：第一，動(dòng)力來(lái)源實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。檔案管理的動(dòng)力來(lái)源不只是過(guò)去的那種單一的國(guó)家動(dòng)力，隨著社會(huì)的發(fā)展和社會(huì)的需求，社會(huì)這個(gè)大的群體也逐漸成為檔案管理的動(dòng)力來(lái)源。第二，服務(wù)對(duì)象實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。為了滿(mǎn)足社會(huì)的需求和人民群眾的利益，本著“以民為本”的原則，服務(wù)對(duì)象實(shí)現(xiàn)了大眾化下的社會(huì)化，有利于實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理和服務(wù)意識(shí)目的。第三，管理主體實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。伴隨著檔案的管理和利用，檔案管理不只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的行政機(jī)構(gòu)下的管理，當(dāng)今更多的趨向于人民大眾下的管理，這也是社會(huì)主義國(guó)家人民的責(zé)任，是歷史主義意識(shí)下自覺(jué)的責(zé)任。

篇4

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 115

[中圖分類(lèi)號(hào)] G420 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）01- 0197- 02

0 引 言

每個(gè)學(xué)校經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期發(fā)展都會(huì)留下許多珍貴的檔案資料，隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，這些檔案資料逐漸從原有的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾问蕉鄻拥臄?shù)字化信息資料，這種轉(zhuǎn)變不僅僅是高校檔案管理發(fā)展的需求，也同時(shí)體現(xiàn)了社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。但是高校的檔案具有十分明顯的多樣性，給檔案管理工作帶來(lái)很大的難度，因此高校檔案管理需要充分利用現(xiàn)有技術(shù)進(jìn)行合理優(yōu)化。

1 關(guān)于新媒體概念的介紹

要想利用新媒體技術(shù)，首先需要了解什么是新媒體，新媒體概念是相對(duì)于傳統(tǒng)媒體概念提出的，主要是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展形成了新的媒體傳播載體，比如網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)以及數(shù)字電視的出現(xiàn)，新媒體的出現(xiàn)顛覆了傳統(tǒng)媒體的概念，也是在人群中廣泛傳播和使用的媒體形式，這些新的媒體形式正在向傳統(tǒng)媒體發(fā)出挑戰(zhàn)，從客戶(hù)的接受能力和接受速度來(lái)看正在快速占領(lǐng)媒體市場(chǎng)，新媒體多數(shù)利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行媒體信息的服務(wù)，相對(duì)于傳統(tǒng)媒體技術(shù)來(lái)講更容易被年輕人所接受，且對(duì)于信息的更新速度更快，傳播的速度也是傳統(tǒng)媒體無(wú)法企及的，新媒體在進(jìn)行信息的傳播時(shí)能夠以更加豐富的數(shù)字信息呈現(xiàn)出來(lái)，視頻、音頻等形象化的信息給予客戶(hù)更加多元化的感官?zèng)_擊，在現(xiàn)代化的生活中新媒體已經(jīng)成為一種不可替代的信息傳播途徑。

2 高校檔案管理在新媒體環(huán)境下所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

2.1 新媒體的產(chǎn)生為高校檔案管理帶來(lái)的三大機(jī)遇

（1）從傳統(tǒng)的媒體形式管理模式向新媒體形式管理模式的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的媒體以實(shí)體經(jīng)營(yíng)為主，新媒體則是以人員管理為主。結(jié)合現(xiàn)代化的新媒體傳播特點(diǎn)，高校的檔案管理應(yīng)該適當(dāng)?shù)母淖儌鹘y(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式，以服務(wù)廣大師生為準(zhǔn)。通過(guò)將檔案管理員和用戶(hù)同時(shí)引入到檔案管理服務(wù)當(dāng)中，提升用戶(hù)在檔案管理中的參與度，有助于提高檔案管理服務(wù)人員的工作積極性，提升檔案管理服務(wù)水平。

（2）新媒體管理形式的介入使高校檔案管理工作更傾向于專(zhuān)業(yè)化。以新媒體角度開(kāi)展高校檔案管理工作，充分發(fā)揮信息的作用，深度挖掘信息的價(jià)值，并做好信息的歸類(lèi)整理工作，在大力提高高校檔案信息管理效率的同時(shí)，可以在管理中引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，將新技術(shù)和新管理理念相融合，建立高校的檔案管理系統(tǒng)，為檔案的使用者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）充分利用新媒體的優(yōu)勢(shì)，突破傳統(tǒng)媒體傳播受到空間和時(shí)間形成的約束。形成跨地區(qū)之間的合作，將高校之間的檔案管理工作做好交互，能夠?yàn)橛脩?hù)提供更加全面而多樣化的檔案服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化信息的傳輸，可以提高信息的共享程度，突破地域性的限制，使得信息具有更強(qiáng)的實(shí)用性，為高校檔案管理工作和科研工作提供信息支持和服務(wù)。

2.2 新媒體的產(chǎn)生為高校檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

（1）從事檔案管理的人員欠缺，管理人員專(zhuān)業(yè)能力都待提高。在傳統(tǒng)的高校檔案管理隊(duì)伍中，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員很少，在上層管理者思想上普遍認(rèn)為從業(yè)人員不需要專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，且越來(lái)越多的年輕人不愿意從事檔案管理工作，認(rèn)為這個(gè)行業(yè)缺少活力，這樣就導(dǎo)致高校檔案管理隊(duì)伍人員年齡偏大，從業(yè)素質(zhì)較低，給新媒體的推進(jìn)帶來(lái)一定阻礙。

（2）檔案管理人員對(duì)新媒體的了解不充分，無(wú)法推進(jìn)新媒體在檔案管理中的應(yīng)用。對(duì)于傳統(tǒng)的高校檔案管理人員來(lái)講，多數(shù)年齡較大，對(duì)于新媒體的了解不多，多數(shù)對(duì)于新媒體的應(yīng)用存在排斥心理，這樣就無(wú)法使新媒體在檔案管理工作中高效率融入。

3 如何推進(jìn)高校檔案管理工作的新媒體化進(jìn)程

首先從領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該充分重視高校檔案管理工作的重要性，尤其是新媒體技術(shù)的應(yīng)用需要被提到重點(diǎn)工作中。高校是培養(yǎng)人才，開(kāi)展科研工作的重要機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)的支持對(duì)于相關(guān)工作的開(kāi)展具有重要的推動(dòng)作用，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的努力幫助學(xué)校的檔案管理工作快速形成新媒體信息化管理模式，明確不同崗位職責(zé)，從人員和經(jīng)費(fèi)上予以支持，并加大新媒體化技術(shù)的宣傳，讓整個(gè)高校重視檔案管理的新媒體化管理。

最后就是提高新媒體背景下的檔案管理人員素質(zhì)。要想從根本上提高高校檔案服務(wù)水平，就需要從檔案管理人員的素質(zhì)入手，無(wú)論是檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力還是檔案管理人員的道德水平都需要進(jìn)一步提升。同時(shí)還應(yīng)該注重檔案管理人員的道德水平，檔案工作需要充足的耐心，也需要秉公處理檔案借閱工作，對(duì)于檔案的借閱范圍需要嚴(yán)格管理，不能馬虎。

4 結(jié) 語(yǔ)

通過(guò)本文上述分析可以看出，高校的檔案管理工作在新媒體的發(fā)展形勢(shì)下面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，一方面新媒體的優(yōu)勢(shì)幫助高校檔案利用率提高，交互性提高，另一方面也暴露了現(xiàn)有高校檔案管理工作中的問(wèn)題，這些問(wèn)題不解決就難以推動(dòng)新媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。因此需要高校充分重視檔案管理工作，引入新技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案服務(wù)水平的提升。

主要參考文獻(xiàn)

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一、學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.檔案管理的信息化是時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會(huì)生活的方方面面，都已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)計(jì)算機(jī)的幫助。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時(shí)展的必須趨勢(shì)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到前所未有的發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)，誰(shuí)能夠把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，誰(shuí)就能夠在未來(lái)的發(fā)展中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以學(xué)校必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時(shí)展的需求。

2.能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對(duì)機(jī)遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯(cuò)誤的決策，會(huì)制約學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟(jì)損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過(guò)程中，會(huì)形成大量有著重要保存價(jià)值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價(jià)值十分有限，當(dāng)對(duì)這些檔案進(jìn)行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，從傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。

二、學(xué)校檔案管理信息化的途徑

檔案管理信息化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對(duì)如何實(shí)施這一工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述。

1.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.檔案原件的準(zhǔn)備工作。從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱(chēng)作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴(lài)于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤(pán)、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線(xiàn)索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。2）通過(guò)對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來(lái)。這樣一個(gè)用主題詞來(lái)標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過(guò)程稱(chēng)為主題標(biāo)引。檔案檢索的全過(guò)程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來(lái)查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來(lái)，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來(lái)。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來(lái)，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。

3.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案管理信息化的核心和基礎(chǔ)，是這項(xiàng)工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立 “活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。

4. 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志。其優(yōu)點(diǎn)是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書(shū)檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時(shí)效。2）微機(jī)管理一是有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準(zhǔn)確率高。隨機(jī)存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時(shí)修改一下檔案目錄便及時(shí)解決遺漏問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。3）微機(jī)管理更有利于文檔的保密。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其它無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。

三、小結(jié)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，對(duì)學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效益。

參考文獻(xiàn)：

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中圖分類(lèi)號(hào)：G327 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）29-0209-01

檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的管理內(nèi)容，其在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用，在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法及管理模式實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，是時(shí)展的必然需求，同時(shí)是檔案行業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的突破與發(fā)展的需要，本文就主要對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)行簡(jiǎn)單分析探討。

一、 檔案管理現(xiàn)代化的意義

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各項(xiàng)技術(shù)都取得了進(jìn)步與發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都在科技的帶動(dòng)下取得了一定的突破與進(jìn)展，新時(shí)期發(fā)展背景下，檔案管理行業(yè)想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的發(fā)展，就需要在時(shí)展過(guò)程中，不斷的完善自己，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，這樣才能保證在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力水平，同時(shí)，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展也是時(shí)展的需求，現(xiàn)代社會(huì)中各個(gè)行業(yè)都在高科技水平下快速發(fā)展，如果檔案管理行業(yè)不能實(shí)現(xiàn)自身管理模式及管理方法的轉(zhuǎn)變，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式，那么其就難以跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，容易與時(shí)代的發(fā)展脫軌，難以實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展前景，由此可見(jiàn)，現(xiàn)代社會(huì)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化是非常必要的。

二、 檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的、相對(duì)的概念，社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，不同時(shí)期，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容要求具有一定的差別，現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理，從內(nèi)容上來(lái)講，主要包括這樣幾方面的內(nèi)容：檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理手段的現(xiàn)代化、檔案保護(hù)的現(xiàn)代化、檔案資源的信息化，下面就對(duì)這幾方面的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

1、 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，其基礎(chǔ)就是要實(shí)現(xiàn)其管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，這主要是由于在檔案現(xiàn)代化管理工作中，要建立在廣泛協(xié)作、嚴(yán)密分工、先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，在實(shí)際的檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化的管理，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的管理需求，制定出嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并要在實(shí)際工作中積極貫徹相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使得相關(guān)的分工協(xié)作及技術(shù)應(yīng)用能夠遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中各相工作的有機(jī)聯(lián)系與統(tǒng)一，并在相關(guān)的管理模式之下取得較好的經(jīng)濟(jì)效益。

2、 檔案管理手段的現(xiàn)代化

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，應(yīng)用各種有效的現(xiàn)代化管理手段，這主要包含理論手段與技術(shù)手段兩方面的內(nèi)容，首先對(duì)其現(xiàn)代化的理論手段進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，這主要是指實(shí)現(xiàn)檔案管理方法理論的現(xiàn)代化以及其應(yīng)用層面的現(xiàn)代化，在檔案管理過(guò)程中，要積極的學(xué)習(xí)與借鑒已經(jīng)發(fā)展成熟的現(xiàn)代化管理方法及管理理論，并結(jié)合自身的檔案管理需求，在檔案管理實(shí)踐中不斷的提升自己，最終形成具有自身特色的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。另一方面，要積極的將現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理工作中，在實(shí)際的檔案管理現(xiàn)代化實(shí)踐中，要能夠積極應(yīng)用現(xiàn)代社會(huì)中的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段及技術(shù)成果，最終高效、全面的實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與專(zhuān)業(yè)化。

3、 檔案保護(hù)的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)概念上的檔案保護(hù)現(xiàn)代化通常指的是：實(shí)現(xiàn)檔案載體保管保護(hù)、檔案管理設(shè)施、檔案庫(kù)房等的現(xiàn)代化，隨著各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代化信息技術(shù)及新型存儲(chǔ)介質(zhì)快速發(fā)展，檔案信息的載體也表現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，聲像檔案、電子檔案、機(jī)讀檔案等信息的檔案載體不斷應(yīng)用于檔案信息管理工作中，與傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)方式相比，新型檔案載體在檔案信息的記錄與存儲(chǔ)工作中，更加的高效、全面與方便，這也對(duì)檔案保護(hù)現(xiàn)代化提出了更高的要求，相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)該在現(xiàn)有技術(shù)上，對(duì)新型檔案的存儲(chǔ)及管理方式進(jìn)行深入的研究，應(yīng)用各種有效的保護(hù)方式，實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)的現(xiàn)代化。

4、 檔案資源的信息化

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，在這種大的時(shí)代背景之下，各行各業(yè)的發(fā)展都開(kāi)始以信息化發(fā)展作為主導(dǎo)，先進(jìn)的信息化技術(shù)在社會(huì)及國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中取得了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作中，應(yīng)用各種高科技信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)其信息化發(fā)展是非常必要的，這就需要在實(shí)際的檔案管理工作中，應(yīng)用科技化的手段對(duì)檔案管理程序及相關(guān)的檔案資源進(jìn)行信息系統(tǒng)加工，使其能夠在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)整體的傳輸與運(yùn)轉(zhuǎn)，最終能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的開(kāi)發(fā)利用與合理配置，這對(duì)于檔案信息資源共享程度的提升具有非常重要的作用。

三、 檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)要求

1、 加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)工作的管理

檔案館基礎(chǔ)工作的有效管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件與基本保障，這就需要在實(shí)際的管理工作中，依據(jù)檔案館的運(yùn)行特點(diǎn)及實(shí)際需求，全面、細(xì)致的做好其各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，這對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的順利開(kāi)展具有積極的作用。

2、 實(shí)現(xiàn)檔案館管理的現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)檔案館管理的現(xiàn)代化，首先需要實(shí)現(xiàn)其管理思想的現(xiàn)代化，這就需要在思想上改變檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化概念的認(rèn)識(shí)，并要要求所有管理人員以勇于改革、更新觀(guān)念、認(rèn)清形勢(shì)的思想作風(fēng)開(kāi)展檔案管理工作，并要在實(shí)際的工作中不斷的探索新的管理途徑與管理模式。

3、 對(duì)不同內(nèi)容、不同載體的材料進(jìn)行妥善管理

現(xiàn)代社會(huì)中，檔案館中各種檔案信息的種類(lèi)多種多樣，其材料載體也是多種多樣的，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有磁盤(pán)、錄音磁帶、錄像帶、照片等各種不同種類(lèi)、不同載體的檔案信息，這就需要相關(guān)的管理人員在實(shí)際的管理工作中，應(yīng)用合適的管理方法，保證其管理水平的提升。

4、 實(shí)現(xiàn)管理手段及保管條件的現(xiàn)代化

在檔案現(xiàn)代化管理中，對(duì)于管理手段及保管條件具有較高的要求，這就需要在實(shí)際的管理工作中，對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行有效控制，并要保證檔案載體材料的微小化、現(xiàn)代化，并要能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)等實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息的檢索，這對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是非常必要的。

結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化發(fā)展是非常必要的，本文就主要對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的意義、內(nèi)容及相關(guān)要求進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展具有一定的參考價(jià)值。

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中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、基本概念及特點(diǎn)

（一）檔案管理信息化概念

檔案，是對(duì)企業(yè)、組織、機(jī)關(guān)甚至是個(gè)人進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，通過(guò)文字、圖像、聲音等多種形式進(jìn)行信息記錄和傳遞，是一種信息承載的形式。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展和持續(xù)完善，數(shù)字信息化被越來(lái)越多的應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，大數(shù)據(jù)時(shí)代正悄然來(lái)臨。而檔案管理工作也積極順應(yīng)了社會(huì)信息化進(jìn)程，在檔案記錄與管理保存中，檔案管理機(jī)構(gòu)利用科學(xué)原理及靈活的運(yùn)用方法，將傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)的相關(guān)檔案建立可信的數(shù)據(jù)信息，為檔案管理提供更好的載體和服務(wù)。

（二）公路檔案管理信息化特點(diǎn)

1檔案資料繁瑣，管理難度大。我國(guó)的公路發(fā)展歷史久遠(yuǎn)，全國(guó)各地公路交通網(wǎng)也十分復(fù)雜。由于一條交通要道的修建，所要投資和進(jìn)行的工程量耗大，特別是西南山區(qū)等地質(zhì)條件較為復(fù)雜區(qū)域，其耗費(fèi)的工程量是十分巨大的，這就造成了圖紙、概算工程、預(yù)決算編制等紙質(zhì)資料繁瑣，使得檔案管理難度加大，且十分容易出錯(cuò)。

2操作方式仍主要為手工，檔案管理效率較低。由于中國(guó)地緣遼闊，使得每一公路線(xiàn)路延伸長(zhǎng)，點(diǎn)多卻十分分散，再加上其人員的流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，使得公路檔案管理的效率較低，廣大用戶(hù)在查詢(xún)相關(guān)信息時(shí)，數(shù)據(jù)的傳輸時(shí)效性亦較差，甚至很多地區(qū)查詢(xún)資料仍然需要到檔案保管室里借閱，造成不必要的時(shí)間成本和諸多不便。

二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）管理尚未標(biāo)準(zhǔn)化，缺乏規(guī)范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，而管理制度也尚未形成一定標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數(shù)據(jù)信息時(shí)質(zhì)量不過(guò)硬，很多數(shù)據(jù)的引用和建立出現(xiàn)錯(cuò)誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規(guī)范性管理，也使得各個(gè)時(shí)期和各個(gè)類(lèi)型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關(guān)鍵點(diǎn)上無(wú)法銜接與統(tǒng)一，造成重要資料以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)重大挑戰(zhàn)。

（二）管理缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息

所謂數(shù)據(jù)化信息，其要求的就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的搜集、整理與運(yùn)用的一體化和效率化。從目前我國(guó)公路檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，信息傳遞不及時(shí)，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的能力不足，造成數(shù)據(jù)庫(kù)信息的缺乏。當(dāng)用戶(hù)在通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索時(shí)，由于缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，常常是找不到相應(yīng)的信息，或者獲得相應(yīng)的信息已超過(guò)時(shí)效，這些都是很普遍存在的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題的存在一部分原因源于硬件設(shè)施跟不上，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不及時(shí)，但更多的是對(duì)數(shù)據(jù)的搜集、整理以及轉(zhuǎn)化能力差，無(wú)法更新和完善檔案數(shù)據(jù)。

（三）管理人員缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理信息化要求工作人員對(duì)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化和掌握要求較高，需要管理人員具有較高的專(zhuān)業(yè)水平和足夠的知識(shí)層面才能勝任。而公路檔案管理多年以來(lái)，一直存在工作人員流動(dòng)性大，工作崗位不固定等特點(diǎn)，這使得檔案管理工作人員素質(zhì)良莠不齊，大多數(shù)員工缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)數(shù)據(jù)信息化的工作模式和具體操作流程不熟悉，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)期得不到更新，造成檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，成效不顯著。而少數(shù)管理人員綜合素質(zhì)不突出，缺乏服務(wù)意識(shí)，主觀(guān)能動(dòng)性不強(qiáng)，沒(méi)有創(chuàng)新精神，使得檔案管理信息化硬件等資源被浪費(fèi)，制約著公路檔案管理信息化的建設(shè)。

三、檔案管理信息化的具體措施

（一）建立健全相關(guān)制度規(guī)范

無(wú)規(guī)矩，不成方圓，要想檔案管理數(shù)字化、信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴(yán)格的管理制度是規(guī)范管理行為的根本保證。因此，在檔案管理信息化的建設(shè)中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進(jìn)行資料交接和保管過(guò)程中，建立嚴(yán)格的問(wèn)責(zé)制度，保證人人崗責(zé)在身，營(yíng)造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止關(guān)鍵資料和數(shù)據(jù)上掉鏈子等。建立健全的管理制度，更傾向于對(duì)執(zhí)行能力的考核，各公路檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該加強(qiáng)自身管理執(zhí)行能力建設(shè)，切忌有制無(wú)度，造成“空談主義”，使得嚴(yán)格的制度變成一紙廢文。只有讓管理工作有據(jù)可依，才能讓工作人員甩開(kāi)膀子開(kāi)干，才能調(diào)動(dòng)管理員工的積極性和能動(dòng)性，在主觀(guān)上加強(qiáng)自身的創(chuàng)造思維，為公路檔案管理信息化的建設(shè)貢獻(xiàn)出力量。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

數(shù)據(jù)化時(shí)代，要求的是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的精確性及快速傳遞性，這一特性就對(duì)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)搜索的硬件系統(tǒng)有著很高的要求。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，淘汰落后的計(jì)算機(jī)設(shè)施，積極營(yíng)造良好的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的精確性及傳遞性，積極實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（三）加強(qiáng)公路服務(wù)意識(shí)，引進(jìn)和聘用專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

公路檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)決定檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。因此注重引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的技術(shù)員工，是進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級(jí)公路檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)落實(shí)薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂(yōu)，才能放心踏實(shí)的提升自身素質(zhì)，積極投入到建設(shè)中去。對(duì)于各級(jí)管理層來(lái)說(shuō)，要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)意識(shí)，積極營(yíng)造良好的職業(yè)氛圍，加強(qiáng)員工的公路服務(wù)意識(shí)，組織和聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)講座，讓員工從開(kāi)始熟悉業(yè)務(wù)流程開(kāi)始到積極創(chuàng)造新思路為公路檔案管理信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

公路檔案管理信息化建設(shè)對(duì)我國(guó)公路建設(shè)和保養(yǎng)有著重大意義。因此，在順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息化的大趨勢(shì)下，公路檔案管理信息化建設(shè)必須從根本出發(fā)，在制度和人才引進(jìn)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀(guān)念，提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，從而保證管理效率。

參考文獻(xiàn)

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篇8

引言：在進(jìn)入人類(lèi)信息化的社會(huì)以后，檔案管理對(duì)人們認(rèn)識(shí)和了解客觀(guān)世界，對(duì)傳承古老的人類(lèi)文明，對(duì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價(jià)值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會(huì)的步伐，把檔案管理信息化納入人類(lèi)社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門(mén)的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。

一、檔案管理信息化建設(shè)的概念

所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實(shí)體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲(chǔ)模式過(guò)渡和轉(zhuǎn)變的過(guò)程。主要形式要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲(chǔ)和查詢(xún)的一體化模式；要實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，對(duì)檔案原有信息類(lèi)資源進(jìn)行處理、計(jì)算、轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ)管理并為檔案信息的查詢(xún)和使用提供信息化的服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化的過(guò)程會(huì)是一個(gè)長(zhǎng)期快速的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地更新現(xiàn)代信息技術(shù)、信息設(shè)備，充分運(yùn)用科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在電子信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，發(fā)展和建設(shè)檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動(dòng)化和辦公的無(wú)紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn)，使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運(yùn)作流程在計(jì)算機(jī)終端和網(wǎng)絡(luò)通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣迫使檔案必須以計(jì)算機(jī)別的語(yǔ)言為主要存在形態(tài)，以計(jì)算機(jī)的計(jì)算為處理手段，以網(wǎng)絡(luò)的傳輸為傳遞方式，以存儲(chǔ)器的識(shí)別為儲(chǔ)存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲(chǔ)存和查詢(xún)方式具有很大的差異。這種差異預(yù)示著檔案管理工作者會(huì)面對(duì)更多的計(jì)算機(jī)讀取、傳遞、存儲(chǔ)的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容，會(huì)更直接、準(zhǔn)確無(wú)誤的被查詢(xún)到。檔案管理的信息化為檔案管理部門(mén)大量節(jié)省存儲(chǔ)空間，更環(huán)保，檢索更加方便快捷，且準(zhǔn)確性大大提高，不但節(jié)省了大量的人工查詢(xún)時(shí)間和實(shí)體檔案的存儲(chǔ)物質(zhì)和空間，對(duì)環(huán)境保護(hù)也起到了一定的積極作用。由此看來(lái)，對(duì)于任何一個(gè)單位來(lái)說(shuō)能夠提供有價(jià)值的系統(tǒng)性、真實(shí)性電子檔案信息，就標(biāo)志著這個(gè)單位已邁入了檔案管理信息化的新領(lǐng)域。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過(guò)程

檔案管理信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)范制度的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和管理人才的建設(shè)等方面。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施備的建設(shè)：主要包括服務(wù)器、終端計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、介質(zhì)儲(chǔ)存器、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等，其中是以終端計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心，以服務(wù)器、介質(zhì)存儲(chǔ)器為存儲(chǔ)手段，以網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。

（二）檔案信息資源的建設(shè)：一是原有檔案的數(shù)字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)中，從而建立生成更豐富更強(qiáng)大的電子檔案信息。

（三）規(guī)范制度的建設(shè)：能夠保障檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺(tái)。

（五）管理人才的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息化提供技術(shù)支持。

四、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和解決辦法

（一）檔案管理信息化的現(xiàn)狀：1、電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務(wù)對(duì)接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問(wèn)題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規(guī)范制度不能統(tǒng)一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設(shè)的推動(dòng)力和發(fā)展環(huán)境。5、無(wú)法建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)存在“老化”、“過(guò)時(shí)”的現(xiàn)象，沒(méi)有先進(jìn)的信息化管理知識(shí)和意識(shí)。7、軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用技術(shù)的開(kāi)發(fā)相對(duì)較薄弱，原有的工作基礎(chǔ)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護(hù)意識(shí)不夠，存在信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）解決辦法：1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，要加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高專(zhuān)業(yè)認(rèn)識(shí)，加大資金投入，增配軟、硬件設(shè)備，引進(jìn)和培養(yǎng)先進(jìn)的信息化建設(shè)人才和技術(shù)手段。2、提高對(duì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識(shí)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。建立一支具有合理分工、科學(xué)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)強(qiáng)硬的檔案管理隊(duì)伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問(wèn)題。

檔案管理的信息化建設(shè)給予新時(shí)期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容，為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位，所以要逐步實(shí)施，抓住重點(diǎn)，講求時(shí)效，不斷持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

1.檔案管理學(xué)陳智為中國(guó)人民大學(xué)出版社

2.檔案管理學(xué)原理王向明上海大學(xué)出版社

3.檔案學(xué)研究進(jìn)展王新才武漢大學(xué)出版社

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（二）實(shí)物檔案的價(jià)值體現(xiàn)不足，利用效果不明顯。由于實(shí)物檔案的利用部門(mén)相對(duì)集中，多數(shù)人不了解甚至還不知道有這樣一類(lèi)檔案，所以實(shí)物檔案的利用率較其他檔案來(lái)說(shuō)相對(duì)就偏低一些，其有效價(jià)值也未能充分體現(xiàn)出來(lái)，實(shí)物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒(méi)有真正發(fā)揮出來(lái)。

（三）實(shí)物檔案的保管條件不符合要求，庫(kù)房容量嚴(yán)重不足。由于實(shí)物檔案不同于其它類(lèi)別的檔案，它主要由獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等形態(tài)各異、大小不同的實(shí)物組成，是不能出現(xiàn)疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對(duì)實(shí)物檔案管理不夠重視，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房去存放，因此造成收集來(lái)的實(shí)物檔案難以按管理標(biāo)準(zhǔn)擺放，嚴(yán)重影響了實(shí)物檔案管理與利用。

（四）文物成為檔案是有條件的。只有那些鑄刻了文字符號(hào)，從而記錄了特定社會(huì)生活內(nèi)容的文物才是檔案。譬如金石檔案，所以被認(rèn)可為檔案，理由不在文物本身，而在文物上的文字。這些文字實(shí)際上形成了一種文件，是鑄造或刻寫(xiě)在實(shí)物上的特殊文件。而文物本身則是文字這種載體的載體。因此，文物成為檔案，其實(shí)質(zhì)并不是實(shí)物成為檔案，而是附著于實(shí)物上的文字材料成為檔案。同時(shí)，把實(shí)物作為檔案是不符合檔案自身的發(fā)展規(guī)律的。如果將實(shí)物納入檔案管理范圍，那就只會(huì)是擴(kuò)大管理空間，降低管理效益。

（五）“實(shí)物檔案”這一概念的出現(xiàn)，違背邏輯學(xué)原理，是種，屬概念的混淆。因?yàn)椋皺n案”是屬概念，“實(shí)物檔案”是種概念。從種、屬概念的外延關(guān)系來(lái)看，每一個(gè)種概念的外延都完全被包含在它的屬概念的外延之中，屬概念的外延比它的每個(gè)種概念的外延要大。而作為種概念的“實(shí)物檔案”的外延卻比作為屬概念的“檔案”的處延大?！皺n案”的外延只包括有原始記錄的實(shí)物，上面沒(méi)有原始記錄的實(shí)物，就不屬于檔案范疇。

從實(shí)物檔案的管理現(xiàn)狀分析可以看到企業(yè)實(shí)物檔案存在的諸多問(wèn)題，阻礙了實(shí)物檔案管理水平的提升，嚴(yán)重限制了實(shí)物檔案價(jià)值體現(xiàn)。企業(yè)只有下大氣力不斷加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集與管理，使實(shí)物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，才能更好地體現(xiàn)實(shí)物檔案的查考價(jià)值。

（一）加強(qiáng)收集工作，提高全員歸檔意識(shí)。建立健全企業(yè)的實(shí)物檔案管理制度，把實(shí)物檔案明確納入收集范圍，加強(qiáng)與相關(guān)單位的溝通，及時(shí)了解可能產(chǎn)生實(shí)物檔案的有關(guān)動(dòng)向，積極采取年度收集與隨時(shí)收集相結(jié)合的方法，允許獲獎(jiǎng)單位臨時(shí)擺放，但要定期移交到檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)要認(rèn)真做好實(shí)物檔案的管理工作，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和責(zé)任心，加強(qiáng)宣傳力度，全方位提高員工的歸檔意識(shí)，以確保實(shí)物檔案能夠及時(shí)完整的收集歸檔。

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隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息化時(shí)代的到來(lái)，信息資源逐漸進(jìn)入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，成為戰(zhàn)略性資源。檔案作為一種原生的信息資源，實(shí)現(xiàn)其電子化、信息化的管理，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的價(jià)值。所以，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，推進(jìn)檔案服務(wù)體制的創(chuàng)新，形成數(shù)字化、信息化管理已經(jīng)成為迫切客觀(guān)要求。

1 檔案管理信息化的概念和內(nèi)容

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指為了實(shí)現(xiàn)檔案材料由實(shí)體保管模式向數(shù)字化模式的轉(zhuǎn)變，由國(guó)家檔案的行政管理部門(mén)開(kāi)展的，以現(xiàn)代技術(shù)作支持的信息化資源管理行為，其最基本的特點(diǎn)是服務(wù)具有全面性，并有著向集成化、合作化、專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展的趨勢(shì)。

1.2 檔案管理信息化的主要內(nèi)容

（1）檔案資源技術(shù)的信息化：即運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)傳輸途徑所提供的保存技術(shù)以及信息系統(tǒng)的加工技術(shù)，將原有檔案的各項(xiàng)實(shí)體資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、信息化的管理資源，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的合理分配、社會(huì)共享，以便全面實(shí)現(xiàn)資源的開(kāi)發(fā)利用的一種信息化形式。（2）檔案管理方法的科學(xué)化：科學(xué)的管理方法作為新形勢(shì)下檔案管理信息化的重要實(shí)現(xiàn)途徑，旨在利用檔案行業(yè)客觀(guān)規(guī)律以及社會(huì)信息特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)有組織的、有計(jì)劃的對(duì)檔案的控制管理。（3）檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)代化：管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平和知識(shí)水平，是判斷其的素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案的管理，不僅應(yīng)該有知識(shí)淵博的管理人員，還應(yīng)建立合理的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)全面管理。（4）檔案服務(wù)的社會(huì)化：隨著電子時(shí)代的到來(lái)、檔案意識(shí)的增強(qiáng)以及檔案效益的顯現(xiàn)，我們不僅需要實(shí)現(xiàn)資源全社會(huì)共享，還要預(yù)見(jiàn)到檔案在未來(lái)世界的利用情況，比如用戶(hù)對(duì)象明顯變化、社會(huì)公眾和非官方組織對(duì)檔案利用范圍的增大，以及其在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的利用將明顯上升。

2 新形勢(shì)下檔案管理信息化的對(duì)策

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀(guān)念，樹(shù)立信息化管理理念

在新形勢(shì)下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)觀(guān)念已經(jīng)成為迫切需求，從現(xiàn)在的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看要完成觀(guān)念轉(zhuǎn)變，完成新觀(guān)念的建立要從以下方面進(jìn)行努力：第一，管理人員需增強(qiáng)信息化意識(shí)，了解檔案管理的發(fā)展走向，以便為企業(yè)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步提供更好的服務(wù)。第二，大力宣傳檔案管理信息化，例如提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其關(guān)注度，讓高層管理者進(jìn)一步了解檔案管理信息化的迫切需求，以便針對(duì)檔案管理的發(fā)展做出更科學(xué)的決策。最后，為了提高管理和服務(wù)效率，為企業(yè)謀求最系統(tǒng)、科學(xué)、全面的服務(wù)，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，要不斷更新檔案管理理念，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化程度。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案信息化管理

為了認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的意義及目標(biāo)，就需要我們完善管理檔案信息化的相關(guān)制度。對(duì)此，可以從宏觀(guān)角度和具體角度兩個(gè)方面來(lái)看，從宏觀(guān)上來(lái)說(shuō)，信息化管理的主要目的是，在堅(jiān)持效益原則、實(shí)用原則以及科學(xué)管理原則基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各原則的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，提高管理水平，促進(jìn)部門(mén)穩(wěn)定、健康的發(fā)展。而具體的來(lái)說(shuō)，要將管理工作作為發(fā)展重點(diǎn)，提高資源管理服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)管理機(jī)制建設(shè)，即增強(qiáng)部門(mén)與部門(mén)之間獨(dú)立性，各個(gè)管理部門(mén)應(yīng)明確各自職責(zé)，還應(yīng)建立相應(yīng)制度，以便在日常工作中能夠相互制約。

2.3 制定相關(guān)法律法規(guī)，提供法律保障

為了使信息資源的法律效力得到有效的實(shí)現(xiàn)，依法推進(jìn)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)電子資源、數(shù)字化檔案資源的建設(shè)、生成、利用、保管，完成信息化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，信息安全的保障，就必須建立系統(tǒng)的、合理的法律體系，將信息化管理納入法律保障當(dāng)中，保證檔案資源在信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的安全、穩(wěn)妥。

2.4 提高技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

提高檔案的科學(xué)化管理主要表現(xiàn)在提高檔案管理的信息化技術(shù)水平上，而這不僅要注重軟件、硬件設(shè)備的開(kāi)發(fā)建設(shè)，完善信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和高效率維護(hù)，完善路由器、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，充分的利用現(xiàn)有設(shè)備的各方面優(yōu)勢(shì)，并完成新設(shè)備的購(gòu)置，還應(yīng)該在快速建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)之后進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行完善，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享和檢索。

2.5 打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍，提供智力支撐

檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來(lái)執(zhí)行的。為了給檔案管理提供全面的智力、人力支持，需要組建高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。在打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍，必須要以從實(shí)際情況出發(fā)，建立管理信息化理念，為員工提供各方面技能培訓(xùn)，了解最新形勢(shì)下的管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化管理人才的合理分配。不僅如此，還需要加快對(duì)信息化管理人才的吸收，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)化，將復(fù)合型人才納入信息化管理團(tuán)隊(duì)。

2.6 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意原則

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意的問(wèn)題有很多，總體來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意以下原則。第一，實(shí)用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的在于促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時(shí)間以及精力，企業(yè)應(yīng)該抓住檔案管理信息化建設(shè)大好時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與檔案管理信息化建設(shè)同步前進(jìn)。第三，效益原則。企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是為了獲得更多的利潤(rùn)，一旦進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)同企業(yè)的短期以及長(zhǎng)期效益相結(jié)合。第四，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，需要同其他部門(mén)其他人員進(jìn)行相應(yīng)的合作，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)， 必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)， 必須與全國(guó)信息化工程相協(xié)調(diào)。

3 結(jié)語(yǔ)

在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理已經(jīng)成為迫切需求。而作為一名高素質(zhì)的信息化管理人才，更應(yīng)增強(qiáng)現(xiàn)代化、信息化的管理意識(shí)，提高自身各方面素質(zhì)，從而完成我國(guó)的檔案管理向先進(jìn)水平邁進(jìn)，以便進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)：