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篇1

[分類號]G275.9　F270.7

隨著知識成為重要的生產要素和機構的核心戰(zhàn)略資源，對知識轉移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉移重要第三方的咨詢公司，其知識轉移的內涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉移與咨詢公司檔案信息管理的關系如何，有何共通之處，又該如何把握和結合，都有必要認真探討研究。

1　知識轉移與咨詢公司檔案信息管理

1.1　知識轉移的內涵及其特征

從1977年Teeee提出知識轉移的概念起，國內外對知識轉移內涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉移是基于其對企業(yè)管理的功能和意義，由此產生了“功能說”，如Kogut等認為企業(yè)轉移知識的能力是企業(yè)存在的重要理由，知識轉移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉移，將那些使組織獲益的知識加速應用，從而使組織獲得競爭優(yōu)勢。

隨后產生了“過程說”，如斯德哥爾摩經濟學院的Hendrik等人提出知識轉移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認為知識轉移是機構成員間的知識遷移和吸收；許強等認為知識轉移是知識從轉移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉移=知識傳達+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據此采取行動；Krogh等認為知識轉移的過程分為初始化、轉移和整合三個階段；詹青龍等指出知識轉移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉移知識的過程。

隨著研究的深入，對知識轉移的認識逐漸上升到本質和宏觀層面，如陸俠等認為知識轉移是指建立起技能傳授、學習和知識管理的體系，將戰(zhàn)略設計、組織和績效設計、管理流程設計、系統(tǒng)流程設計各方面知識在員工中進行貫徹，讓大家對相關知識消化吸收，保證系統(tǒng)的運行；施琴芬等認為知識的轉移是通過組織的地域維度、業(yè)務維度及職能維度來降低組織風險的不確定性，破除一些節(jié)點問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進行概括比較，他們認為知識轉移是一個特殊的知識傳播過程，是在受控環(huán)境中進行的，其根本作用是縮小人類個體或組織之間的知識差距并促進人類的共同發(fā)展。

根據以上學者的概念界定，可以看出知識轉移具有以下主要特征：

首先，知識轉移具有較強的目的性和主動性。與知識傳播和擴散不同，知識轉移是在組織機構有意識的主導下開展的，旨在促進個體和組織的共同可持續(xù)發(fā)展，因而更為主動和積極，更強調方法和策略的計劃性、針對性。如當企業(yè)自身不具備某類知識轉移條件時，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。

其次，知識轉移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實現轉移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉移往往需要在受控環(huán)境中進行，這樣能保證知識轉移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機構需要設計可控的平臺系統(tǒng)，以保證對知識轉移的過程和結果進行控制。

再次，知識轉移的過程具有增值性和創(chuàng)新性。知識轉移不只是一個被動的接受和繼承的過程，而是一個創(chuàng)造性的同化和內化的過程。知識通過轉移產生增值、裂變、聚合后，進而就會形成新的知識。因而，知識轉移過程伴隨著知識使用價值的相應回報，轉移完成后往往能達到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。

此外，知識轉移的對象更為廣泛和深刻。與傳統(tǒng)信息利用和傳播只關注顯性知識不同，知識轉移關注隱性知識的共享和擴散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“?！笔侵缸鳛閷嶓w的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉移產生的作用有知識結果的轉移和知識過程的轉移，而后者的影響將會更持久、更深遠。

1.2　檔案信息管理為咨詢公司知識轉移提供保障和支持

咨詢公司開展知識轉移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計檔案、文書檔案等，還包括根據其業(yè)務范圍和服務導向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個知識庫中不僅要有事實性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因為隨著客戶需求專業(yè)化和精細化程度的提高，任何公司都難以獨立完成咨詢課題和任務，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實現知識轉移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進行調研時發(fā)現，絕大多數管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個咨詢項目運作過程中，管理咨詢公司負責接單，再“下單”給管理咨詢師“生產”，而后公司負責“交貨”及“客服”。

1.3　知識轉移有利于咨詢公司檔案管理的發(fā)展和價值實現

檔案信息管理是基礎性工作，事關咨詢公司的生存和可持續(xù)發(fā)展，而檔案管理本身也是一個承上啟下的過程，需要建立素質優(yōu)良、繼往開來的檔案工作團隊，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調研中發(fā)現，由于員工流動性較大，經常導致公司業(yè)務開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規(guī)律和技術不甚了解，相關信息無法及時查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時歸檔，存入知識庫，一旦業(yè)務員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發(fā)展都是極為有益和有利的。

2　面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理維度分析

所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進行剖析的基礎上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價標準的表示，即對管理活動賴以存在的內外條件予以判定、描述和評價的概念集合。管理維度的分析與構架，一般要從兩個以上具有互斥性的視角進行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實踐的歸納和指導，都具有積極意義：一方面，有助于引導管理學研究的視角創(chuàng)新，一個新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環(huán)節(jié)和生存空間的重新認識和挖掘基礎之上的，必然帶來研究視角的重新發(fā)現和研究定位的修正，能拓展管理學的研究視野，推動管理學研究理念的創(chuàng)新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實質上是

對各類管理活動的內核分析，為分解和區(qū)別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構建的前提和基礎，為其提供可資利用的方法和框架。

中國人民大學的胡鴻杰教授通過對管理活動機理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內容三個主要維度：

所謂管理內容，即指管理活動的對象及其所要實現的職能和任務，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內容既可以是具體的對象標的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內容，此外檔案管理機構的職能同樣還是管理內容，只是考察的層面和范圍不同而已。

至于管理資源，一般認為無非就是“人力、物力、財力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎性資源和“特有資源”兩個層次，前者有如人力資源、物力資源、財力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規(guī)則、權力、人脈和文化等，為管理提供內在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。

管理方式是指依據管理內容的特點和要求，對管理資源進行整合、配置的方法與途徑，依據不同的標準管理方式有不同劃分，如根據是否產生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據發(fā)生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機構管理方式中最重要、最通用、最經濟的一種，具有確定性、規(guī)范性、可控性等比較優(yōu)勢。

從這三個維度對檔案信息活動進行考察，不僅能引發(fā)對檔案管理活動的重新認識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復建設，一定程度上改變對管理資源的浪費或漠視現象，從本源上促進管理資源的最優(yōu)配置，還有助于管理方式的規(guī)范與創(chuàng)新，為解決當前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實踐意義和現實價值。三維度分析如圖1所示：

咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉移相關問題進行分析和探討。

2.1　內容維度的知識轉移

一般認為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計檔案等傳統(tǒng)內容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點。和寶榮教授指出檔案信息具有聯(lián)系性和積累性的特點，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個重要組成部分，除了具有信息的一般特點外，最大優(yōu)勢在于其真實性、可靠性、權威性和憑證性。在傳統(tǒng)環(huán)境下，這些特點通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數字環(huán)境下，則有賴于元數據信息了。當然圖書與情報類信息也需要元數據，但不同的是，這一類的元數據信息主要用于知識的組織和檢索，主要關注知識載體形式和內容分類關聯(lián)，而歸檔信息的元數據更側重于知識的來源信息及知識產生者的背景結構，借此來保證知識源的可靠性。

szulanski認為，在知識轉移的初始階段，知識源的可靠性、轉移的預期困難是影響知識轉移效率的重要因素。當知識源的可靠性沒有得到確證，即當知識源并不被認為是可信賴的、講信用的或有見識的時候，知識源的知識轉移將非常困難，它的建議和示范將被質疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據其業(yè)務范圍和服務導向所建立的各類知識庫，為了確保其真實可靠，必須依據檔案管理的要求和標準進行，自然也就是檔案信息管理內容的重要組成。

這一維度的知識轉移主要在咨詢公司和客戶之間進行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應背景信息共享與遷移也是十分必要的。

2.2　資源維度的知識轉移

任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財力和信息等基礎性資源提供的外在保障，也需要權力、規(guī)則和文化等管理的“特有資源”提供內在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財、物等資源的保障，如設備和裝具的配備、人員的培訓、信息的加工和服務等，同樣檔案管理水平的提升還需要權力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強調(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個部門的檔案信息整合；二則利用權力資源可以督促實現將存儲在員工個人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時的轉移和歸檔，以豐富公司的財富和資本。

這一維度的知識轉移主要在咨詢公司內部進行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉移更要推廣到公司業(yè)務部門和相關領導，使他們形成概念、習得程序，最終養(yǎng)成大力支持檔案信息管理的習慣和氛圍。

2.3　方式維度的知識轉移

咨詢公司檔案信息門類較多，其機密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉移，以促進機構檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。方式維度的知識轉移重點和難點在于管理技能和經驗等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經驗積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。

這一維度的知識轉移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業(yè)務和有檔案管理專業(yè)優(yōu)勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機構――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機關、團體、企事業(yè)單位提供檔案咨詢與指導、檔案培訓、檔案技術推廣、檔案人才租賃等相關的專業(yè)服務，而方式維度的知識轉移即是此類公司的核心優(yōu)勢之一。

3　面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理實現策略

如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉移中起著基礎性和關鍵性的作用，關注知識轉移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進。而實現面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強調和努力：

3.1　主動調研掌握公司檔案管理中知識轉移內容

首先是咨詢公司領導層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉移有充分的認識和把握，深入調研公司管理中知識轉移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標準和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個體隱性知識應該顯性化為組織知識并予以

及時存檔，把握檔案信息管理各個維度的知識轉移內涵和要求；具體操作執(zhí)行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業(yè)務人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權限，業(yè)務人員也要認真配合，提出建設性意見和需求，以框定知識轉移的目標和范圍。

3.2　優(yōu)化檔案信息管理中知識轉移的資源保障

所謂資源保障就是為知識轉移創(chuàng)造必要的軟硬件環(huán)境。一方面要在人、財、物等基礎性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊建設上要引起足夠重視，盡早做好準備，有計劃、有步驟引導檔案專業(yè)人員間的業(yè)務交流和知識轉移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習得管理技術和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導和推動各類檔案信息知識轉移，不僅在信息管理人員中，更要在業(yè)務部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉移的習慣和氛圍。

3.3　量身打造面向知識轉移的檔案信息管理系統(tǒng)

咨詢公司要著力開發(fā)和建設面向知識轉移的檔案信息管理系統(tǒng)，一方面要依據和符合本公司的客觀實際，另一方面也要保證系統(tǒng)的可擴展性和通用性。如在設計知識采集功能模塊時，要對本公司業(yè)務流程予以梳理和考察，在各關鍵環(huán)節(jié)中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實現目錄信息開放的同時，對知識內容進行有效控制，這一方面是指利用技術手段嚴格控制資源使用權限；另一方面是指實現知識轉移環(huán)境的控制，以提高資源利用率和知識轉移效能。

3.4　有力控制、有序開發(fā)咨詢公司知識資產

在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數量的同時，檔案管理人員要建立和完善公司資產檔案，特別是對無形資產的歸檔和建檔，不僅要及時接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業(yè)務人員積極配合，有條件地對之進行開發(fā)和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉移的吸引力和動力。

篇2

現代的知識管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動力，而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現代的知識管理簡單實現提供路徑與基礎。

一、檔案管理與知識管理相近相通

（一）兩者管理對象重疊

檔案管理的對象是文件、檔案，知識管理的對象是知識。知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以分為外源顯性知識和內源顯性知識。中國臺灣學者楊舜仁說：“知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而―般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識，不外以電子型態(tài)或書面形態(tài)存在”，因而，“知識存在的形態(tài)與文件管理之形態(tài)相同”?？梢姡募?、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切聯(lián)系主要源于這種管理對象的重疊。

（二）兩者管理目的的相近

檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業(yè)各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是企業(yè)檔案管理的根本目的，也是企業(yè)檔案管理的出發(fā)點和落腳點，“它貫穿于企業(yè)檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)，支配著企業(yè)檔案管理過程的運轉和發(fā)展。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們能夠做出最好的決策。

檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務，實現檔案或知識的價值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似――都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎?！?/p>

（三）兩者管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務劃分為“六個環(huán)節(jié)”(或“八個環(huán)節(jié)”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識)，予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

（四）兩者管理技術相同

在數字化環(huán)境中，企業(yè)的文件、檔案產生、流轉于各種各樣的信息系統(tǒng)。對于非數字化環(huán)境下產生的文件、檔案，為了使其適應數字化環(huán)境的要求，也必須對其進行數字化處理。因此，現代企業(yè)檔案管理的全部活動――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術迅速發(fā)展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。檔案管理和知識管理都需要應用的具體技術或工具包括：元數據、數據庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息、信息推送、信息安全技術等等。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術支撐――現代信息技術。

二、檔案管理與知識管理相差相異

從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法，還介于價值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實體(載體)的管理，而知識管理更重視對文件、檔案內容(信息、知識)的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵―種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的組織的創(chuàng)造力和知識交易的方式，從而忽視組織傳統(tǒng)。

由此可見，檔案管理與知識管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。

三、檔案管理與知識管理的互動性

（一）知識管理可以拓展檔案管理的領域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現有工作服務，脫離了價值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領域。

知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構―個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業(yè)各項生產、經營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務活動直接相結合，成為企業(yè)日常工作必不可少的組成部分。

（二）知識管理以提升檔案管理的價值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的階段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項生產、經營、管理活動服務。

知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現知識的價值，提升核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創(chuàng)造的關注，使得知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解，促進文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

（三）檔案管理對知識管理的促進作用

隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”；二是從隱性知識到顯性知識的”外部化”。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，―些學者質疑“社會化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強調企業(yè)在各項活動中產生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。

篇3

學者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結構形式所賦予的功能被稱為工具價值;后者作為記錄或者文獻歸屬的實體，其內容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值;工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經濟學家加爾布雷斯（Galbraith，1969）提出知識資本（intellectual capital）的概念，到了20世紀90年代，管理學界出現了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。

1.1 知識管理下技術和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價值。第一，技術發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實物檔案的存儲，由于實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復印和翻印。技術的發(fā)展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達成的共識一樣：檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實現檔案知識的共享。知識管理強調學習、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發(fā)來實現組織的知識塑造，以達成組織運轉更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強大的技術支撐，加速了檔案知識共享的進程。

1.2 知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認可。第一，檔案知識屬性發(fā)生改變：由文獻走向答案。知識經濟時代以前，檔案學界普遍認為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產和物質再生產的一種智力資源”。步入知識經濟時代，知識已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案（知識）。正如麗貝卡?巴克利所說：“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。 毫無疑問，關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點。”第二，電子文檔的普及擴大了檔案的內涵。電子文檔的出現使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內涵得到極大擴大，由此也促發(fā)了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮?布魯金在《企業(yè)記憶――知識管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經成為是否具備較高學習能力和信息處理能力的標志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫。

可以說，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識的價值，引發(fā)更加嚴重的索取。

2 競爭的本質

從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發(fā)利用的程度;而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強調了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護憑證信息的證據力，其表現為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用;“合目的”強調了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術上的主觀能動性，其表現為鮮明的時代特征;“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。

所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發(fā)檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發(fā)還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實質是：檔案部門對檔案的開發(fā)并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導致無法實現檔案知識共享。

3 緩解競爭，實現檔案知識共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當知識成為資本后，對知識的追逐更加強勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術也便利了檔案管理者對檔案的開發(fā)，可以說，擴大檔案知識供給順應時勢，而我們要做到的就是順勢而為。

對于檔案知識開發(fā)而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術開發(fā)本領，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進一步實現檔案知識的共享。

篇4

作為人事制度改革中的重要內容，人事檔案管理質量的高低會嚴重影響到人事制度改革的順利實施，所以，在市場經濟時代，充分認識到人事制度改革的現實意義，根據社會的發(fā)展形勢，合理進行人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的效果，為人事制度改革的順利推進打下良好的基礎，逐漸受到事業(yè)單位的關注。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理的熱點

1.與員工的切身利益息息相關

在計劃經濟時代，為了滿足人力資源的管理需求，很多事業(yè)單位建制定了專門的人事檔案管理制度，并且根據員工身份、職責的差異，建立起基層檔案和領導檔案。但是，沒有正式工作的農村居民和城鎮(zhèn)待業(yè)人員，一生也不會擁有人事檔案。所以，在計劃經濟時代，人事檔案不僅僅能夠決定我國公民的身份和職責，而且管理著個人晉升、調動、社會保險和事業(yè)單位福利以及退休等方面，甚至會影響到員工子女的工作。因而，人事檔案可以說是員工身份和職責的象征，與員工的自身利益密切相關。

2.能夠控制員工的行為

雖然人事檔案記錄了員工的工作經歷，但是，卻不是由員工個人管理和保存，只有用人單位才能夠調動人事檔案，員工本人以及其他的事業(yè)單位沒有權利去調用人事檔案。而且，在進行人事檔案制度改革之前，我國主要是采用員工與人事檔案互不分離的管理制度，所以人事檔案會隨著員工變動的情況進行改變，反之，如果人事檔案沒有遷移，那么員工將無法進行工作調動。人事檔案是員工的社會象征，對于員工有著非常重大的意義，所以，員工必須服從事業(yè)單位的安排，不得擅自離開自己的工作崗位，從而限制了員工的流動。

二、新時期人事檔案管理的特點

1.國企員工可以“無檔入職”

在人事管理制度改革和發(fā)展的情況下，以前的終身聘任制度已經不能適應社會發(fā)展的需求，人事檔案的存在價值遠遠低于計劃經濟時代，員工也不再一味的依附于企業(yè)生存，有無人事檔案已經不再會影響到下崗工人的再就業(yè)。

2.個人“無檔就業(yè)”的意愿得以實現

在市場經濟快速發(fā)展的形勢下，社會對于各類人才的需求也不斷提高，人事檔案管理制度也隨之興起，在聘用工作人員時，事業(yè)單位更加側重于員工的綜合素質。而員工會與事業(yè)單位簽訂勞動合同，不再受到傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理制度的約束，有一定的選擇權利，可以促進人才的流動。

三、人事制度改革對人事檔案管理造成的影響

1.打破人事檔案對于員工的束縛

目前，事業(yè)單位通常會采用合同契約制度進行人事檔案管理，打破了傳統(tǒng)的人事檔案對于人才的限制，使得市場競爭機制下人才的配置更加地合理，因為合同契約制度不僅打破了傳統(tǒng)的社會身份階級的觀念，避免了傳統(tǒng)的終身聘任制用人機制的弊端，而且能夠充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢，讓員工能夠有足夠的時間和大量的空間去選擇、研究自己真正擅長的領域。

2.破除了以前的身份象征

傳統(tǒng)的人事檔案會很細致、具體的規(guī)定個人身份，并且根據人員的身份給予不同的待遇，這種分類方式，比較片面、武斷，難以充分挖掘人才的潛力。而當前的人事檔案管理制度打破了原有機制的限制，可以充分體現出因人而異、因人制宜的管理方式，具有科學性和公平性，能夠最大限度的發(fā)揮人才的積極作用。

3.積極完善檔案資料中的個人信息

在社會發(fā)展的推動下，人事檔案信息的公開程度不斷提高，所以，在管理過程中，根據時代的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位需要及時收集和整理個人信息，避免信息內容的失真、重復，在記錄過程中，精細、真實、準確的記錄個人信息，全面反映出個人的真實情況，以便于檔案資料的使用。

4.建立專門的人事管理機構

近年來，隨著時代的發(fā)展變化，社會人員的流動越來越快，而原有的人事檔案管理已經難以滿足檔案的管理需求，所以，需要認真考慮成立專門的人事檔案管理機構，讓專業(yè)的工作人員進行管理，并且需要加強監(jiān)督力度，確保管理人員人員能夠及時收檔、入檔、歸檔，不斷提高管理人員的工作效率，從而有效解決檔案管理中出現的一系列問題?？傊耸轮贫雀母锸且豁棌碗s而長期的改革工程，會涉及到事業(yè)單位的眾多部門，所以，需要樹立科學的管理意識，慎重對待檔案管理工作，不斷提高人事制度管理工作的質量，為人事制度的改革打下堅實的基礎，從而推動人事制度改革工作的順利實施。

參考文獻

[1]李巧美.人事制度改革對人事檔案管理的影響探討[J].人才資源開發(fā),2016(6):161-162

篇5

【摘要】社會管理失范是常見的社會問題，對檔案價值管理產生了較大的影響。本文通過對社會管理失范進行論述，并分析了社會管理失范對檔案價值管理產生的影響，從而提出了提升檔案價值的方法，具體闡述如下。

關鍵詞 社會管理；檔案價值；影響

社會失范主要指不規(guī)范的社會行為，而人們對行為規(guī)范標準有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價值影響頗深。檔案是企業(yè)運行軌跡的真實反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發(fā)揮檔案的價值，必須加強對社會失范行為的管理工作。

1　社會管理失范概述

從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規(guī)范。從社會學方面講，就是由于社會生產力與生產關系不平衡引起的社會現象，即人們的物質生活水平發(fā)展速度較快，而精神文化程度有待進一步提升?？傊鐣Х妒菍θ藗儍r值觀的反映，社會失范是任何社會時期都會存在的一種現象。當社會分工發(fā)展水平和道德發(fā)展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產生了失范現象。在被動遵守行為向主動擁護轉化的過程中，人們處于一個全新的生活環(huán)境中，他們賴于生存的準則與規(guī)范失去了意義，人們的生活環(huán)境和價值結構發(fā)生了根本性的改變，同時現行文化和道德中沒有明確規(guī)定達成目標所應采取的方法和形式。當人們不能用符合規(guī)定的手段去實現這些目標時，就會通過虛構、機械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達到目的，社會失范因此產生。

2　社會管理失范對檔案價值管理產生的影響

2.1　檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性

管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值?，F階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點，從而導致檔案中出現重復記錄的現象。比如在不同級別的文件中屢次出現“科學發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。

2.2　檔案信息失真，可靠性降低

真實性體現了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現明顯的信息失真和浮夸現象。比如，在現代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數據；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當的目的，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。

2.3　檔案內容缺失，完整性差

在現實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。

受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發(fā)展及其不利。

3　提升檔案價值的方法

3.1　優(yōu)化管理內容，改變虛假的記錄習慣

在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導致企業(yè)陷入孤獨的境況。在現代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。

3.2　建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機構

開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統(tǒng)一設定設置專業(yè)的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。

3.3　創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素

檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數據原始檔案，通過建立數據庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。

4　結束語

綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內容缺失，完整性差”三個方面論述了社會管理失范對檔案價值的影響，并提出相應的方法，以提高檔案管理工作的質量。

參考文獻

［1］艾旭．論中國社會轉型時期的社會失范[D].湘潭大學，2011．

［2］李潔怡．淺析管理檔案價值中社會管理失范的影響與對策探討[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．

篇6

二、人事制度改革對人事檔案管理的影響

在以前很長的一段時間以來，人事制度還沒有進行改革，還是沿用以前的傳統(tǒng)管理方式的情況下，一般都是個人走到哪里，自身的人事檔案就要跟著帶到哪里。然而隨著近年來我國人事制度的不斷改革和創(chuàng)新，人事檔案管理也開始逐漸放寬了對人事制度的依賴，顯得越來越靈活。

（一）人事制度改革，導致人事檔案的作用日益弱化

隨著我國政府各部門以及企事業(yè)單位內部人事制度的不斷變革，導致人事檔案的地位日益受到動搖，人事檔案的作用日益弱化。主要表現在以下幾個方面：一是國有企業(yè)實施改革以后，打破了傳統(tǒng)意義上“鐵飯碗”的概念，下崗職工可以沒有檔案，也可以不再依附單位對職工的人事檔案的管理。在沒有人事檔案的情況下，下崗職工依然可以自由選擇自己喜歡和適合自己的工作，對自身的生存依然不會有任何實質性的影響?，F在社會上的很多正規(guī)公司的正式工作，對員工個人的人事檔案都沒有進行強制性的要求。不管員工是否可以提供自己在之前企業(yè)的工作過程中形成的人事檔案，公司都可以予以辦理員工的正式入職，因此極大地削弱了原有人事檔案對各人的束縛和影響。

（二）人事制度改革，導致人事檔案的管理形式更加靈活

隨著非國有企業(yè)在市場經濟體制下如雨后春筍般的快速蓬勃發(fā)展，無形當中給社會提供了很多不同的就業(yè)機會。由于企業(yè)經濟的快速發(fā)展，人事的招聘也要能夠適應企業(yè)的發(fā)展，因此給企業(yè)創(chuàng)造了全新的用人機制，致使企業(yè)在實際的招聘過程中，不再像以往一樣去關注以前其人事檔案上記錄的信息，包括員工身份、地位、學歷、家庭背景、任職企業(yè)的名稱等外在的形式化的東西，轉而重視更加實在的員工本身的個人能力。而且對于員工的人事檔案的建立可以從員工入職的時候重新管理，雙方簽訂用人協(xié)議和合同等，員工只要能履行合同或者協(xié)議上的相應條款，認真努力地開展工作，那么自身的人事檔案甚至可以有沒有都沒有關系，員工的合法權益同樣是會受到相應的保護。因此，人事制度的改革，在一定程度上促進了人事檔案管理形式上的創(chuàng)新和靈活。

（三）人事制度改革，促進人事檔案管理的科學性和合理性

以往的公職部門和用人單位，都過分關注人事檔案里面記錄的信息，而忽略了對員工自身能力的重視，導致人才選拔過程中的有失公平的現象的發(fā)生。例如很多人事檔案都可以通過一定人為的手段來弄虛作假，更可能導致假的學歷證明、錯的年齡、一些作假的優(yōu)秀材料、一些對當事人進行褒獎的空洞溢美之詞等，由于具有一定的虛假性，因此在實際的人才選拔過程中常常無法提供真實有效的信息。而人事制度的改革，不再看重人事檔案信息，而是給每個人平等、公平的競爭機會，即便是以前沒有人事檔案的無業(yè)游民或者農民，只要能滿足人才選拔的要求，順利通過國家統(tǒng)一的考試都可以順利上崗。這一巨大的改變也從側面反映了我國公共管理制度的完善，促進了人事檔案管理的科學性和合理性。

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關鍵詞 人事制度改革；人事檔案管理；影響

隨著我國社會主義市場經濟體制的改革，我國的人才需求量急劇增加，用人單位進行了大量的人員招聘活動，相比而言，以往的人事管理制度已經無法滿足現有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加強，人事制度的改革使得人事檔案管理產生了一些與之相關的問題。

一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點

（一）人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過各種人事活動記錄個人經歷和德才表現的過程，這些檔案是以個人為單位的備考查的文件資料，它記錄了從人員的選拔、使用過程中的一系列過程——個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀態(tài)及獎勵處罰等方面的原始記錄。在現有的經濟制度下，根據身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案，部分城鎮(zhèn)居民因為沒有工作或工作不穩(wěn)定等問題，往往是沒有人事檔案的。在過去，人事檔案決定個人的社會身份，人事檔案所記錄的內容決定個人的晉升、調動工作、招工、公費醫(yī)療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關系到員工子女工作等問題，人事檔案不僅是個人身份的象征，還極大程度的與個人切身利益相關。

（二）人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個人進行保管的，它由用人單位進行管理，一般來說，能調動人事檔案的只有用人單位，檔案本人是無權調用的。我國的檔案管理制度是“人檔合一，人走檔隨”，檔案是根據個人的生活、學習、工作地點而改變的，如果人事檔案不能遷移的話，個人所呆的地理位置就很難改變，這是極其不利于個人發(fā)展的。人事檔案如此重要，卻由用人單位進行管理，個人的去留也不得不服從于單位，這限制了人員的流動，使得用人單位和人員的關系比較僵化，不利于企業(yè)人事管理，企業(yè)的發(fā)展都是以人為本的，人員與企業(yè)管理存在矛盾會阻礙企業(yè)的正常平穩(wěn)發(fā)展。

二、人事檔案管理制度隨社會發(fā)展出現的新特征

（一） 國有企業(yè)員工可以“無檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發(fā)展，過去那種終身聘任制度已經不再適宜，員工對企業(yè)的依附感也逐步降低，那些下崗工有無人事檔案已經不再完全影響他們另謀出路，人事檔案存在的價值已經不如計劃經濟時代那么強烈。

（二）個人可根據實際情況選擇“無檔擇業(yè)”。市場經濟在逐步發(fā)展，對人才的量和人才的質有了巨大的變化，新的用人機制也由此產生，企業(yè)的用人需求也變成注重員工的能力和素養(yǎng)，合同的形式建立起了契約關系，為員工與用人單位所采用，過去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少，這不僅促進了社會人才的流動，也使得人員的工作更加自由民主。

三、 人事檔案管理的相關問題

（一）人事檔案信息反映問題。原有的人事檔案中非常注重個人的政治行為，個人的政治歷史、組織鑒定、社會關系等內容的收集非常具體詳盡，而個人的現實情況，個人具體專業(yè)能力、特長特點、業(yè)務業(yè)績等卻缺少足夠的整理歸納，描述一個人的全貌在人事檔案中無法體現，有效的信息無法從部分使用者或有針對性的使用者中體現，市場經濟制度下對相關人才的需求無法滿足，人事檔案的使用效率無法體現。

（二）人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規(guī)定有些違背了公民的知情權，比如：任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案，這與憲法中公民享有知情權的權利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒有具體的處理辦法，健全建立相關制度是現在市場經濟體制和發(fā)展模式下必須加強的任務之一。

（三）服務意識不強，缺乏進取精神。人事檔案工作要涉及的內容非常多，現在各級檔案管理水平不足，檔案管理條件差異較大，防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善，存放保管人事檔案的環(huán)境有較大隱患。同時，落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發(fā)展的。雖然現代化信息技術迅猛發(fā)展，解決了非常多的人事管理工作，給生活帶來了便利，但由于人事檔案沒有實現統(tǒng)一的標準化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事檔案管理人員的要求無法有具體規(guī)定，專業(yè)素質和專業(yè)技能水平不到位，人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便，使得工作人員缺乏足夠的熱情，檔案信息的利用效果取決于檔案服務人員的態(tài)度，工作人員態(tài)度消極怠慢，缺乏開拓進取的精神使得人事檔案管理工作效率低下，工作進程緩慢。

（四）傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。國企事業(yè)單位中聚集了大量的高素質、高水平人才，這是人力資源中最寶貴的財富和資源。一些人因學習、生活或工作興趣等緣故需要進行工作調動時，用人單位常常通過強壓個人人事檔案來阻礙人員流動，這種現象非常不可取，不僅限制了人才的發(fā)展，而且企業(yè)的聲譽和地位會受到一些不良影響。同時，這也制約了社會人才的合理流動和優(yōu)化配置。用人單位在對人才進行評定時，缺乏科學合理的評價體系，大部分是依據人事檔案中記錄的內容，這是非常片面的舉措，員工的專業(yè)技能、貢獻情況、業(yè)績水平并沒有得到具體體現，從而使得員工在待遇和晉升方面產生了極大的不公平，這種不客觀的評定打擊了員工的工作積極性，阻礙了員工工作能力的正常發(fā)揮。

（五）社會轉型期造成人員管理制度混亂?，F在社會對人才的重視程度越來越高，很多用人單位通過大量的手段和優(yōu)惠政策來吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才，限制人員的流動是通過截留人事檔案的方式進行的。企業(yè)采取三不要政策（遷移戶口、人事檔案、調離手續(xù)）的辦法來吸引人才，太過急于求成，造成了很多優(yōu)質人才出現“棄檔”現象，人才市場管理的隱患由此產生。在一定程度上，這些現象，造成了人才市場的混亂，產生了部分欺詐行為，許多人員不與原單位解除勞動合同就另謀其他職位，分內工作并沒有交接到位，給原單位經濟效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人，為了獲得更好的就業(yè)機會，不惜出賣原單位的商業(yè)機密，這些可恥行為就是因為人事檔案管理制度不規(guī)范不健全造成的。

四、人事檔案管理的改革措施

現在，社會各方都在尋求好的辦法來解決傳統(tǒng)人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種，一種是建立公開的人事檔案社會化管理制度，就是進行社會機構統(tǒng)一協(xié)調管理，將人事檔案、戶籍檔案、人事制度協(xié)調進行，這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會外部解決，提出科學合理的人事制度改革，在兩種理念的結合下，開展良好和諧的人事管理制度。

（一） 減低人事檔案對人的制約限制。現行的人事制度中比較普遍的實施措施是合同契約制度，傳統(tǒng)的人事檔案對人才的束縛已經逐漸消退，市場作用下對人才的優(yōu)化配置非常重要，這不僅可以打破傳統(tǒng)的社會身份階級觀念，減少過去用人機制的終身聘任制，讓員工有充分的時間和空間選擇自己真正擅長的領域進行研究，最大限度發(fā)揮人才的優(yōu)勢。

（二）身份象征由此破除。傳統(tǒng)的人事檔案對個人身份劃定太過具體，人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學的分類，現在制度下強制打破原有機制非常有利于現有人事檔案的管理，因人制宜、因崗制宜是現在人事制度最明確的體現。

（三）人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會發(fā)展的推動下越發(fā)強烈，在此情況下，人事檔案管理應該順勢發(fā)展，及時收集個人有效人事檔案信息，避免信息重復或陳舊，在記錄過程中做到真實、準確、精細，反映個人全貌需要全面具體真實，不造假。

（四）人事檔案管理機構需要建立。社會人員流動在當代社會發(fā)展中越來越快，原有的人事檔案管理無法保證正常的人員檔案管理。可以考慮新成立專門的人事檔案管理機構，由專業(yè)的人員進行負責管理，加強檔案的監(jiān)督體制，有利于提高檔案管理的工作效率，從而解決檔案管理中不公平不科學的一系列問題。

參考文獻：

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20世紀90年代，我國最早在青島開始實施數字檔案館的規(guī)劃和建設。至今，數字檔案館的建設已經形成了“試點突破，全面發(fā)展”的良好局面。在數字檔案館建設發(fā)展的十余年里，通過對傳統(tǒng)紙質檔案的掃描、著錄、縮微和對電子檔案的接收，已形成了大量數字化檔案，而對這些數字化檔案進行保存、整理、利用的數字治理就成為了現階段數字檔案館的常規(guī)工作。大數據時代的到來，物聯(lián)網、云計算、大數據、移動互聯(lián)網等技術在數字檔案館中的應用使其對數字檔案信息的保存、管理、利用發(fā)生了“質”的變化。就目前而言，如何進行數字治理對數字檔案館來說是一個新的挑戰(zhàn)。

一、何為數字檔案館“數字治理”

“數字治理”這一術語最早出現在2001年10月19日倫敦舉辦的“數字治理：數字檔案、數字圖書館和科研信息化研討會”上，該研討會將“數字治理”一詞表述為數字化環(huán)境中的治理行為，其不僅包括數據收集或數據庫的保存和維持，同時還包括了一定程度上的附加價值和知識。基于此，筆者認為現階段數字檔案館數字治理是指運用物聯(lián)網、云計算、大數據、移動互聯(lián)網等技術對數字化檔案進行保存、管理、開發(fā)、利用的過程。大數據時代，也正是數字檔案館對這些物聯(lián)網、云計算、大數據、移動互聯(lián)網等采集、存儲、挖掘、傳輸等技術功能的應用使其數字治理理念和能力產生了較大變化。

二、數字檔案館數字治理理念的轉變

（一）開放包容。物聯(lián)網傳感技術在數字檔案館中的應用主要通過對檔案、庫房、設備、建筑、檔案工作者、用戶等實體狀態(tài)和內容信息的實時感知，獲取大量非結構化信息，實現對檔案館相關實體和人員的跟蹤、監(jiān)控和管理。針對大數據時代物聯(lián)網技術的應用，數字檔案館不能再局限于對傳統(tǒng)數字化檔案、電子檔案等結構化信息或圖片、聲音、視屏等半結構化信息的存儲，數字檔案館應以一種更為開放、包容的心態(tài)采集存儲更多海量異構檔案信息，為數字檔案館服務創(chuàng)造更為有利的條件。

（二）積極主動。近年來，智能手機、平板電腦等移動智能終端設備的盛行，改變了傳統(tǒng)檔案信息的傳播方式，滿足了用戶多樣化、個性化的信息需求。檔案館依托數字化館藏檔案信息，利用信息挖掘技術、信息推送技術、無線網絡技術預測、推送、用戶所需信息。用戶通過手機客戶端就可以方便、靈活地查詢、瀏覽、獲取相關檔案信息。大數據時代，移動互聯(lián)網技術的應用將使數字檔案館改變傳統(tǒng)就地查詢的被動服務模式，以更為積極、主動的方式為用戶提供更為方便、快捷的服務。

三、數字檔案館數字治理能力的提升

（一）感知互聯(lián)。物聯(lián)網（Internet of Things，IOT）是一個基于互聯(lián)網、傳統(tǒng)電信網等信息承載體，讓所有能夠被獨立尋址的普通物理對象實現互聯(lián)互通的網絡。物聯(lián)網在數字檔案館中的應用主要是以無線射頻（RFID）技術為主，通過對檔案實體植入RFID標簽來記錄檔案的檔案號、存放地點、檔案名稱、利用狀態(tài)等相關信息，并利用紅外線傳感器、全球定位系統(tǒng)等信息傳感設備將檔案、設備、庫房等實體與物聯(lián)網連接，實現對實體狀態(tài)和內容信息的全面感知、互聯(lián)互通。再加之移動智能設備對感知信息的有效傳播，實現了檔案用戶對檔案信息的全面獲取。物聯(lián)網技術和移動互聯(lián)網技術在數字檔案館中的應用，全面提升了數字檔案館在檔案信息收集、服務等數字治理行為方面的能力。

（二）智能高效。麥肯錫研究院（MGI）在其2011年5月的報告“Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity”中指出，大數據是指其大小超出了典型數據庫軟件的采集、存儲、管理和分析等能力的數據集。單純從技術角度看，數字檔案館應用大數據技術可以實現對其檔案資源的整合、檔案信息的挖掘、用戶特征的分析、用戶需求的預測等。就此而言，大數據技術在數字檔案館中的應用可以進一步實現其深層開發(fā)、知識服務等數字治理的“智能化”

云計算是一種可以隨時隨地方便而按需地通過網絡訪問可配置的計算資源共享池（包括網絡、服務器、存儲、應用軟件和服務），這些資源可以通過最低成本的管理或與服務器供應商交互來快速配置和提供。數字檔案館可以通過云計算服務商提供的服務器、應用軟件、網絡設備、存儲設備集成檔案云平臺，有效存儲海量異構檔案信息，實現檔案信息的共享和高效利用。對于具有保密性質的檔案信息，可以通過建立私有云的方式，實現局域范圍內的檔案信息共享和利用。就此而言，云計算技術在數字檔案館中的應用可以進一步實現數字治理過程中檔案信息利用的“高效化”。

四、結束語

大數據時代，隨著云計算、物聯(lián)網、大數據、移動互聯(lián)網等技術在數字檔案館中應用的不斷深入，數字檔案館要以開放包容、積極主動的理念使其在采集、整理、保存、利用服務等數字治理行為方面變得更加高效化、智能化。

【參考文獻】

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檔案數字化的定義為通過圖像掃描技術、數據壓縮技術和數據存儲技術等信息技術手段，對紙質資料進行掃描等一系列的處理，將紙質檔案變成計算機能夠分辨出來的數字和圖像，形成原文數據庫、多媒體數據庫等檔案資源，達到檔案館內紙質檔案的數字化目的。在氣象紙質檔案數字化的建設中，則是根據氣象檔案的特點和其需要，使用掃描和光學字符識別技術，通過計算機進行管理和檢索的信息轉換來實現。對紙質氣象檔案的數字化，不單單是指將其變成簡單的文檔加以存儲，還指通過相關技術實現資料數據的信息提取，以此來達到檔案信息的管理和利用，并提高其效率，讓檔案信息資源在更大的程度上發(fā)揮自身的信息作用。

2 在數字化處理中所存在的問題

將紙質氣象檔案轉化為計算機能夠識別出來的內容，形成相對應的數據庫內容，是一項工作量較大的任務。因為在其數字化處理的過程中，包含了多個環(huán)節(jié)，也會面臨各種各樣的問題，這些都需要工作人員認真仔細地去進行解決。問題的類型表現為以下幾種：1.由于個別檔案年代較為久遠，所使用的紙張會在不同程度上出現變脆、發(fā)黃、蟲蛀和鼠咬等狀況，這些不可避免的情況在很大程度上增加了數字化處理過程中的難度。2.現存的紙質氣象檔案種類繁多、各自的保管期限不盡相同、使用的規(guī)格沒有得到統(tǒng)一，以上情況為檔案的數字化處理增添了一定的工作量。3.一些紙質氣象檔案數字化處理人員缺乏氣象檔案管理的基本常識和經驗，這樣一來在數字化處理過程中會導致紙質氣象檔案的安全性有所下降，同時也拖慢了數字化處理的效率。

3 需要采取的安全管理措施

3.1 明確數字化管理的范圍和內容

在進行紙質氣象檔案數字化處理的工作時，需要綜合考慮氣象檔案的多方面的因素，如氣象檔案的保管期限、檔案所處的時代和檔案的利用情況等，結合以上內容和特點明白哪些氣象檔案需要實施數字化處理，而哪些則沒有這種必要。一些年代久遠、保管時間較長、存在較大價值和有著較高利用率的紙質氣象檔案資料，會存在著字跡無法辨認、紙張容易出現損壞的情況，針對此類情況，需要優(yōu)先將它們進行處理。而對于出現時間較晚、有著較長保存時間、無較高使用價值的檔案，可以延遲其數字化處理的時間。工作人員在處理的過程中需要認真仔細地確定好紙質氣象檔案數字化的先后順序，這樣可以降低對紙質氣象檔案的使用次數，有利于其磨損程度的降低，間接地提高了它們的安全性。

3.2 在數字化過程中確定文件的存儲格式

各類紙質氣象檔案在經過數字化處理后，會形成不同的格式，而在進行存儲的時候，選取的存儲格式則決定著存儲的空間和檢索的精準和快慢。國家檔案局推薦的格式有TIFF、JPG、PDF等。其中，TIFF這種圖像文件格式支持多頁存儲，也支持多種類的壓縮算法，但是它本身不是一種壓縮算法。它的主要特點便是支持多頁存儲和多種類的壓縮，同時具有較強的拓展性。因此，在應用氣象檔案掃描文檔的存儲模式中，通過OCR來識別的檔案類型多為多頁的TIFF文件類型。

隨著氣象檔案信息化的要求不斷地提高，相關部門開始注重數字化檔案的存儲格式的選擇情況，對其的存檔格式的選取，需要根據檔案保存的長久性、安全性和容量方面考慮，又要合乎國家氣象檔案管理系統(tǒng)所給出的標準格式，選擇JPG、TIFF和PDF等存儲格式，可以實現長時間存儲，也能在對數字化檔案檢索的時候在更大程度上感受到檔案的紙質版的閱覽效果。

3.3 加強檔案的安全保障工作

隨著各個館區(qū)的館藏數量不斷上升，加上社會信息化程度的日益加快而使數字化業(yè)務的需求增加，紙質氣象檔案數字化處理過程中需要一定數量的檔案管理人員和數字化處理人員，但是由于檔案館原有的人手數量上的限制，使得這些檔案的數字化處理工作需要依靠外界的技術和人員的幫助，需要通過外包解決一些問題。

將氣象檔案數字化的工作外包，可以讓工作人員將工作重點放在核心業(yè)務的完成和更高的任務目標的設定上。

在進行紙質氣象檔案數字化處理的過程中，需要仔細選擇適合的合作對象―具有數字化經驗和資格的外包公司，而該類公司需要對進行數字化處理的人員進行安全保密工作的訓練，不得在進行紙質資料數據化的過程中使原始資料有丟失和破損的情況，不能因為自身的原因導致資料受到污染和破碎等，不能擅自將該類資料帶離工作場所等，讓他們懂得保護客戶資料的必要性和重要性。在進行數字化的開端和全部過程中，去建立并且完善合理的業(yè)務規(guī)范和科學的流程，例如制定出檔案數字化業(yè)務流程、檔案數字化服務保密要求等，讓檔案數字化服務更加有條理、有依據。同時，為了進一步做好檔案的安全保障工作，可以讓外包公司在檔案館的相關區(qū)域進行檔案的數字化加工及其它工作，在這些地方安裝好一定數量的攝像頭，完整地錄制數字化加工現場的實際情況，使外包公司的工作情況得到必要的監(jiān)督，做好監(jiān)管工作，以保證氣象資料不向外泄露。

3.4 做好紙質氣象檔案的實體保護工作

在進行檔案數字化的過程中，應該將保護檔案的安全性放在第一位，做好紙質氣象檔案的實體保護工作比提高檔案數字化后的數據質量更加重要。檔案信息化建設的其中一項目的就是為了保護檔案原件，對一些瀕臨消失、損壞的檔案進行必要的搶救工作。所以，在對檔案進行數字化的過程中，倘若發(fā)現有的紙質氣象檔案已經被損壞，則需要及時地對其進行搶救，做好這類工作后再進行掃描和加工。值得注意的是，在?M行掃描的時候需要嚴格控制好掃描的次數，最好不超過兩次，這樣可以降低紙質氣象檔案在掃描過程中的損毀情況。針對有些多次進行掃描的文件資料，需要做好及時的檢查和修復工作。完成檔案數字化的任務后，需對檔案原件進行殺菌消毒，在此之后再讓它們入庫，該流程可以避免檔案在掃描過程中形成的二次污染，更好地保護檔案的安全性。

3.5 選取專用場所

對紙質氣象檔案進行數字化處理時，由于紙質氣象數據資料容易受到火災、水泡的侵害，同時為了避免人為的泄露資料所形成的安全隱患，需要從根本上去杜絕以上現象的發(fā)生。在氣象檔案館安排的場所中進行數字化工作，可提供較大的安全保障。安排的場所內需要設置對應的消防設備、防盜設備和全方位的視頻監(jiān)控設備。除此之外，氣象檔案館還需再這類場所做出明確的規(guī)定和要求，不允許工作人員在該類地方使用和工作無關的電器通訊設備，嚴禁吸煙，不許在紙質數據資料附近飲水和飲食；杜絕和數字化處理無關的人員進入該類場所，制定出進出工作場所的制度；制定在工作場所中出現各類突況的準備方案，做到全方位地保護好氣象檔案的安全工作。

3.6 制定完善工作責任制

在進行檔案管理和紙質檔案數字化的過程中，需要制定出一系列針對數字化處理的安全保密工作制度，需要完善工作過程中各個工作崗位的責任制度，將安全保密工作的責任落實到每一個工作員工的身上，令每一位檔案管理人員明確自己的工作任務和指責，嚴格按照規(guī)章流程來進行數字化處理中的各個工作的交接過程，從紙質氣象檔案離開檔案庫、前期準備、數字化處理，到其的數量核對、整理、重新入庫和數字化檔案文件的分類歸檔等，各個工序之間都需要由專人做好把關工作，在最大程度上保證紙質氣象檔案和數字化檔案文件的安全性。

3.7 加強數字化后數據的安全保障

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1 高校檔案信息資源共享概述

高校檔案是高校最寶貴的財富之一，是高?？蒲?、教學、管理活動的真實記錄，高校檔案的開發(fā)利用對學校和社會發(fā)展具有重要的作用，最大限度的發(fā)揮高校檔案信息資源的價值是檔案高校檔案管理工作的熱點。通常高校檔案信息資源的主要形式包括基本目錄數據庫、專題數據庫、全文數據庫幾種，在信息網絡發(fā)展和普及的今天，依托網絡技術實現高校檔案信息資源共享十分必要。高校檔案信息資源共享強化了信息的可獲知性或獲取性，是社會組織與公眾平等的擁有對高校檔案信息資源獲取權與獲取條件，最大限度的發(fā)揮了高校檔案信息資源的社會價值。高校檔案信息資源共享需設置一定的權限，只有可向社會公開的范圍才具有信息資源共享的權利。

2 高校檔案信息資源共享的基礎與現狀

（1）高校檔案信息資源共享的基礎

從高校檔案管理自身的特征屬性來看，信息化背景下的檔案信息資源共享是高校檔案信息資源共享實現的基礎，而前提又是信息資源的整合。依托網絡技術建立統(tǒng)一的信息交換和共享平臺，并在此基礎上強化高校檔案信息資源的動態(tài)性、可控性，以及信息的融合集成性。實現資源共享的前提下，高校檔案信息資源整合需要遵循一定的原則，一是信息資源的標準化、規(guī)范化原則，二是序化、全面、系統(tǒng)原則，三是系統(tǒng)功能完善、簡單易用原則，四是檔案信息安全原則。

（2）高校檔案信息資源整合的實現

高校檔案信息資源整合的實現需要一定的基礎條件，首先從環(huán)境基礎條件來看，隨著網絡信息技術的不斷發(fā)展與普及，信息環(huán)境逐漸成熟，這為高校檔案信息資源整合提供了技術支持；其次從政策基礎上來看，近些年來，隨著我國對高校檔案管理工作的重視，信息法律法規(guī)不斷完善，這能夠全方位的保障信息資源共享的實現；再次從工作基礎條件來看，高校對檔案數字化建設的重視程度不斷提高，數字檔案館、檔案網絡建設已經成為高校檔案工作發(fā)展的重心和趨勢；最后從人才基礎條件來看，高校檔案管理高水平人才培養(yǎng)力度逐步加大，越來越多的高素質檔案管理人才引入到管理隊伍中，使高校檔案管理實現了高素質人才的合理配備。

（3）高校檔案信息資源問題分析

在眾多檔案門類中，高校檔案集綜合性與專門性于一身，具有較高的價值，而且潛在的社會和經濟效益較高，被社會廣泛視為優(yōu)質特色信息資源。通常來說，高校檔案的組成內容多樣，但并非所有信息均可公開化，必須設定有限的利用空間。從高校檔案管理工作的實際情況來看，當前僅有不到20%的教學與科研檔案能夠被社會公眾所利用，而利用的途徑通常只有教學或科研人員主動對外公開和教師或科研人員公開發(fā)表兩種途徑。高校檔案信息資源長期以來為走向“共享”的原因主要有以下幾個方面：一是傳統(tǒng)檔案觀、價值觀對高校檔案管理主體的影響，二是檔案服務成本與管理效益之間的矛盾，三是知識產權保護與信息安全問題。

3 高校檔案信息資源共享的社會價值實現路徑

（1）檔案信息服務多元化方式的實現與拓展

高校檔案信息服務多元化是信息資源共享實現的基礎，應從目前單一的檔案服務情形下拓展服務模式，解決檔案信息分享與定位不對稱的問題。首先，高校應從檔案信息共享的視角創(chuàng)新檔案提供利用服務的方式，充分發(fā)揮網絡技術的優(yōu)勢與作用，建立信息共享平臺或檔案網站，開展豐富的網絡檔案服務；其次，適當擴大高校檔案信息資源的覆蓋力度，并從整體層面擴大宣傳，積極宣傳高校特色檔案資源的社會功能；再次，搭建高校與政府機構、企事業(yè)單位、民間組織信息交流的平臺，主動推送檔案信息服務。

（2）建立檔案信息標準體系與服務體系

檔案工作標準是以檔案工作領域中的重要性的事務和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，檔案信息標準體系的構建是檔案信息標準化建設的核心。在高校檔案管理中，結合高校自身特點，構建檔案信息標準體系需遵循以下個重要原則：一是做好頂層設計，確保檔案信息標準體系的科學性，二是優(yōu)先制訂檔案應用標準，三是立足國情與國際接軌并重。

對于高校檔案管理中的信息服務體系建設，需要向用戶提供全方位、便捷快速、高效的信息服務。首先需要對檔案用戶信息需求進行分析，結合實際需求設計有針對性的服務模式。在用戶需求調查中發(fā)現，用戶信息需求主要呈現三個方面的特點，即用戶信息需求的層次性明顯，用戶信息需求多樣化與個性化，用戶信息需求強調實用性；其次對檔案信息服務方式進行變革，拓展服務內容，比如檔案主業(yè)服務、檔案信息數字咨詢服務、在線信息檢索服務等；最后，構建檔案信息服務系統(tǒng)，實現檔案服務線上功能。

（3）高校檔案聯(lián)盟機制的建立與實施

高校檔案信息資源共享及社會化服務是一個漸進的過程，需要遵循高校檔案信息化發(fā)展的客觀規(guī)律。從目前高校檔案信息資源共享的現狀來看，實現社會化資源共享而實現檔案信息最大價值的客觀條件相對薄弱，需要高校之間、高校與社會之間構建聯(lián)盟機制，形成資源互補的動態(tài)聯(lián)盟。橫向協(xié)作關系來看，積極構建檔案館、博物館、圖書館的“三館合一”體系，縱向協(xié)作關系來看，地區(qū)高校進行合理規(guī)劃，借助網絡優(yōu)勢形成檔案信息交流合作平臺，覆蓋社會實踐的方方面面，這樣有利于高校檔案信息資源社會價值的實現。

參考文獻

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